建立及管理文件工作區網站

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

[文件工作區] 網站可以協助您與其他人共同開發一個或多個相關的文件。這個網站提供工具來共用及更新檔案,並讓人員隨時掌握那些檔案的狀態。

本文內容

概觀

從 [文件庫中建立的文件工作區網站

建立空白文件工作區網站

新增文件

新增使用者

新增任務

新增通知

[連結] 清單中新增連結

建立工作的電子郵件提醒

發佈至文件庫的文件的文件工作區網站

刪除文件工作區網站

概觀

透過使用 [文件工作區] 網站,您和同事可以共同開發一個或多個相關的文件。這個網站提供工具來共用及更新檔案,並讓人員隨時掌握那些檔案的狀態。您和同事可以在 [文件工作區] 網站上共同作業,以下列方式開發文件:

  • 直接處理位於文件工作區網站上的複本

  • 在文件工作區網站上處理本機複本及定期更新複本

您和其他工作區成員也可以使用 [文件工作區] 網站來發佈宣告、指定工作、共用相關連結,以及接收網站內容變更的提醒。您可以針對短期專案建立 [文件工作區] 網站,然後在專案結束時刪除此網站,或永久保留此網站。

根據預設,網站擁有者具有必要權限等級建立現有的網站中的文件工作區網站。如果您是網站擁有者,並想要讓其他網站成員,建立文件工作區網站,您可以授與建立網站,以 Microsoft Windows SharePoint Services] 群組中的小組成員所屬的權限。

頁面頂端

從文件庫的文件建立文件工作區網站

您可以從網站上的某個文件庫中已有的文件建立新的 [文件工作區] 網站。視程式而定,您或許也可以從程式內建立新的 [文件工作區] 網站,該程式必須與 Microsoft Windows SharePoint Services 相容,例如 Microsoft Office Word 2007。如需詳細資訊,請參閱該程式中的 [說明]。

  1. 開啟儲存該文件的文件庫。

  2. 指向文件名稱,按一下出現的箭號,指向 [傳送至],然後按一下 [建立文件工作區]

    附註: 如果 [建立文件工作區] 選項無法使用,表示您沒有在該網站建立工作區的權限。請網站擁有人提供此權限給您,或為您建立工作區網站。

  3. 按一下 [確定]

頁面頂端

建立空白文件工作區網站

如果您想要建立 [文件工作區] 網站,但不想要以文件庫中的現有文件做為依據,就可以先建立 [空白文件工作區] 網站,並於稍後新增一個或多個文件。

  1. 開啟您要建立 [文件工作區] 網站的網站。

    1. 按一下 [檢視所有網站內容],然後按一下 [所有網站內容] 頁面上的 [建立

      提示: 在大部分情況下,您可以使用[網站動作] 功能表 按鈕圖像 改為完成這個步驟。

    附註: 您可能需要請網站擁有人提供建立 [文件工作區] 網站的權限。

  2. 按一下 [網頁] 清單中的 [網站與工作區]

  3. 輸入您要建立的 [文件工作區] 網站的相關資訊,例如標題和網址的最後部分。

  4. 按一下 [範本選擇] 區段中的 [共同作業] 索引標籤,然後按一下 [文件工作區]

  5. [權限] 區段中,執行下列其中一項:

    • 如果要讓上層網站的所有成員變成這個工作區的成員,請按一下 [使用和上層網站相同的權限]

    • 如果只要讓特定一組人員變成這個工作區的成員,請按一下 [使用專屬權限]

  6. 如果要讓上層網站的上方連結列出現在這個新網站的網頁上,請確認您已選取 [導覽繼承] 區段中的 [使用上層網站的上方連結列]

  7. 按一下 [建立]

頁面頂端

新增文件

不論是從現有文件建立 [文件工作區] 網站,或是建立空白 [文件工作區] 網站,您隨時都可以將新文件新增至 [文件工作區] 網站。

  1. 在 [文件工作區] 網站的首頁上,按一下 [共用文件]

