建立專案報表

有了 Project,您不必依賴任何其他軟體,就能將所需的專案資料用於建立並自訂令人驚豔的圖形報告。 在您處理專案的同時,報告會隨之變更,以反映最新資訊,您完全無需手動更新! 請參閱所有報告清單及使用方法。

  1. 按一下 [報告] 索引標籤。

  2. 在 [檢視報告] 群組中,按一下您想要的報告類型,然後挑選特定報告。

例如,若要開啟 [專案概觀] 報告,請依序按一下 [報告] > [儀表板] > [專案概觀]。

[報表] 索引標籤上的 [儀表板] 功能表

[專案概觀] 報告結合圖形與表格來呈現目前專案階段、後續里程碑,以及超過到期日的任務。

[專案概觀] 報表

Project 有數十種報告可供您立即使用,但您不必因而侷限自己的選擇。 您還是可以自訂其中任何一種報告的內容與外觀,或是重新開始建立新的報告。

處理報告

變更報告中的資料

範例

變更報告外觀

範例

建立自己的報告

共用報告

建立新報告供日後專案使用

更多報告專案資訊的方法

變更報告資料

您可以選擇要 Project 在報表的任何部分中顯示的資料。

  1. 按一下要變更的表格或圖表。

  2. 利用畫面右側的 [欄位清單] 窗格挑選欄位以顯示並篩選資訊。

提示:  當您按一下圖表後,同時會有三個按鈕直接快顯於圖表右側。 您可以利用 [圖表項目] [圖表項目] 按鈕 和 [圖表篩選] [圖表篩選] 按鈕 按鈕快速挑選資料標籤等項目,然後篩選出要在圖表中顯示的資料。

範例

在 [專案概觀] 報告中,您可以將 [完成百分比] 圖表變更為顯示重要子任務,而非頂層摘要任務:

  1. 按一下 [完成百分比] 圖表的任一位置。

  2. 在 [欄位清單] 窗格中,移至 [篩選器] 方塊並選取 [要徑]。

  3. 選取 [大綱階層] 方塊中的 [階層 2]。 在此範例中,這是大綱中第一個帶有子任務而非摘要任務的階層。

    圖表會隨著您所選取的項目而有所變更。

    開啟 [圖表資料] 窗格的 [專案概觀] 報表

變更報告外觀

您可以利用 Project 來控制報告外觀,在簡潔的黑白設計以及大量色彩與效果之間隨意切換。

提示:  您可以在分割檢視中加入報告,在處理專案資料的同時,即時顯示報告變更。 若要深入了解,請參閱分割檢視

按一下報告中的任一位置,然後按一下 [報告工具設計] 以顯示變更整體報告外觀的選項。 您可以利用這個索引標籤變更整個報告的字型、色彩或佈景主題。 您也可以在此新增影像 (包括相片)、圖形、圖表或表格。

