建立型錄合併列印

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Publisher 功能的功能,連線到資料來源,例如資料庫、 試算表或甚至文字檔案,並輕鬆地建立目錄的產品或服務使用的資料。您也可以使用型錄合併列印來建立目錄、 相簿或其他任何類型的出版物的每一頁上顯示一或多個項目。

型錄合併列印的運作方式

規劃您的目錄

建立範本的出版物

連線至您的資料來源

插入合併欄位

完成、 列印及儲存出版物的目錄

型錄合併列印的運作方式

型錄合併列印非常類似合併。當您使用型錄合併列印時,您建立型錄合併範本出版物,,然後將範本合併以產生合併的頁面資料來源中的資訊。

資料來源與合併範本合併以產生型錄頁面

1 的資料來源與記錄的資訊,例如項目名稱和描述。

2 目錄合併範本出版物與型錄合併列印區域,及合併欄位的版面配置區的記錄資訊。

3 Resulting 合併顯示每一頁的多筆記錄的頁面。

您可以將您型錄合併列印儲存為新的出版物,或您可以將其新增到現有的出版物的結尾。您也可以儲存型錄合併範本,並再次使用,每當您在您的資料來源,以建立其他合併頁面更新的資訊。

開始之前

下列秘訣,可協助您建立的成功型錄合併列印:

  • 開始型錄合併列印,在新的出版物。

  • 除了例如封面頁,目錄,以及訂購表單,指定您自己一頁的合併欄位,即使是透過您的目錄可能會有多個頁面之後建立合併的文件並。

  • 設定您想要用於最後的合併頁面的頁面維度型錄合併範本。

  • 如果您打算將您建立的合併的頁面新增到現有的出版物的結尾,請確認您型錄合併範本符合現有的出版物以下列方式:

    • 頁面大小 (高度與寬度)

    • 頁面檢視 (單頁模式或兩頁模式)

    • 出版物類型 (網頁或列印)

    • 頁面順序 (從左至右或從右至左)

頁面頂端

規劃您的目錄

開始型錄合併列印之前,請考慮您想要在最後一個合併頁面] 清單中相關哪一類的資訊。

  • 您要的清單項目名稱和價格嗎?

  • 您想要包含的描述每個項目?

  • 您要包含的每個項目圖片嗎?

規劃您的資料來源

決定您想要包含在您的目錄中的資訊類型之後,您可以建立您可以使用型錄合併列印的資料來源。如果您已經有資料來源,您可以確定包含所有您想要包含在合併列印的資訊。

Publisher 的型錄合併列印可以使用各種不同的資料來源的格式。如果您還沒有要用於合併列印的資料來源,您可以產生一個在 Publisher 中。您也可以在 Microsoft Office Excel 工作表中或 Microsoft Office Word 表格中建立資料來源。

您的資料來源中包含的資料欄位會對應到您要插入型錄合併範本合併欄位。

當您設定您的資料來源時,建立一欄的每種類型的資訊,例如項目名稱、 股票的數字,與價格。每個資料列或記錄中,會對應到一個項目的資訊。

重要 請確認您的資料來源包含資料欄位或資料行的每一種將合併列印的資訊。根據您的資料來源類型,您可以對資料進行一些變更之後您連線到其在 Publisher 中,但最好是您開始之前,先完成資訊。

如果您打算將相片合併到型錄頁面,您要包含的每個您要使用的圖片檔案路徑的資料行。請併入您的資料來源的實際的圖片或圖像。

如果您打算在 Publisher 中建立資料來源,您可以建立範本出版物後的執行。

頁面頂端

建立範本的出版物

現在您可以建立型錄合併範本出版物,設計最後的合併頁面的版面配置的位置。當您完成合併列印時,您可以使用此型錄合併範本以產生合併的頁面,您可以儲存為新的出版物,或新增到現有的出版物的結尾。

型錄合併範本應具備相同的版面配置 (頁面大小與方向) 您想要用於最後的合併頁面。此外,它應該包含任何文字或您想要顯示在最終出版物的每個頁面上,例如的圖形、 背景圖像或您的公司名稱和電話號碼。 這是最佳完成合併列印範本這些項目的使用主版頁面。

如果您打算將合併的頁面新增到現有的出版物的結尾,請確認您型錄合併範本符合現有的出版物以下列方式:

  • 頁面大小 (高度與寬度)

  • 頁面檢視 (單頁模式或兩頁模式)

  • 出版物類型 (網頁或列印)

  • 頁面順序 (從左至右或從右至左)