  2. 執行下列其中一項:

    • 若要建立及新增文件,請按一下 [新增]

    • 若要新增現有的文件,請按一下 [上載],然後按一下 [瀏覽],尋找您要新增的檔案。選取該檔案,然後按一下 [開啟]。如果具有相同檔案名稱的文件已經存在於文件庫中,而您不想覆寫現有的文件,請清除 [覆寫現有的檔案] 核取方塊。

  3. 按一下 [確定]

您也可以建立 [傳送至] 目的地,從另一個文件庫新增文件的連結複本至 [文件工作區] 網站的 [共用文件] 文件庫。當原始文件或連結複本更新之後,您可以輕易地在其他位置更新複本。如需關於新增文件的連結複本至其他文件庫的詳細資訊,請瀏覽「請參閱」下方的連結。

頁面頂端

新增使用者

若要將使用者新增至 [文件工作區] 網站,您必須有將成員新增至上層網站或 [文件工作區] 網站的權限。如果您無法將使用者新增至 [文件工作區] 網站,請連絡上層網站的擁有人。

  1. 在 [文件工作區] 網站的首頁上,按一下 [成員] 清單中您要新增使用者的群組名稱。

  2. 在 [新增] 功能表 功能表圖像 ,按一下 [新增使用者]。

  3. 在 [新增使用者] 區段中,輸入名稱、 群組名稱或電子郵件地址的使用者或您想要新增的群組。如果您新增多個使用者,請以分號 (;) 分隔每個名稱。您也可以按一下 [瀏覽 按鈕圖像 搜尋,然後從目錄中選取的人員。

  4. [授與權限] 區段中,按一下您要新增使用者的群組。

  5. 按一下 [確定]

頁面頂端

新增工作

您可以使用 [文件工作區] 網站上的 [工作] 清單,指定工作項目給自己或工作區的其他成員。然後,成員可以輕易更新及共用其指定工作的狀態。透過使用 [工作] 清單,您可以設定工作的優先順序和到期日,以及工作狀態和完成百分比。身為 [文件工作區] 網站的擁有人,您也可以將自訂欄位新增至 [工作] 清單,就像您處理 SharePoint 網站上的其他清單一樣。如需關於自訂清單的詳細資訊,請瀏覽「請參閱」下方的連結。

  1. 按一下 [文件工作區網站的 [工作] 底下的 [首頁] 頁面的 [新增工作]。

  2. 在 [標題] 方塊中輸入任務的名稱。

  3. 在 [優先順序] 清單中,按一下工作的優先順序。

  4. 在 [狀態] 清單中,按一下 [任務的狀態]。

  5. 若要指派工作給其他人,請執行 [指定給] 區段中的下列其中一項︰

    • 輸入您要指派工作之人員的電子郵件地址。

    • 輸入您要指派工作之人員的完整名稱,然後按一下 [檢查名稱 按鈕圖像 。如果在目錄中找到該人員名稱解析為該人員的電子郵件地址。在目錄中找不到該人員,如果找不到完全符合的項目會出現訊息。

    • 按一下 [瀏覽 按鈕圖像 搜尋,然後從目錄中選取 [人員]。完成後,按一下[確定]

  6. 如有需要,請在 [描述] 方塊中輸入任務的簡短描述。

  7. 在 [開始日期] 方塊中,輸入工作時開始的日期。

  8. 在 [到期日] 方塊中,輸入必須完成任務的日期。

  9. 按一下 [確定]

頁面頂端

新增宣告

您可以使用 [宣告] 清單,為小組成員張貼專案的相關重要訊息,例如可傳送作業的期限和變更、新小組成員的簡介,以及其他資訊。

  1. 在 [文件工作區網站的 [首頁] 頁面中,按一下 [新增新的通知]。

  2. 在 [標題] 方塊中,輸入您的通知的標題。

  3. 在 [本文] 方塊中,輸入您的通知的完整文字。

  4. 如果您希望自動到期特定日期之後的通知,請在 [到期日] 方塊中輸入的日期。

  5. 按一下 [確定]