[報表工具] 的 [設計] 索引標籤

當您按一下報告中的個別項目 (圖表、表格等),畫面上方會顯示新的索引標籤,提供該部分的格式設定選項。

[表格工具] 的 [設計] 索引標籤上的 [表格樣式] 群組

  • [繪圖工具格式] 索引標籤。 格式化圖案文字方塊

  • [圖片工具格式] 索引標籤。 新增圖片效果

  • [表格工具設計] 和 [表格工具版面配置] 索引標籤。 設定和調整表格的方式,與其他 Office 程式相同。

  • [圖表工具] 的 [設計][圖表工具] 的 [格式] 索引標籤。 設定並變更圖表。

提示:  當您按一下圖表後,同時會有三個按鈕直接快顯於圖表右側。 接著再按一下 [圖表樣式] 按鈕 自訂圖表外觀按鈕 ,即可快速變更圖表的色彩或樣式。

範例

假設您決定替 [專案概觀] 報告的 [完成百分比] 圖表變更外觀。

[專案概觀] 報表的 [完成百分比] 圖表

  1. 按一下 [完成百分比] 圖表的任一位置,然後按一下 [圖表工具設計]。

  2. 從 [圖表樣式] 群組中選取新的樣式。 此樣式會移除資料欄的線條並加上陰影。

    [圖表工具] 的 [設計] 索引標籤上的 [圖表樣式] 群組

  3. 打造帶有深度層次的圖表。 按一下 [圖表工具設計] > [變更圖表類型]。

    [變更圖表類型] 按鈕

  4. 按一下 [直條圖] > [立體堆疊直條圖]。

    [變更圖表類型] 對話方塊

  5. 新增背景色彩。 按一下 [圖表工具格式] > [圖案填滿],然後挑選新的色彩。

    [圖案填滿] 色彩選項功能表

  6. 變更長條圖色彩。 按一下長條圖即可選取,接著按一下 [圖表工具格式] > [圖案填滿],然後挑選新的色彩。

  7. 移開長條圖的數字。 按一下數字即可選取,接著向上拖曳。

只要按幾下滑鼠,即可進行大改造。 而且我們還只是運用基本的格式設定選項而已。

[專案概觀] 報表中已格式化的 [完成百分比] 圖表

建立自己的報表

  1. 按一下 [報告] > [新增報告]。

  2. 從四個選項中選取一個,然後按一下 [選取]。

  3. 建立報告名稱並開始新增資訊。

    [報表] 索引標籤上的 [新增報表] 功能表

    空白    建立空白的畫布。 使用 [報表工具設計] 索引標籤新增圖表、表格、文字以及影像。

    圖表    Project 預設會建立比較實際工時、剩餘工時以及工時的圖表。 使用 [欄位清單] 窗格選取不同的欄位來比較,並使用控制項變更圖表的色彩和格式。

    表格    使用 [欄位清單] 窗格選擇要在表格中顯示的欄位 (預設會顯示名稱、開始時間、完成時間和完成百分比)。 [大綱階層] 方塊可讓您選取在專案大綱中表格應該顯示的階層數。 您可以在 [表格工具設計] 與[表格工具版面配置] 索引標籤中變更表格的外觀。

    比較    將兩個圖表設定為並列。 圖表一開始有相同的資料。 按一下其中一個圖表,然後在 [欄位清單] 窗格中選取您要的資料,以開始進行比較。

您從頭開始建立的任何圖表具有完全的可自訂性。 您可以增減項目並變更資料以符合您的需求。

共用報表

  1. 按一下報告中的任一位置。

  2. 按一下 [報告工具設計] > [複製報告]。

    [報表工具] 的 [設計] 索引標籤上的 [複製報表] 按鈕

  3. 將報告貼上可顯示圖形的任何程式。

提示:  貼到新位置時,您可能需要重新調整報告的大小並進行對齊。

您也可以列印報告以傳統方式進行共用。

建立新報表供日後專案使用

使用組合管理,將新報告複製到通用範本,供日後專案使用。

更多報告專案資訊的方法

視覺報表可讓您使用 Excel 2010 中的增強樞紐分析表,以圖形方式檢視 Project 資訊。 將 Project 資訊匯出到 Excel 後,您可以使用 Excel 2010 增強的樞紐分析表功能進一步自訂報表,例如篩選交叉分析篩選器、在樞紐分析表搜尋、使用樞紐分析表中的走勢圖立即顯示趨勢,以及 OLAP 回寫改善功能。

可用的視覺報表

Project 2010 中的報表範本在 [視覺報表-建立報表] 對話方塊中分為六個類別,按一下 [專案] 索引標籤 [報表] 群組中的 [視覺報表] 即可存取範本。 下列各節提供各類別視覺報表的說明。

