工作流程範例:傳閱費用報表進行檢閱

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

您的小組會填寫每月費用報表,這些報表都是使用 Microsoft Office InfoPath 2007 設計的表單。您的小組會在 SharePoint 網站上填寫這些表單並將其儲存在表單庫中。當費用報表超過特定金額時,您想要自動通知適當人員檢閱報表。您可以利用單步驟工作流程,快速自動執行這個程序。

Office InfoPath 2007 有一項很棒的功能,那就是您可以指定將實際表單中的欄位顯示成表單庫中的欄。當您選擇將表單欄位顯示成表單庫中的欄時,就表示您要升階該欄位。當您想要查看表單中的重要資訊,但是不必個別開啟各表單時,升階欄位將會十分有用。更重要的是,藉由將表單中的資料升階為表單庫中的欄資料,就可以在 [工作流程設計工具] 中根據該資料建立規則。只要將表單中的總費用升階為欄,就可以建立工作流程,當總費用超過特定金額時即傳閱費用報表以供檢閱。

若要深入瞭解工作流程,請參閱SharePoint 工作流程簡介

重要: 若要建立工作流程,您的網站必須位於執行 Windows SharePoint Services 3.0 或 Microsoft Office SharePoint Server 2007 的伺服器。

本文內容

開始之前

設計工作流程

開始之前

在設計工作流程之前,必須先針對網站、清單或文件庫進行必要的變更或自訂,例如:

  • 工作流程一定要確實附加到一個 SharePoint 清單或文件庫。因此,您的網站必須至少有一個清單或文件庫,您才能建立工作流程。如果您的網站沒有任何清單,則在您建立工作流程時,會提示您先建立一個清單。

  • 如果您要在工作流程中使用任何自訂欄或設定,則必須在建立工作流程之前先進行這些變更,才能在 [工作流程設計工具] 中使用那些欄及設定。

  • 如果您要在工作流程中使用任何清單或文件庫功能,但是這些功能根據預設並未開啟 (例如 [內容核准]),則必須先開啟這些功能,才能設計工作流程。

附註: 工作流程是建立在 Microsoft Windows Workflow Foundation (Microsoft Windows 的元件) 上的功能。電腦及伺服器上必須安裝相同版本的 Workflow Foundation。當您第一次建立工作流程時,可能會提示您安裝 Workflow Foundation。

發佈表單並建立表單庫

在這個範例中,您需要有表單庫來儲存表單,而且必須將表單中的某些特定欄位升階為表單庫中的欄。Office InfoPath 2007 讓發佈表單、升階欄位,甚至建立表單庫都變得非常簡單。只要使用 [發佈精靈] (按一下 [檔案] 功能表上的 [發佈]),即可完成這些工作。

在下列程序中,您會使用 Office InfoPath 2007 中現成的「費用報表」範本,然後使用 [發佈精靈] 來升階欄位,並且在 SharePoint 網站上建立表單庫。

  1. 啟動 Office InfoPath 2007。

  2. 按兩下 [填寫表單] 對話方塊中的範例費用報表。

    費用報表隨即會以 [設計] 模式開啟。該表單中已經有欄位要升階為表單庫中的欄:[名稱]、[身分證字號] 及 [總費用]。您將會直接使用範本,不做任何修改。

  3. 在 [檔案] 功能表上按一下 [另存新檔]。

  4. 在 [另存新檔] 對話方塊的 [檔案名稱] 方塊中輸入名稱,然後按一下 [儲存]。

  5. 按一下 [檔案] 功能表上的 [發佈]。

    [發佈精靈] 隨即開啟。

  6. 按一下 [您希望將表單範本發佈至什麼地方] 底下的 [至 SharePoint 伺服器 (使用或不使用 InfoPath Forms Services 皆可)],然後按 [下一步]。

  7. 輸入 SharePoint 網站的位址,然後按 [下一步]。

  8. 按一下 [您想要發佈什麼] 底下的 [文件庫],然後按 [下一步]。

    請注意,您也可以將表單當做內容類型來使用。例如,如果您想要讓入口網站的所有子網站都能使用表單範本,就可以選擇這個選項。

  9. 按一下 [您想要做什麼] 底下的 [建立新的文件庫],然後按 [下一步]。

  10. 輸入費用報表的名稱,為文件庫中,輸入描述,再按一下 [下一步

  11. 在下一頁按一下 [新增]。

  12. 在 [選取欄位或群組] 對話方塊中,按一下 [員工] 資料夾中的 [名稱],然後按一下 [確定]。

  13. 重複兩次上一個步驟,以新增 [身分證字號] 欄位 (在 [員工] 資料夾中) 及 [總計] 欄位 (在 [項目] 資料夾中)。

    附註: 在 [選取欄位或群組] 對話方塊中,使用 [網站欄群組] 及 [欄名稱] 的預設值。或者,您也可以將表單欄位對應到現有的網站欄,或是為網站欄指定與表單欄位本身不同的名稱。

