建立工作流程初始表單

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

您可能會想要收集資訊的人員會啟動它,從您的工作流程,然後參考 [更新版本中的工作流程這項資訊。例如,假設您要設計會指派文件檢閱工作的工作流程。在這種類型的某些工作流程,合理一律自動指派相同的參與者檢閱工作,並使用相同的公式計算到期日的。但要在您的工作流程中手動啟動工作流程來指定同時檢閱者] 和 [到期日的人員。您可以將此設定工作流程初始表單新增自訂欄位,並在需要手動啟動工作流程。

工作流程使用初始表單資訊的方式

您也可以使用初始表單中的參數,指示工作流程來包含或排除指定的動作的步驟,或進行其他分支之間的選擇。或者,您可以設定您的工作流程至初始表單中的資訊複製到目前的清單項目,其中的資訊可以參考的次要工作流程。

本文說明如何初始表單的工作,並提供範例,以及設定的用途的初始表單的相關指示。

本文內容

什麼是初始表單?

初始表單欄位類型為何?

什麼是預設值,以及何時使用它們?

範例 1︰ 提供目前的工作流程的資訊

範例 2︰ 指示略過,或包含的步驟或動作至目前的工作流程

範例 3︰ 提供次要工作流程的資訊

如何設定或更新目前的清單項目中的其他值?

如何使用參數為動態工作流程變數?

什麼是初始表單?

初始表單是呈現每次人員手動啟動工作流程的頁面。預設的初始表單是很簡單,包括工作流程] 與 [開始] 和 [取消的兩個按鈕的名稱。

簡易預設工作流程初始表單

您可以建立這個簡單的表單時,藉由新增一或多個表單欄位。使用這些欄位,請啟動工作流程的人員可以提供工作流程完成其程序時所需的資訊。

初始表單可以有多表單欄位,當您選擇建立。下列形式提供的欄位指定檢閱者] 和 [到期日。

已新增 [檢閱者] 和 [到期日] 欄位的初始化表單

中Office SharePoint Designer 2007,初始表單中顯示為.aspx 頁面該工作流程的資料夾。初始表單的檔案名稱會對應到工作流程的名稱。

工程流程 .aspx 頁面顯示在資料夾清單中

初始表單連接至網站的預設主版頁面,並包含資料表單網頁組件與工作流程互動。可自訂的初始表單的版面配置及外觀,例如,您可以附加不同的主版頁面或修改樣式。不過,若要變更的欄位會顯示在表單上,或變更格式] 或 [預設值的任何欄位,您必須使用工作流程設計工具中的 [工作流程初始參數] 對話方塊。您無法變更此類表單欄位以直接編輯資料表單網頁組件。

重要: 如果您可輕鬆自訂的版面配置與資料表單網頁組件 (也就是變更簡報的並不會用於功能) 的外觀,請注意,例如變更將會遺失每個工作流程已編譯的時間。您對其餘的.aspx 頁面的版面配置及外觀自訂會保留。

如果您使用 [工作流程初始參數] 對話方塊來建立表單欄位,然後變更欄位的格式,您可能會看到下列警告。

有關變更現有欄位之格式類型的警告

如果您的初始表單欄位中進行變更,然後重新編譯工作流程,繼續執行任何工作流程的執行個體,但可以參照僅資料和資料格式所提供的新表單。如果您刪除或修改欄位 (例如,以重新命名或變更其格式),然後嘗試參照的資料中的非預期的格式或不在執行的工作流程執行個體,則工作流程發生錯誤。因此,很重要不進行任何變更,會刪除、 重新命名或否則更改任何工作流程目前執行個體可能會想要參照的表單欄位。

有時候,您可以設定工作流程初始表單欄位中的資訊複製到清單項目中的欄位。例如,開始主要工作流程的人員可以指定到期日的文件檢閱工作,而主要的工作流程可以將該日期複製到 [到期日] 欄位中目前的項目,其中該日期可能會參照所傳送的提醒到期日次要工作流程初始表單上。在這種情況下,請務必確保時,才能進行參考還是需要次要工作流程初始表單上輸入的資訊複製到清單項目欄位不會變更。這是特別重要,請記住,是否次要工作流程會暫停或等待任何一段時間。

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初始表單欄位類型為何?