建立型錄合併範本

  1. 選擇 [出版物的範本,適用於您的 [目錄]。

  2. 按一下 [插入] 索引標籤的 [型錄頁面。
    開始型錄頁面合併

  3. 以預設型錄合併列印區域,將會建立型錄頁面和目錄工具] 索引標籤會顯示在功能區上。此時,您可以將型錄合併列印區域您想要的頁面上,並新增任何文字或您想要顯示在您的目錄的每一頁上的圖像。在較小的合併列印區域,詳細目錄項目可以合併至頁面。例如 2 的 「 x 2 」 合併區域會重複比 4 的 「 x 4 「 合併列印區域的更多的時間。別擔心太多取得完全點,您可以返回並隨時編輯這些項目。

    秘訣 不在這次請等候,直到位於想時間插入合併欄位並使用版面配置圖庫的其中一個預先製作好的設計設定型錄合併列印區域。

頁面頂端

連線至您的資料來源

格式化您型錄合併範本頁面後下, 一步是建立或找出並連線到您的資料來源。選擇 [下一步的選項取決於您是否已有資料來源,或是否要在 Publisher 中建立新的清單。

  1. 在目錄工具] 索引標籤按一下 [新增] 清單中,然後執行下列其中一項:

    • 如果您需要建立合併列印的資料來源,請選取 [鍵入新清單]。

    • 如果您已經有一個您要使用的資料來源,按一下 [使用現有清單。

    • 如果您想要建立連絡人的目錄,請按一下 [從 Outlook 連絡人選擇]。

鍵入新清單

  1. 在 [新的產品清單] 對話方塊中,輸入第一個項目或您想要包含在您的目錄中的記錄的資訊。

    如果您想要新增或移除資料行,例如,如果您不包括圖片,按一下 [自訂資料行,然後再進行您所要的變更。

  2. 輸入您的第一筆記錄的所有資訊之後,按一下 [新增項目],然後都輸入 [下一筆記錄的資訊。繼續檢查直到您輸入您想要包含的所有記錄的資訊。

  3. 完成您的新清單時,按一下 [確定]。

  4. 在 [儲存通訊清單] 對話方塊中,輸入新清單的名稱,然後按一下 [儲存。

使用現有清單

  1. 在 [選取資料來源] 對話方塊中,找出並按一下您想要的資料來源。

    根據預設,Publisher 會儲存在我的資料來源] 資料夾中的資料來源。若要瀏覽至 [我的資料來源] 資料夾以尋找您的資料來源。

  2. 按一下 [開啟]。

    根據您所選取的資料來源類型,其他對話方塊可能會出現要求特定的資訊。例如,如果您的資料來源具有多個索引標籤的相關資訊的 Excel 工作表,您必須選取包含您所需的資訊] 索引標籤,然後按一下 [確定]。

從 Outlook 連絡人選取

  1. 請執行下列其中一項操作:

    • 在 [選取的連絡人] 對話方塊中,按一下您想要使用的連絡人清單。

    • 在 [選擇設定檔] 對話方塊中,選取您想要使用的連絡人正確的設定檔。

  2. 按一下 [確定]。

新增更多的清單

如果您想要使用型錄合併列印的一個以上的清單,您可以新增清單。

  1. 按一下 [編輯清單],然後在型錄合併列印產品清單中,在 [新增到 [產品] 清單中,按一下 [的選取現有清單從 Outlook 連絡人中,選取或輸入新的清單。
    Publisher 會提示您開啟 [新增至產品清單] 對話方塊中的各種來源清單中的欄位之間修正不相符。

  2. 在 [新增至產品清單] 對話方塊中,選取 Matched 欄中的 [不檢查的欄位、 選取您要將對應的產品清單欄位,符合的欄位] 清單中的欄位,然後按一下符合的項目。

  3. 在 [符合欄位] 對話方塊中,確認您所選取的欄位會列在符合的項目中的產品清單欄位或選擇另一個,然後按一下 [確定]。

  4. 如果您要新增欄位至您的收件者清單,請相符項目,請選取您想要新增新的清單 (在 [新增至收件者清單] 對話方塊的左清單) 中的欄位,請按一下 [新增],然後再按一下 [確定]。
    新增欄位會顯示新的欄位] 下,都會新增至 [收件者清單

選取您想要包含的記錄

  1. 按一下 [編輯清單。

  2. 在型錄合併列印的產品清單] 對話方塊中,執行下列其中一項:

