建立共用信箱

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上次更新: 11 年 7 月,2018年

建立共用信箱能讓一群人輕易監視某個共用電子郵件地址 (例如 info@contoso.com) 的電子郵件,並從該電子郵件地址傳送電子郵件。當群組中的某人回覆一則傳送到共用信箱的郵件時,該封電子郵件會顯示為從共用信箱發出,而非從個別使用者發出。

共用的信箱包含共用的行事曆 !小型企業版許多要使用為位置的每個人共用行事曆輸入他們的約會。例如,如果您有 3 執行客戶造訪的人員,所有可以使用共用的行事曆輸入約會。這是簡單方法,讓每個人都通知的人員。

建立共用信箱和新增成員

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建立共用信箱影片

試試看!

  1. 在 Office 365 系統管理中心中,移至群組> 若要移至系統管理中心中的共用信箱,請按一下這裡。

    移至 Office 365 系統管理中心

    移至 Office 365 系統管理中心

    使用 Office 365 全域管理員帳戶或 Exchange 管理員帳戶登入。如果您收到 「您沒有權限存取此頁面或執行此動作」 訊息然後您不是 Office 365 管理員]。尋找您公司的管理員

  2. 在 [新增信箱] 頁面上,輸入共用信箱的名稱 (精靈會隨後選擇電子郵件地址,但您可再自行編輯)。

    為您的共用信箱命名。

  3. 按一下 [新增]。您可能需要等待幾分鐘之後才能開始新增成員。

  4. 在 [後續步驟] 底下選擇 [新增成員至這個信箱]。成員是指能檢視此共用信箱中內送郵件以及外寄回覆的人員。

    選擇 [新增成員]

  5. 選擇 [+ 新增成員] 按鈕。選取您要讓他們使用此共用信箱人員旁邊的核取記號,然後按一下 [儲存]。

    選擇成員以指派給共用信箱。

  6. 選擇 [關閉]。

大功告成 !您共用的信箱,並將其包含的共用行事曆。現在請移至下一步: 允許讓大家看到寄件備份電子郵件。

允許所有人都看到已傳送的電子郵件 (回覆)

根據預設,從共用信箱寄出的郵件不會儲存至共用信箱的 [寄件備份] 資料夾。不過,這些郵件會儲存到寄件者的 [寄件備份] 資料夾。

如果您想要讓大家看到Office 365系統管理中心中的寄件備份電子郵件,讓編輯共用的信箱的設定,然後選擇 [寄件備份的項目>編輯

選取 [寄件備份] > [編輯]。

將共用信箱新增至 Outlook

如果您在貴公司啟用了自動對應功能 (根據預設,大多數人都會這麼做),當使用者關閉並重新啟動 Outlook 後,共用信箱就會自動顯示在使用者的 Outlook App 中。

若要深入了解,請參閱:

取得無法傳送權限的錯誤訊息?

假設您建立共用的信箱,然後嘗試傳送的郵件。但您取得此:

「 無法傳送此郵件。您沒有權限可傳送的訊息,代表所指定的使用者。 」

Office 365 會發生的複寫延遲問題時,就會出現此訊息。它應不會在一小時或,我們的資料中心的所有複製您新的共用的信箱 (或新增的使用者) 的相關資訊時。等候一小時,然後嘗試再次傳送郵件。

在行動裝置上使用共用信箱 (手機或平板電腦)

若要存取共用的信箱,在行動裝置上,開啟您的瀏覽器,登入 Office 365,然後移 Outlook 網頁版。如需相關指示,請參閱新增在 Outlook 網頁版中的共用信箱。從 Outlook 網頁版,您就可以存取共用的信箱。

您無法從行動裝置已安裝 Outlook 應用程式存取共用的信箱。您想這項功能?讓 Outlook 工程的小組知道。以下投票 !

