專案管理目標:新增人員並為其分派任務

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將資源新增到專案

當您為專案新增工作人員時,請牢記以下兩件事:

  1. 您必須先新增人員至專案排程 . . .

  2. 您可以分派他們處理任務。

無論您使用任何專案管理軟體,此處的差別往往都會造成混淆。

如需更多關於此系列專案管理說明指南的文章,請參閱專案管理藍圖

開始之前應瞭解的專案管理祕訣

如果您是專案管理的新手 如果您是專案管理的新手,您可能會發現有更多] 以擔心比只新增工作,例如多少人員將它們,如何核算人員的假日及假期時間,以及如何與個人資訊,例如電話號碼中放置的位置電子郵件地址及薪資資訊。

以下是協助您入門的秘訣。

  • 了解您可以分派給任務的資源類型    您收集專案任務所需的資訊後,找出您會需要資源的類型。

    • 人員資源    以下是我們通常視為處理任務的資源。 專案經理有時會呼叫這些工作資源,而不是材質和設備。

    • 企業資源    這些資源是工時資源管理與整個組織共用。 Project 專業版搭配使用的是企業資源。

    • 材料資源    這類資源包括用來完成任務的電腦或機器。

    • 一般資源    這些資源用於指定的工作和非特定個人,木匠開發人員的需求。

  • 請考慮如何資源的數目而變更工期 當您在工作上放置多個資源時,您應該會縮短任務的工期。 在許多情況下,不過,將人員新增到任務可以有相反的效果。 它可以新增額外的成本、 額外通訊及其他效率。 比方說,新的付費橋接器的設計可能不移至加快如果按兩下設計師該專案的數目。 Project 可讓您控制工作期間您將新增至任務之後會發生什麼情況。

  • 請考慮人員的功能如何影響任務工期 人員的體驗會直接影響任務工期。 您可能預期會在兩個比其他人的時間完成工作人員五年的體驗。

如果您是資深的專案經理 當專案取得變大,有了解更多項目。 您現在擔心其他部門中使用資源廠商、 追蹤數百人的工作、 招募主管和許多其他複雜性,您還沒有甚至思考尚未產生報告。 所幸,Microsoft 專案中有您需要的專家工具。

以下是提升您專業知識的秘訣。

  • 檢閱並調整的工期估計    使用您收集目前專案資訊,類似的專案,以調整您的持續時間來估計的資訊。 估計資源需求 (和最終的專案成本) 的精確度多半取決於您的任務工期估算的精確度。

  • 追蹤資源進度    請確定人員在一般的任務狀態更新您的專案傳送]。 檢視和報表,在 Microsoft Project 中的協助您追蹤的所有人在做並不會遺失。

  • 找出資源過度分派的問題    Project 可協助您找出人員同時時處理太多任務。

  • 留意比較基準    比較基準可提供專案快照,讓您比較目前進度與您最初規劃的進度。

  • 透過資源撫平分散工作    當人員正在處理太多工作同時,Project 可以調整分派],以更真實的工作量。 撫平資源分派為平均載入的其中一個方法。

  • 將專案資料匯出到 Excel 做進一步的分析 Excel 可以協助您進一步分析專案資訊。 例如,您可以將任務和資源資訊匯出到 Excel,以製作進階的實獲值報告,然後使用走勢圖顯示資訊,以查看成本耗用狀況與完成工作量之間有何關聯性。

    在專案管理中使用走勢圖 訓練員工的新技能 大型組織會投資時間與金錢以訓練員工習得新技能,並在各種不同的環境中工作。 比起新聘人員,訓練目前的員工可能是較為符合成本效益的效能改善方法。

步驟 1:新增人員至專案

新增人員至專案

您必須先新增人員及其他資源,然後才能分派他們來處理任務。 其他資源可能包括水泥或油漆這類的材料資源,或是機票及餐飲費用這類的成本資源。

變更專案行事曆的工作日

您已將人員新增到專案之後,修改工時行事曆納入考量他們的工作時間。 專案假設大部分的人使用標準的週,星期一至星期五上午 8 點到下午 5但您沒有要堅持該工作排程。

新增假日及假期

我們需要休息。 我們所有取得病假。 與所有我們想我們假日。 了解如何核算這個排程的時間,以將它新增到排程。

使用資源資料庫共用人員

您可以從資源資料庫新增人員至您的專案。 資源資料庫可讓您在單一 Project 檔案中保留人員的所有相關資訊,以做為主專案的一部分使用。

隱藏機密資訊欄

您可以新增薪水與電話號碼等機密資訊至專案中,但隱藏此類資訊不開放檢視,以將資訊一網打盡。

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步驟 2:分派人員及其他資源給任務

分派人員處理任務

當您新增任務至排程後,您就可以開始分派人員進行處理。

檢視資源工作量及可用性 (機器翻譯)

您可以尋找過度分派或缺乏資源在專案中或跨多個專案,並查看您所做的工作分派是否會導致任何衝突。

在甘特圖長條旁顯示任務名稱

如果在甘特圖長條旁邊顯示任務名稱,您就更能瞭解它們所代表的意義。 這在報表與會議中非常實用。

輸入人員與材料的成本

當您新增人員至專案時,您可為其加入成本。 之後,當您指定人員處理任務時,Microsoft Project 會自動計算專案的成本。

檢查狀態更新

如果當人員輸入工作狀態入 Project Web App,您可以看到專案中的排程變更。

移除專案中的人員

有人離開專案、離開公司,或者只是因為您拼錯名字,根本從一開始就不存在。 這些都是您可能需要從專案移除使用者的理由。

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步驟 3:管理人員及其他資源

選擇正確的檢視以檢視資源

當您將人員分派給任務且任務開始之後,您可以使用 Project 中的許多檢視監控其進度並變更排程。

變更任務工期

處理任務負載問題的其中一個方法是減少工期。

分散工作以減輕人員的工作量

當專案人員同時處理太多任務分派時,您可以讓 Project 更加平均地分配工作。

變更任務類型的投入比導向設定

當您在任務中新增或移除人力資源時,Project 會增加或縮短工期。 這就是投入比導向排程。 如果您不想要變更工期,您可以變更任務的投入比導向設定。

追蹤排程的進度

專案追蹤工作只有不重要,確保您專案的結束時間。 它也能讓您了解錯誤與專案中的成功。

儲存比較基準

老闆問您專案有沒有按照原本的計畫進行時,您一定不想回答:「我不知道」。 只要在專案開始之前,先將比較基準設定為原本排程的快照,就可以避免這種窘境。

檢視人員進度的專案報表

為專案進度建立和自訂圖形報表。 您可以在 Project 中檢視這些報表,或匯出到其他應用程式,例如 PowerPoint、Word 或 Excel。

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