工作流程範例:傳送通知訊息

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

建立提醒通知的最新的資訊,請參閱建立提醒或訂閱 rss 摘要。如果您使用的SharePoint Online清單,您也可以使用流建立透過電子郵件及其他頻道的通知。取得詳細資訊,請參閱新增至清單,以在 SharePoint Online 中的流程

附註: 此主題有關 SharePoint 2007 只。

2016 年 12 月 12日日更新

若要深入瞭解工作流程,請參閱SharePoint 工作流程簡介

重要: 若要建立工作流程,必須執行Windows SharePoint Services 3.0或Microsoft Office SharePoint Server 2007在伺服器上位於您的網站。

在您開始之前

您的小組會使用 [共享文件] 庫來共同合作處理一些文件,也會使用 [指定給] 欄來追蹤文件的指定對象。您並不是要小組的所有成員持續檢查小組網站,看是否有新指定給他們的文件,而是想要建立工作流程,在任何小組成員收到指定時自動傳送電子郵件給他們。只要建立單步驟工作流程,即可快速完成這項工作。

或許您在想,為什麼不使用提醒功能?提醒功能提供了許多選項,例如,可以在新增或修改項目時收到提醒。但是,您無法針對特定欄何時會變更為特定設定來設定提醒。此外,使用提醒功能時,您無法建立電子郵件訊息來告知收件者確實需要採取的動作。

在設計工作流程之前,必須先針對網站、清單或文件庫進行必要的變更或自訂,例如:

  • 工作流程一律會附加一個SharePoint清單或文件庫中。您的網站建立工作流程之前,必須有至少有一個清單或文件庫。如果沒有在您的網站清單,會提示您建立工作流程時,請建立一個。

  • 如果您要在工作流程中使用任何自訂欄或設定,則必須在建立工作流程之前先進行這些變更,才能在 [工作流程設計工具] 中使用那些欄及設定。

  • 如果您要在工作流程中使用任何清單或文件庫功能,但是這些功能根據預設並未開啟 (例如 [內容核准]),則必須先開啟這些功能,才能設計工作流程。

附註: 工作流程是建立在 Microsoft Windows Workflow Foundation (Microsoft Windows 的元件) 上的功能。電腦及伺服器上必須安裝相同版本的 Workflow Foundation。當您第一次建立工作流程時,可能會提示您安裝 Workflow Foundation。

新增資料欄至文件庫

此範例使用 [共享文件] 庫,預設會顯示在小組網站。不過,您必須新增 [指定至] 欄至 [共享文件] 庫,因為此欄預設不會顯示在文件庫。

  1. 在瀏覽器中,移至 [共享文件] 庫。

    提示: 按一下 [資料夾清單] 中的 [共享文件],然後按 F12。

  2. 按一下文件庫工具列上的 [設定],然後按一下 [從網站欄新增欄]。

  3. 按一下 [可用的網站欄] 底下的 [指定給],然後按一下 [新增]。

  4. 按一下 [確定]。

    當您在瀏覽器中檢視 [共享文件] 時,[指定給] 欄此時就會出現在文件庫中。

  5. 關閉瀏覽器。

頁面頂端

設計工作流程

在您設定含有正確的欄的 [共享文件] 庫之後,即可開始使用 [工作流程設計工具]。

  1. 啟動Office SharePoint Designer 2007。

  2. 按一下 [檔案] 功能表上的 [開啟網站]。

  3. 在 [開啟網站] 對話方塊中,瀏覽並選取要建立工作流程的 SharePoint 網站,然後按一下 [開啟]。

  4. 指向 [檔案] 功能表上的 [開新檔案],然後按一下 [工作流程]。

    [工作流程設計工具] 隨即開啟。

  5. 在 [授與此工作流程的名稱] 方塊中,輸入工作分派的通知

    網站訪客在瀏覽器中檢視 [工作流程狀態] 和 [工作流程] 頁面時,會看到這個名稱。

  6. 按一下 [此工作流程應該附加哪個 SharePoint 清單] 清單中的 [共享文件]。

    當小組成員檢視 [共享文件] 庫時,將會看見此工作流程 (名稱為「指定通知」) 新增的一欄。這一欄會指出各項目的工作流程狀態,例如工作流程已啟動還是已完成。

  7. 在 [在共享文件中選取項目的工作流程起始選項] 底下,執行下列所有動作:

    • 清除 [允許從項目手動啟動此工作流程] 核取方塊。

    • 選取 [每當項目建立時自動啟動此工作流程] 核取方塊。

    • 選取 [每當項目變更時自動啟動此工作流程] 核取方塊。

      只要選擇這些選項,即可確保每當項目建立或變更時,此工作流程都會執行。[工作流程設計工具] 的第一頁現在看起來應該如下所示。

      [工作流程設計工具] 的第一頁

  8. 按 [下一步]。

  9. 按一下 [條件],然後按一下清單中的 [自訂條件 (共享文件)]。

    [如果欄位等於值] 條件隨即會出現在工作流程中。

    這份清單提供了許多現成的條件,但是您想要建立的條件是,只有當特定欄位 (此範例中的 [指定給]) 等於特定值 (此範例中的小組人員姓名) 時,此工作流程才會傳送訊息。若要完成這項工作,請建立自訂條件。

  10. 在 [如果欄位等於值] 條件中,按一下 [欄位],然後按一下清單中的 [指定給]。

  11. 按一下條件中的 [值]。

    [選取使用者] 對話方塊隨即開啟。您想要選擇小組成員,可以輸入他們的姓名或電子郵件地址,然後按一下 [新增],或者可以從現有使用者清單中選取。您也可以從 [通訊錄] 中選取使用者,或是查閱清單或清單項目中的姓名。

  12. 輸入或選取使用者名稱或地址,然後按一下 [新增],再按一下 [確定]。

  13. 按一下 [動作],然後按一下清單中的 [傳送電子郵件]。

    如果這個動作未出現在清單中,請按一下 [其他動作],然後按一下想要的動作,再按一下 [新增]。

  14. 在 [以電子郵件傳送此郵件] 的動作中,按一下 [此郵件],然後輸入收件者、主旨及郵件內文完成表單。

    在 [收件者] 欄位中,輸入已選擇做為條件一部分的相同名稱或地址。

  15. 按一下 [確定]。

    [工作流程設計工具] 的第二頁,顯示條件和動作

    現在,您已建立了一個規則,也就是如果將 [共享文件] 庫中的項目指定給特定的小組成員,則該成員就會收到電子郵件通知。但是如果將文件指定給不同的小組成員會如何?接下來,您將會為小組中的其他每位成員建立 "Else If" 條件。

  16. 按一下 [新增 'Else If' 條件分支]。

    條件分支隨即新增到工作流程中。重複這個程序中的步驟 8 到 14,即可為不同的小組成員建立相同的規則。

  17. 視需要按一下 [新增 'Else If' 條件分支],為小組中您想要在指定文件時通知的每位成員新增規則。

    工作流程設計工具,顯示規則和條件分支

  18. 若要在結束 [工作流程設計工具] 之前檢查工作流程是否有錯誤,請按一下 [檢查工作流程]。

    如果工作流程有錯誤,超連結會改變顏色,而無效參數的前後會出現星號。此外,在 [工作流程步驟] 底下,發生錯誤的每個步驟旁都會出現錯誤符號。

  19. 按一下 [完成] 儲存工作流程。

    若要測試工作流程,請瀏覽到 [共享文件] 庫、建立新項目,並且將 [指定給] 欄設定為工作流程的條件中所包含的人員。請檢查該名人員是否收到您建立的通知訊息。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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