下圖顯示初始表單欄位的每個類型的範例。

每個類型一個欄位的初始表單

1。單行文字

2。多行文字

3。數字

4.是/否 (核取方塊)

5。選擇 (功能表選擇)為 [選項] 按鈕

6。日期和時間

7。 為下拉式功能表選擇 (從選擇功能表)

您應該選擇適當的欄位類型,您建立的每個參數︰

  • 單行文字   使用此欄位類型的簡短自由格式的文字回應。

  • 多行文字   使用此欄位類型的自由格式的文字回應的長度。

  • 數字   此功能變數類型是只針對數值。在 [預設值不包含逗號。

  • 日期及時間   此欄位類型,您必須選擇三個預設值 (空白欄位中,或日期及時間的項目建立,或特定的日期和您指定的時間) 與兩個顯示格式 (、 日期或日期及時間)。

  • 選擇 (從選擇功能表)   [下拉功能表或一組選項按鈕,可以在表單上顯示此欄位類型。一種情況,您可以一次選取僅有一個列出的項目。

  • 是/否 (核取方塊)   如果您不指定此類型的欄位的預設值,會指派預設值為 [是]

所有的欄位類型,如果指定的預設值,則會顯示在表單上。

以下是一些考量事項請記住,當您正在使用的初始表單欄位︰

  • 資料驗證   大部分的目前為可供使用初始表單上的欄位類型可提供幾乎沒有任何資料驗證。無法,例如,若要設定檢查是否輸入的日期晚於今天的日期和時間的欄位。(當然,您可以在其中包含測試是否輸入的日期落在指定的範圍內的工作流程步驟,然後如果沒有出現,請啟動工作流程,且然後停止工作流程的人員傳送電子郵件不一致的相關。)[單行文字多行文字數字,每個接受任何項目,不會超過字元數上限] 欄位會提供最低層級的資料驗證。(數字接受只數值做為預設值,但它接受啟動工作流程,並完成初始表單的人員都是數字和文字值。)選擇 (功能表選擇)欄位中,為其啟動工作流程的人員必須選擇其中一個表單所指定的預設格式選項提供強資料驗證。

  • 欄位的說明和指示   欄位的描述或應該輸入資訊的方式的相關指示,初始表單上的個別欄位並不會提供一個空格。不過,您可以在其中新增說明與適用於整個初始表單的指示,包括相關的欄位必須包含的值,欄位可空白的指示,編輯.aspx 頁面。請確定您新增您的描述與外部資料表單網頁組件的指示,讓它們不遺失時已編譯的工作流程。

  • 可用欄位的範圍   因為初始表單沒有與清單項目相關聯,與不同的自訂工作表單中,這是與任務清單中的項目相關聯,初始表單不會提供為多種類型的表單欄位的自訂工作表單一樣。

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什麼是預設值,以及何時使用它們?

當您設計的初始表單時,您可以選擇要提供的每個參數您所定義的預設值。如果您提供的參數,預設值,並啟動工作流程的人員不會取代預設值的另一個值,然後工作流程會使用預設值。

因此,如果工作流程執行正確所需任何參數中的非空白值,則建議您先指定的預設值。例如,在文件檢閱工作流程範例,您會提供預設檢閱者] 和 [預設的優先順序等級初始表單上。

如果工作流程必須有一個非空白值的欄位有是不安全或適當的預設值,建議您先測試是否 [必要] 欄位為空白,設定工作流程的第一個步驟。如果是,可以停止工作流程,但只有之後開始,說明他們必須在同一個項目上開始新的工作流程執行個體的人員傳送電子郵件訊息,這次 [必要] 欄位中指定的值。

永遠都有預設值的唯一的參數型別是/否 (核取方塊)參數,它會永遠設為預設為 [是] ,或為 [否]

重要: 如果您的工作流程設定成自動啟動,而且您不會提供一或多個參數的預設值,您會看到下列訊息,提醒您一些參數中的空白值可能會導致工作流程無法正常。

關於包含預設值以自動啟動的警告

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範例 1︰ 提供目前的工作流程的資訊

如果您使用您的工作流程指派工作 (如本例中的文件檢閱工作),且您想要啟動工作流程的人員,可以選擇要指定工作的人員,您可以設定的初始表單中加入參數。

檢閱者] 欄位新增至初始表單

若要新增的檢閱者參數︰

  1. 在工作流程設計工具,請確定工作流程開始僅手動和自動,然後按一下 [初始

    含新工作流程設定的 [工作流程設計工具]

