專案管理目標:啟動專案

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

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在 Project 2010 中建立專案之前,您必須決定專案的精確內容、範圍以及希望達成的目標。

等一下! 還有一件事:您必須決定是否真的需要專案。

此概觀可讓您大致了解如何規劃專案。 請追蹤每一個步驟中的連結,以取得每個處理程序的詳細資訊。

本文是專案藍圖的多個專案管理目標之一。

您想要做什麼?

決定您是否需要專案

定義專案目標

識別專案假設

識別專案限制

準備範圍管理計劃

決定您是否需要專案

在您開始進行一系列漫長的活動之前,先問問自己正在做的事是不是專案。 如果您很幸運,那麼有幾項大型任務並不需要負擔完整專案管理的額外負荷。

進一步瞭解決定您是否需要專案中...

專案通常是:

  • 暫時且唯一。   設計製造廠房買車是專案,因為它是一次的活動。製造汽車印出的植物,它包含許多連結的步驟,雖然的是進行中的一系列的活動。

  • 具備開始及結束時間。   設計製造廠房買車有結束日期,但製造汽車的進行中。

  • 會耗費資源。   資源、 [人員] 或 [教材] 會以,以及需要管理謹慎,尤其是如果對方共用跨專案。

  • 具有預算。   專案經理也通常注意專案和專案的活動是否落配置趨近於專案成本的整體獲利率。

專案的部分範例包括:

  • 開發新產品。

  • 重新建立組織的結構。

  • 建造一棟房子。

  • 設計低排放量的車輛類型。

定義專案目標

清楚的目標很重要,因為專案的成功取決於完成度。

進一步瞭解定義目標...

清楚的專案目標是具體且可測量的。 避免模糊不清的目標,例如「建立最先進的交付項目」。專案目標可能包括:

  • 交付項目清單。

  • 特定的到期日的專案及里程碑。

  • 可傳送作業必須符合的明確品質準則。

  • 專案不能超出的成本限制。

所有專案關係人都應該正式同意目標,這些目標才會生效。 通常,專案經理會建立一份目標文件,此文件會變成專案的永久部分。

連結建立中

將 Microsoft Office 或其他檔案附加至您的專案計劃以方便存取。

瞭解 OneNote 2010

使用 OneNote 2010 擷取及共用專案目標。

上傳文件

如果您的組織使用 Project Server,您便可使用 Project Online 將支援文件上傳至專案網站。

開始使用 Project Server

瞭解如何使用 Project Server 2010 上傳文件、透過啟動和核准追蹤專案,以及針對組織目標評估專案。

識別專案假設

若要開始計劃專案,您必須先推測專案的關鍵元素,然後根據這些假設建立排程。

進一步瞭解識別假設...

在識別基本假設時請考慮下列專案區塊:

  • 來自其他專案的交付項目。如果專案其他人的工作相關,對方是否瞭解工作間的相依性,並同意交付工作的日期?

  • 資源可用性 (包括人員、材料及設備)。如果專案的部分工作人員並非由您管理,那麼是由誰管理? 該管理者核准您使用這些資源嗎?

  • 任務工期。您是否根據可靠的資訊或猜測來估計任務工期?

  • 專案成本。成本的重要性為何? 誰必須核准 預算 變更?

  • 可用時間。如果您正執行有已知 期限 的工作,您實際上能以可接受的品質完成所有任務嗎?

  • 交付項目。符合客戶和其他關係人預期的事情您的專案的相依性與交付項目清單?如果您必須在交付項目會危害,有專案關係人您同意交付項目哪些方面將受到第一次?

Microsoft Office 程式可以協助您瞭解專案的複雜性。

建立泳道流程圖

使用 Visio 2010 建立交互功能的專案假設「泳道」流程圖。

建立部落格

文件

為小組成員建立部落格,使用 SharePoint 2010 進行專案想法的腦力激盪。

Office 365 中的 Office Online 快速入門

在線上與 Microsoft Word、Excel、PowerPoint 及 OneNote 線上程式共用專案資訊。

識別專案限制

專案限制是指可能會限制專案經理之選項的因素。

一般而言,三個主要的限制是:

  • 排程,例如主要 里程碑 的固定結束日期或期限日期。

  • 資源,例如預先定義的 預算。

  • 範圍,例如需要開發三個產品機型。

一個限制的變更通常會影響另外兩個限制,並且可能會影響整體品質。

閱讀更多關於識別限制的資訊...

例如,縮短專案工期 (排程) 可能會增加所需的工作人員數目 (資源),並減少可以加入產品中的功能數目 (範圍)。

專案經理就要判斷這樣的取捨是否可以接受。這個概念稱為「專案管理的三個限制式」或「專案鐵三角」。

在計劃過程中,請列出專案的限制式,以確保專案的所有專案關係人都知道這些限制式,並有機會可以評論這個清單。

此外還有一點值得做,就是讓關係人同意要如何回應專案進行期間所產生的不預期限制式。

準備範圍管理計劃

專案範圍是所有專案目標與任務以及完成這些任務所需的工時結合在一起而成。

範圍管理計劃是一份文件,說明專案範圍的管理方式,以及說明要如何將範圍的任何變更整合到專案中。

進一步瞭解範圍管理計劃...

範圍管理計劃可能包括:

  • 「評估」範圍變更的可能性、頻率以及幅度。

  • 「描述」如何識別並分類任何範圍變更。

    例如,在某個建築專案中,您可能會決定如果客戶要求的設計變更成本低於 $1,000 美元,工頭可以核准這項工作,但如果變更成本超過這個金額,專案經理與客戶就必須在成本、資源與其他因素方面重新評估專案的範圍。

  • 「規劃」識別範圍變更時該怎麼辦 (例如,通知贊助者以及發出合約變更單)。

準備完善的範圍管理計劃可以做為專案的 應變計劃 基礎。

雖然您可以建立範圍管理計劃與專案,專案經理通常是建立與其他程式,例如Microsoft Word ] 或 [ OneNote

返回專案藍圖

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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