工作流程範例:從討論區項目建立工作

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

您的小組會使用 [小組討論] 清單來處理小組必須解決的各種問題。通常在討論的過程中,會出現某個必須有待小組成員處理的問題或工作項目。您想要能夠輕鬆地從小組討論項目建立工作項目,於是決定要建立工作流程,以便您的小組只要在 [小組討論] 清單中按一下按鈕,即可在 [工作] 清單中建立工作。所建立的工作將會自動包含相關討論項目的資訊,而且會自動將該項工作指定給建立原始討論項目的人員。這個流程不僅對小組來說更加簡單,而且也不可能會混淆各項工作的擁有者以及與該項工作相關的討論項目。

例如,小組成員會在 [小組討論] 清單中建立討論項目,並且在 [主旨] 欄位中輸入「建立專案計劃」。在一長串的討論過程中,您發現有某個動作項目必須處理,於是按一下 [小組討論] 清單中的項目,然後按一下 [工作流程] 命令,再按一下 [開始] 選擇執行工作流程。工作流程便會在 [工作] 清單中建立工作,而且該項工作會指定給最初建立討論項目的小組成員,該項工作的名稱即為「建立專案計劃」。

雖然這個範例會使用 [小組討論] 清單,但是您可以利用相同的基本程序,為網站上任何清單或文件庫中的項目建立類似的工作流程。只要確定要將工作流程附加到該工作流程啟動時所要使用的清單或文件庫。

若要深入瞭解工作流程,請參閱SharePoint 工作流程簡介

重要: 若要建立工作流程,您的網站必須位於執行 Windows SharePoint Services 3.0 或 Microsoft Office SharePoint Server 2007 的伺服器。

本文內容

開始之前

設計工作流程

開始之前

在設計工作流程之前,必須先針對網站、清單或文件庫進行必要的變更或自訂,例如:

  • 工作流程一定要確實附加到一個 SharePoint 清單或文件庫。因此,您的網站必須至少有一個清單或文件庫,您才能建立工作流程。如果您的網站沒有任何清單,則在您建立工作流程時,會提示您先建立一個清單。

  • 如果您要在工作流程中使用任何自訂欄或設定,則必須在建立工作流程之前先進行這些變更,才能在 [工作流程設計工具] 中使用那些欄及設定。

  • 如果您要在工作流程中使用任何清單或文件庫功能,但是這些功能根據預設並未開啟 (例如 [內容核准]),則必須先開啟這些功能,才能設計工作流程。

附註: 工作流程是建立在 Microsoft Windows Workflow Foundation (Microsoft Windows 的元件) 上的功能。電腦及伺服器上必須安裝相同版本的 Workflow Foundation。當您第一次建立工作流程時,可能會提示您安裝 Workflow Foundation。

這個範例會使用 [小組討論] 清單,根據預設,這個清單會包含在「小組網站」範本中。

頁面頂端

設計工作流程

如果您的網站有討論區,例如小組網站上的 [小組討論] 清單,即可開始使用 [工作流程設計工具]。

  1. 按一下 [檔案] 功能表上的 [開啟網站]。

  2. 在 [開啟網站] 對話方塊中,瀏覽並選取要建立工作流程的 SharePoint 網站,然後按一下 [開啟]。

  3. 指向 [檔案] 功能表上的 [開新檔案],然後按一下 [工作流程]。

    [工作流程設計工具] 隨即開啟。

  4. 在 [授與此工作流程的名稱] 方塊中,輸入建立工作

    網站訪客在瀏覽器中檢視 [工作流程狀態] 和 [工作流程] 頁面時,會看到這個名稱。

  5. 按一下 [此工作流程應該附加哪個 SharePoint 清單] 清單中的 [小組討論]。

    當小組成員檢視 [共享文件] 庫時,將會看見此工作流程 (名稱為「建立工作」) 新增的一欄。這一欄會指出各項目的工作流程狀態,例如工作流程已啟動,或是工作流程已完成。

  6. 在 [在共享文件中選取項目的工作流程起始選項] 底下,執行下列所有動作:

    • 選取 [允許從項目手動啟動此工作流程] 核取方塊。

    • 清除 [每當項目建立時自動啟動此工作流程] 核取方塊。

    • 清除 [每當項目變更時自動啟動此工作流程] 核取方塊。

      藉由選擇這個選項,即可讓清單中的每個項目都能使用 [工作流程] 命令。若要啟動任何討論項目的「建立工作」工作流程,可以按一下該項目,然後按一下功能表上的 [工作流程],再按兩下您要啟動的工作流程,然後再按一下 [開始] 按鈕。