您也可以自行建立自訂報表。 自訂報表會顯示在所使用資料類型的類別中。

任務分派狀況類別

下表說明任務分派狀況類別中的視覺報表。 這類報表根據 時段 任務資料。

附註: 時段工作分派資料在工作分派使用狀況類別下的報表中。

名稱

類型

描述

現金流量報表

Excel

可使用此報表查看一段時間內的成本和累計成本金額長條圖。

長期盈餘分析報表

Excel

可使用此報表查看一段時間內繪製 AC (實際工作成本)、計劃值 (預定的工作預算成本) 和實獲值分析 (已執行工作的預算成本) 的圖表。

資源使用狀況類別

下表說明資源使用狀況類別中的視覺報表。 這些報表根據時段資源資料。

附註: 時段工作分派資料在工作分派使用狀況類別下的報表中。

名稱

類型

描述

現金流量報表

Visio

可使用此報表查看一段時間後,專案計劃和實際成本圖表。 成本按資源類型 (工時、材料和成本) 細分。 當計劃成本超過比較基準成本時,會顯示指標。

資源可用性報表

Visio

可使用此報表查看專案資源的工時和剩餘可用性圖表,按資源類型 (工時、材料和成本) 細分。 每個過度分配的資源旁邊都會顯示一個紅色旗標。

資源成本摘要報表

Excel

可使用此報表查圓餅圖,該圖說明了以下三種資源類型之間的資源成本劃分:成本、材料和工時。

資源可用工時報表

Excel

可使用此報表查看長條圖,其中顯示了一段時間內工作資源的總容量、工時和剩餘可用性。

資源工時摘要報表

Excel

可使用此報表查看總資源容量、工時、剩餘可用性和實際工時長條圖,以工時單位說明。

工作分派使用狀況類別

下表說明工作分派使用狀況類別中的視覺報表。 這些報表根據時段資料,類似於 [任務分派狀況] 和 [資源使用狀況] 檢視中的資料。

名稱

類型

描述

比較基準成本報表

Excel

可使用此報表查看比較基準成本、計劃成本和專案實際成本長形圖,以跨任務方式說明。

比較基準報表

Visio

可使用此報表查看先按季度細分,然後再按任務細分的專案圖表。 此報表會比較計劃工時和成本與比較基準工時和成本。 當計劃工時超過比較基準工時,以及當計劃成本超過比較基準成本時,會顯示指標。

比較基準工時報表

Excel

可使用此報表查看比較基準工時、計劃工時和專案實際工時長形圖,以跨任務方式說明。

預算成本報表

Excel

可使用此報表查看一段時間內的預算成本、比較基準成本、計劃成本和實際成本長條圖。

預算工時報表

Excel

可使用此報表查看一段時間內的預算工時、比較基準工時、計劃工時和實際工時長形圖。

長期盈餘分析報表

Excel

可使用此報表查看一段時間內繪製 AC (實際工作成本)、計劃值 (預定的工作預算成本) 和實獲值分析 (已執行工作的預算成本) 的圖表。

任務、資源及工作分派摘要類別

下表說明任務摘要、資源摘要和工作分派摘要類別中的視覺報表。 摘要報表不包含時段資料。

類別

名稱

類型

描述

任務摘要

關鍵任務狀態報表

Visio

可使用此報表查看關鍵任務和非關鍵任務的工時和剩餘工時圖表。 資料列表示完成的工時百分比。

任務摘要

任務狀態報表

Visio

可使用此報表查看專案中的任務工時和工時完成百分比圖表,當比較基準工時超過工時、比較基準工時等於工時,以及工時超過比較基準工時,會顯示不同符號。 資料列表示完成的工時百分比。

資源摘要

資源剩餘工時報表

Excel

可使用此報表查看每項工時資源的剩餘工時和實際工時長條圖,以工時單位說明。

工作分派摘要

資源狀態報表

Visio

可使用此報表查看每個專案資源的工時和成本值圖表。 工時完成百分比由圖表中每個方塊的陰影表示。 當資源快完成指派工時,陰影會變暗。

使用範本來建立視覺報表

  1. 在 [專案] 索引標籤的 [報表] 群組中,按一下 [視覺報表]。
    [報表] 群組圖形

  2. 在 [視覺報表] 對話方塊的 [所有] 索引標籤上,按一下您想要建立的報表。

    如果您想要建立的報表並未列出,請選取 [包含報表範本] 核取方塊,然後再按一下 [修改] 瀏覽至包含您報表的位置。

    提示: 如果您知道哪個類別包含報表,則可以按一下該類別的索引標籤以查看較短的報表清單。 如果您只想列出在 Excel 或 Visio 中開啟的報表,請選取或清除 [Microsoft Excel] 或 [Microsoft Visio] 核取方塊。

