建立及管理文件組

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文件組內容類型已新增至文件庫之後,您可以使用它來建立新的多重文件工作產品。此外,當您按一下文件組,將其開啟的資料夾,您會移至 [歡迎] 頁面,您可用來管理中的文件組的內容。

如果您正在處理的文件庫同時包含文件和文件組,您就可以查看其唯一的資料夾圖示,以識別文件庫中的文件組。 文件組] 圖示

當您正在使用文件組時,您可以使用文件組功能區 (這會顯示在 [歡迎] 頁面上的文件組) 中的 [管理] 索引標籤來執行一般工作。

管理] 索引標籤

  1. 移至已設定為支援文件組的文件庫。

  2. 按一下 [檔案] 索引標籤。

    附註: 如果您使用的 SharePoint 2010,請按一下 [文件] 索引標籤。

  3. 按一下 [新文件旁的箭號,然後按一下 [文件組或您想要建立的文件組的名稱 (如果您的組織已經建立自訂的文件組內容類型,可能會有唯一的名稱)。如果文件庫支援建立個別文件,以及文件組,您可以找出文件組尋找資料夾圖示。 文件組] 圖示

  4. 在 [新文件組] 對話方塊中,輸入的名稱與您建立的文件組的描述,然後按一下[確定]或 [儲存]。建立文件組時,在瀏覽器會顯示 [歡迎] 頁面的文件組。

    如果此文件組設定為自動建立的文件,當您建立新的執行個體,這些文件會出現在 [歡迎] 頁面上的網頁組件中。如果沒有預設內容已指定為此文件組,會建立空的文件組資料夾,您可以新增或上傳檔案到資料夾中,讓文件組的一部分。您可以新增的文件組中允許的相同的內容類型中的檔案。

如果您正在使用的文件組未設定為自動建立預設內容,當您建立新的文件組執行個體,您可以手動將檔案新增文件組中。只文件組的內容類型的檔案才可以新增。

  1. 移至含有您想要更新的文件組的文件庫,然後按一下 [文件組,前往 [歡迎] 頁面的名稱。

  2. 在文件組的歡迎頁面上,按一下 [檔案] 索引標籤。

    附註: 如果您使用的 SharePoint 2010,請按一下 [文件] 索引標籤。

  3. 請執行下列其中一項操作:

    • 若要新增至文件組的新檔案,按一下新的文件,然後按一下您想要建立的文件的類型。

    • 若要將文件上傳到文件組,按一下 [上傳文件,然後瀏覽至您要的檔案的位置。選取檔案,按一下 [開啟],然後按一下[確定]。出現提示,然後按 [儲存時,請指定任何必要的屬性的資訊。

    • 若要將多份文件上傳至文件組,在檔案總管中,尋找您要上傳,然後按 Ctrl + 按一下每個檔案上的檔案。拖放到 [歡迎] 頁面選取的檔案。(當您將檔案拖曳到網頁中時,您會看到訊息拖曳到這裡] 方塊)。

根據預設,文件組會繼承它們的所在的文件庫的權限。您可以選擇指定唯一的權限的文件組,如果您需要限制或變更哪些人擁有存取文件中個別文件組。

管理項目層級或資料夾層級的唯一權限可複雜且費時。如果大部分的文件組需要存取類似的群組,可能更容易管理文件庫層級權限。

若要管理的文件組的權限,您必須至少有 [設計] 或 [完全控制 」 權限等級。

  1. 在文件組的歡迎頁面上,按一下 [管理] 索引標籤,然後按一下 [權限

  2. 請執行下列其中一項操作:

    • 若要變更文件庫本身的權限設定,請按一下 [管理上層

    • 若要停止繼承的文件庫的權限,並個別建立的文件組的唯一權限,按一下 [停止繼承權限]。

    • 若要檢視特定個人擁有的權限,按一下檢查權限],然後輸入的使用者或您想要檢查的群組名稱。

    • 按一下 [權限繼承上層文件庫 (如果您要停止繼承這些先前設定文件組) 的 [繼承的權限]。

如果已經啟用版本設定的文件組已儲存的文件庫,您會有兩種不同的選項,使用您的文件組或個別文件組中的版本歷程記錄。

在文件組的歡迎頁面上,按一下 [管理] 索引標籤,然後執行下列其中一項。

若要執行這項作業:

請執行此動作:

擷取目前屬性與文件組中的文件的快照

按一下 [擷取版本,輸入描述您所擷取的版本中所做的變更,然後按一下[確定]

檢視版本歷程記錄文件組

按一下 [版本歷程記錄]。

還原舊版文件組

  1. 按一下 [版本歷程記錄]。

  2. 指向您要還原按一下出現的箭號,再按一下 [還原版本的版本的日期及時間資訊。

這會還原整份文件組到所選儲存的版本。將還原這個版本之後,對文件組所做的任何變更。

刪除文件組的先前版本的快照

按一下 [版本歷程記錄],然後按一下 [刪除所有版本。這個動作會刪除文件組的版本歷程記錄快照的集。它不會刪除文件組本身。

檢視文件組中的個別檔案的版本歷程記錄

指向您要檢視版本歷程記錄,按一下出現箭號,再按一下 [版本歷程記錄的文件。

還原舊版的個別文件。

  1. 指向您要檢視版本歷程記錄,按一下出現箭號,再按一下 [版本歷程記錄的文件。

  2. 指向您要還原按一下出現的箭號,再按一下 [還原版本的日期及時間資訊。

如果您使用的電子郵件程式的相容於Microsoft SharePoint Server 2010,例如Microsoft Outlook 2010,您可以快速將電子郵件連結到 [歡迎] 頁面的文件組。

  1. 在文件組的歡迎頁面上,按一下 [管理] 索引標籤,然後按一下 [電子郵件連結

  2. 當系統提示您允許 Outlook 開啟網頁內容時,請按一下 [允許]。

  3. 行中的 Microsoft Outlook 電子郵件訊息,輸入所要的收件者的名稱,在 [主旨] 行中指定的主旨,然後輸入您想要的電子郵件訊息本文中所包含任何其他資訊。

  4. 如果您想,您可以讓郵件未出現,從伺服器,才能傳送及收件者不會略過指定 [寄件者」 行上的您自己的電子郵件地址。按一下 [] 旁的向下箭號,然後按一下 [其他電子郵件地址。輸入或選取您的電子郵件地址。

  5. 當您完成撰寫郵件的草稿時,請按一下 [在 Outlook 中的 [傳送]。

另請參閱

文件組簡介

建立及設定新的文件組內容類型

自訂文件組的歡迎頁面

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