      [工作流程設計工具] 的第一頁

  7. 按 [下一步]。

  8. 按一下 [動作],然後按一下清單中的 [建立清單項目]。

    如果這個動作未出現在清單中,請按一下 [其他動作],然後按一下想要的動作,再按一下 [新增]。

  9. 在 [在此清單中建立項目] 動作中,按一下 [此清單]。

  10. 在 [建立新清單項目] 對話方塊中,按一下 [清單] 方塊中的 [工作],因為這就是您要建立新項目的位置。

    附註: 這個動作會建立工作項目,但是與 [從使用者收集資料] 動作不同的是,這個動作在工作完成之前不會暫停工作流程。

    在 [欄位] 及 [值] 底下,可以新增、移除或修改將要出現在您所建立之新清單項目中的欄位。您希望新工作項目的 [標題] 包含 [小組討論] 項目中的實際資訊,因此,現在請按一下該欄位並進行修改,使其查詢並顯示該討論項目中的資訊。

  11. 按一下 [欄位] 底下的 [標題 (*)],然後按一下 [修改]。

  12. 在 [指派值] 對話方塊中,按一下 [顯示資料繫結 按鈕影像

    [指派值] 對話方塊

  13. 在 [定義工作流程查閱] 對話方塊中,按一下 [來源] 清單中的 [目前項目],然後按一下 [欄位] 清單中的 [主旨]。

    這時工作流程便會針對新工作的標題欄位,查詢及使用目前討論項目之 [主旨] 欄位中的資訊。

    [定義工作流程查閱] 對話方塊

  14. 連按兩次 [確定]。

    現在您要工作流程自動將新工作指定給建立相關討論項目的人員。

  15. 因為您想要在工作流程所建立的新工作中新增欄位,所以請按一下 [建立新清單項目] 對話方塊中的 [新增]。

  16. 在 [指派值] 對話方塊中,按一下 [設定此欄位] 清單中的 [指定給]。

    [指派值] 對話方塊

  17. 此值] 下方按一下 [顯示資料繫結 按鈕影像 ]。

  18. 在 [定義工作流程查閱] 對話方塊中,按一下 [來源] 清單中的 [目前項目],然後按一下 [欄位] 清單中的 [建立者]。

    [定義工作流程查閱] 對話方塊

  19. 按兩次 [確定]

    [建立新清單項目] 對話方塊

    工作流程將會建立工作,其標題與建立該工作所依據之小組討論項目的主旨相符,而且會將該工作指定給最初建立該小組討論的人員,以便後續追蹤處理。

  20. 按一下 [建立新清單項目] 對話方塊中的 [確定]。

    [工作流程設計工具] 顯示步驟 1 的動作

    現在,您已經有一個規則,也就是當某人從 [小組討論] 清單中的項目手動啟動工作流程時,便會建立工作。

  21. 若要在結束 [工作流程設計工具] 之前檢查工作流程是否有錯誤,請按一下 [檢查工作流程]。

    如果工作流程有錯誤,超連結會改變顏色,而無效參數的前後會出現星號。此外,在 [工作流程步驟] 底下,發生錯誤的每個步驟旁都會出現錯誤符號。

  22. 按一下 [完成] 儲存工作流程。

在 SharePoint 網站的 [小組討論] 清單頁面上,將會出現一個按鈕。您的小組成員可以按一下此按鈕,以手動方式啟動工作流程。

若要測試工作流程,請瀏覽到 [小組討論] 清單並建立新項目 (請注意,根據預設,[主旨] 欄位是必要欄位)。在您儲存新項目之後,請按一下清單中的討論項目,然後按一下功能表上的 [工作流程]。接著按一下 [工作流程] 頁面上的 [建立工作] 工作流程,然後按一下 [開始]。現在,請瀏覽到 [工作] 清單。因為您已建立了討論項目,所以應該有指定給您的工作,而且該項工作會包含您在 [主旨] 欄位中輸入的資訊。

如果需要的話,可以在工作流程中新增另一個步驟,以便在新工作標示為完成時執行另一個動作。您可以從單步驟工作流程開始著手,然後再新增其他步驟,讓工作流程逐步演變成最終能對應到複雜的商務流程。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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