建立和設定 SharePoint 文件庫的藍圖

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

在文件庫是的網站上共同作業小組成員可以建立、 更新及管理檔案的位置。設定文件庫的最佳方式取決於使用文件庫的方式,以及如何許多人將會使用。

需要只需要幾個步驟,設定基本的文件庫,可協助您管理某些小組文件。如果貴組織已有定義的流程開發及其文件或多個人員處理同一份文件,請考慮探索更進階的文件管理功能,例如 [內容類型與工作流程。

此藍圖的設計人員所建立和設定文件庫Microsoft Office SharePoint Server 2007網站,但誰不是 IT 專業人員的人。如果您是 IT 專業人員, TechNet可能會更符合您的需求。

概念和規劃

如果貴組織的運作大量的文件上,您會想要開發組織及管理您的文件前的人開始加上內容的方式。例如,您可以使用欄和檢視協助限制的文件,一次顯示的數目。

文件庫,也可以是內容的工具提供的一致性、 管理大量,並控制內容開發的工作流程與文件管理程序的重要部分。

認識文件庫

您的組織可能會在 SharePoint 網站,例如小組文件、 網頁文件庫、 投影片庫的簡報,及相片和其他圖像的圖片庫的一或多個文件庫有多個文件庫。

概念

描述

文件庫簡介

閱讀有關的優點、 類型及文件庫的功能。

組織文件庫中的檔案

了解組織中的文件庫的檔案,再建立您的文件庫的策略。

SharePoint 文件庫的訓練課程的指南

檢視文件庫的五個不同的課程的指南。

規劃如何組織及管理檔案

SharePoint 文件庫有數種功能,協助團隊管理及組織及其文件。規劃,可協助您設定最適合貴組織的結構。

您組織中的文件庫檔案的方式,取決於您群組的需求,以及在您想要儲存及尋找您的資訊的方式。檢視和資料夾,可協助您的小組保持井然有序。

簽出是工具可讓您的小組成員,若要以獨佔模式處理檔案,並避免檔案衝突。您的小組也可能會想要使用版本設定,在其中建立的檔案版本歷程記錄中。版本設定更多的伺服器空間,但可以讓您的小組,若要還原舊版的檔案,如果發生錯誤。

例如,您的組織可以使用取出文件及版本設定來協助您管理人員如何處理檔案。若要以獨佔模式處理檔案,其他人取出該,讓沒有任何人不小心覆寫變更。版本設定,小組可以追蹤版本歷程記錄,並可以還原舊版,如果其他人可錯誤。

概念

描述

版本設定如何在清單或文件庫中運作

深入了解可讓您追蹤的版本歷程記錄 」 和 「 檢視和還原舊版文件版本設定。

組織文件庫中的檔案

瞭解不同的方式,來組織文件庫中的檔案。最好規劃文件庫的結構,才能建立並設定讓它。

授與使用者存取網站和網站內容的藍圖

請參閱管理網站和網站內容,包括繼承權限的子網站,或是套用專屬權限存取權的概觀。

評估是否要使用進階的文件管理

當組織位置中沒有任何種類的正式的文件管理系統時,內容經常建立並儲存在一個未受管理且集中的方法分散的檔案共用及個別硬碟上。如此可讓您難以員工尋找、 共用及內容有效率地共同作業。這也讓您難以組織使用寶貴的商務資訊資料中的內容。

