建立型錄合併列印

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

Publisher 可以連接到資料來源 (例如資料庫、試算表,甚至是文字檔),並使用這些資料讓您輕鬆建立產品或服務的型錄合併列印。您也可以用型錄合併列印來建立目錄、相本,或是任何在每一頁顯示一個或多個項目的出版物。

型錄合併列印的運作方式

規劃您的目錄

建立範本的出版物

連線至您的資料來源

插入合併欄位

完成、 列印及儲存出版物的目錄

型錄合併列印如何運作

型錄合併列印類似於郵件合併列印。當您使用型錄合併列印時,要建立一個型錄合併列印範本出版物,然後將該範本與某資料來源的資訊結合,以產生合併頁面。

資料來源與合併範本合併以產生型錄頁面

1 的資料來源與記錄的資訊,例如項目名稱和描述。

2 目錄合併範本出版物與型錄合併列印區域,及合併欄位的版面配置區的記錄資訊。

3 Resulting 合併顯示每一頁的多筆記錄的頁面。

您可以將型錄合併列印儲存為新的出版物,或是加到現存出版物的結尾處。您也可以儲存型錄合併列印範本,方便您在更新資料來源的資訊或建立額外合併頁面集時,重複使用它。

開始之前

下列秘訣可以協助您建立成功的型錄合併列印:

  • 在新出版物中開始型錄合併列印。

  • 除了像是封面、目錄、訂購表單的頁面以外,請保留一頁給合併欄位,雖然一旦您建立合併文件,您的型錄很可能會有多重頁面。

  • 依照您要用於最終合併頁面的頁面維度,設定型錄合併列印範本。

  • 如果您計劃將建好的合併頁面加到現存出版物的結尾處,請確認合併範本在以下方面符合現存出版物:

    • 頁面大小 (高度及寬度)

    • 整頁模式 (單頁模式或兩頁模式)

    • 出版物類型 (網路或印刷)

    • 頁面順序 (從左至右或從右至左)

頁面頂端

規劃型錄

開始型錄合併列印之前,請先考慮要列在最終合併頁面上的資訊類型。

  • 是否要列出項目名稱和價格?

  • 是否要加入各項目的描述?

  • 是否要加入各項目的圖片?

規劃資料來源

決定好要加入型錄的資訊類型後,您可以建立要用於型錄合併列印的資料來源。如果已經有資料來源,請確認其中包含您要加入合併型錄的所有資訊。

Publisher 的型錄合併列印可以使用多種資料來源格式。如果尚未有可用於合併型錄的資料來源,您可以在 Publisher 中產生資料來源。您也可在 Microsoft Office Excel 工作表或 Microsoft Office Word 表格中建立資料來源。

您的資料來源中包含的資料欄位會對應到您要插入型錄合併範本合併欄位。

設定資料來源時,請建立各種資訊類型 (例如項目名稱、庫存號碼和價格) 的欄。每一個列或每一筆記錄都會對應到某一個項目的資訊。

重要 請確認您的資料來源包含資料欄位或資料行的每一種將合併列印的資訊。根據您的資料來源類型,您可以對資料進行一些變更之後您連線到其在 Publisher 中,但最好是您開始之前,先完成資訊。

如果您打算將相片合併到型錄頁面,您要包含的每個您要使用的圖片檔案路徑的資料行。請併入您的資料來源的實際的圖片或圖像。

如果您要在 Publisher 中建立資料來源,可以在建立範本出版物之後進行。

頁面頂端

建立範本出版物

現在,您可以建立型錄合併列印範本出版物,在其中設計最終合併頁面的版面配置。完成合併後,接著要使用型錄合併列印範本來產生合併頁面,這些頁面可以儲存為新的出版物或加到現存出版物的結尾處。

型錄合併範本應具備相同的版面配置 (頁面大小與方向) 您想要用於最後的合併頁面。此外,它應該包含任何文字或您想要顯示在最終出版物的每個頁面上,例如的圖形、 背景圖像或您的公司名稱和電話號碼。 這是最佳完成合併列印範本這些項目的使用主版頁面。

如果您計劃將合併頁面加到現存出版物的結尾處,請確認合併範本在以下方面符合現存出版物:

  • 頁面大小 (高度及寬度)

  • 整頁模式 (單頁模式或兩頁模式)

  • 出版物類型 (網路或印刷)

  • 頁面順序 (從左至右或從右至左)