    • 選取您想要包含,記錄] 旁的核取方塊,然後清除您想要排除記錄] 旁的核取方塊。

      秘訣 如果您想要包含在清單中的幾個記錄,請按一下 [全部清除],然後選取 [您想要的記錄。

    • 篩選特定準則的清單,按一下您要篩選的項目] 欄標題,然後按一下 [您想要使用做為篩選的值] 旁的箭號。

      • (空格)顯示相對應欄位為空白的所有記錄。

      • (非空白) 會顯示對應的欄位中包含資訊的所有記錄。

        附註 如果您的資料來源包含共用相同的資訊,記錄的資料行中有 10 個或更少的唯一值,您可以篩選特定資訊。例如,如果您的資料來源是銷售內容的清單,有多個屬性記錄 Buffalo 作為縣/市/位置的清單,您可以篩選 Buffalo。

        型錄合併列印的產品清單] 對話方塊會顯示指定的記錄。若要再次顯示所有記錄,請按一下 [(全部)]。

    • 按一下您要作為排序依據的項目] 欄標題來排序清單中的項目。例如,如果您想要依字母順序顯示依縣/市/位置的清單,按一下 [縣/市/位置] 欄標題。

  3. 按一下 [確定]。

頁面頂端

插入合併欄位

現在就來排列您要顯示在您的出版物中的資訊。若要對頁面版面配置,您可以新增合併欄位的型錄合併列印區域。每個合併列印功能變數代表您的資料來源中的資料行,型錄合併列印區域會顯示一筆記錄中的資訊會顯示方式。

您要的方式排列型錄合併列印區域,然後在每個頁面上指定的合併列印區域重複的次數。例如,您可能要每一頁上顯示四個項目。以相同的方式,根據您如何排列型錄合併列印區域,將會顯示每個項目。您可以調整大小的每個項目,然後您可以變更型錄合併列印區域的大小。

重要  如果您插入型錄合併列印區域外的合併列印功能變數時,它們不會重複當您完成合併列印。

選取 [合併列印區域的版面配置

  1. 在 [版面配置] 群組中,執行下列其中一項:

    • 選取其中一個預先製作好的設計庫。
      型錄合併列印版面配置選項

    • 列和欄下拉式清單中選取列數和每個頁面上的欄的數。
      型錄頁面配置的列數與欄數

插入型錄合併區域中的文字合併欄位

  1. 按一下 [文字] 欄位] 按鈕,然後按一下您想要插入的第一個合併列印欄位。
    在型錄合併列印中插入文字欄位

  2. 在型錄合併列印區域中,選取 [合併列印功能變數,然後移動和重新調整合併列印功能變數執行下列動作:

    • 若要將合併列印功能變數,直到指標變更為移動指標 移動指標 ,將滑鼠指標放置合併列印功能變數,然後拖曳合併列印功能變數至新位置。

    • 若要調整大小的合併列印功能變數,將滑鼠指標移至其中一個縮放控點上的文字或圖片框,直到指標變更為調整大小指標 移動尺規指標 ,然後拖曳滑鼠,直到文字或圖片框是您所要的大小。

  3. 不再選取,請按一下 [外部合併列印功能變數]。

  4. 重複步驟 1-3,直到您已插入的所有您要從您的資料來源的欄位。

重要  欄位會插入目前的插入點 (插入點閃爍游標)。如果沒有插入點,將會建立一個新文字方塊,然後放置在此新的文字方塊中的合併列印功能變數。

設定格式的文字合併欄位

您可以格式化合併的目錄資料型錄合併範本中的合併欄位的格式設定。這些欄位可以視為任何的文字方塊中,您可以包含非合併文字和格式設定,以及合併的項目。

  1. 在型錄合併範本中,選取包含您想要設定格式,請資訊欄位包括周圍的合併列印功能變數字元 (««»»)。

  2. 在 [文字方塊工具] 索引標籤中,選取您要的選項。

型錄合併區域中插入圖片合併欄位

  1. 按一下 [圖片] 欄位] 按鈕,然後按一下您想要插入的第一個合併列印欄位。

  2. 在型錄合併列印區域中,選取 [合併列印功能變數,然後移動和重新調整合併列印功能變數執行下列動作:

    • 若要將合併列印功能變數,直到指標變更為移動指標 移動游標 ,將滑鼠指標放置合併列印功能變數,然後拖曳合併列印功能變數至新位置。

    • 若要調整大小的合併列印功能變數,將滑鼠指標移到其中一個文字或圖片框上的控點,直到指標變更為調整大小指標 調整游標大小 ,然後拖曳滑鼠,直到文字或圖片框是您所要的大小。

