建立及列印信件使用 Mac 版 Word 2016 中的 [合併列印

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

如果您有大量郵件傳送給您的郵寄清單中的人員,您可以使用 [合併列印建立的個人化信件批次。所產生的每個字母具有相同的版面配置、 格式設定、 文字和圖形。只有特定節的字母視情況而定,並會個人化。

有三個檔案中建立及列印信件使用合併列印程序︰

  • 主文件
    這份文件包含文字與合併文件的每個版本相同的圖形 (標誌或影像,例如)。本文字母是相同內容的範例。

  • 您的郵寄清單
    這份文件包含資料的用來填入資訊的字母。您的郵寄清單擁有的名稱,例如,且主文件為將收件者為您的清單中的名稱字母。

  • 合併文件
    這份文件是主文件與郵件清單的組合。[合併列印會提取郵件清單中的資訊,然後放在主文件中的每個人所產生的個人化。

請遵循下列步驟來建立及列印使用郵件合併列印來個人化的信件。

在開始合併列印之前,準備您的信件。如果您讓別人知道即將發生的事件,例如,包含名稱、 日期、 時間及事件的位置。就會相當重要的信件的所有收件者的詳細資料。

  1. 在 [郵寄] 索引標籤上的 [在 [啟動合併列印] 群組中,選擇 [啟動合併列印>字母

    套印信件

  2. 在Word,輸入您想要傳送給所有人的字母的本文。

郵件清單是您的資料來源。 可將Excel試算表、 Outlook連絡人的目錄, Access資料庫或Office通訊清單。包含記錄的Word使用來建立您的信件擷取的資訊。

提示

  • 如果您沒有郵寄清單,您可以在合併列印期間建立一份。在開始合併列印程序之前,請先收集您的所有資料記錄,然後將它們新增到您的資料來源。

  • 如果您使用Excel試算表,請確定郵遞區號或郵遞區號欄格式化為文字,因此不會遺失任何零。

  • 如果您想要使用Outlook連絡人,請確定Outlook是預設的電子郵件程式。若要這麼做,請開啟 Apple Mail,然後選擇 [郵件] 功能表上的 [喜好設定]。在 [一般] 索引標籤旁的預設電子郵件閱讀程式中,選取 [ Microsoft Outlook

  • 您也可以使用您的 Apple 連絡人,請確定 Apple mail 是預設的郵件程式。

  • 使用 FileMake pro 資料庫作為您的資料來源合併。

  1. 在 [郵寄] 索引標籤中,選擇 [選取收件者,,然後選擇一個選項。

    在 [郵寄] 索引標籤上選取收件者是奇偶選項的清單

    [選擇]

    若要

    建立新的清單

    您正在設定合併列印時,開始新的通訊清單

    使用現有清單

    使用Excel試算表或其他類型的資料檔],為您的通訊清單

    選擇 [從 Outlook 連絡人

    直接從Outlook連絡人的通訊清單中選取名稱

    Apple 連絡人

    直接從 Apple 通訊錄地址清單中選取名稱

    FileMaker Pro

    從 FileMaker Pro 資料庫匯入資料

  2. 如果您選取 [建立新的清單,請遵循下列步驟︰

    1. 在 [編輯清單的欄位] 對話方塊中, Word會自動建立一些基本資訊,例如名字、 姓氏與地址的欄位。如果您想要加入新的欄位,例如郵件] 欄位,立即新增,因此您可以將公式填入中當您輸入的項目。在新的欄位名稱] 下輸入您想要新增],然後選擇 [加號 (+) 欄位的名稱。

      提示: 若要變更的欄位順序,請選取您要移動,然後使用向上或向下箭號來移動您要在清單中的欄位的欄位。

    2. 所有欄位會設定您想要的方式,請都選擇 [建立],以建立清單]。

  3. 如果您選取 [使用現有清單],請遵循下列步驟︰

    1. 瀏覽至您想要使用,並選擇 [開啟檔案。

    2. 如果您選擇要開啟 Excel 試算表,在開啟的活頁簿] 對話方塊中,選取您要使用的工作表,然後將 [儲存格範圍] 保留空白,使用整個工作表或輸入您要使用的資料的儲存格範圍,然後選擇[確定]

  4. 如果您選取 [從 Outlook 連絡人選擇] 或 [ Apple 連絡人,請遵循下列步驟︰

    1. 選擇 [篩選收件者,若要選取您想要包含的收件者]。

    2. Outlook連絡人,請在 [查詢選項] 對話方塊的 [旁的清單合併列印收件者,選取完整的記錄。在連絡人清單中,選取您想要傳送大量郵件的連絡人,然後選擇[確定]

    3. Apple 連絡人,請在查詢選項] 對話方塊中,在Apple 連絡人群組] 底下選擇您要傳送大量郵件,然後選擇[確定]的群組。

    4. FileMaker Pro 的資料庫,請在 [選擇要使用做為資料來源的 FileMaker Pro 資料庫] 對話方塊中選擇資料庫檔案,然後選擇 [開啟

  1. 在 [郵寄] 索引標籤中,選擇 [插入合併功能變數,然後選取您想要新增的欄位]。

    在 [郵寄] 索引標籤上醒目提示 [插入合併功能變數

    接著繼續新增欄位,直到您已新增所有您要在您的信件的資訊。

  2. 設定書信中的欄位的格式,使其看起來的是您所要尋找信封的其餘部分。例如,按 return 鍵開始一行新的 [位址] 欄位,包含第一個與最後一個名稱] 欄位之間的間距。

    提示: 若要排序您的收件者清單,或移除收件者,在 [郵寄] 索引標籤上的選擇 [篩選收件者,,然後選擇排序篩選記錄。當您完成時,選擇[確定]

  1. 在 [郵寄] 索引標籤中,選擇 [預覽結果] ,看看您的信件]。使用 [郵寄] 索引標籤的左邊和右邊的箭號以捲動瀏覽每個字母。

    在 [郵寄] 索引標籤上醒目提示預覽結果

  2. 若要變更其他格式設定,請再次選擇 [預覽結果],這可讓您新增或移除合併列印欄位。

  3. 字母的外觀如何要請在 [郵寄] 索引標籤上選擇 [完成與合併] > 完成合併列印文件

    在 [郵寄] 索引標籤上完成與合併列印文件] 選項會醒目提示和

    提示: 如果您想要檢閱及更新每個字母個別列印之前,在 [郵寄] 索引標籤上選擇 [完成與合併>編輯個別文件。當您完成後時,按一下 [檔案>列印列印信封。

當您儲存合併列印文件時,保持連線到您的郵寄清單,讓您可以使用您的下一個大量郵寄。

若要重複使用合併列印文件

  • 開啟合併列印文件,然後Word提示您要保留連線時,請選擇[是]

若要變更合併列印文件中的地址

  • 開啟合併列印文件,然後選擇 [編輯收件者清單以排序、 篩選和選擇特定的地址。

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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