建立合併列印的資料來源

Word 可以從各種資料來源擷取資料,以執行合併列印。Word 包含在 Microsoft Office 套件中,Word 能輕鬆接受來自 Outlook、Excel 和 Access 的資料。它能接受來自網頁、開放文件文字檔和儲存為純文字之分隔資料檔案等其他來源的資料。此外,如果您沒有現有的資料來源,您也可以在 Word 內輕鬆建立一個新的資料來源。

合併列印的資料來源

以下是一些可用於 Word 合併列印的資料來源範例。

  • Excel 試算表

    如果所有資料都集中在一張工作表上且設定好資料格式以便 Word 讀取,Excel 試算表就很適合做為合併列印的資料來源。如需詳細資訊,請參閱準備合併列印用的 Excel 資料來源

  • Outlook 連絡人清單

    您可以直接從 Outlook 連絡人清單將連絡人資訊擷取到 Word 中,請參閱匯出 Outlook 項目 (機器翻譯)。

  • Apple 連絡人清單

    您可以將 Apple 連絡人匯出成 Excel 試算表,並用來當做您合併列印的郵寄清單。

  • 文字檔案

    您可以使用任何文字檔,當中有以定位字元或逗號隔開 (或分隔) 的資料欄位,以及以段落標記隔開的資料記錄。

您可以在 Word​​ 內建立用來在合併列印過程中傳送大宗郵件的郵寄清單。

  1. 在 [檢視] 功能表上,選擇 [整頁模式]。

  2. 在 [標準] 工具列上,選擇 [新增] [新增文件] 按鈕

    您可以用這份空白文件建立資料來源。

  3. 在 [工具] 功能表上,選擇 [合併列印管理員]。

  4. 在 [1. 選取文件類型] 底下,選擇 [建立新檔案],然後選取 [套印信件]。

  5. 在 [2. 選取收件者清單] 底下,選擇 [取得清單],然後選取 [新增資料來源]。

  6. 在 [標題列之欄位名稱] 方塊中,按一下您不希望包含在資料來源中的任何欄位名稱、選擇 [移除欄位名稱],然後選取 [確定]。

  7. 輸入資料來源的名稱,並為它選擇一個位置,然後選擇 [儲存]。

    請記住您儲存資料來源的位置。日後您會需要知道這個位置。

  8. [資料表單] 對話方塊中,輸入一筆資料記錄的資料 (例如,在 [名字] 中輸入收件者的名字,在 [姓氏] 中輸入姓氏,在 [地址 1] 中輸入街道地址等等)。

    附註: 請勿在您要留空白的方塊中輸入空格。

  9. 填完一筆記錄的方塊之後,選擇 [新增]。

  10. 針對您要輸入的每一筆記錄,重複步驟 8 和 9。

  11. 新增完所需的所有記錄之後,選擇 [確定]。

    提示: 若要稍後返回 [資料表單] 對話方塊,請在合併列印管理員的 [2. 選取收件者清單] 底下,選取 [編輯資料來源] [編輯資料來源] 按鈕

  12. 在 [檔案] 功能表上,選擇 [關閉]。

  13. 若要儲存資料來源,請選擇 [儲存]。

  14. 若要捨棄開啟的空白文件,請選擇 [不要儲存]。

Excel 工作表的每一欄都包含一個資訊類別,或一個資料欄位,例如姓名、街道地址、縣/市、州/省及郵遞區號。第一列的儲存格稱為標題記錄,它包含資料欄位名稱。其後的每一列各包含一筆記錄,例如某人的姓名與地址。

附註: 稍後您建立標籤時,就能用標題記錄中的欄位指定要在哪裡放進什麼資料。

  1. 開啟 Excel

  2. 在工作表的第一列中,輸入地址的標題記錄。

    例如,在第一列的第一欄輸入姓名;在第二欄輸入地址;在第三欄輸入縣/市;在第四欄輸入州/省;然後在第五欄輸入郵遞區號,完成輸入時,Excel 工作表的外觀應該類似下圖:

    包含標題記錄的 Excel 工作表

  3. 在第二列輸入一位收件者的姓名與地址資訊。

    您可以視需要新增額外的地址列,數量不拘。現在您的 Excel 工作表外觀應該類似下圖:

    包含郵寄地址的 Excel 工作表

  4. 選擇 [儲存] [儲存] 按鈕

  5. 輸入活頁簿的名稱,例如,「地址」。

    請記住您儲存工作表的位置。日後您會需要知道這個位置。

  6. 關閉包含收件者清單的 Excel 活頁簿。

    如果不關閉包含您的清單的 Excel 活頁簿,或者在完成合併列印之前將其重新開啟,您便無法完成合併作業。

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