  14. 按一下 [下一步],確認所有資訊都正確無誤,然後按一下 [發佈]。

    現在,您已經有了名稱為「費用報表」的表單庫,其中包含了建立工作流程所需要的欄。在瀏覽器中,表單庫中的欄看起來應該如下圖所示。

    表單庫,顯示在表單庫中升階為欄的表單欄位

頁面頂端

設計工作流程

在您設定包含正確的欄的表單庫之後,即可開始使用 [工作流程設計工具]。

  1. 啟動 Microsoft Office SharePoint Designer 2007。

  2. 按一下 [檔案] 功能表上的 [開啟網站]。

  3. 在 [開啟網站] 對話方塊中,瀏覽並選取要建立工作流程的 SharePoint 網站,然後按一下 [開啟]。

  4. 指向 [檔案] 功能表上的 [開新檔案],然後按一下 [工作流程]。

    [工作流程設計工具] 隨即開啟。

  5. 在 [授與此工作流程的名稱] 方塊中,輸入費用報表檢閱

    網站訪客在瀏覽器中檢視 [工作流程狀態] 和 [工作流程] 頁面時,會看到這個名稱。

  6. 按一下 [此工作流程應該附加哪個 SharePoint 清單] 清單中的 [費用報表]。

  7. 在 [在費用報表中選取項目的工作流程起始選項] 底下,執行下列所有動作:

    • 清除 [允許從項目手動啟動此工作流程] 核取方塊。

    • 選取 [每當項目建立時自動啟動此工作流程] 核取方塊。

    • 選取 [每當項目變更時自動啟動此工作流程] 核取方塊。

      只要選擇這些選項,即可確保每當小組成員填寫新的費用報表或修改現有的費用報表時,此工作流程都會執行。

      [工作流程設計工具] 的第一頁

  8. 按 [下一步]。

    您想要建立一個規則,指定如果表單中報告的總費用大於 500 元,即通知適當人員檢閱費用報表。

  9. 按一下 [工作流程設計工具] 中的 [條件],然後按一下清單中的 [進階條件]。

    [如果值等於值] 條件隨即會出現在工作流程中。

    這份清單提供了許多現成的條件,但是您想要建立的條件是,只有當特定值 (此範例中的總費用) 大於特定值 (此範例中的 500 元) 時,此工作流程才會傳送訊息。若要完成這項工作,請建立進階條件。

  10. 若值等於值的條件,按一下第一個超連結],然後按一下顯示的資料繫結 按鈕圖像

  11. 在 [定義工作流程查閱] 對話方塊中,按一下 [來源] 清單中的 [目前項目],然後按一下 [欄位] 清單中的 [總計],再按一下 [確定]。

    利用這個對話方塊,您可以查閱網站上任何清單或文件庫中任何欄位的值,以便能將該值用在工作流程規則中。在這個範例中,您想要使用目前項目之 [總計] 欄位中的數字。

  12. 按一下工作流程規則中的 [等於],然後按一下清單中的 [大於]。

  13. [第二個超連結],然後輸入 [ 500

  14. 按一下 [動作],然後按一下清單中的 [傳送電子郵件]。

    如果這個動作未出現在清單中,請按一下 [其他動作],然後按一下想要的動作,再按一下 [新增]。

  15. 在 [以電子郵件傳送此郵件] 的動作中,按一下 [此郵件],然後輸入收件者、主旨及郵件內文完成表單。

    在收件者欄位中,選擇必須檢閱費用報表的人員。

  16. 按一下 [確定]。

    [工作流程設計工具] 的第二頁,顯示條件和動作

    現在,您已建立了一個規則,也就是如果在 [費用報表] 庫中建立或變更費用報表,而且該報表的總費用大於 500 元,即通知適當人員檢閱該報表。

  17. 若要在結束 [工作流程設計工具] 之前檢查工作流程是否有錯誤,請按一下 [檢查工作流程]。

    如果工作流程有錯誤,超連結會改變顏色,而無效參數的前後會出現星號。此外,在 [工作流程步驟] 底下,發生錯誤的每個步驟旁都會出現錯誤符號。

  18. 按一下 [完成] 儲存工作流程。

    若要測試工作流程,請瀏覽到 [費用報表] 庫,按一下 [填寫此表單] 建立新項目,並且確定您輸入的費用大於 500 元。將該表單儲存到表單庫中,然後檢查指定的人員是否收到您建立的訊息。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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