建立使用者可在 Word 中完成或列印的表單

建立使用者可在 Word 中完成或列印的表單

您可以從範本開始著手,然後新增內容控制項 (包括核取方塊、文字方塊、日期選擇器和下拉式清單),在 Microsoft Word 中建立表單。其他人則可利用他們電腦上的 Word 來填寫表單。您還可以更進一步將表單中新增的內容控制項都連結至資料。

除此之外,您可以從範本開始建立表單。在 Office.com 網站上提供了許多表單範本。

附註: 您可以列印使用內容控制項建立的表單,不過內容控制項四周的方框不會列印出來。

請依照下列步驟,在 Word 中建立表單。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [選項]。

  3. 按一下 [自訂功能區]。

  4. 按一下 [自訂功能區] 下的 [主要索引標籤]。

  5. 選取清單中的 [開發人員] 核取方塊,然後按一下 [確定]。

    [開發人員] 核取方塊

您可以從表單範本開始,以節省時間,或者從空白文件開始著手,然後另存為文件或範本以供日後重複使用。

從表單範本開始

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [新增]。

  3. 在 [範本] 搜尋方塊中搜尋「表單」。

  4. 按一下符合您要建立之類型的表單。

  5. 如果您使用的是 Word 2010,請按一下 [下載],若您使用的是 Word 2013 或 2016,則按一下 [建立]。

  6. 再按一次 [檔案] 索引標籤,按一下 [另存新檔],然後選擇要儲存表單的位置。

  7. 在 [另存新檔] 對話方塊中,輸入新範本或文件的名稱,然後按一下 [儲存]。

從空白文件開始

如果您想要建立您專屬的範本,可從新文件開始,然後將新文件另存為範本。

  1. 在您所建立的表單文件中,按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [另存新檔]。

  3. 在 [存檔類型] 下,選取選單中的 [Word 範本]。

  4. 在 [另存新檔] 對話方塊中,輸入新範本的檔案名稱,然後按一下 [儲存]。

在 [開發人員] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下 [設計模式],然後插入您要的控制項。

Office 2010 功能區

執行下列任何一項操作:

插入使用者可輸入文字的文字控制項

插入圖片控制項

插入建置組塊控制項

插入下拉式方塊或下拉式清單

插入日期選擇器

插入核取方塊

使用舊表單控制項

插入使用者可輸入文字的文字控制項

在 RTF 內容控制項中,使用者可以將文字的格式設為粗體或斜體,也可以輸入多個段落。如果您要限制使用者可以新增的項目,請插入純文字內容控制項。

  1. 按一下要插入控制項的位置。

  2. 在 [開發人員] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下 [RTF 內容控制項] 功能區影像 或 [純文字內容控制項] 功能區影像

若要設定控制項的特定屬性,請參閱步驟 4:設定或變更內容控制項的屬性

插入圖片控制項

附註: 2016 年 7 月 11 日:如果您發現無法在 Office 2016 中使用圖片內容控制項做為範本,請更新至 Office 2016 組建 16.0.6965.2063。若要立即取得更新,請開啟任何 Office 2016 App,然後按一下 [檔案] > [帳戶] > [更新選項] > [立即更新]。若要深入了解相關資訊,請移至我們的版本資訊頁面,然後按一下 [通道] 底下的 [目前]。

圖片內容控制項常用於範本中,但是您也可以新增圖片內容控制項至表單。

  1. 按一下要插入控制項的位置。

  2. 在 [開發人員] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下 [圖片內容控制項]。

    圖片內容控制項

若要設定控制項的特定屬性,請參閱步驟 4:設定或變更內容控制項的屬性

插入建置組塊控制項

您希望他人選擇特定的文字區塊時,可以使用建置組塊控制項。舉例來說,若您正在設定合約範本,而且需要根據合約的特定需求新增不同的重複使用文字,建置組塊控制項便會非常實用。您可以針對每個重複使用文字版本建立 RTF 內容控制項,然後您可以使用建置組塊控制項當做 RTF 內容控制項的容器。

您也可以在表單中使用建置組塊控制項。

  1. 按一下要插入控制項的位置。

  2. 在 [開發人員] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下 [建置組塊控制項](在 Word 2016,此控制項名為 [建置組塊庫內容控制項])。

    建置組塊內容控制項

若要設定控制項的特定屬性,請參閱步驟 4:設定或變更內容控制項的屬性

插入下拉式方塊或下拉式清單

在下拉式方塊中,使用者可以從您提供的選擇清單中選取,或是自行輸入自己的資訊。在下拉式清單中,使用者僅能從選擇清單中選取。

  1. 在 [開發人員] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下 [下拉式方塊內容控制項] 按鈕影像 或 [下拉式清單內容控制項] 功能區影像

  2. 選取內容控制項,然後在 [開發人員] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下 [屬性]。