  3. 不再選取,請按一下 [外部合併列印功能變數]。

  4. 重複步驟 1-3,直到您已插入的所有您要從您的資料來源的欄位。

重要  欄位會插入目前的插入點 (插入點閃爍游標)。如果沒有插入點,將會建立一個新文字方塊,然後放置在此新的文字方塊中的合併列印功能變數。

移動或調整大小的型錄合併列印區域

如果您已格式化的合併欄位不再符合型錄合併列印區域中,您可以調整大小。

附註 如果您增加大小,您可能需要調整較少的項目或記錄,每個頁面上。

  1. 按一下以選取型錄合併列印區域。

  2. 將滑鼠指標移至其中一個控點型錄合併列印區域,然後拖曳滑鼠。

  3. 指定多少項目應出現在每個頁面上,輸入您想要的項目在頁面上 [型錄合併列印版面配置] 工具列上的頁面的數字。

完成並預覽的範本

  1. 按一下 [預覽結果]。

  2. 按一下 [箭號,以檢視合併的資料的每一頁]。
    型錄預覽群組

    如果您決定不要包含項目,請按一下 [預覽的項目,然後按一下 [預覽頁面] 群組中的 [排除項目。

頁面頂端

完成、 列印及儲存出版物的目錄

若要完成合併列印,您可以有三個選項:

  • 您可以直接列印合併的出版物。

  • 您可以建立及列印包含合併的內容的新出版物。您可以進行變更此出版物的內容,就像您想要變更在 Publisher 中的任何其他出版物。

秘訣 如果您想要在出版物中包含多個目錄的合併時,您必須建立新的出版物的合併頁面只能有一組型錄頁面每個出版物。

  • 您可以新增合併的內容至現存的出版物。

如果您想要新增的最上層,並返回您的出版物中的封面,或您想要新增其他頁面,必須先建立新的出版物,或將內容新增至現有的出版物。

合併至新的出版物

如果您要編輯合併的頁面、 加以儲存以供日後使用,或於稍後列印時,您收集並儲存所有頁面合併為單一新增合併包含實際資料的出版物,,例如,[產品名稱] 和 [價格,而不是合併欄位.

  1. 在 [合併] 群組中,按一下 [合併列印] 以新增]。
    型錄合併到新的出版物
    publisher 建立一個新的出版物,您可以儲存及編輯。您甚至可以加入最上層,並返回封面頁。
    注意如果您打算要列印您的目錄,為手冊,請務必總頁數四的倍數。

  2. 在 [型錄合併列印] 工作窗格中,按一下 [儲存此出版物。

  3. 在 [檔案名稱] 方塊中,輸入新出版物的名稱,然後按一下 [儲存。

  4. 如有必要,也會儲存您對型錄合併範本所做的任何變更。您可以建立其他合併的頁面,在您的資料來源中更新資訊時,一次使用此型錄合併範本。

新增至現有的出版物

如果您已在個別的出版物中,設定您封面,或您想要放在較長的出版物的結尾的目錄,您可以直接新增您合併的內容。

合併的頁面新增到現有的出版物的結尾之前,請確認您型錄合併範本符合現有的出版物以下列方式:

  • 頁面大小 (高度與寬度)

  • 頁面檢視 (單頁模式或兩頁模式)

  • 出版物類型 (網頁或列印)

  • 頁面順序 (從左至右或從右至左)

附註 若要開啟的出版物,publisher 無法新增合併的頁面。如果您正在處理您要合併的出版物,請確定您儲存並關閉後再完成合併列印。

  1. 在 [合併] 群組中,按一下 [新增至現有]。
    型錄合併列印至現存的出版物

  2. 在開啟出版物] 對話方塊中,找出並選取您要新增合併的頁面,請在的出版物,然後再按一下 [開啟]。

    Publisher 將合併的頁面新增至現有的出版物的結尾。

    秘訣 若要重新排列更新的出版物中的頁面,請按一下您想要在 [頁面導覽] 窗格中,移動的任何頁面,然後將其拖曳到您想要的位置。

  3. 在現有的出版物中,按一下 [儲存至儲存您所做的更新。

  4. 如有必要,也會儲存您對型錄合併範本所做的任何變更。您可以建立其他合併的頁面,在您的資料來源中更新資訊時,一次使用此型錄合併範本。

列印合併的出版物

  • 在 [合併] 群組中,按一下 [列印]。
    型錄合併到印表機

    Publisher 開啟 BackStage 檢視中的列印的頁面。

頁面頂端

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