建立名稱、地址和其他資訊的目錄

Word 中的 [目錄] 功能會將資料合併至單一檔, 例如成員資格目錄、目錄或元件清單。 由於您可以合併多種類型的資料來源, 因此您可以使用 Word 的所有格式設定功能, 從資料庫建立報表。

目錄合併列印範例

開機檔案

  1. 開啟空白檔。

  2. 移至 [郵件] > [啟動合併列印] >目錄]。

  1. 移至 [郵件] > [選取收件者]。

  2. 選擇資料來源。 如需詳細資訊,請參閱可用於合併列印的資料來源

  3. 選擇 [檔案] > [儲存]。

如果需要編輯郵件清單,請參閱合併列印:編輯收件者

此時, 請勿在產生的目錄檔中包含您只想要列印一次的文字。

  1. 輸入您想要針對目錄中的每個專案重複的文字, 例如 [名稱: ] 或 [位址: ] 標籤供個別記錄。

  2. 在檔中, 按一下或敲擊您要放置合併欄位的位置, 然後插入合併功能變數。 如需詳細資訊, 請參閱合併列印功能變數

    提示: 

    • 若要建立含有一個標籤或標題列的表格, 請建立檔標題。 將表格的標籤列放在頁首。 然後將合併欄位放在檔的本文中。

    • 頁首中的表格標題、本文中的表格

    • 這適用于跨多個頁面的長目錄, 因為它會為每個頁面建立一個標題。

    您無法手動輸入 merge 域字元 («»)。 您必須使用 [合併列印] 工作窗格。

    [插入合併功能變數] 功能表

    如果合併功能變數出現在大括弧內 (例如 {合併的城市}), 則 Word 會顯示功能變數代碼, 而不是功能變數結果。 這不會影響合併, 但難以設定格式。 以滑鼠右鍵按一下功能變數代碼, 然後選取快捷方式功能表上的 [切換功能變數代碼]。

    切換已選取的功能變數代碼

    如果漏掉任何地址部分,請參閱合併列印:符合欄位來修正。

  3. 視需要重複步驟2。

  4. 完成主文件並插入所有合併欄位之後, 請移至 [檔案] > [另存新檔]。

  1. 移至 [郵寄] > [預覽結果]。

  2. 使用 [返回] 和 [轉寄] 按鈕來滾動您的資料, 或使用 [尋找收件者] 來搜尋特定記錄

  3. 如果您需要編輯, 請選取 [預覽結果] 以返回 [合併欄位] 視圖。

  1. 選取 [郵件] > [完成 & 合併] , 然後選擇 [編輯個別檔]。 您會看到2個其他選項, 但您無法搭配目錄使用。

  2. 選取下列其中一項:

    • 若要合併所有記錄, 請選取 [全部]。

    • 若只要合併您在檔視窗中看到的記錄, 請選取 [目前記錄]。

    • 若要合併記錄範圍, 請在 [寄件者] 和 [] 方塊中輸入記錄號碼。

    選取 [確定]。

  3. 在新檔中, 新增只想要列印一次的文字 (例如頁首、頁尾、欄標題或其他文字)。

  4. 儲存或列印目錄, 就像處理任何一般檔一樣。

開機檔案

  1. 開啟空白檔。

  2. 移至 [郵件] > [啟動合併列印] >目錄]。

  1. 移至 [郵件] > [選取收件者]。

  2. 選擇資料來源。 如需詳細資訊,請參閱可用於合併列印的資料來源

  3. 選擇 [檔案] > [儲存]。

如果需要編輯郵件清單,請參閱合併列印:編輯收件者

此時, 請勿在產生的目錄檔中包含您只想要列印一次的文字。

  1. 輸入您想要針對目錄中的每個專案重複的文字, 例如 [名稱: ] 或 [位址: ] 標籤供個別記錄。

  2. 在檔中, 按一下或敲擊您要放置合併欄位的位置, 然後插入合併功能變數。 如需詳細資訊, 請參閱合併列印功能變數

    您無法手動輸入 merge 域字元 («»)。 您必須使用 [合併列印] 工作窗格。

    如果合併功能變數出現在大括弧內 (例如 {合併的城市}), 則 Word 會顯示功能變數代碼, 而不是功能變數結果。 這不會影響合併, 但難以設定格式。 按住 Ctrl 鍵並按一下功能變數代碼, 然後選取快捷方式功能表上的 [切換功能變數代碼]。

    在已選取的操作功能表上切換功能變數代碼

    如果漏掉任何地址部分,請參閱合併列印:符合欄位來修正。

  3. 視需要重複步驟2。

  4. 完成主文件並插入所有合併欄位之後, 請移至 [檔案] > [另存新檔]。

  1. 移至 [郵寄] > [預覽結果]。

  2. 使用 [返回] 和 [轉寄] 按鈕來滾動您的資料, 或使用 [尋找收件者] 來搜尋特定記錄

  3. 如果您需要編輯, 請選取 [預覽結果] 以返回 [合併欄位] 視圖。

  1. 選取 [郵件] > [完成 & 合併] , 然後選擇 [編輯個別檔]。

  2. 在新檔中, 新增只想要列印一次的文字 (例如頁首、頁尾、欄標題或其他文字)。

  3. 儲存或列印目錄, 就像處理任何一般檔一樣。

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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