頁面頂端

[連結] 清單中新增連結

您可以使用 [連結] 清單來共用對小組成員有用的連結。這份清單可以讓使用者快速且方便地存取相關資訊和資源,例如其他網站。

  1. 在文件工作區網站的首頁上,按一下 [新增] 連結

  2. 在 [ URL ] 區段中,輸入網頁或其他類型的資源您要連結的地址,然後輸入描述的連結。

    您在輸入描述] 方塊中輸入的文字會顯示為 [連結] 清單中的連結的名稱。您可以在 [筆記] 節中包含連結的相關附註,但這項資訊不會出現的預設檢視會出現在文件工作區網站的 [首頁] 頁面的 [連結] 清單中。

  3. 按一下 [確定]

頁面頂端

建立工作的電子郵件提醒

建立工作並將工作指派給工作區成員之後,您可以選擇接收電子郵件提醒,通知您 [工作] 清單中之項目的變更。成員也可以建立自己的提醒,來接收關於他們感興趣的其他項目之變更的電子郵件通知。

附註: 唯有當伺服器管理員已經啟用 Windows SharePoint Services 伺服器的電子郵件功能時,您才可以建立工作的電子郵件提醒。

  1. 在文件工作區網站的首頁上,按一下 [任務]。

    如果 [工作] 清單不會出現在 [首頁] 頁面上,按一下 [檢視所有網站內容],然後按一下 [工作

  2. 執行 功能表圖像 ] 功能表中,按一下 [提醒我]

  3. 在 [提醒標題] 區段中,輸入您的提醒的名稱。

  4. 在 [傳送提醒給] 區段中,在 [使用者] 方塊中的預設會包含您的名稱。您可以傳送通知給其他成員,他們的名稱新增至 [使用者] 方塊中,並以分號 (;) 分隔。

  5. 在 [變更類型] 區段中,選取您要收到的變更類型。

  6. 在 [傳送這些變更的通知] 區段中,選取要篩選接收根據特定準則的變更。

    提示: 您也可以選擇要收到通知的 [工作] 清單的特定檢視中顯示的項目。

  7. 在 [要傳送的通知時] 區段中,選取您想要收到通知的頻率。

  8. 按一下 [確定]

頁面頂端

從文件工作區網站發佈文件回到文件庫

如果 [文件工作區] 網站是以儲存在文件庫中的現有文件為基礎,您可以利用對 [文件工作區] 網站上之文件複本所做的變更來更新原始複本。

  1. 在 [文件工作區] 網站上,開啟包含文件的文件庫。

  2. 指向文件的名稱,按一下出現的箭號,指向 [傳送至],然後按一下 [發佈至來源位置]

頁面頂端

刪除文件工作區網站

在完成文件專案之後,而且文件最終版本已移到其他位置,您可以選擇刪除 [文件工作區] 網站。若要刪除該網站,您必須有 [完全控制] 權限等級。根據預設,網站擁有人具有這個權限等級。

重要: 在刪除 [文件工作區] 網站之前,一定要將所有文件發佈至另一個位置。當您刪除 [文件工作區] 網站時,[文件工作區] 網站所包含的所有文件、文件庫、清單和清單資料、網站設定、權限等級以及安全性資訊會跟著永久損毀。

  1. 在網站的 [首頁] 頁面,按一下 [網站動作] 功能表 按鈕圖像 ,然後再按一下 [網站設定

    在已自訂 [網站動作] 功能表的網站上,指向 [網站設定],然後按一下您想要檢視的設定。

  1. 按一下 [網站管理] 欄中的 [刪除這個網站]

  2. 按一下 [刪除],然後按一下 [確定],以確認您要刪除該網站。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

擴展您的技能
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與其中一位 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×