  2. 在 [工作流程初始參數] 對話方塊中,按一下 [新增]。

  3. 新增欄位在對話方塊中,檢閱者的新欄位的名稱,然後在資訊類型] 方塊清單中,按一下 [選擇 (功能表選擇)]。

    含選項的 [新增欄位] 對話方塊

  4. 按一下 [下一步,然後在 [選擇 (輸入分開每個選項) ] 方塊中,輸入您想要提供為此參數的選項的檢閱者的電子郵件地址。

    附註: 工作流程傳送電子郵件時,可以使用網域名稱 \ 使用者名稱或人員的完整的電子郵件地址,例如 NORTHWINDTRADERS\Ana 和 Ana@Northwindtraders.com 會處理 [收件者] 或 [副本] 行工作流程的電子郵件訊息。

  5. 在 [預設值] 方塊中,指定您想要使用工作流程的檢閱者如果完成初始表單的人不會變更此參數。

    重要: 如果您不提供的工作流程需要的詳細資訊,欄位的預設值,而且啟動工作流程的人員也未輸入值的欄位,則工作流程會失敗。

  6. 在 [顯示為] 清單中,按一下 [下拉功能表選項按鈕]。(在此範例中,選項按鈕已選取)。

    含選項的 [新增欄位] 對話方塊

  7. 按一下 [完成] ,然後在 [工作流程初始參數] 對話方塊中,按一下[確定]

設定工作流程動作,以使用初始表單參數

若要將文件檢閱工作指派給指定的初始表單中的參與者設定工作流程︰

  1. 在工作流程設計工具,表示您要找出工作,的步驟的頁面上按一下 [動作],然後按一下您想要的動作。

    此範例中,按一下 [指派待辦事項]。

  2. 動作,按一下 [待辦事項,然後在自訂工作精靈中,按一下 [下一步,,然後命名任務檢閱文件

  3. 在 [描述] 方塊中,輸入要在工作中,包含指示,然後按一下完成

  4. 在動作中按一下 [這些使用者]

  5. 選取使用者] 對話方塊中,或選取 [從現有的使用者和群組]清單中,按一下 [工作流程查閱,然後再按一下 [新增

  6. [定義工作流程查閱] 對話方塊中,選擇下列選項:

    • [來源][工作流程資料]

    • 欄位初始︰ 檢閱者

  7. 按一下 [確定],然後按一下 [確定] 以關閉 [選取使用者] 對話方塊。

您的動作,現在看起來像這樣。

已指定兩者參數的動作

使用初始表單上的 [檢閱者] 欄位,啟動工作流程的人員可以立即告訴工作流程来指派工作給哪些人。

在下一個區段中,您可以瞭解如何使用初始表單來協助決定要執行特定動作或一組工作流程。

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範例 2︰ 指示略過,或包含的步驟或動作至目前的工作流程

有時您可能會想執行工作流程中的步驟,或在特定的清單項目上執行,並且不根據特定資訊的項目。例如,您可能必須在每個新的文件執行文件共用文件庫中的新文件工作流程,但您可能會想執行僅在選取的文件,而不是在其他人的工作流程中包含檢閱文件工作。

傳送的檢閱欄位加入初始表單

若要新增的檢閱傳送參數︰

  1. 在工作流程設計工具,請確定工作流程開始僅手動和自動,然後按一下 [初始

    含新工作流程設定的 [工作流程設計工具]

  2. 在 [工作流程初始參數] 對話方塊中,按一下 [新增]。

  3. 在 [新增欄位] 對話方塊中,名稱,新欄位傳送檢閱,然後在資訊類型] 清單中,按一下是/否 (核取方塊)

  4. 按一下 [下一步,,然後指定預設值 (如果您未指定的值,欄位的預設為 [是])。

    含選項的 [新增欄位] 對話方塊

  5. 按一下 [完成] ,然後在 [工作流程初始參數] 對話方塊中,按一下[確定]

新增條件至工作流程

若要設定讓工作流程使用所傳送的檢閱值來決定是否要執行的目前工作流程步驟 (在範例中,此步驟中檢閱文件工作指派):

