建立下拉式清單

您可以在儲存格中使用下拉式清單來讓工作表更有效率,其他人可透過下拉式清單來選擇是或否、從行事曆挑選日期,或是從您建立的另一份清單中挑選項目。觀賞此快速影片以了解完成此動作的方式。

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Excel 中的下拉式清單範例

  1. 在新的工作表上,鍵入想要出現在下拉式清單中的項目。項目應位於沒有任何空白儲存格的單一欄或列中,如下所示:

    在 Excel 中的單欄或單列中建立下拉式項目清單

    提示: 現在是將下拉式清單的資料依照您想要顯示的順序來進行排序的最佳時機。

  2. 選取所有項目,按一下滑鼠右鍵,然後按一下 [定義名稱]。

  3. 在 [名稱] 方塊中,輸入項目的名稱,例如,ValidDepts.,然後按一下 [確定]。請確認名稱當中沒有任何空格。此名稱不會顯示在清單中,但是您必須為它命名,以便能將它連結到下拉式清單。

    在 Excel 中輸入下拉式清單項目的名稱

  4. 按一下工作表內要有下拉式清單的儲存格。

  5. 按一下 [資料] > [資料驗證]。

    在 Excel 中按一下 [資料] > [資料驗證],驗證下拉式清單

    提示: 無法按一下 [資料驗證] 嗎?以下是可能會發生這種情形的幾個原因。

    • 下拉式清單無法新增至連結到 SharePoint 網站的表格。取消連結表格,或移除表格格式設定,,然後再次嘗試步驟 5。

    • 工作表可能受保護或已共用。移除保護,或停止共用工作表,然後再次嘗試步驟 5。

  6. 在 [設定] 索引標籤的 [允許] 方塊中,按一下 [清單]。

  7. 在 [來源] 方塊中,輸入等號 (=),後面接著您在步驟 3 中給予清單的名稱。例如,=ValidDepts

    在 Excel 中的 [設定] 索引標籤中,從這個下拉式清單選取設定

  8. 請選取 [儲存格內的下拉式清單] 方塊。

  9. 如果讓儲存格空白是沒有問題的,請選取 [忽略空白] 方塊。

  10. 按一下 [提示訊息] 索引標籤。

  11. 如果您要在按一下儲存格時快顯訊息,請選取 [當儲存格被選取時,顯示提示訊息] 方塊,然後在方塊中鍵入標題和訊息 (最多 225 個字元)。如果您不要顯示訊息,請清除此核取方塊。

    選擇其他人在 Excel 中開始使用下拉式清單時要看到的訊息

  12. 按一下 [錯誤警示] 索引標籤。

  13. 選取 [輸入的資料不正確時顯示錯誤警示] 方塊,從 [樣式] 方塊中挑選選項,然後鍵入標題和訊息。如果您不要顯示訊息,請清除此核取方塊。

    輸入下拉式清單在 Excel 中無法正常運作時要顯示的訊息

    不確定要在 [樣式] 方塊中挑選哪一個選項嗎?

    • 若要顯示訊息,表示不阻止人們輸入不在下拉式清單中的資料,請按一下 [資訊] 或 [警告]。[資訊] 會顯示具有此圖示 訊息會顯示 [資訊] 圖示,但無法阻止人員從下拉式清單中選擇 的訊息,而 [警告] 會顯示具有此圖示 訊息會顯示 [警告] 圖示,但無法阻止人員從下拉式清單中選擇 的訊息。

    • 若要阻止人們輸入不在下拉式清單中的資料,請按一下 [停止]。

      附註: 如果您不新增標題或文字,標題會預設為 "Microsoft Excel",而訊息會預設為:「您所輸入的值不正確。您必須在此儲存格內輸入符合資料驗證準則的資料。」

使用下拉式清單

您建立下拉式清單後,請確認它按照您要的方式運作。例如,您也許想要檢查儲存格是否夠寬以顯示所有的項目。

如果下拉式清單的項目清單是在另一個工作表上,而您不想要讓使用者看到這個驗證清單或是對它進行變更,則可以考慮隱藏或保護該工作表。如需如何保護工作表的詳細資訊,請參閱鎖定儲存格以進行保護

如果決定要變更下拉式清單中的選項,請參閱從下拉式清單新增或移除項目

如果要刪除下拉式方塊,請參閱移除下拉式清單

若要觀看一段有關如何使用下拉式清單的視訊,請參閱建立和管理下拉式清單

下載我們的範例

您可以下載含有多種如本文資料驗證範例的範例活頁簿。您可以遵循範例或建立自己的資料驗證案例。下載 Excel 資料驗證範例

請參閱

將資料驗證套用到儲存格

影片:下拉式清單

所有 Excel 功能 (依類別)

建立下拉式清單 (免費預覽)

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