建立型錄合併列印範本

  1. 選擇適合您型錄的出版物範本。

  2. 按一下 [插入] 索引標籤的 [型錄頁面。
    開始型錄頁面合併

  3. 以預設型錄合併列印區域,將會建立型錄頁面和目錄工具] 索引標籤會顯示在功能區上。此時,您可以將型錄合併列印區域您想要的頁面上,並新增任何文字或您想要顯示在您的目錄的每一頁上的圖像。在較小的合併列印區域,詳細目錄項目可以合併至頁面。例如 2 的 「 x 2 」 合併區域會重複更多的時間比 4 的 「 x 4 「 合併列印區域。別擔心太多取得完全點,您可以返回並隨時編輯這些項目。

    秘訣 不在這次請等候,直到位於想時間插入合併欄位並使用版面配置圖庫的其中一個預先製作好的設計設定型錄合併列印區域。

頁面頂端

連接到資料來源

設定型錄合併列印範本頁面的格式後,再來是要建立或找出並連接資料來源。接下來要選擇的選項,會視您是否已有資料來源,或是要在 Publisher 中建立新清單而定。

  1. 在目錄工具] 索引標籤按一下 [新增] 清單中,然後執行下列其中一項︰

    • 如果您需要建立合併列印的資料來源,請選取 [鍵入新清單]。

    • 如果您已經有一個您要使用的資料來源,按一下 [使用現有清單。

    • 如果您想要建立連絡人的目錄,請按一下 [從 Outlook 連絡人選擇]。

輸入新清單

  1. 在 [新的產品清單] 對話方塊中,輸入第一個項目或您想要包含在您的目錄中的記錄的資訊。

    如果您想要新增或移除資料行,例如,如果您不包括圖片,按一下 [自訂資料行,然後再進行您所要的變更。

  2. 輸入您的第一筆記錄的所有資訊之後,按一下 [新增項目],然後都輸入 [下一筆記錄的資訊。繼續檢查直到您輸入您想要包含的所有記錄的資訊。

  3. 完成您的新清單時,按一下 [確定]。

  4. 在 [儲存通訊清單] 對話方塊中,輸入您的新清單的名稱,然後按一下 [儲存。

使用現有清單

  1. 在 [選取資料來源] 對話方塊中,找出並按一下您想要的資料來源。

    根據預設,Publisher 會儲存在我的資料來源] 資料夾中的資料來源。若要瀏覽至 [我的資料來源] 資料夾以尋找您的資料來源。

  2. 按一下 [開啟]。

    根據您所選取的資料來源類型,其他對話方塊可能會出現要求特定的資訊。例如,如果您的資料來源具有多個索引標籤的相關資訊的 Excel 工作表,您必須選取包含您所需的資訊] 索引標籤,然後按一下 [確定]。

從 Outlook 連絡人選取

  1. 請執行下列其中一項:

    • 在 [選取的連絡人] 對話方塊中,按一下您想要使用的連絡人清單。

    • 在 [選擇設定檔] 對話方塊中,選取您想要使用的連絡人正確的設定檔。

  2. 按一下 [確定]。

加入更多清單

如果要在型錄合併列印中使用一個以上的清單,您可以加入清單。

  1. 按一下 [編輯清單],然後在型錄合併列印產品清單中,在 [新增到 [產品] 清單中,按一下 [的選取現有清單從 Outlook 連絡人中,選取或輸入新的清單。
    Publisher 會提示您開啟 [新增至產品清單] 對話方塊中的各種來源清單中的欄位之間修正不相符。

  2. 在 [新增至產品清單] 對話方塊中,選取 Matched 欄中的 [不檢查的欄位、 選取您要將對應的產品清單欄位,符合的欄位] 清單中的欄位,然後按一下符合的項目。

  3. 在 [符合欄位] 對話方塊中,確認您所選取的欄位會列在符合的項目中的產品清單欄位或選擇另一個,然後按一下 [確定]。

  4. 如果您要新增欄位至您的收件者清單,請相符項目,請選取您想要新增新的清單 (在 [新增至收件者清單] 對話方塊的左清單) 中的欄位,請按一下 [新增],然後再按一下 [確定]。
    新增欄位會顯示新的欄位] 下,都會新增至 [收件者清單