  1. 在工作流程設計工具,代表您想要建立關聯] 核取方塊,步驟的工作流程的頁面上按一下 [條件],然後按一下比較任何資料來源

  2. 在條件,按一下第一個,然後再按一下 [顯示資料繫結 按鈕影像

  3. [定義工作流程查閱] 對話方塊中,選擇下列選項:

    • [來源][工作流程資料]

    • 欄位初始︰ 傳送以供檢閱

  4. 按一下 [確定]

  5. 在 [條件,按一下第二個,然後在清單中,按一下 [是]

條件現在看起來類似下列圖例中的項目中。

顯示條件與所有指定參數的工作流程步驟

現在,藉由使用初始表單上的核取方塊,啟動工作流程的人員可以通知工作流程執行或不在目前的步驟中執行的動作。

在下一個區段中,您可以瞭解如何資訊複製初始表單到目前的清單項目,這樣次要工作流程可以參考資訊。

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範例 3︰ 提供次要工作流程的資訊

如果您使用 [工作] 清單上執行的次要工作流程設定到期日期的另一個清單中 (在此範例中,共用文件庫) 上的主要工作流程所建立的工作,您可以使用初始表單的主要工作流程指定工作的到期日。如需有關次要工作流程的詳細資訊,請參閱建立次要工作流程

透過主要和次要工作流程的到期日資訊流程

1.啟動主要工作流程的人員指定到期日期。

2.初始表單耗材到期日起至主要的工作流程。

3.主要工作流程複製到期日期至目前的清單項目的 [到期日] 欄位。

4.次要工作流程取得到期日期查詢清單項目。

5.次要工作流程份到期日期至工作項目。

附註: 

  • 參照原始主要工作流程執行所在的清單項目在次要工作流程中的次要工作流程必須知道原始項目的清單項目識別碼。僅工作項目會自動建立的其中一個工作流程工作動作知道此清單項目識別碼,儲存在工作清單中的 [工作流程項目識別碼] 欄中。如果您次要工作流程執行的不是工作清單,但要參照的原始項目清單中,主要工作流程必須儲存項目上執行,它會建立及次要工作流程執行所在的項目中的清單項目的識別碼。您可以將此設定以新增至清單的查閱欄次要工作流程執行所在,此查閱欄參照的清單或文件庫上執行主要的工作流程的 [識別碼] 資料行的位置。然後,當您設定主要的工作流程建立項目上執行的次要工作流程的清單中,請至其他清單中的 [查閱] 欄位對應主要工作流程目前項目清單項目的識別碼。

  • 如果已在共用的文件庫中加入 [到期日] 欄,您必須這麼做之前您執行此節中的程序。如果您想要包含在 [此欄的日期和時間的資訊,請務必讓該選取範圍中的 [新增欄] 頁面的 [其他欄設定] 區段。

    如果您不想顯示 EditForm.aspx,讓使用者可以變更該欄位的值,例如在表單上的 [到期日] 欄位,您可以隱藏此表單中的欄位。若要這麼做,請先確定允許在清單或文件庫中的內容類型的管理 (在 [清單設定] 頁面上,按一下 [進階設定)。然後,隱藏分別為每個內容類型 (在 [清單設定] 頁面,按一下內容類型,然後按一下 [到期日] 欄中,,然後選取 [隱藏 (不會顯示在表單中)) 上的 [到期日] 欄位。請注意,您可以一次隱藏的欄,僅在每個內容類型,而不是整個清單或文件庫。

將到期日] 欄位新增至初始表單

若要新增的到期日參數︰

  1. 在 [工作流程初始參數] 對話方塊中,按一下 [新增]。

  2. 新增欄位] 對話方塊,[到期日的新欄位的名稱,然後在資訊類型] 方塊清單中,按一下 [日期及時間]。

  3. 按一下 [下一步,,然後確定已選取 [空白的預設值] 選項按鈕,並顯示 [格式] 方塊中,選取 [只日期

    含選項的 [新增欄位] 對話方塊

  4. 按一下 [完成] ,然後在 [工作流程初始參數] 對話方塊中,按一下[確定]

欄位會新增至初始表單。

已新增 [檢閱者] 和 [到期日] 欄位的初始化表單

若要設定目前的項目到期日使用主要工作流程

若要設定讓工作流程複製到期日值的初始表單的 [目前的 [到期日] 欄位的清單項目︰

  1. 在工作流程設計工具中,按一下 [動作],然後按一下設定目前項目中的欄位

    如果清單中沒有顯示這個動作,請按一下 [其他動作] 以查看完整的清單。

  2. 按一下動作中的 [欄位],然後按一下清單中的 [到期日]