Office SharePoint Server 2007支援貴組織的文件管理需求提供廣泛的文件管理功能,可讓您執行下列動作︰

  • 儲存、 組織和尋找文件。

  • 文件的一致性。

  • 管理文件的中繼資料。

  • 協助防止未經授權存取的文件,或使用。

  • 請確定一致的商務程序 (工作流程) 的文件的處理方式。

概念

描述

文件管理簡介

瞭解不同的方式,您可以使用文件管理管理組織中的內容及程序。

SharePoint 工作流程簡介

進一步瞭解工作流程],並說明它們如何協助人員實作商業程序,例如管理工作及共同處理文件和清單項目。

內容類型簡介

瞭解如何內容類型啟用組織管理的中繼資料、 範本及行為的項目和文件一致的方式。內容類型定義在網站層級和清單和文件庫中使用。

管理大型文件庫

SharePoint 文件庫被用來處理大型檔案,最多 5 百萬總計容量,如果您組織使用的資料夾,但您應該使用最大化效能的策略。

一般的客戶案例中使用標準的 SharePoint Server 2007 瀏覽器為基礎的使用者介面,建議您將一份清單不應該每個清單容器超過 2000 個項目。容器在此情況下表示清單,以及在清單中的任何資料夾的根目錄。資料夾是容器,因為其他清單項目會儲存內。

比方說,AdventureWorks 公司使用不同類型的文件,例如手冊或價格清單,其文件庫資料夾。檢視及編製索引作業也可改善效能,瀏覽經驗。下列文章可協助您規劃策略大型清單和文件庫。

概念

描述

規劃企業內容的儲存空間

取得指引設定和管理文件庫有太多的檔案。

使用文件中心管理大量檔案

閱讀有關的優點、 類型及文件中心的功能。

管理含有許多項目的清單及文

瞭解容量建議,包括如何透過數的項目,並選擇最適合的方法,擷取內容的限制清單效能最佳化。

建立及設定文件庫

若要建立文件庫,您需要的站台名稱的擁有人] 群組的成員或擁有特定權限來設計網站,或建立清單和文件庫。建立文件庫,以及您可以套用稍後從文件庫中的 [設定] 功能表的其他設定,您可以套用部分設定。

建立文件庫

任務

描述

建立文件庫

瞭解如何建立文件庫來建立、 收集、 更新,及管理與小組成員的檔案。

建立表單庫

瞭解如何建立表單,例如費用報表的特別的文件庫。

設定文件庫

任務

描述

新增或變更清單、 文件庫或內容類型的工作流程

使用預設工作流程或自訂並設定您管理自己的文件和商務程序。

啟用和設定清單或文件庫的版本設定

啟用追蹤版本歷程記錄中的版本,並還原舊版文件庫。

建立或變更檢視

建立檢視,以便讓其他人看到的是最重要或為其相關項目。

要求取出文件庫中的檔案

瞭解如何您可以要求取出檔案之前處理,如果您想要設定此要求所有使用者。要求取出可以防止多人同時,以建立衝突變更,並導致混淆進行變更。

變更清單或文件庫的內容類型

瞭解如何將內容類型,並將其新增至文件庫。

設定文件庫範本

如果您不是使用內容類型,請瞭解如何新增至文件庫的範本。

提供存取文件庫

您可以自訂清單或文件庫中的網站,來擴大或限制的使用者可以存取清單或文件庫,使用者可以執行的清單或文件庫中的內容。

根據預設,清單或文件庫文件從繼承權限為 [開啟網站。清單或文件庫上的網站被指上層網站。在上層網站的權限變更套用到所有的清單、 文件庫及其他內容的權限繼承此上層。

您可以停止繼承上層 SharePoint 網站的權限,並建立清單或文件庫的唯一權限。例如,您可能要有包含員工記錄或規劃文件的最終產品的清單的唯一權限。您也可以擴大或限制存取特定的資料夾及清單項目,例如薪資或人員的資訊。

概念

描述

自訂使用者存取清單或文件庫

瞭解如何自訂使用者存取權逐步流量的文件庫,或瞭解更多自訂工作詳細個別程序。

自訂資料夾、 清單項目和文件庫檔案的使用者存取權

如果您組織需要來自訂特定內容的存取權,請瞭解如何擴大或限制存取特定的檔案或資料夾。

授與使用者存取網站和網站內容的藍圖

請參閱管理網站和網站內容,包括繼承權限的子網站,或是套用專屬權限存取權的概觀。

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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