選取您要加入的記錄

  1. 按一下 [編輯清單。

  2. 在型錄合併列印的產品清單] 對話方塊中,執行下列其中一項︰

    • 選取您要加入的記錄旁的核取方塊,然後取消選取您不要加入的記錄旁的核取方塊。

      秘訣 如果您想要包含在清單中的幾個記錄,請按一下 [全部清除],然後選取 [您想要的記錄。

    • 用特定準則篩選清單,方法是按一下做為篩選依據之項目欄標題旁的箭號,然後按一下要用來篩選的值。

      • (空格)顯示相對應欄位為空白的所有記錄。

      • (非空白) 會顯示對應的欄位中包含資訊的所有記錄。

        附註 如果您的資料來源包含共用相同的資訊,記錄的資料行中有 10 個或更少的唯一值,您可以篩選特定資訊。例如,如果您的資料來源是銷售內容的清單,有多個屬性記錄 Buffalo 作為縣/市/位置的清單,您可以篩選 Buffalo。

        型錄合併列印的產品清單] 對話方塊會顯示指定的記錄。若要再次顯示所有記錄,請按一下 [(全部)]。

    • 按一下您要作為排序依據的項目] 欄標題來排序清單中的項目。例如,如果您想要依字母順序顯示依縣/市/位置的清單,按一下 [縣/市/位置] 欄標題。

  3. 按一下 [確定]。

頁面頂端

插入合併欄位

現在該來排列要顯示在出版物中的資訊了。要對頁面進行版面配置,請將合併欄位加入型錄合併列印區域中。每一個合併欄位都代表資料來源中的一個欄,而且型錄合併列印區域會顯示一筆記錄中的資訊如何顯示。

根據您的需求排列型錄合併列印區域,然後指定每一頁的合併區域重複數目。例如,您可能想要在每一頁顯示四個項目,而且每一個項目都依照您排列的型錄合併列印區域以相同方式顯示。您可以調整每一個項目的大小,也可以變更型錄合併列印區域的大小。

重要  如果您插入型錄合併列印區域外的合併列印功能變數時,它們不會重複當您完成合併列印。

選取合併區域版面配置

  1. 在 [版面配置] 群組中,執行下列其中一項動作:

    • 選取其中一個預先製作好的設計庫。
      型錄合併列印版面配置選項

    • 列和欄下拉式清單中選取列數和每個頁面上的欄的數。
      型錄頁面配置的列數與欄數

將文字合併欄位插入型錄合併列印區域

  1. 按一下 [文字] 欄位] 按鈕,然後按一下您想要插入的第一個合併列印欄位。
    在型錄合併列印中插入文字欄位

  2. 在型錄合併列印區域中,選取合併欄位,然後執行下列操作以移動並調整合併欄位的大小:

    • 若要將合併列印功能變數,直到指標變更為移動指標 移動指標 ,將滑鼠指標放置合併列印功能變數,然後拖曳合併列印功能變數至新位置。

    • 若要調整大小的合併列印功能變數,將滑鼠指標移至其中一個縮放控點上的文字或圖片框,直到指標變更為調整大小指標 移動尺規指標 ,然後拖曳滑鼠,直到文字或圖片框是您所要的大小。

  3. 在合併欄位外面按一下,以便取消選取合併欄位。

  4. 重複步驟 1-3,直到您從資料來源插入了所有需要的欄位。

重要  欄位會插入目前的插入點 (插入點閃爍游標)。如果沒有插入點,將會建立一個新文字方塊,然後放置在此新的文字方塊中的合併列印功能變數。

設定文字合併欄位的格式

您可以藉由在型錄合併列印範本中設定合併欄位的格式,來設定合併型錄資料的格式。這些欄位可以當做一般文字方塊來處理,且您可以包含非合併的文字和格式,以及合併的項目。

  1. 在型錄合併列印範本中,選取您要設定其資訊格式的欄位,包括周圍的合併欄位字元 («« »»)。

  2. 在 [文字方塊工具] 索引標籤中,選取您要的選項。

將圖片合併欄位插入型錄合併列印區域

  1. 按一下 [圖片] 欄位] 按鈕,然後按一下您想要插入的第一個合併列印欄位。

  2. 在型錄合併列印區域中,選取合併欄位,然後執行下列操作以移動並調整合併欄位的大小:

    • 若要將合併列印功能變數,直到指標變更為移動指標 移動游標 ,將滑鼠指標放合併列印功能變數,然後拖曳合併列印功能變數至新位置。

    • 若要調整大小的合併列印功能變數,將滑鼠指標移到其中一個文字或圖片框上的控點,直到指標變更為調整大小指標 調整游標大小 ,然後拖曳滑鼠,直到文字或圖片框是您所要的大小。

