建立合併列印的資料來源

您可以在 Word​​ 內建立用來在合併列印過程中傳送大宗郵件的郵寄清單。

1. 在 [檢視] 功能表上，選擇 [整頁模式]。

2. 在 [標準] 工具列上，選擇 [新增] 。

   您可以用這份空白文件建立資料來源。

3. 在 [工具] 功能表上，選擇 [合併列印管理員]。

4. 在 [1. 選取文件類型] 底下，選擇 [建立新檔案]，然後選取 [套印信件]。

5. 在 [2. 選取收件者清單] 底下，選擇 [取得清單]，然後選取 [新增資料來源]。

6. 在 [標題列之欄位名稱] 方塊中，按一下您不希望包含在資料來源中的任何欄位名稱、選擇 [移除欄位名稱]，然後選取 [確定]。

7. 輸入資料來源的名稱，並為它選擇一個位置，然後選擇 [儲存]。

   請記住您儲存資料來源的位置。日後您會需要知道這個位置。

8. 在 [資料表單] 對話方塊中，輸入一筆資料記錄的資料 (例如，在 [名字] 中輸入收件者的名字，在 [姓氏] 中輸入姓氏，在 [地址 1] 中輸入街道地址等等)。

   附註: 請勿在您要留空白的方塊中輸入空格。

9. 填完一筆記錄的方塊之後，選擇 [新增]。

10. 針對您要輸入的每一筆記錄，重複步驟 8 和 9。

11. 新增完所需的所有記錄之後，選擇 [確定]。

    提示: 若要稍後返回 [資料表單] 對話方塊，請在合併列印管理員的 [2. 選取收件者清單] 底下，選取 [編輯資料來源] 。

12. 在 [檔案] 功能表上，選擇 [關閉]。

13. 若要儲存資料來源，請選擇 [儲存]。

14. 若要捨棄開啟的空白文件，請選擇 [不要儲存]。

Excel 工作表的每一欄都包含一個資訊類別，或一個資料欄位，例如姓名、街道地址、縣/市、州/省及郵遞區號。第一列的儲存格稱為標題記錄，它包含資料欄位名稱。其後的每一列各包含一筆記錄，例如某人的姓名與地址。

1. 開啟 Excel。

2. 在工作表的第一列中，輸入地址的標題記錄。

   例如，在第一列的第一欄輸入姓名；在第二欄輸入地址；在第三欄輸入縣/市；在第四欄輸入州/省；然後在第五欄輸入郵遞區號，完成輸入時，Excel 工作表的外觀應該類似下圖：

   

3. 在第二列輸入一位收件者的姓名與地址資訊。

   您可以視需要新增額外的地址列，數量不拘。現在您的 Excel 工作表外觀應該類似下圖：

   

4. 選擇 [儲存] 。

5. 輸入活頁簿的名稱，例如，「地址」。

   請記住您儲存工作表的位置。日後您會需要知道這個位置。

6. 關閉包含收件者清單的 Excel 活頁簿。

   如果不關閉包含您的清單的 Excel 活頁簿，或者在完成合併列印之前將其重新開啟，您便無法完成合併作業。