  3. 若要變更報表中包含的使用狀況資料階層,請從 [選取要包括在報表中的使用狀況資料階層] 清單中選取 [年]、[季]、[月]、[週] 或 [天]。

    附註: 根據預設,Project 會將使用狀況資料階層設成為您專案大小所建議的階層。 大部分專案的建議階層是週。 如果您選擇包含更詳細階層的資料,則報表效果可能會降低。 為獲得最佳效果,如果您一次查看同一專案的多份報表,請不要變更資料階層。 如果變更了資料階層,就必須重新建立儲存在本機上的暫存報表資料庫。 如果您不需要在報表中包含使用狀況資料,請將資料階層設定為 [年] 以獲得最佳效果。

  4. 按一下 [檢視] 產生報表,並在 Excel 或 Visio 中開啟。

編輯現有視覺報表範本

  1. 在 [專案] 索引標籤的 [報表] 群組中,按一下 [視覺報表]。
    [報表] 群組圖形

  2. 在 [視覺報表] 對話方塊的 [所有] 索引標籤上,按一下您想要編輯的報表。

    提示: 如果您知道哪個類別包含報表,則可以按一下該類別的索引標籤以查看較短的報表清單。 如果您只想列出在 Excel 或 Visio 中開啟的報表,請選取或清除 [Microsoft Excel] 或 [Microsoft Visio] 核取方塊。

  3. 按一下 [編輯範本]。

  4. 在 [視覺報表 - 欄位選擇器] 對話方塊中,按一下您想要新增或從報表中移除的欄位,然後按一下 [新增]、[移除],或 [全部移除] 以在 [可用欄位] 和 [已選取欄位] 方塊之間移動欄位,或在 [可用的自訂欄位] 和 [已選取的自訂欄位] 方塊之間移動欄位。

    [已選取欄位] 和 [已選取的自訂欄位] 方塊中的欄位會包含在報表中。

  5. 按一下 [編輯範本] 以使用欄位的修改清單建立報表。

  • 在 [視覺報表 - 欄位選擇器] 對話方塊中,某些欄位識別為維度。 請務必為報表選取少於六個維度。 如果您選取多於六個維度,報表效果會大幅降低。

  • 並非所有報表都會有所有欄位。 某些欄位只在 Visio 報表中,不在 Excel 報表。

  • 如果您在 [視覺報表 - 欄位選擇器] 對話方塊中找不到要包含的欄位,該欄位可能儲存在不同的資料類別中。 例如,您可能認為許多欄位屬於任務摘要欄位,但實際上它們是工作分派摘要欄位。