使用共用行事曆

當您建立共用的信箱時,您會自動建立共用的行事曆。我們想共用的信箱行事曆,而不是追蹤的約會和人員所在的 SharePoint 行事曆。共用行事曆與 Outlook 整合,就能輕鬆使用超過 SharePoint 行事曆。

  1. 在 Outlook App 中,移至行事曆檢視並選擇共用信箱。

    選擇行事曆檢視

  2. 當您輸入約會後,所有身為共用信箱的成員都能看見它們。

  3. 共用任何的信箱成員可以建立、 檢視與管理行事曆] 的約會,就像他們想要其個人約會。是共用信箱的成員的每個人都可以看到所做的變更共用行事曆。

轉寄傳送到共用信箱的電子郵件

您不需要指派授權給共用信箱,才能傳送給它的電子郵件轉寄。您可以將郵件轉寄到任何有效的電子郵件地址或通訊群組清單。

  1. 若要移至系統管理中心中的共用信箱,請按一下這裡。 頁面上選擇您想要編輯的共用的信箱。

  2. 選擇 [電子郵件轉寄>編輯

  3. 設定切換到,,並輸入 1 轉寄郵件到的電子郵件地址。可以是任何有效的電子郵件地址。若要將轉寄給多個地址,您需要建立的地址的通訊群組清單],然後輸入 [通訊群組清單的名稱。

  4. 選擇 [儲存]。

從共用信箱傳送自動回覆

  1. 若要移至系統管理中心中的共用信箱,請按一下這裡。 頁面上選擇您想要編輯的共用的信箱。

  2. 選擇 [自動回覆>編輯

  3. 設定切換按鈕,並選擇是否要傳送回覆給您組織內或組織外部的人員。

  4. 輸入您想要傳送給組織內人員的回覆。您只能加入文字而不能加入影像。

  5. 如果您也想要傳送回覆給組織外部人員,請選擇要收到回覆人員的核取方塊,然後輸入文字。您無法在沒有傳送給組織內部人員的情況下,只傳送訊息給組織外部人員。

  6. 選擇 [儲存]。

共用信箱限制:50GB

您共用的信箱可以不將授權指派給該您儲存 50 GB 的資料。之後,您需要指派授權給信箱來儲存更多資料。如需共用的信箱的授權的詳細資訊,請參閱Exchange Online 限制

當共用信箱到達儲存上限時,您可以接收電子郵件一段時間,但您將無法傳送新電子郵件。之後,信箱將停止接收電子郵件。傳送郵件到此信箱的寄件者會收到未傳遞回條。

防止成員刪除共用信箱中的郵件

很抱歉您不能防止使用者將刪除的共用信箱中的郵件。例如,假設您有使用共用的信箱的 5 個使用者。其中之後讀取刪除電子郵件。現在電子郵件已被刪除的每個人,即使對方未讀取的訊息。解決這個唯一的方法是,建立 Office 365 群組,而不是共用信箱。

在 Outlook 中的群組就像是共用信箱。比較兩個,請參閱比較群組。若要進一步瞭解群組中,請參閱深入瞭解群組

共用信箱需注意的其他事項

  • 您不必指派授權給低於 50GB 的共用信箱。

  • 您需要提供使用者共用信箱的權限 (成員資格)。僅限貴組織內部的人員可以使用共用信箱。

  • 您無法讓貴公司外部人員 (例如使用 Gmail 帳戶的人) 存取您的共用信箱。如果您想這麼做,請考慮改為建立 Outlook 群組。若要深入了解,請參閱在系統管理中心建立 Office 365 群組

  • 您無法從 Outlook for iPhone 或 Android 存取共用的信箱。Outlook 行動應用程式並不包含存取共用的信箱,功能,就不能新增。 如果您想要從裝置存取共用的信箱,開啟 Outlook 網頁版中,使用瀏覽器,如此一來存取共用的信箱。或者,改為建立 Office 365 群組,您共用的信箱。若要深入瞭解,請參閱比較群組

  • 您無法加密從共用信箱傳送電子郵件。 這是因為共用的信箱不它自己的安全性內容 (使用者名稱與密碼),其無法分派索引鍵。 如果多人是成員,與他們傳送/接收的電子郵件他們加密使用自己的索引鍵、 其他成員可能無法讀取電子郵件與其他人可能不,視哪些公開金鑰電子郵件加密所使用的。

  • 您可以將使用者信箱轉換成共用信箱。請參閱轉換共用信箱的使用者信箱

  • 以全域管理員或 Exchange 管理員角色可以建立使用者的共用信箱。

  • 若要建立共用的信箱,您需要訂閱 Office 365 企業版方案包含電子郵件 (Exchange Online 服務)。Office 365 企業版訂閱不包含電子郵件。Office 365 商務進階版時。

  • 共用的信箱不是直接記錄檔上。共用信箱本身的使用者帳戶應該要維持停用狀態。

修正建立共用信箱時所發生的問題

  • 錯誤訊息:Proxy 位址 "smtp:<共用信箱名稱>" 已由 "<名稱>" 的 Proxy 位址或 LegacyExchangeDN 使用。請選擇其他 Proxy 位址。

