專案管理目標:傳達專案資訊

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

與您的小組進行溝通

不論是從小組取得狀態資訊,或是將專案狀態傳達給高階主管,傳達專案資訊通常並不容易。

瞭解傳達與報告專案資訊的時機與方式。否則,可能無法有效進行共同作業,專案的成功也可能存在風險。

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開始之前應瞭解的專案管理祕訣 . . .

  • 列出您的專案關係人    專案開始之前,找出您的專案關係人是誰。務必方式隔間專案之一是忘記重要的專案關係人對專案移/否移的影響

  • 及早展開溝通規劃    在專案開始之前,請設計通訊的策略和專案的處理程序。更好有顯示為任務在專案的第一個線條,使此重要的組件的共同作業成為所有人的認可的通訊程序。

  • 經常通訊    瞭解去關閉問題,他們升級前的權限一週時間後,請收集任務狀態資訊。如果您在通訊超過的次數,小組成員可能會停止傳送更新由於準備這些額外的時間。

  • 找出問題    如果所有項目會移佳,因為您沒有聽負數的任何項目,您可能被流向時遇到問題。即使的最佳方式執行的專案有問題。您的工作是到找到之前增加更大的問題。

  • 使用適當的技術    瞭解您的小組成員與專案關係人通訊的需求。例如,小組成員的任務狀態報告可能會想要使用電子郵件或 Project Server,而主動的圖表或樞紐分析表,可能會想要向高階主管匯。以下是您可以使用以協助通訊的程式清單。

應用程式

優點

缺點

專案

  • 具備適用於所有專案關係人層級的內建簡報工具。

  • 具備易於理解的時間表和團隊規劃檢視。

  • 可將資料匯出至 Excel 與 Visio,以利傳達複雜資料內容。

  • 您的公司可能並不使用 Project。

  • 您公司進行的專案規模偏小,不需要用到強大的排程軟體。

Project Server

  • 最適合用於整個組織內的進階通訊與專案資訊報告。

  • 可以比較多個專案或專案組合的狀態。

  • 較小規模的公司可能需要顧問的協助,才能安裝與使用 Project Server。

Excel

  • 專案可以將資料匯出至 Excel 做進階分析,例如 ANOVA 以及盈餘分析。

  • 適合用於專案早期規劃,或稍後可以新增到 Project 的高階交付項目。

  • Excel 缺少適用於較複雜專案的自動化排程功能。

Word

  • 適用初始階段期間,當您需要共用預算與交付項目等規劃文件時。

  • 不適合製作供高階主管專案關係人閱覽的視覺簡報。可改用 Excel、Visio、PowerPoint 或 Project 的專屬報表功能。

SharePoint

  • 不需 Project Server,即可提供同步處理功能。對某份工作清單的變更會反映在另一份清單中。

PowerPoint

  • 適合製作對高階主管專案關係人有影響力的簡報。

  • 分析師和工程師可能會想要更更詳細的圖表,以進行複雜的預算分析。

Visio

  • 適用於專案初始階段期間,當您需要使用流程圖或其他圖表來傳達業務與製造程序時。

  • 如果呈現給高階主管,則可能資訊過多。可改用 Project 本身的報表功能。

Lync   

  • 適合位於不同地點的團隊。您可以使用立即訊息、語音、視訊,或在線上會議期間與團隊共用專案資訊。

從 Project Server 檢查狀態更新

如果您的小組使用 Project Server,請在與小組進行專案進度相關溝通之前,從伺服器下載任務狀態更新。

追蹤排程的進度 (從簡單到專業)

有簡單的方式可追蹤進度,也有較複雜的方式。您可以找出最適合您的專案與團隊的方式。

使用 Lync 與專案小組成員進行 IM 交談

進行專案排程時如需快速提問,請將游標停留在某個人員的名字上方,使用 Lync 與對方共用 IM 訊息。

線上加入 Lync 會議

如果有人員無法赴會,請使用 Lync 共用專案資訊。可共用 PowerPoint 投影片、Excel 工作表或 OneNote 筆記,分享專案計劃。無論是在辦公室、家中或使用行動裝置,人員都能參與線上會議。

建立專案報表

有了 Project 2013,您不需使用任何其他軟體,即可將所需的專案資料用於建立並自訂令人驚豔的圖形報表。在您處理專案的同時,報表會隨之變更,以反映最新資訊 — 您完全無需手動更新!

與 SharePoint 工作清單同步

小組成員可在 SharePoint 中檢視排程並更新其工作,而您會在 Project 中看到變更, 反之亦然。

使用 Office 365 與 SharePoint 和 Lync online

使用 Office 365 處理最初的專案規格。只要您使用具備網際網路連線的電腦,就能根據需求在任何地方使用完整版 Word、Excel、PowerPoint 或 OneNote 處理自己的文件。

即使您的公司人員電腦上沒有安裝 SharePoint 和 Lync Online,您也可以使用這些工具。

將任務變更發佈至伺服器

當您對任務進行變更時,將這些變更發佈至 Project Server,讓所有人都能掌握正確的資訊以進行工作。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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