  3. 在合併欄位外面按一下,以便取消選取合併欄位。

  4. 重複步驟 1-3,直到您從資料來源插入了所有需要的欄位。

重要  欄位會插入目前的插入點 (插入點閃爍游標)。如果沒有插入點,將會建立一個新文字方塊,然後放置在此新的文字方塊中的合併列印功能變數。

移動或調整型錄合併列印區域的大小

如果您設好格式的合併欄位不再適合型錄合併列印區域,您可以調整其大小。

附註 如果您增加大小,您可能需要調整較少的項目或記錄,每個頁面上。

  1. 按一下以選取型錄合併列印區域。

  2. 將滑鼠指標移至其中一個控點型錄合併列印區域,然後拖曳滑鼠。

  3. 指定多少項目應出現在每個頁面上,輸入您想要的項目在頁面上 [型錄合併列印版面配置] 工具列上的頁面的數字。

完成並預覽範本

  1. 按一下 [預覽結果]。

  2. 按一下 [箭號,以檢視合併的資料的每一頁]。
    型錄預覽群組

    如果您決定不要包含項目,請按一下 [預覽的項目,然後按一下 [預覽頁面] 群組中的 [排除項目。

頁面頂端

完成、列印和儲存型錄出版物

要完成合併,有三個選項:

  • 您可以直接列印合併出版物。

  • 您可以建立並列印包含合併內容的新出版物,也可以對此出版物的內容進行變更,就如同在 Publisher 中變更其他任何出版物一樣。

秘訣 如果您想要在出版物中包含多個目錄的合併時,您必須建立新的出版物的合併頁面只能有一組型錄頁面每個出版物。

  • 您可以將合併內容加入現存出版物中。

如果您要為出版物加入封面和封底,或是要加入其他任何頁面,您需要建立新的出版物或將內容加入現存出版物中。

合併至新的出版物

如果您要編輯合併的頁面、 加以儲存以供日後使用,或於稍後列印時,您可以收集並儲存所有合併頁面新增一個合併的出版物包含實際資料的例如產品名稱和價格,而不是合併欄位。

  1. 在 [合併] 群組中,按一下 [合併列印] 以新增]。
    型錄合併到新的出版物
    publisher 建立一個新的出版物,您可以儲存及編輯。您甚至可以加入最上層,並返回封面頁。
    注意如果您打算要列印您的目錄,為手冊,請務必總頁數四的倍數。

  2. 在 [型錄合併列印] 工作窗格中,按一下 [儲存此出版物。

  3. 在 [檔案名稱] 方塊中,輸入新出版物的名稱,然後按一下 [儲存。

  4. 如有必要,也請儲存您對型錄合併列印範本所做的任何變更。您可以再次使用此型錄合併列印範本,在您更新資料來源中的資訊時建立其他合併頁面。

加入至現存出版物

如果您已在個別出版物中設好封面,或是要將型錄放在較長出版物的結尾處,您可以直接加入合併內容。

將合併頁面加到現存出版物的結尾處之前,請確認合併範本在以下方面符合現存出版物:

  • 頁面大小 (高度及寬度)

  • 整頁模式 (單頁模式或兩頁模式)

  • 出版物類型 (網路或印刷)

  • 頁面順序 (從左至右或從右至左)

附註 若要開啟的出版物,publisher 無法新增合併的頁面。如果您正在處理您要合併的出版物,請確定您儲存並關閉後再完成合併列印。

  1. 在 [合併] 群組中,按一下 [新增至現有]。
    型錄合併列印至現存的出版物

  2. 在開啟出版物] 對話方塊中,找出並選取您要新增合併的頁面,請在的出版物,然後再按一下 [開啟]。

    Publisher 隨即將合併頁面加到現存出版物的結尾處。

    秘訣 若要重新排列更新的出版物中的頁面,請按一下您想要在 [頁面導覽] 窗格中,移動的任何頁面,然後將其拖曳到您想要的位置。

  3. 在現有的出版物中,按一下 [儲存至儲存您所做的更新。

  4. 如有必要,也請儲存您對型錄合併列印範本所做的任何變更。您可以再次使用此型錄合併列印範本,在您更新資料來源中的資訊時建立其他合併頁面。

列印合併出版物

  • 在 [合併] 群組中,按一下 [列印]。
    型錄合併到印表機

    Publisher 會在 [BackStage] 檢視中開啟列印頁面。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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