尋找最或最新的日期的記錄

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本文說明如何使用臨界數值查詢及合計查詢中的一組記錄中尋找最近或最早日期。 這可以協助您回答各種不同的商務問題,例如客戶上次放置順序,或的五個季已銷售,依據縣市最好。

本文內容

概觀

準備範例資料跟著,以及範例

尋找最高或最低最近的日期

大部分或最新記錄群組的日期

概觀

您可以排列資料,並檢閱使用臨界數值查詢的最高-後面的項目。 臨界數值查詢是選取查詢的結果,例如五個最常用的頁面在網站上的頂端會傳回指定數字或百分比的值。 您可以使用任何類型的值臨界數值查詢 – 他們沒有數字。

如果您要組成群組或摘要資料的排名之前,您沒有使用臨界數值查詢。 例如,假設您要尋找您的公司可運作各城市的指定日期銷售數字。 情況下,在城市成為的類別 (您需要每個城市中找到的資料),因此您使用合計查詢。

當您使用臨界數值查詢以尋找包含在表格或記錄群組的最新或最早日期的記錄時,您可以回答各種不同的商務問題,如下所示:

  • 誰具有已讓最多銷售最近?

  • 何時沒有客戶上次將順序?

  • 三個生日小組為何?

若要讓臨界數值查詢,開始建立選取查詢。 是否要尋找的頂端或底部,然後排序根據您的問題 – 資料。 如果您要組成群組或彙總的資料,請將選取的查詢轉換成合計查詢。 您然後可以使用彙總函數,例如 [最大最小值,以傳回最高或最低值,或名字姓氏來傳回的最早或最晚的日期。

本文假設您使用日期值具有日期/時間資料類型。 如果文字欄位中,在您的日期值。

請考慮使用篩選,而不臨界數值查詢

篩選最好通常是如果您有特定日期的注意事項。 若要判斷您是否應該建立臨界數值查詢,或套用篩選,請考慮下列事項:

  • 如果您想要傳回的日期相符的位置的所有記錄早於或晚於特定的日期,使用 [篩選。 例如,若要查看之日期的年 4 月和年 7 月之間的銷售額,您會套用篩選。

  • 如果您想要傳回特定的數量的最近或最新的日期的記錄欄位中,且您不知道的確切的日期值,或他們不影響,您會建立臨界數值查詢。 例如,若要查看五個最佳的銷售季,使用臨界數值查詢。

如需有關建立和使用篩選的詳細資訊,請參閱套用篩選,以檢視選取 [在 Access 資料庫中的記錄

頁面頂端

準備範例資料跟著,以及範例

下列範例資料表中的資料使用本文中的步驟。

[員工] 資料表   

姓氏

第一 名稱

地址

城市

CountryOrR egion

彌月 日期

雇用合作夥伴 日期

孫哲翰

沙東

1 Main St.

New York

USA

05-2-1968 年,用

1994 年 6 月 10-

Heloo

Waleed

52 1st St.

Boston

USA

22-5-1957

1996 年 11 月 22 日

盧珮佳

Guido

3122 75th Ave. S.W.

Seattle

USA

1960 年 11 月 11 日

2000-3 月 11 日

Jean-francois Philippe

1 Contoso Blvd.

London

UK

22-三月-1964

1998 年 6 月 22 日

價格

年凱撒

Calle Smith 2

Mexico City

墨西哥

05-6 月-1972

2002 年 1 月 05 日

Hughes

Christine

3122 75th 聖 s 鍵。

Seattle

USA

從 1 月 23 1970

1999 年 4 月 23 日

Riley

Steve

67 Big St.

Tampa

USA

14-四月-1964

2004 年 10 月 14 日

Birkby

Dana

2 nosey Pkwy

Portland

USA

29-Oct-1959

1997 年 3 月月 29 日

EventType 表格    

TypeID

事件 類型

1

產品啟動

2

公司的函數

3

私人函數

4

募款 Raiser

5

展覽

6

課程

7

運作

8

展示

9

市集

[客戶] 資料表    

客戶識別碼

公司

連絡人

1

Contoso, Ltd. 圖形

Jonathan Haas

2

Tailspin Toys

成凱倫

3

Fabrikam

4

Wingtip 玩具

Lucio Iallo

5

A. 材料

王士 Samant

6

冒險工廠

方柏納立民

7

設計協會

Jaka Stele

8

學校的藝術

Milena Duomanova

[事件] 資料表    

事件識別碼

事件 類型

客戶

事件 日期

價格

1

產品啟動

Contoso, Ltd.