  3. 在指令,按一下 [],然後按一下顯示資料繫結 按鈕影像

  4. [定義工作流程查閱] 對話方塊中,選擇下列選項:

    • [來源][工作流程資料]

    • 欄位初始︰ 到期日

  5. 按一下 [確定]

現在,當啟動工作流程的人員指定到期日期 (或到期日期和時間) 在初始表單上,將值,複製到 [到期日] 欄的清單項目。

附註: 主要工作流程前必須執行這個動作指派工作,因為主要工作流程暫停指派工作及次要工作流程查詢的到期日仍然暫停主要工作流程時的資訊後,立即。

若要將複製的工作項目到期日使用次要工作流程

若要設定次要工作流程,若要共用的文件的清單項目中的到期日] 值複製到工作清單項目︰

  1. 次要工作流程開啟在工作流程設計工具中,代表您要設定工作的到期日] 值的步驟的頁面上按一下 [動作],然後按一下 [在目前項目中設定欄位

  2. 按一下動作中的 [欄位],然後按一下清單中的 [到期日]

  3. 在指令,按一下 [],然後按一下顯示資料繫結 按鈕影像

  4. [定義工作流程查閱] 對話方塊中,選擇下列選項:

    • 來源共用的文件

    • [欄位][到期日]

    • 欄位共用的文件︰ 識別碼

    • ︰ 按一下 [顯示資料繫結 按鈕影像

      第二個 [定義工作流程查閱] 對話方塊隨即開啟。選擇下列選項︰

    • [來源][目前項目]

    • 欄位工作流程項目識別碼

  5. 按一下 [確定]

    第一個 [定義工作流程查閱] 對話方塊現在看起來如下所示。

    已選擇所有選項的 [定義工作流程查閱] 對話方塊

    此查閱指出: 「 「 移至到期日] 欄中共用文件庫,然後移至其識別碼與目前的項目,在 [工作] 清單中儲存工作流程項目識別碼相符的文件庫中的列和擷取從該資料列的到期日] 值 」。

  6. 按一下 [確定]

您的動作,現在看起來類似以下所示。

已指定兩者參數的動作

現在,當目前共用文件庫中的項目中的值啟動的主要工作流程使用初始表單,以設定到期日的人員,次要工作清單上執行的工作流程可以擷取的到期日,然後用它來傳送到期日期提醒,以及執行其他動作。

您可以使用相同的基本程序,以使用此區段中,設定或更新目前項目與工作項目中的其他值。

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如何設定或更新目前的清單項目中的其他值?

若要設定,或使用工作流程初始表單上提供的資訊來更新目前的清單項目中的其他值,您可以使用相同的程序中所使用範例 3︰ 提供資訊給次要工作流程一節︰

  1. 初始表單中加入參數的所需的資訊。

  2. 設定工作流程来複製的初始表單欄位中輸入目前的清單項目的適當的欄位的值。

您可以包含指示複製或不將複製的值在特定情況下,或若要檢查的初始表單中的值,然後再進行到目前的項目欄位,只要將初始表單值複製到其以外的 [變更工作流程的條件。

比方說,工作流程無法核取上初始表單中,輸入預計預算欄位中的值,然後再根據層級的預估費用,目前項目中設定預計預算欄位。

含「Else If」分支的步驟會設定「專案預算」值

在下一個區段中,您將學習如何工作流程可以重設最初提供的初始表單中,使用初始表單參數與本機工作流程變數的值。

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如何使用參數為動態工作流程變數?

啟動工作流程的人員所指定的初始表單的參數值執行工作流程時,可由其他的值取代,因此可以當成內工作流程的區域變數。

參數的值可能會變更您的工作流程中的步驟步驟時,由於本身的工作流程執行計算或由於輸入一個參與工作流程的人員,然後每當適當的工作流程可以使用 [設定工作流程變數] 動作重設該值。

例如下, 圖顯示動作中動態變更初始表單值設定工作流程步驟

[工作流程] 步驟設定以使用 [設定工作流程值] 動作來變更初始表單的 [到期日] 值

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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