建立及指定色彩類別

建立及指定色彩類別

色彩類別可讓您在 Microsoft Outlook 中輕鬆進行識別並將關聯的項目組成群組。將一個色彩類別指定給一組相互關聯的項目 (例如記事、連絡人、約會和電子郵件訊息),以便快速追蹤及整理這些項目。您也可以將多個色彩類別指定給多個項目。

檢視收件匣中的色彩類別
色彩類別可讓您快速掃描及尋找相關項目。

您可以從一組預設類別進行選擇或建立您自己的類別,然後將類別指定給 Outlook 項目。類別色彩會醒目地顯示在 資料表 檢視中,例如 [收件匣] 以及已開啟的項目本身之內。您可以將類別重新命名為對您而言更有意義的名稱,或為類別選擇不同的色彩。這樣的彈性可讓您設計符合您個人工作型態的色彩類別系統。

指定電子郵件訊息的色彩類別

若要將色彩類別指定給郵件清單中的某封郵件,請以滑鼠右鍵按一下該郵件。選取 [分類],然後從清單中選取一個類別。

提示:如果您以滑鼠右鍵按一下郵件,而且只看到可對郵件設定標幟的選項,請嘗試在寄件者名稱右側的空白區域中按一下滑鼠右鍵。

附註: 

  • 若要指定第二個或第三個色彩類別,您可以多次執行此動作。

  • 如果您正在 Outlook 2016 中使用交談檢視,則無法將色彩類別指定給讀取窗格或郵件清單中的某封郵件。如需詳細資訊,請參閱深入了解交談檢視 (機器翻譯)。

若要從讀取窗格或已開啟的郵件指定色彩類別,請從功能區上的 [標籤] 群組選取 [分類],然後從清單中選取一個類別。

如果您在功能區上沒有看到 [分類],請選取 [標籤] 底下的下拉式清單。

選取 [標籤] 下拉式方塊,然後選取 [分類]。

附註: [分類] 下拉式清單會顯示十個最常用的類別。如果您有其他類別,則須選取 [所有類別] 才能看到清單的其餘項目。

  1. 在任何郵件資料夾中,於功能區的 [標籤] 群組中,選取 [分類] > [所有類別]。

    [標籤] 群組中的 [所有類別] 命令

    附註:  若是行事曆項目,[標籤] 群組會出現在 [約會][會議]索引標籤上。若是開啟的連絡人或工作,[標籤] 群組會出現在 [連絡人][工作] 索引標籤上。

  2. 在 [色彩類別] 對話方塊中,選取 [新增]。

  3. 輸入類別名稱,然後選取色彩和快速鍵 (可省略)。然後選取 [確定]。

    [新增類別] 對話方塊

快速點選類別是您可在某些表格檢視中設定的預設類別。例如,如果您關閉讀取窗格或將讀取窗格移至郵件清單下方,您會在 [收件匣] (包括 [已接收]、[類別] 和 [提及]) 中看到其他的欄。若要在其中一個檢視中指定快速點選類別,您可以按一下類別欄以設定類別。

  1. 在功能區的 [標籤] 群組中,選取 [分類] > [設定快速點選]。

  2. 使用下拉式清單選取色彩類別,然後選取 [確定]。

提示: 在開啟的郵件中,您可以按一下 [分類] 功能表上的 [設定快速點選],以設定後續所有郵件的預設色彩分類,而不只是選取的郵件。

您想要做什麼?

色彩可提高您 Outlook 項目的可見度。例如,如果您建立一個名為「彥亭專案」的類別並指定項目給它,您就可以追蹤與該專案關聯的所有會議、連絡人和郵件。

行事曆中的色彩類別
色彩類別會連結相關的 Outlook 項目,讓您輕鬆進行識別。在這裡,您可以看到顯示於已開啟項目的標題和 [行事曆] 中的色彩類別,這兩個項目都與「彥亭專案」有關。

色彩類別會連結相關的 Outlook 項目,讓您輕鬆進行識別。在這裡,您可以看到顯示於已開啟項目的標題和 [行事曆] 中的色彩類別,這兩個項目都與「彥亭專案」有關。

色彩類別會連結相關的 Outlook 項目,讓您輕鬆進行識別。在這裡,您可以看到顯示於已開啟項目的標題和 [行事曆] 中的色彩類別,這兩個項目都與「彥亭專案」有關。

色彩類別會醒目地顯示在 資料表 檢視中,例如 [收件匣] 以及已開啟的項目本身之內。六種色彩類別的預設組合採用可自訂的設計。您可以將類別重新命名為對您而言更有意義的名稱,或為類別選擇不同的色彩。除了這六種以外,您也可以視需要任意建立更多色彩類別,而且也可以將多個色彩類別指定給多個項目。這樣的彈性可讓您設計符合您個人工作型態的色彩類別系統。