    您嘗試以使用中的名稱命名共用信箱時,就會發生這個問題。舉例來說,假設您想將共用信箱命名為 info@domain1 和 info@domain2。您有兩種做法:

自動對應如何與共用信箱搭配運作

自動對應是在使用者的信箱中設定,而非共用信箱。

這表示 automapping 如果您嘗試使用安全性群組管理誰有權存取共用信箱,就無法運作。因此,如果您想 automapping,您必須明確指派權限。

如何在 Exchange 系統管理中心建立共用信箱

部分使用者會在 Exchange 系統管理中心執行所有的信箱管理。以下是如何使用該介面建立共用信箱的相關指示。

若要查看您需要哪些權限執行這些步驟,請參閱 「 使用者信箱 」 中的項目收件者權限

  1. 在 Exchange admin center 中,移至 [收件者>共用>新增

  2. 填妥必要欄位︰

    • 顯示名稱

    • 電子郵件地址

  3. 若要授與「完整存取」或「傳送為」權限,請按一下 [新增],然後選取您想要授與權限的使用者。您可以使用 CTRL 鍵來選取多個使用者。不清楚該使用何種權限嗎?請參閱您該使用何種權限?

    附註: 「完整存取」權限允許使用者開啟信箱,並建立及修改其中的項目。「傳送為」權限則可讓信箱擁有者以外的人從此共用信箱傳送電子郵件。兩種權限都需要成功的共用信箱操作。

  4. 按一下 [儲存] 來儲存變更,並建立共用信箱。

  1. 移至 [收件者] > [已共用] > [編輯]。

  2. 按一下 [信箱委派]。

  3. 要授與或移除的完整存取 」 和 「 傳送為 」 權限,請按一下 [新增移除,然後選取您要授與權限的使用者。

    附註: 「完整存取」權限允許使用者開啟信箱,並建立及修改其中的項目。「傳送為」權限則可讓信箱擁有者以外的人從此共用信箱傳送電子郵件。兩種權限都需要成功的共用信箱操作。

  4. 按一下 [儲存] 儲存變更。

  • 完整的存取權完整存取權限可讓使用者在登入至共用信箱,並做為該信箱的擁有者。使用者同時登入,可以建立行事曆項目;讀取、 檢視、 刪除及變更電子郵件訊息。建立工作和行事曆的連絡人。不過,具有完整存取權限的使用者無法傳送電子郵件從共用信箱,除非它們也有傳送或代表權限上的 [傳送。

  • 以傳送傳送為 」 權限可讓使用者傳送郵件時,模擬共用的信箱。例如,如果黃雅登入行銷部門共用信箱,並傳送電子郵件,該後的外觀行銷部門傳送電子郵件。

    不過,她將無法看到任何會傳送至] 或從共用的地址的電子郵件。

  • 代表傳送代表權限在 [傳送] 可讓使用者代表共用信箱傳送電子郵件。例如,如果 John 記錄到共用的信箱接待建置 32,且會傳送電子郵件,它看起來等郵件寄出 「 John 代表接待建置 32 」。您無法使用 EAC 來授予傳送代表權限,您必須使用設定信箱cmdlet 和GrantSendonBehalf參數。

使用新信箱PowerShell cmdlet 來建立共用的信箱。若要使用這個指令程式,您需要連線到 Exchange Online PowerShell。

下列範例將示範如何建立「銷售部門」的共用信箱,並授與安全性群組 MarketingSG 的「完整存取」及「代理傳送者」權限。這會授與此安全性群組內使用者該信箱的權限。

  1. 建立郵件功能的安全性群組群組稱為 MarketingSG。如需 PowerShell 的指示,請參閱Manage Mail-Enabled 安全性群組

  2. 連線至Exchange Online PowerShell

  3. 執行下列命令:

New-Mailbox -Shared -Name "Sales Department" -DisplayName "Sales Department" -Alias Sales | Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo MarketingSG | Add-MailboxPermission -User MarketingSG -AccessRights FullAccess –InheritanceType All

我該建立共用信箱還是 Outlook​​ 的 Office 365 群組?

請參閱比較群組以取得指導。

重要事項: 目前不能將共用的信箱移轉到 Office 365 群組。 這是您想要的項目嗎? 讓我們知道。以下投票

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