建立及指定色彩類別

建立及指定色彩類別

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色彩類別可讓您在 Microsoft Outlook 中輕鬆進行識別並將關聯的項目組成群組。 將一個色彩類別指定給一組相互關聯的項目 (例如記事、連絡人、約會和電子郵件訊息),以便快速追蹤及整理這些項目。 您也可以將多個色彩類別指定給多個項目。

具有多個類別的工作

您可以從一組預設類別進行選擇或建立您自己的類別,然後將類別指定給 Outlook 項目。 資料表檢視,例如收件匣,並在開啟的項目本身中會顯示類別的色彩。 您可以將類別重新命名為對您而言更有意義的名稱,或為類別選擇不同的色彩。 這樣的彈性可讓您設計符合您個人工作型態的色彩類別系統。

指定電子郵件訊息的色彩類別

若要將色彩類別指定給郵件清單中的某封郵件,請以滑鼠右鍵按一下該郵件。 選取 [分類],然後從清單中選取一個類別。

祕訣:如果您以滑鼠右鍵按一下郵件,而且您只看到標示郵件,請嘗試以滑鼠右鍵按一下寄件者名稱右側的空白區域中的選項。

附註: 若要指定第二個或第三個色彩類別,您可以多次執行此動作。

若要從讀取窗格或已開啟的郵件指定色彩類別,請從功能區上的 [標籤] 群組選取 [分類],然後從清單中選取一個類別。

如果您在功能區上沒有看到 [分類],請選取 [標籤] 底下的下拉式清單。

分類

附註: [分類] 下拉式清單會顯示十個最常用的類別。 如果您有其他類別,則須選取 [所有類別] 才能看到清單的其餘項目。

預設色彩類別有一般的名稱,例如 [紅色類別] 和 [藍色類別]。 為了輕鬆識別及整理分類項目,您可以使用對您而言具有意義的名稱來重新命名色彩類別。

附註: 

  • 第一次,您將現有色彩類別指派給某個項目,您將會提示您重新命名色彩類別。

  • 如果您變更已指定給項目的色彩類別,已指定該類別的所有項目都會更新為新的名稱。

  1. 在工具列上,選取 [分類] 按鈕影像 ]。

  2. 選取 [所有類別]。

    分類] 下拉式功能表

  3. 在 [名稱] 清單中,選取色彩類別的名稱,然後選取 [重新命名

  4. 在 [名稱] 清單中,輸入色彩類別的新名稱。

    要自動指派到主要Outlook視窗中選取的項目重新命名色彩類別,請在 [名稱] 清單中,選取色彩類別] 旁的核取方塊,然後選取[確定]

  1. 在功能區上的 [標籤] 群組中的任何郵件資料夾中選取 [分類] >所有類別]。

    分類] 下拉式功能表

    附註: 若是行事曆項目,[標籤] 群組會出現在 [約會] 或 [會議]索引標籤上。 開啟的連絡人或工作,在 [常用] 索引標籤上會出現 [標籤] 群組。

  2. 在 [色彩類別] 對話方塊中,選取 [新增]。

  3. 輸入類別名稱,然後選取色彩和快速鍵 (可省略)。 然後選取 [確定]。

    新增新的類別

快速點選類別是您可在某些表格檢視中設定的預設類別。 例如,如果您關閉讀取窗格或將讀取窗格移至郵件清單下方,您會在 [收件匣] (包括 [已接收]、[類別] 和 [提及]) 中看到其他的欄。 若要在其中一個檢視中指定快速點選類別,您可以按一下類別欄以設定類別。

  1. 在功能區的 [標籤] 群組中,選取分類>設定快速點選

  2. 使用下拉式清單選取色彩類別,然後選取 [確定]。

提示: 在開啟的郵件中,您可以按一下 [分類] 功能表上的 [設定快速點選],以設定後續所有郵件的預設色彩分類,而不只是選取的郵件。

以關聯類別中的鍵盤快速鍵,您可以快速指定類別項目,例如電子郵件訊息,收件匣或另一個 [類別] 檢視中選取項目,然後按 [快速鍵。 您也可以使用快速鍵將某個色彩類別同時指定給多個項目。

  1. 在工具列上的 [主要Outlook ] 視窗中,選取分類 按鈕影像

  2. 在功能表底部,選取 [所有類別]。

  3. 在 [名稱] 清單中,選取色彩類別的核取方塊。

  4. 在 [快速鍵] 清單中,選擇鍵盤快速鍵。

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