檢視收件匣中的色彩類別
色彩類別可讓您快速掃描及尋找相關項目。

色彩類別可讓您快速掃描及尋找相關項目。

色彩類別可讓您快速掃描及尋找相關項目。

您也可以選擇快速點選類別,如此一來,您只要按一下 [收件匣] 或其他表格檢視,就能將預設色彩類別指定給 Microsoft Outlook 項目。若要深入了解,請參閱指定快速點選類別

為了讓尋找分類郵件項目變得更加容易,已將 [已分類的郵件] 搜尋資料夾新增到 瀏覽窗格 中的 [搜尋資料夾],並提供您所有分類郵件項目的檢視。在此資料夾內,您可以對分類項目進行排序並將它們組成群組。您也可以為特定類別建立其他類別搜尋資料夾。

雖然您可以使用及自訂六種預設色彩類別,但在繼續整理項目時,您可能會需要建立新的類別。色彩、名稱和快速鍵是您可以套用到任何類別的屬性。

  1. 在工具列上,按一下 [分類] 按鈕影像

  2. 按一下 [所有類別]。

    [色彩類別] 功能表

  3. 按一下 [新增]。

    [新增類別] 對話方塊隨即開啟。

    [新增類別] 對話方塊

  4. 在 [名稱] 方塊中,輸入新色彩類別的名稱。

  5. 在 [色彩] 清單中,選擇您想要的色彩,然後按一下 [確定]。

    附註: 

    • 選擇快速鍵是選擇性的步驟。

    • 若要建立色彩類別但不指定色彩,請按一下調色盤中的 [無]。類別會將名稱和快速鍵 (如果您已選擇的話) 套用到項目,而您可以對項目進行排序,並根據類別將項目組成群組。項目也可在適當的類別搜尋資料夾中取得。

指定 Outlook 項目的色彩類別

色彩類別必須列於色彩類別清單中,才能進行指定。如果沒有列出該色彩類別,您可以同時建立新的色彩類別,並將它指定給項目。

附註: 在您第一次將預設色彩類別指定給項目時,系統會提示您重新命名類別。此時,您也可以變更該類別的色彩,重新命名類別,以及選擇鍵盤快速鍵。

指定表格檢視中的項目的色彩類別

對於所有類型的 Outlook 項目,您可以用類似的方法,將色彩類別指定給 [收件匣] 或其他 資料表 檢視中的項目。

附註: 在 [連絡人] 的卡片檢視 (例如 [名片] 檢視) 或 [記事] 的 [圖示] 檢視中指定色彩類別,與在表格檢視中指定色彩類別是一樣的。

  • 若要指定色彩類別,請執行下列其中一項操作:

    • 選取項目,按一下工具列上的 [分類] 按鈕影像 ,然後按一下色彩類別。

    • 以滑鼠右鍵按一下項目,指向捷徑功能表上的 [分類] 按鈕影像 ,然後按一下色彩類別。

      只有 15 個最常用的色彩類別會顯示在 [分類] 功能表上。若要查看更多類別或建立新類別,請按一下 [所有類別]。若要從 [色彩類別] 對話方塊指定色彩類別,您必須選取色彩類別旁的核取方塊。

      [色彩類別] 對話方塊也是將多個類別指定給項目的快速方法。

      附註: 

      • 在 [工作] 和 [日誌] 等項目所提供的時間表檢視中,使用上述的捷徑功能表方法是將色彩類別指定給項目的唯一方法。

      • 針對 [日誌] 檢視,根據預設,[分類] 按鈕不會顯示在工具列上。若要新增此按鈕,請在 [工具] 功能表上按一下 [自訂]。在 [命令] 索引標籤上,按一下 [類別] 清單中的 [動作]。在 [命令] 清單中,按一下 [分類],然後將它拖曳到您希望它出現的工具列所在位置上。

預設色彩類別有一般的名稱,例如 [紅色類別] 和 [藍色類別]。為了輕鬆識別及整理分類項目,您可以使用對您而言具有意義的名稱來重新命名色彩類別。

附註: 如果您變更已指定給項目的色彩類別,已指定該類別的所有項目都會更新為新的名稱。

  1. 在工具列上,按一下 [分類] 按鈕影像

  2. 按一下 [所有類別]。

    [色彩類別] 功能表

  3. 在 [名稱] 清單中,按一下色彩類別名稱,然後按一下 [重新命名]。

  4. 在 [名稱] 清單中,輸入色彩類別的新名稱。

    • 若要將您正在重新命名的色彩類別自動指定給主要 Microsoft Outlook 視窗中選取的項目,請選取 [名稱] 清單中色彩類別旁的核取方塊,然後按一下 [確定]。

