尋找會議室

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

當您建立會議邀請時,一般為求方便,都包含會議或活動的地點。您可以使用通訊錄來尋找會議室。

附註: This feature requires you to use a Microsoft Exchange Server 2007 account. Most home and personal accounts do not use Microsoft Exchange. For more information about Microsoft Exchange accounts and how to determine which version of Exchange your account connects to, see the links in the See Also section.

  1. 在 [檔案] 功能表上,指向 [新增],然後按一下 [會議邀請]。

    鍵盤快速鍵若要建立新的會議邀請,請按 CTRL + SHIFT + Q。

  2. [主旨] 方塊中,輸入會議或活動的描述。

  3. 若要開啟以查看可用的圖片,[位置] 方塊旁的聊天室的通訊錄,按一下 [聊天室]。 會議邀請中的 [會議室] 按鈕

    如果您看不見 [會議室] 按鈕,您可能是:

    • 開啟約會而未開啟會議邀請。

    • 按一下工具列上的 [新增],而不是開啟 [檔案] 功能表上的會議邀請。依預設,在行事曆中時,按一下 [檔案] 功能表上的 [新增] 會開啟約會。

      在這兩種情況中,都不會顯示 [會議室] 按鈕,直到您至少加入另外一個人為止,這個動作會讓約會變成會議邀請。若要將約會變更為會議邀請,請在 [約會] 索引標籤上,按一下 [顯示] 群組中的 [排程小幫手]

  4. 完成會議邀請並加以傳送。

    做法

    1. [開始時間][結束時間] 清單中,按一下會議的開始時間和結束時間,如果是整日事件,請選取 [全天] 核取方塊。

      整日事件是指從當天午夜持續到隔天午夜的 24 小時事件。

      附註: 依預設,會使用您電腦系統上目前的時區設定來排程會議,如果您要根據替代時區來排程會議,請在 [會議] 索引標籤上,按一下 [選項] 群組中的 [時區]

    2. 輸入您要與收件者共用的任何資訊,附加任何檔案,或建立 [會議工作區] 網站。

      如需會議工作區的詳細資訊,請參閱簡介會議工作區

    3. [會議] 索引標籤上,按一下 [顯示] 群組中的 [排程小幫手]

      排程小幫手可協助尋找會議的最佳時間。

    4. 按一下 [新增與會者]

    5. [選擇與會者及資源] 對話方塊的 [搜尋] 方塊中,輸入您想邀請來參加會議的人員或資源名稱,然後按一下 [到]

    6. 從結果清單選取名稱。按一下 [出席者][列席者][資源],然後按一下 [確定]

      [出席者][列席者] 兩種與會者都會出現在 [會議] 索引標籤上的 [收件者] 方塊中,而 [資源] 則出現在 [地點] 方塊中。

      排程小幫手會顯示空閒/忙碌格線,指出與會者是否可與會。綠色垂直線代表會議的開始;紅色垂直線則代表會議的結束。

      空閒/忙碌格線

      [建議的時間] 窗格找出最適合您會議的時間,定義為大部分與會者都能參與的時間。最佳時間會出現在窗格頂端。若要選取任何一個建議的時間,請按一下 [建議的時間] 窗格中所建議的時間,您也可以手動方式在空閒/忙碌格線中選取時間。

      [建議的時間] 窗格

    7. 如果您想要讓會議定期舉行,請在 [會議] 索引標籤上,按一下 [選項] 群組中的 [週期性]、選取循環模式,然後按一下 [確定]

      當您將循環模式新增至會議邀請時,[會議] 索引標籤會變成 [週期性會議]

    8. [會議] 索引標籤的 [顯示] 群組中,按一下 [約會]

    9. 按一下 [傳送]

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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