常見的合併列印問題

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本文可協助您使用Publisher時取得最常見的合併列印問題的答案: 進行變更資料來源] 或 [地址清單進行合併列印程序時新增至合併列印功能變數的空格,使其您想要的方式儲存合併的出版物中,並在 (例如,不同的標籤上的標籤工作表) 的工作表上列印不同的合併的頁面。

編輯現有的通訊清單

如果您正在使用合併列印出版物,而您想要變更您的資料來源] 或 [地址清單,請執行下列動作:

  1. 建立收件者清單,請按一下 [使用現有清單],然後按一下下一步: 建立或連線到收件者清單

    根據預設,Microsoft Publisher 會在 [我的資料來源] 資料夾中儲存資料來源。若要瀏覽以尋找您的資料來源。

  2. 在 [選取資料來源] 對話方塊中,按一下您想要的資料來源。

  3. 按一下 [開啟舊檔]。

    根據您所選取的資料來源類型,其他對話方塊可能會出現要求特定的資訊。

    比方說,如果您的資料來源具有多個工作表的詳細資訊的 Microsoft Office Excel 活頁簿,您要選取工作表中含有您要的資訊,然後按一下[確定]

  4. [合併列印收件者] 對話方塊中,按一下 [資料來源的名稱,然後按一下編輯

    編輯現有通訊清單

  5. 在 [編輯資料來源] 方塊中,您可以編輯或刪除現有的地址,或新增新的狀態: %d。

  6. 當您完成編輯通訊清單,請按一下[確定] ,然後[是]以更新通訊清單。

附註: 如需有關如何建立資料來源或通訊清單的詳細資訊,請參閱建立合併列印的資料來源

在文件中插入合併功能變數的最常見的問題之間的合併列印欄位,特別是出現並不一定的欄位,例如中間名縮寫的合併取得正確的間距。您可以直接在 [合併] 欄位之間的頁面上新增空格,但會導致多餘的空格如果地址的部分不會使用合併列印的所有欄位。若要確保您的所有欄位都取得其所需的間距,請在本身的通訊清單中插入空格。

例如,若要確保,reciprient 的名稱會出現正確地址清單中的項目包含中間名縮寫,執行下列動作:

  1. 在包含 Middile 初始每個收件者的中間名縮寫項目,新增一個空格之前, 與之後,請按下空格鍵。

  2. 在每個收件者不包含初始中間名縮寫的項目,新增一個空格。

    通訊清單中的間距

合併包含兩個的每個複本和資訊至每一份專屬於某些版面配置區中相同的資訊。此範例個人化的新聞稿的新聞稿的本文也適用於所有收件者,但郵寄地址和簡介有不同。

建立合併的出版物最常見的問題不儲存出版物的合併欄位] 與 [合併的頁面出版物。

建立合併的出版物是在合併列印精靈中的步驟 3。在此步驟中,有三個選項:

  1. 列印     此選項會列印合併的出版物。

  2. 合併至新的出版物     這個選項會開啟新的出版物的每個合併資料集的頁面。

  3. 新增至現有的出版物這個選項會提示您選擇的出版物中,,然後將其新增,合併到的結尾的出版物頁面。

若要儲存合併的出版物和出版物中包含合併列印功能變數,按一下 [合併到新的出版物] 選項。在新的出版物視窗開啟,並顯示合併的頁面出版物。合併列印功能變數出版物是隱藏在合併的頁面出版物。請務必將兩個出版物。

然後,您可以列印合併的頁面的出版物。

最常見的問題與列印出版物在一張紙上列印其中每個合併的頁面,其中每個不同的郵寄標籤的郵寄標籤紙上的例如。

這是因為如果您選擇 [列印] 選項時,[列印] 對話方塊會預設為 [每張多份複本] 選項,並列印整個工作表的每個地址,而不是列印地址每個工作表上的標籤的標籤。

若要列印不同的合併列印資料集,例如,不同的名稱和地址,在每一張紙上按一下 [列印選項] 區段中的每張多頁

[列印] 對話方塊與 [每張多頁] 選項

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