    Office 2010 功能區

  3. 若要建立選項清單,請按一下 [下拉式清單內容] 底下的 [新增]。

  4. 在 [顯示名稱] 方塊中輸入選項,例如可能

    重複此步驟,直到所有選項都列在下拉式清單中。

  5. 填入任何其他想要的屬性。

    附註: 如果您選取 [內容無法編輯] 核取方塊,使用者就無法按一下以進行選擇。

插入日期選擇器

  1. 按一下您要插入日期選擇器控制項的位置。

  2. 在 [開發人員] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下 [日期選擇器內容控制項]。

    日期選擇器內容控制項

若要設定控制項的特定屬性,請參閱步驟 4:設定或變更內容控制項的屬性

插入核取方塊

  1. 按一下您想要插入核取方塊控制項的位置。

  2. 在 [開發人員] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下 [核取方塊內容控制項]。

    核取方塊內容控制項

若要設定控制項的特定屬性,請參閱步驟 4:設定或變更內容控制項的屬性

使用舊表單控制項

  1. 按一下要插入舊控制項的位置。

  2. 在 [開發人員] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下 [舊表單] 下拉式清單。

  3. 選取您想要包括的 [舊表單] 控制項或 [Active X 控制項]。

每個內容控制項的屬性都可以設定或變更。例如,[日期選擇器] 控制項提供了用來顯示日期的格式選項。

  1. 按一下您要變更的內容控制項。

  2. 在 [開發人員] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下 [屬性],然後變更所需屬性。

說明文字可加強所建立及散發之表單的可用性。您可以在內容控制項中變更預設的說明文字。

若要為表單使用者自訂預設的說明文字,請執行下列動作:

  1. 在 [開發人員] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下 [設計模式]。

    Office 2010 功能區

  2. 按一下您要修訂預留位置說明文字的內容控制項。

  3. 編輯預留位置文字,並將它設定成您要的任何格式。

  4. 在 [開發人員] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下 [設計模式]關閉設計功能並儲存說明文字。

附註: 如果要表單使用者以自己的文字取代說明文字,則請不要選取 [內容無法編輯] 核取方塊。

保護表單表示無法變更表單 - 人員可填寫受保護的表單,但他們無法變更控制項或控制項屬性。您可讓所有的表單內容組成群組,再為表單新增保護功能。

提示: 如有必要,可以在散發表單之前先進行測試。請開啟表單,依照使用者可能使用的方式填寫表單,然後在指定的位置儲存複本。

  1. 開啟要新增保護功能的表單。

  2. 在 [常用] 索引標籤的 [編輯] 群組中,按一下 [選取],然後按一下 [全選]。

    Office 2010 功能區

    鍵盤快速鍵:在文件中按一下,然後按 CTRL+A。

  3. 在 [開發人員] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下 [群組],如果出現提示,再按一次 [群組]。

請依照下列步驟,在 Word 中建立表單。

  1. 按一下 Microsoft Office 按鈕 Office 按鈕影像 ,然後按一下 [Word 選項]。

  2. 按一下 [常用]。

  3. 選取 [在功能區顯示 [開發人員] 索引標籤] 核取方塊,然後按一下 [確定]。

    附註: 功能區是 Microsoft Office Fluent 使用者介面的元件。

  1. 按一下 Microsoft Office 按鈕 Office 按鈕影像 ,然後按一下 [新增]。

  2. 按一下 [範本] 底下的 [我的範本]。

  3. 按兩下 [標準],然後按一下 [建立新物件] 底下的 [範本] 或 [文件]。

  4. 按一下 Microsoft Office 按鈕 Office 按鈕影像 ,然後按一下 [另存新檔]。

  5. 在 [另存新檔] 對話方塊中,命名新範本或文件檔案,然後按一下 [儲存]。

設計表單時,可先勾勒出版面配置,或是利用現有的表單做為輔助。您可以在表單中新增內容控制項、表格及其他圖形元素。

在 [開發人員] 索引標籤上,按一下 [控制項] 群組中的 [設計模式],然後按一下您要插入控制項的位置。

按鈕圖像

執行下列任何一項操作:

插入使用者可輸入文字的文字控制項

插入文字填滿欄位

插入只含有您指定選項的下拉式清單

插入核取方塊

插入使用者可輸入文字的文字控制項

  1. 在 [開發人員] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下 [RTF 文字] 控制項 功能區影像 或 [文字] 控制項 功能區影像

插入文字填滿欄位

重要: 拼字檢查不會替文字表單欄位中的輸入錯誤加上任何標幟。如果您想要執行拼字檢查,請使用 [RTF 文字] 控制項或 [文字] 控制項。

  1. 在 [開發人員] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下 [舊版工具​​]。

  2. 按一下 [文字表單欄位]。

  3. 在 [控制項] 群組中,按一下 [設計模式],並執行下列任一項動作:

    • 若要在欄位底下增加一條線,請選取欄位,然後在 [常用] 索引標籤的 [字型] 群組中按一下 [底線]。

    • 若要限制欄位中可以輸入的資訊數量、設定最大欄寬,請選取欄位並按一下 [控制項] 群組中的 [屬性],並在 [最大值長度] 下輸入值。

    • 若要讓欄位長度等於其最大長度,請按一下 [控制項] 群組中的 [屬性],然後在 [預設文字] 底下輸入文字 (例如在此輸入名字) 以新增說明文字。

插入只含有您指定選項的下拉式清單

  1. 在 [開發人員] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下 [下拉式清單] 控制項 功能區影像

  2. 選取內容控制項,然後在 [開發人員] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下 [屬性]。

    按鈕圖像

  3. 若要建立選項清單,請按一下 [下拉式清單內容] 底下的 [新增]。

  4. 在 [顯示名稱] 方塊中輸入選項,例如可能

    重複此步驟,直到所有選項都列在下拉式清單中。

插入核取方塊

  1. 在 [開發人員] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下 [舊版工具​​]。

  2. 按一下 [核取方塊表單欄位]。

  3. 輸入一個空格,然後為核取方塊輸入標籤。

  4. 若要移除核取方塊中的陰影,請按一下 [舊版工具],然後按一下 [網底]。

附註: 在您保護表單之前,您將無法選取或清除核取方塊。

每個內容控制項的屬性都可以設定或變更。例如,[日期選擇器] 控制項提供了用來顯示日期的格式選項。

  1. 以滑鼠右鍵按一下您要變更的內容控制項。

  2. 按一下 [屬性],並變更您要的內容。

說明文字可加強所建立及散發之表單的可用性。您可以在內容控制項中變更預設的說明文字。

若要為表單使用者自訂預設的說明文字,請執行下列動作:

  1. 在 [開發人員] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下 [設計模式]。

    按鈕圖像

  2. 按一下您要修訂預留位置說明文字的內容控制項。

  3. 編輯預留位置文字,並將它設定成您要的任何格式。

  4. 如果想要在其他人輸入自己的內容以取代 RTF 控制項或文字控制項中的指示時,讓內容控制項消失,請按一下 [控制項] 群組中的[屬性],然後選取 [編輯內容時移除內容控制項] 核取方塊。

  5. 在 [開發人員] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下 [設計模式]關閉設計功能並儲存說明文字。

附註: 如果要表單使用者以自己的文字取代說明文字,則請不要選取 [內容無法編輯] 核取方塊。

您可以保護表單範本中的個別內容控制項,以防止有人刪除或編輯特定的內容控制項或控制項群組,或者您也可以鎖定要用來發佈和填寫的表單。您可以使用密碼來保護所有表單範本內容。

提示: 如有必要,可以在散發表單之前先進行測試。請開啟表單,依照使用者可能使用的方式填寫表單,然後在指定的位置儲存複本。

  1. 開啟您要保護的表單。

  2. 選取要限制變更的內容控制項或控制項群組。

    若要將數個控制項組成群組,請按 SHIFT 鍵並按一下您要群組的每一個控制項,以選取控制項。在 [開發人員] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下 [群組],然後按一下 [群組]。

  3. 在 [開發人員] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下 [屬性] 。

    按鈕圖像

  4. 在 [內容控制項屬性] 對話方塊的 [鎖定] 底下,執行下列其中一項動作:

    • 選取 [內容控制項無法刪除] 核取方塊,它可讓您編輯控制項的內容,但是無法將控制項本身從範本或以範本為依據的文件中刪除。

    • 選取 [內容無法編輯] 核取方塊,允許您刪除控制項,但是不能編輯控制項的內容。

      附註: 某些控制項無法使用此選項。

  1. 開啟您要鎖定以便能夠填寫的表單。

  2. 在 [開發人員] 索引標籤的 [保護] 群組中,按一下 [保護文件],然後按一下 [限制格式設定及編輯]。

    Word 功能區圖像

  3. 在 [保護文件] 工作窗格中,選取 [編輯限制] 底下的 [僅允許在文件中使用此類型的編輯方式] 核取方塊。

  4. 在編輯限制清單中,選取 [填寫表單]。

  5. 按一下 [開始強制] 底下的 [是,開始強制保護]。

  6. 若要為文件指定密碼,以便只有知道密碼的檢閱者才能移除保護,請在 [輸入新密碼 (選用)] 方塊中輸入密碼,然後確認密碼。

    重要: 如果選擇不要使用密碼,則任何人都可以變更您的編輯限制。

    請使用結合大小寫字母、數字和符號的強式密碼。弱式密碼未結合這些元素。強式密碼:Y6dh!et5。弱式密碼:House27。密碼的長度應該是 8 個字元以上。使用 14 個字元以上的複雜密碼較佳。

    您必須記住您的密碼。若忘記了密碼,Microsoft 也無法擷取該密碼。請將您寫下的密碼儲存在安全的地方,而不要與使用該密碼保護的資訊存放在同一個地方。

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