    • 在您第一次將現有色彩類別指定給項目時,系統會提示您重新命名色彩類別。

  1. 在工具列上,按一下 [分類] 按鈕影像 ,然後按一下 [設定快速點選]。

  2. 在 [設定快速點選] 對話方塊中,選擇清單中的色彩類別。

變更為不同的快速點選類別並不會變更已指定給任何項目的色彩類別。不過,如果您變更任何色彩類別的名稱或色彩,則會更新已指定該色彩類別的所有項目,以反映新的名稱或色彩。

您也可以從任何已開啟項目的 [分類] 功能表設定您目前的快速點選類別。

當您在 [收件匣] 或 [待辦事項列] 等表格檢視中檢視項目時,您可以將快速點選類別指定給大多數 Outlook 項目。

  • 在 [收件匣] 或其他表格檢視中,按一下郵件旁的 [類別] 欄。這會將與快速點選類別關聯的色彩新增到該欄。如果您開啟項目,色彩類別的色彩和名稱會顯示在項目頂端附近。

    附註: 

    • 只要再次按一下 [類別] 欄,就可以移除快速點選類別。

    • 您可以同時將某個快速點選類別指定給多個項目。只要選取所有項目,然後按一下其中一個項目旁的 [類別] 欄就可以了。

您可以將鍵盤快速鍵與 色彩類別 建立關聯,藉此將色彩類別快速指定給某個項目 (例如電子郵件訊息),做法是選取 [收件匣] 或其他 資料表 檢視中的項目,然後按下快速鍵。您也可以使用快速鍵將某個色彩類別同時指定給多個項目。

  1. 在主要 Microsoft Office Outlook 2007 視窗的工具列上,按一下 [分類] 按鈕影像

  2. 按一下功能表底部的 [所有類別]。

  3. 在 [名稱] 清單中,選取色彩類別的核取方塊。

  4. 在 [快速鍵] 清單中,選擇鍵盤快速鍵。

您無法從 Office Outlook 2007 內將清單重設為六種預設類別。這些預設類別是以預留位置的形式提供,讓您視需要進行自訂。

雖然您無法從 Outlook 內還原六種預設類別,但您可以重新建立清單。或者,您可以在 Windows [執行] 對話方塊中使用命令列參數來執行命令,以自動還原六種類別的預設清單。

在 Outlook 中重新建立清單

這組基本色彩類別採用可自訂的設計。您可以重新命名類別,並將類別與不同的色彩建立關聯。除了這六種色彩類別以外,也可以輕鬆建立新的色彩類別。以下是 Outlook 2007 中的六種預設色彩類別。

紅色類別

黃色類別

藍色類別

橘色類別

綠色類別

紫色類別

色彩、名稱和快速鍵是您可以套用到任何類別的屬性。如果您變更已指定給項目的色彩類別,這些項目中的色彩類別會隨即更新。

附註: 如果您在安裝 Office Outlook 2007 時從其他 Outlook 版本進行升級,在您第一次開啟 [色彩類別] 清單時,則會顯示六種預設色彩類別,以及已套用到舊版 Outlook 中的項目的任何類別。

使用命令列參數還原清單

有一個命令列參數可還原類別清單中的六種預設類別的色彩和名稱。若要深入了解,請參閱使用命令列參數

重要: 執行此命令列參數將會刪除您建立的任何自訂類別。如果您從其他 Outlook 版本升級到 Office Outlook 2007,將會刪除任何自訂類別或主要類別清單中的類別。項目仍會保留類別名稱,但不會保留色彩。

首先,請確認 outlook.exe 在電腦上的位置。如果您在安裝 Office Outlook 2007 時接受預設的資料夾位置,outlook.exe 則位於 c:\program files\microsoft office\office12\outlook.exe。

如果您在該位置找不到 outlook.exe,請搜尋該檔案,並且記下完整路徑。

  1. 執行下列其中一項操作:

    • Windows Vista   

      • 按一下 [開始] 按鈕影像 ,指向 [所有程式],按一下 [附屬應用程式],然後按一下 [執行]。

    • Microsoft Windows XP 或 Microsoft Windows Server 2003   

      • 按一下 [開始],然後按一下 [執行]。

  2. [執行] 對話方塊中,輸入一個引號、輸入 outlook.exe 檔案的完整路徑,然後再輸入另一個引號; 或者,您也可以按一下 [瀏覽],找出並選取檔案, 在此情形下,引號會自動提供。

  3. 在右雙引號後面輸入一個空格,然後輸入參數 /cleancategories。例如,如果您使用預設安裝位置,您輸入的文字看起來會像這樣:

    "c:\program files\microsoft office\office12\outlook.exe" /cleancategorie s

  4. 按一下 [確定]。

    附註: 

    • 參數不區分大小寫。例如 /CLEANCATEGORIES 的作用與 /cleancategories 相同。

    • 請記得在參數前面加上一個空格。

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