建立新視覺報表範本

  1. 在 [專案] 索引標籤的 [報表] 群組中,按一下 [視覺報表]。
    [報表] 群組圖形

  2. 在 [視覺報表] 對話方塊中,按一下 [新增範本]。

  3. 在 [選取應用程式] 區段中,按一下 [Excel] 建立 Excel 範本,或者按一下 [Visio (公制)] 建立 Visio 範本。

  4. 在 [選取資料類型] 區段中,選取您想要在報表中使用的資料類型。

    若要包含時段資料,從 [選取資料類型] 區段中的清單選取 [任務分派狀況]、[資源使用狀況] 或 [工作分派使用狀況]。

  5. 按一下 [欄位選擇器]。

  6. 在 [視覺報表 - 欄位選擇器] 對話方塊中,按住 CTRL 鍵並在 [可用欄位] 方塊中按一下您想要新增至報表的預設 Project 欄位。

  7. 按一下 [新增] 將欄位移至 [已選取的欄位] 方塊。

  8. 按住 CTRL 鍵,並在 [可用欄位] 方塊中按一下您要新增至報表的自訂欄位。

  9. 按一下 [新增] 將欄位移至 [已選取的自訂欄位] 方塊。

  • 如果安裝英文版 Office Project 2007 之後,您就可以建立使用英制的 Visio 範本。

  • 若要從報表移除欄位,在 [視覺報表 - 欄位選擇器] 對話方塊中,在 [已選取的欄位] 或 [已選取的自訂欄位] 方塊中按一下該欄位,然後再按一下 [移除]。 若要從報表移除所有預設或自訂欄位,請按一下 [選取欄位] 或 [選取自訂欄位] 區段中的 [全部移除]。

  • 並非所有報表都會有所有欄位。 某些欄位只在 Visio 報表中,不在 Excel 報表。

  • 如果您在 [視覺報表 - 欄位選擇器] 對話方塊中找不到要包含的欄位,該欄位可能儲存在不同的資料類別中。 例如,您可能認為許多欄位屬於任務摘要欄位,但實際上它們是工作分派摘要欄位。

  • 在 [視覺報表 - 欄位選擇器] 對話方塊中,某些欄位識別為維度。 請務必為報表選取少於六個維度。 如果您選取多於六個維度,報表效果會大幅降低。

  • 視覺報表建立完成後,可以選擇將其儲存到預設範本位置 (c:\Program Files\Microsoft Office\Templates) 或電腦或網路上的其他位置。 自動儲存在預設範本位置的範本會出現在 [視覺報表 - 建立報告] 對話方塊。

  • 如果在儲存自訂視覺報表範本後開始使用其他語言套件,您仍可以使用範本,但範本不會填入內容。 新語言將無法辨識原始的欄位名稱,且不會將欄位包含在報表中。

匯出報表資料

您可以選擇要在類別中匯出的特定資料 (OLAP cube),也可以將所有專案資料匯出為報告資料庫。

將資料匯出為 OLAP cube

  1. 在 [專案] 索引標籤的 [報表] 群組中,按一下 [視覺報表]。
    [報表] 群組圖形

  2. 在 [視覺報表] 對話方塊中,按一下 [儲存資料]。

  3. 在 [儲存報表 Cube] 區段中,選取包含您要儲存之資料類型的類別。

  4. 按一下 [欄位選擇器] 以修改要匯出的資料清單中包含的欄位。

  5. 在 [視覺報表 - 欄位選擇器] 對話方塊中,按一下您想要新增或從資料清單中移除的欄位,然後按一下 [新增]、[移除],或 [全部移除] 以在 [可用欄位] 和 [已選取欄位] 方塊之間移動欄位,或在 [可用的自訂欄位] 和 [已選取的自訂欄位] 方塊之間移動欄位。

    [已選取欄位] 和 [已選取的自訂欄位] 方塊中的欄位會包含在匯出的資料中。

  6. 在 [視覺報表 - 欄位選擇器] 對話方塊上按一下 [確定],然後按一下 [儲存 Cube]。

  7. 瀏覽到要儲存 cube 資料的位置,然後按一下 [儲存]。

  • Cube 資料會儲存為.cub 檔案。

  • 使用 Visio 存取 cube 資料時,.cub 檔案無法儲存在網路共用。

將資料匯出為報表資料庫

  1. 在 [專案] 索引標籤的 [報表] 群組中,按一下 [視覺報表]。
    [報表] 群組圖形

  2. 在 [視覺報表] 對話方塊中,按一下 [儲存資料]。

  3. 按一下 [儲存資料庫]。

  4. 瀏覽到要儲存資料庫的位置,然後按一下 [儲存]。

    資料會儲存為 Microsoft Office Access 資料庫 (.mdb) 檔案。

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