2011/4/14

$10,000

2

公司的函數

Tailspin Toys

2011/4/21

$8,000

3

展覽

Tailspin Toys

2011/5/1

$ 25000

4

展示

Graphic Design Institute

2011/5/13

$4,500

5

展覽

Contoso, Ltd.

2011/5/14

$ 55,000

6

運作

學校的藝術

2011/5/23

$12,000

7

產品啟動

A. 材料

6/1/2011

$15,000

8

產品啟動

Wingtip 玩具

2011/6/18

$21,000

9

募款 Raiser

冒險工廠

2011/6/22

$ 1,300

10

課程

Graphic Design Institute

2011/6/25

$ 2,450

11

課程

Contoso, Ltd.

2011/7/4

$ 3800

12

市集

Graphic Design Institute

2011/7/4

$5,500

附註: 本節中的步驟假設的客戶及事件類型位於事件資料表的一個對多關聯 「 一 」 端的資料表。 在此情況下,[事件] 資料表共用客戶編號] 和 [TypeID 欄位。 下一節所述的查詢運作不其中的關聯性的合計。

範例資料貼入 Excel 工作表

  1. 啟動 Excel。 隨後便會開啟一個空白的活頁簿。

  2. 按下 SHIFT + F11 插入工作表 (您需要四個)。

  3. 每個範例資料表的資料複製到空白工作表。 包含欄標題 (第一列)。

從工作表建立資料庫資料表

  1. 從第一個工作表,包括欄標題中選取的資料。

  2. 以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格],然後按一下 [

  3. 按一下 [] 以確認第一列包含欄標題。

  4. 針對各個其餘工作表重複步驟 1-3。

尋找最高或最低最近的日期

本節中的步驟會使用的範例資料,以描繪出建立臨界數值查詢的程序。

建立基本的臨界數值查詢

  1. 在 [建立] 索引標籤上,按一下 [查詢] 群組中的 [查詢設計]。

    [顯示資料表] 對話方塊隨即出現。

  2. 按兩下 [員工] 資料表,然後按一下 [關閉

    如果您使用的範例資料,請將 [員工] 資料表新增至查詢。

  3. 新增您想要使用您在查詢設計格線中的欄位。 您可以按兩下每個欄位,或拖放每個欄位在 [欄位] 列中的空白儲存格。

    如果您使用範例表格時,新增的名字、 姓氏及出生日期欄位。

  4. 在包含頂端或底端值 ([出生日期欄位中,如果您使用範例資料表) 欄位中,按一下 [排序] 資料列,然後選取 [遞增] 或 [遞減排序]

    遞減排序順序傳回的最新的日期,而 [遞增排序順序傳回的最早日期。

    重要: 僅適用於包含您的日期欄位的 [排序] 資料列中,您必須設定值。 如果您指定的另一個欄位排序順序,查詢將不會傳回您要的結果。

  5. 在 [設計] 索引標籤的 [工具] 群組中,按一下向下旁邊的箭號所有(清單頂端的值),請輸入您想要查看,或從清單中選取一個選項的記錄數目。

  6. 按一下 [執行 按鈕影像 執行查詢,並在 [資料工作表檢視中顯示結果]。

  7. 為 NextBirthDays 儲存查詢。

您可以看到此類型的臨界數值查詢可以回答基本的問題,例如 [誰是最舊或最新的公司內的人員。 接下來的步驟說明如何使用運算式和其他準則來新增至查詢的功能和彈性。 下一個步驟所示的準則傳回三個員工生日。

新增準則至查詢

下列步驟使用上述程序中建立的查詢。 您可以遵循以及不同臨界數值查詢,只要其包含的實際日期/時間資料,不是文字值。

提示:  如果您想要進一步瞭解此查詢的運作方式,切換設計檢視] 和 [資料工作表檢視每一個步驟。 如果您想要查看的實際查詢程式碼,切換至 [SQL 檢視]。 若要檢視之間切換,以滑鼠右鍵按一下頂端的 [查詢] 索引標籤,然後按一下您要的檢視。

  1. 在 [功能窗格] NextBirthDays 查詢,以滑鼠右鍵按一下,然後按一下[設計] 檢視

  2. 在查詢設計格線中,在右側的 [出生日期,欄中,輸入下列:
    MonthBorn: DatePart("m",[BirthDate])
    此運算式會月起出生日期使用DatePart函數。

  3. 在查詢設計格線中的 [下一步] 欄中,輸入下列:
    DayOfMonthBorn: DatePart("d",[BirthDate])
    此運算式起月份中的日出生日期使用DatePart函數。

  4. 清除核取方塊,顯示資料列中的每個您剛剛輸入的兩個運算式。

  5. 按一下每個運算式,[排序] 資料列,然後選取 [遞增]

  6. 在 [準則] 資料列的 [出生日期] 欄中輸入下列運算式:
    月 ([出生日期]) > Month(Date()) 或 Month([Birth Date]) = Month(Date()) 和 Day([Birth Date])>Day(Date())
    This運算式執行下列動作:

    • 月 ( [出生日期]) > Month(Date())指定每位員工的出生日期落在未來的月份。

    • 月 ( [出生日期]) = Month(Date()) 和 Day([Birth Date])>Day(Date()) specifies that if the birth date occurs in the current month, the birthday falls on or after the current day.

