專案管理目標:新增人員並為其分派任務

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

將資源新增到專案

當您為專案新增工作人員時,請牢記以下兩件事:

  1. 您必須先新增人員至專案排程 . . .

  2. 您可以分派他們處理任務。

無論您使用任何專案管理軟體,此處的差別往往都會造成混淆。

如需更多關於此系列專案管理說明指南的文章,請參閱專案管理藍圖

開始之前應瞭解的專案管理祕訣

如果您是專案管理的新手 如果您是專案管理的新手,您可能會發現除了新增任務之外,還有更多要費心的事,例如要為任務分配多少人員、人員的假日及休假安排,以及個人資訊 (例如電話號碼、電子郵件地址及薪水資訊) 的儲存方式和儲存位置。

以下是協助您入門的秘訣。

  • 瞭解您可以分派給任務的資源類型    當您收集專案任務所需的資訊後,找出您會需要的資源類型。

    • 人員資源    這是一般視為處理任務的資源。相對於材料與設備,專案經理有時會稱這類資源為工時資源。

    • 企業資源    這類資源是由整個組織管理及共用的工時資源。企業資源可與 Project 專業版搭配使用。

    • 材料資源    這類資源包括用來完成任務的電腦或機器。

    • 一般資源    這類資源用於指定任務的人員配置需求 (如木匠及開發人員),而非特定個人。

  • 考慮資源數量對工期的影響 當您將多個資源分派到任務上,您可能會認為工期應該要縮短。但在許多情況下,分派更多人手進行任務可能會產生反效果。這會產生額外的成本和額外的溝通,以及其他效率不彰的問題。例如,在設計新的收費橋梁時,增加一倍的專案建築師人力可能也無法加快完工速度。Project 可讓您控管新增資源至任務時對工期的影響。

  • 請考慮個人能力對工期的影響 個人經驗可能會直接影響工期。一位有五年經驗的人,應該要比只有兩年經驗的人能夠更快完成任務。

如果您是資深的專案經理 隨著專案的擴大,考慮的事項也會變多。現在您開始要擔心如何使用其他部門的資源、雇用廠商、追蹤幾百人的工時、製作要呈閱給高階主管的報表,以及大量其他您可能從未想過的複雜問題。幸好,Microsoft Project 有您需要的專業工具。

以下是提升您專業知識的秘訣。

  • 檢閱並調整工期預估值    使用您收集到關於您目前專案及類似專案的資訊,以調整工期估計值。 資源需求 (及最終專案成本) 預估值的精確度,多半取決於任務工期預估值的精確度。

  • 追蹤資源進度    確保專案人員定期傳送任務狀態更新。Microsoft Project 中的檢視和報表可協助您掌握每個人的進度。

  • 找出資源過度分派的問題    Project 可協助您找出人員是否同時處理太多任務。

  • 留意比較基準   

  • 比較基準可提供專案快照,讓您比較目前進度與您最初規劃的進度。

  • 透過資源撫平分散工作    如果人員同時處理的任務太多,Project 可將任務分派狀況調整為更合理的工作量。撫平資源分派是分攤工作量的方法之一。

  • 將專案資料匯出到 Excel 做進一步的分析 Excel 可以協助您進一步分析專案資訊。例如,您可以將任務和資源資訊匯出到 Excel,以製作進階的實獲值報告,然後使用走勢圖顯示資訊,以查看成本耗用狀況與完成工作量之間有何關聯性。

    在專案管理中使用走勢圖

    訓練員工的新技能    大型組織會投資時間與金錢以訓練員工習得新技能,並在各種不同的環境中工作。比起新聘人員,訓練目前的員工可能是較為符合成本效益的效能改善方法。

步驟 1:新增人員至專案

新增人員至專案

您必須先新增人員及其他資源,然後才能分派他們來處理任務。其他資源可能包括水泥或油漆這類的材料資源,或是機票及餐飲費用這類的成本資源。

變更專案行事曆的工作日

當您新增人員至專案,請修改其工作行事曆以將他們的工作時間納入考量。Project 會假設大部分的人員每周有標準的工作時間,為星期一至星期五的上午 8 點 至下午 5 時。但您不需要遵照該項工作排程。

新增假日及假期

每個人都需要適時休息、 難免會生病, 更何況大家都期待假日。瞭解如何將排休時間加入排程以納入這項考量因素。

使用資源資料庫共用人員

您可以從資源資料庫新增人員至您的專案。資源資料庫可讓您在單一 Project 檔案中保留人員的所有相關資訊,以做為主專案的一部分使用。

隱藏機密資訊欄

您可以新增薪水與電話號碼等機密資訊至專案中,但隱藏此類資訊不開放檢視,以將資訊一網打盡。

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步驟 2:分派人員及其他資源給任務

分派人員處理任務

當您新增任務至排程後,您就可以開始分派人員進行處理。

在甘特圖長條旁顯示任務名稱

如果在甘特圖長條旁邊顯示任務名稱,您就更能瞭解它們所代表的意義。這在報表與會議中非常實用。

輸入人員與材料的成本

當您新增人員至專案時,您可為其加入成本。之後,當您指定人員處理任務時,Microsoft Project 會自動計算專案的成本。

檢查狀態更新

當人員輸入工作狀態後,您可以看到專案中的排程變更。

移除專案中的人員

有人離開專案、離開公司,或者只是因為您拼錯名字,根本從一開始就不存在。這些都是您可能需要從專案移除使用者的理由。

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步驟 3:管理人員及其他資源

選擇正確的檢視以檢視資源

當您將人員分派給任務且任務開始之後,您可以使用 Project 中的許多檢視監控其進度並變更排程。

變更任務工期

處理任務負載問題的其中一個方法是減少工期。

分散工作以減輕人員的工作量

當專案人員同時處理太多任務分派時,您可以讓 Project 更加平均地分配工作。

變更任務類型的投入比導向設定

當您在任務中新增或移除人力資源時,Project 會增加或縮短工期。這就是投入比導向排程。如果您不想要變更工期,您可以變更任務的投入比導向設定。

追蹤排程的進度

追蹤專案工時不僅是確保專案如期完工的關鍵因素, 還可讓您從專案中的錯誤和成功獲得前車之鑑。

儲存比較基準

老闆問您專案有沒有按照原本的計畫進行時,您一定不想回答:「我不知道」。只要在專案開始之前,先將比較基準設定為原本排程的快照,就可以避免這種窘境。

與您的小組進行溝通

在您變更人員排程之後,請傳達這些變更,以免資訊遺失。

檢視人員進度的專案報表

為專案進度建立和自訂圖形報表。您可以在 Project 中檢視這些報表,或匯出到其他應用程式,例如 PowerPoint、Word 或 Excel。

使用 Lync 與專案小組成員進行 IM 交談

當某項任務出現問題時,Project 現在可為您提供幾種快速得到答案的方式。將游標移到某個姓名上,然後按一下 [傳送 IM],在 Lync 中啟動立即訊息工作階段。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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