建立內容組合管理規則以傳閱文件

建立內容組合管理規則以傳閱文件

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

[內容組合管理] 會使用您建立的規則來決定如何傳閱文件。而規則是以內容類型和中繼資料的組合為根據。

本文將說明如何建立規則來組織及傳閱文件或記錄。 任何 SharePoint 企業網站都可以傳閱文件。

重要: 您必須先啟用 [內容組合管理] 功能,並設定組合管理來傳閱記錄。您可以在<請參閱>一節中找到如何設定 [內容組合管理] 的詳細資訊。

本文內容

建立規則之前:前置步驟

瞭解如何傳閱文件

建立文件傳閱規則

建立規則之前:前置步驟

在建立文件傳閱規則前,有幾個必須執行的重要步驟。

  1. 啟動 [內容組合管理] 功能。

  2. 建立文件傳閱的目標文件庫和資料夾。您可能會想針對要傳閱的每種文件類型建立資料夾。例如,建立一個只用於電子郵件記錄或 Excel 試算表的文件庫。若要瞭解如何建立文件庫,請見<請參閱>一節中的連結。

  3. 內容類型必須與要傳閱的文件建立關聯。在其中,內容類型可以是決定文件最終儲存位置之準則的一部分。

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瞭解如何傳閱文件

文件可以傳閱到 [記錄中心] 網站或其他任何一種 SharePoint 網站中的文件庫或資料夾。您啟動 [內容組合管理] 功能時自動建立的「暫時擱置的文件庫」會作為預設的位置。文件傳閱程序共有幾個元素:

  • 目標文件庫和資料夾    內容管理員或記錄管理員會手動建立文件庫和資料夾位置的文件傳閱,並將這些文件庫指定為目標文件庫。

  • 網站內容類型    每個文件都必須有一個內容類型,然後使用者可以手動新增適當的網站內容類型,至目標文件庫。

  • 暫時擱置文件庫    不符合規則,或缺少必要的中繼資料的文件會傳送至暫時擱置文件庫,讓使用者可以輸入必要的中繼資料。或者,您可以設定 [內容組合管理,好讓所有的上傳文件會暫時路由至暫時擱置文件庫。

  • 文件規則清單    這是所有傳閱規則的集合。內容管理員或記錄管理員會瀏覽這份清單,以建立、管理及檢視傳閱規則。

下圖顯示文件和電子郵件訊息如何根據會議專屬準則來傳閱,以及遺失資訊的文件如何傳回到「暫時擱置的文件庫」。

使用內容組合管理的文件傳閱。顯示數個來源,以及顯示缺少中繼資料的文件已傳回到「暫時擱置的文件庫」。

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建立文件傳閱規則

針對您新增至記錄路由清單的每個記錄類型指定一個記錄標題和描述。此外,並指定網站中的記錄儲存位置。若要確保所有相關記錄都路由到適當的位置,您可以指定記錄類型的替代名稱。

附註: 您必須至少具備 [網站擁有人] 權限,才能建立文件傳閱規則。

  1. 瀏覽至要為其建立內容組合管理規則的網站。

  2. 在 [快速啟動] 面板上按一下 [其他…],以查看 [網站內容] 選項。

  3. 在 [應用程式] 功能表行按一下 [設定]

  4. 在 [網站設定] 頁面上,按一下 [網站管理] 區段下的 [內容組合管理規則]

  5. 在 [內容組合管理規則] 頁面的 [按一下以新增項目] 中,按一下 [新增]

  6. [規則名稱] 區段中,輸入可描述規則條件與動作的名稱。

  7. [規則狀態和優先順序] 區段選擇 [作用中],將規則套用到傳入的內容。然後選取優先順序,以決定內容若符合一個以上的內容組合管理規則時要如何傳閱。
    如果您不希望這個規則套用到傳入的內容,請選擇 [非作用中]

  8. [送出內容類型] 區段中,建立規則與內容類型的關聯。如此一來,提交至組合管理的內容將會以選定的內容類型標示,並識別規則條件中使用的屬性。

    • 選取適當的內容群組。您選取的群組會決定您可以在下一步中選擇的內容類型。

    • 選取適當的內容類型。

    • 如果您選取的內容類型有不同的名稱另一個 SharePoint 網站上,選取 [替代名稱] 底下的核取方塊。然後輸入提供,欄位中的其他網站使用的名稱,然後按一下 [新增。替代的內容類型的名稱會出現在下方的清單。

  9. [條件] 區段中,選取送出屬性必須符合的規則條件。例如,您可能希望規則套用至標題中有「預算」這個字的所有文件。您可以按一下 [新增其他條件] 連結,新增更多的條件。

    附註: 從 [屬性] 下拉式清單中可用的屬性會根據您在步驟 6.中選取的內容類型而異

  10. [目標位置] 區段中,輸入或瀏覽要符合規則之內容的放置位置。選取 [自動建立資料夾] 核取方塊,將類似的文件分組到資料夾中。例如,如果您有一個屬性會列出您組織中專案的所有文件,就可以強制組合管理為每個專案建立個別的資料夾。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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