      簡言之,此運算式排除任何生日發生之間年 1 月 1 和目前日期的記錄。

      提示:  如需查詢的準則運算式的範例,請參閱查詢準則範例一文。

  7. 在 [設計] 索引標籤上的 [查詢設定] 群組中,輸入3傳回] 方塊中。

  8. 在 [設計] 索引標籤上的 [結果] 群組中,按一下 [執行] 按鈕影像

附註:  在您的查詢中使用您自己的資料,您有時候可能會看到您所指定的更多記錄。 如果您的資料包含共用上方的值之間的值的多筆記錄,查詢會傳回這類的所有記錄,即使表示傳回與您想要的更多記錄。

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大部分或最新記錄群組的日期

您可以使用合計查詢來尋找記錄分成群組,例如依縣/市事件群組的最早或最晚日期。 合計查詢是選取查詢的使用彙總函數 (例如群組依據 M最大值Count第一個最後一個來計算的每一個輸出欄位的值。

包含您想要使用的類別 – 群組依據 – 和您想要合併彙算的值欄位的欄位。 如果您是假設是包含其他的輸出欄位 –,當您要的事件類型 – 分組的客戶名稱查詢也會使用這些欄位進行群組],變更結果,讓它們不原始問題的答案。 若要使用其他欄位的資料列的標籤,您可以建立其他查詢的使用合計查詢做為來源,並將這些額外的欄位新增至該查詢。

提示:  建立查詢步驟是非常有效的策略回答更進階的問題。 如果您無法快速複雜的查詢,搭配使用,請考慮是否可以分成一系列的簡單查詢。

建立合計查詢

此程序使用範例表格的事件,以及EventType 範例,可回答這個問題:

何時是最新的事件的每一個事件類型,不包括 concerts?

  1. 在 [建立] 索引標籤上,按一下 [查詢] 群組中的 [查詢設計]。

  2. 在 [顯示資料表] 對話方塊中,按兩下 [事件和 EventType 資料表。
    每個資料表會出現在查詢設計工具] 的 [上方] 區段。

  3. 關閉 [顯示資料表] 對話方塊。

  4. 按兩下 [EventType 資料表的欄位 EventType 和 EventDate 資料表中的欄位事件來新增欄位至查詢設計格線。

  5. 在查詢設計格線中,在 [準則] 列的 [ EventType ] 欄位中,輸入<>Concert

    提示:  如需更多準則運算式的範例,請參閱查詢準則範例一文。

  6. [設計] 索引標籤上,按一下 [顯示/隱藏] 群組中的 [合計]

  7. 在查詢設計格線中,按一下 EventDate 欄位的 [合計] 列,然後按一下 [最大值

  8. 在 [設計] 索引標籤的 [結果] 群組中,按一下 [檢視],然後按一下 [ SQL 檢視

  9. 在 SQL 視窗中,結尾的 SELECT 子句,只要在另存新檔關鍵字之後,請將MaxOfEventDate取代MostRecent

  10. 為 MostRecentEventByType 儲存查詢。

建立第二個查詢來新增更多資料

此程序使用上述程序 MostRecentEventByType 查詢可回答這個問題:

誰是在最新事件的每一個事件類型客戶?

  1. 在 [建立] 索引標籤上,按一下 [查詢] 群組中的 [查詢設計]。

  2. 在 [顯示資料表] 對話方塊的 [查詢] 索引標籤中,按兩下 [MostRecentEventByType 查詢。

  3. 在對話方塊的 [表格] 索引標籤中,按兩下 [事件] 資料表和 [客戶] 資料表。

  4. 在查詢設計工具中,按兩下下列欄位:

    1. 在 [事件] 資料表中,按兩下 EventType。

    2. 在 MostRecentEventByType 查詢中,按兩下 MostRecent。

    3. 在 [客戶] 資料表中,按兩下 [公司]。

  5. 在查詢設計格線中,[ EventType ] 欄中的 [排序] 資料列中選取 [遞增]。

  6. [設計] 索引標籤上的 [結果] 群組中,按一下 [執行]

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