建立合併列印的資料來源

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

Word 可以從各種不同的資料來源,以執行合併列印來擷取資料。Word 是 Microsoft Office 套件的一部分,Word 會輕鬆接受 Outlook、 Excel 和 Access 中的資料。它可以接受從其他來源,包括網頁的資料,開啟文件文字檔案和分隔符號的資料檔案儲存為純文字。也如果您沒有現有的資料來源,您可以輕鬆建立新的資料來源從 Word 中。

[合併列印的資料來源

以下是一些您可以使用 [在 Word 中的合併列印的資料來源的範例。

  • Excel 試算表

    Excel 試算表非常適合做為合併列印的資料來源如果所有的資料是在一張工作表上,將資料格式化,讓它可以讀取與 Word。如需詳細資訊,請參閱準備合併列印的 Excel 資料來源

  • Outlook 連絡人清單

    您可以直接從 Outlook 連絡人清單至 Word 中擷取連絡人資訊,請參閱匯出 Outlook 項目

  • Apple 連絡人清單

    您可以將 Apple 連絡人匯出至 Excel 試算表,並將其郵寄清單做為合併列印。

  • FileMaker Pro 資料庫

    從 FileMaker Pro 資料來源,然後再匯入資料用來執行合併列印。

  • 文字檔案

    您可以使用資料欄位的任何文字檔案] 索引標籤的字元或逗號及資料記錄以段落標記分隔 (或分隔)。

合併列印程序期間傳送大量郵件,可以在 Word 中建立郵寄清單。

  1. 在 [檢視] 功能表中,選擇 [整頁模式]。

  2. 在 [標準] 工具列上,選擇 [新增  [新增文件] 按鈕 ]。

    您可以用這份空白文件建立資料來源。

  3. 在 [工具] 功能表上選擇 [合併列印管理員]。

  4. 1。選取文件類型,選擇 [建立新檔案,然後選取 [套印信件

  5. 2。選取 [收件者清單,選擇 [取得清單中,然後再選取 [新的資料來源

  6. 在 [標題列中的欄位名稱] 方塊中,按一下任何欄位名稱不想要包含在資料來源中,選擇 [移除欄位名稱,然後按一下[確定]

  7. 輸入名稱並選擇您的資料來源的位置,然後選擇 [儲存

    請記住您儲存資料來源的位置。 日後您會需要知道這個位置。

  8. [資料表單] 對話方塊中,輸入一筆資料記錄的資料 (例如,在 [名字] 中輸入收件者的名字,在 [姓氏] 中輸入姓氏,在 [地址 1] 中輸入街道地址等等)。

    附註: 請勿在您要留空白的方塊中輸入空格。

  9. 填寫一筆記錄的方塊之後,請選擇 [新增]。

  10. 針對您要輸入的每一筆記錄,重複步驟 8 和 9。

  11. 新增您想要的所有記錄之後,選擇[確定]

    提示: 若要返回資料表單] 對話方塊之後,在合併列印管理員],底下2。選取 [收件者清單,選取 [編輯資料來源  [編輯資料來源] 按鈕

  12. 在 [檔案] 功能表中,選擇 [關閉]。

  13. 若要儲存資料來源,請選擇 [儲存]。

  14. 若要捨棄開啟的空白文件,請選擇 [不要儲存]。

Excel 工作表的每一欄都包含一個資訊類別,或一個資料欄位,例如姓名、街道地址、縣/市、州/省及郵遞區號。 第一列的儲存格稱為標題記錄,它包含資料欄位名稱。 其後的每一列各包含一筆記錄,例如某人的姓名與地址。

附註: 稍後您建立標籤時,就能用標題記錄中的欄位指定要在哪裡放進什麼資料。

  1. 開啟Excel

  2. 在工作表的第一列中,輸入地址的標題記錄。

    例如,在第一列的第一欄輸入姓名;在第二欄輸入地址;在第三欄輸入縣/市;在第四欄輸入州/省;然後在第五欄輸入郵遞區號,完成輸入時,Excel 工作表的外觀應該類似下圖:

    包含欄位名稱記錄的 Excel 工作表

  3. 在第二列輸入一位收件者的姓名與地址資訊。

    您可以視需要新增額外的地址列,數量不拘。 現在您的 Excel 工作表外觀應該類似下圖:

    包含郵寄地址的 Excel 工作表

  4. 選擇 [儲存  [儲存] 按鈕 ]。

  5. 輸入活頁簿的名稱,例如,「地址」。

    請記住您儲存工作表的位置。 日後您會需要知道這個位置。

  6. 關閉包含收件者清單的 Excel 活頁簿。

    如果不關閉包含您的清單的 Excel 活頁簿,或者在完成合併列印之前將其重新開啟,您便無法完成合併作業。

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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