將 Access 資料匯出至 Word 文件

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

若要Microsoft Access 2010資料庫中的資料匯出至Microsoft Word 2010文件中,使用 [匯出精靈中Access 2010。本文討論匯出作業、 說明如何使用 [匯出精靈],並示範如何將其儲存,以重複使用匯出設定。

本文內容

概觀

將 Access 資料匯出至 Word

匯出至 Word 時,Access 值的顯示方式

概觀

您匯出的資料會發生什麼情況

當您使用 Access 匯出精靈將從 Access 資料庫的資料匯出至Word 2010文件時,Access 會建立 Microsoft Word Rtf 格式檔案 (*.rtf) 中資料的複本。不過,匯出程序只複製可見的欄位和記錄 Access 資料表、 查詢和表單,然後將它們顯示在 Word 文件中的表格。如果您有任何隱藏的欄位] 或 [套用篩選的記錄時,[匯出精靈並不會匯出資料。當您將報表匯出的資料和其版面配置會複製到非常類似原始的報表格式中。

附註: 您無法在 Access 中使用 [另存新檔] 命令,來將 Access 資料庫或表格儲存為 Word 文件。

可匯出的資料類型

您可以從 Access 資料表、 查詢、 表單或報表匯出資料。您也可以匯出檢視中選取的記錄。當您匯出表單或包含子表單或子資料工作表的資料工作表時,只主表單或資料工作表會一併匯出。您必須重複相同的匯出作業,為每個子表單和子資料工作表中您想要在 Word 中檢視。相反地,當您匯出報表時,子表單和報表中包含的子會匯出,與主報表。您無法匯出巨集和模組。

將資料匯出至現有的 Word 文件

當您第一次存取使用 [匯出精靈],將資料匯出資料至新的 Word 文件。若要將資料移到另一個現有的 Word 文件中,您必須選取並複製資料,,然後貼到您現有的 Word 文件。

頁面頂端

將 Access 資料匯出至 Word

  1. 開啟來源資料庫。

  2. 在 [功能窗格] 中選取的物件包含您想要匯出的資料。

    您可以匯出資料表、 查詢、 表單或報表。

  3. 檢閱來源資料,以確保,它不包含錯誤標記 (綠色三角形) 或錯誤值,例如#Num

    重要: 資料來源,任何未解析的值錯誤的 Word 文件中的 null 值會被取代。

  4. 如果您想要匯出只是某些資料的物件,請選取您要匯出的記錄。

  5. 在 [外部資料] 索引標籤的 [匯出] 群組中按一下 [更多],然後按一下 [ Word]。

    附註: 只有在開啟資料庫時,並選取物件時,可使用 [匯出] 命令。

  6. 在 [匯出精靈],指定目的地檔案的名稱。

  7. 精靈一律會匯出資料的格式。如果您要檢視的 Word 文件匯出作業完成後,請,選取 [開啟目的檔案匯出作業完成後核取方塊。

  8. 如果您選取您要匯出之前開始匯出作業的記錄,您可以選取匯出選取的記錄] 核取方塊。不過,如果您想要匯出檢視中的所有記錄,不要核取方塊。

    附註: 此核取方塊顯示如果未不選取任何記錄,則無法使用 (呈暗灰色)。

  9. 按一下 [確定]。

  10. 如果目的地文件已存在,會提示您按一下 [覆寫的檔案。按一下 [],若要變更目的地檔案的名稱,然後再按一次[確定]

Access 會將資料匯出,並在 Word 中開啟目的地文件,根據您指定在精靈中的 [匯出] 選項。Access 也會顯示在精靈的最後一頁上作業的狀態。如果您想要儲存以重複使用稍後匯入設定,請移至下一個步驟。

儲存並使用 Outlook 中的 [匯出] 設定

附註: 您必須安裝來建立週期性匯出設定工作的Microsoft Outlook 2010 。

可幫助以Outlook 2010中建立任務,如果您想要在一般或週期性的時間間隔執行匯出作業。不過,如果您沒有建立工作,存取仍會儲存規格。

  1. 在 [匯出精靈的最後一個頁面上,選取 [儲存匯出步驟核取方塊。

    隨即出現一組額外控制項。

  2. 在 [另存新檔] 方塊保留為匯出規格提供的名稱,或視需要變更。

  3. 您也可以在 [描述] 方塊中輸入描述。

  4. 若要執行匯出作業 (例如每週或月) 固定的間隔,請選取 [建立 Outlook 工作] 核取方塊。這樣會建立一個 Outlook 工作,可讓您在未來執行匯出。

  5. 按一下 [儲存匯出]。

如果沒有安裝 Outlook,Access 會顯示錯誤訊息,當您按一下 [儲存匯出

附註: 如未妥善設定 Outlook,Microsoft Outlook 2010 啟動精靈] 隨即啟動。遵循精靈中的指示,將 Outlook 設定。

建立 Outlook 工作

若要建立 Outlook 工作,請選擇 [在 Outlook 中的 [匯出名稱的工作] 對話方塊。

  1. 檢閱及修改工作設定,例如開始日期,請到期] 及 [提醒

    若要匯出任務成為週期性事件,請按一下 [週期性]。

  2. 按一下 [儲存並關閉]。

執行儲存的工作

  1. 在 Outlook 功能窗格中,按一下 [工作],然後按兩下所要執行的工作。

  2. 在 [工作] 索引標籤的 [在Microsoft Access ] 群組中,按一下 [執行匯出]。

  3. 在 [從 Microsoft Access 匯出資料] 對話方塊中,按一下[確定]

  4. 關閉匯出的 [工作] 對話方塊。

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匯出至 Word 時,Access 值的顯示方式

如果如您預期地匯出作業沒有用下, 表可協助您判斷存取的 word 匯出各種值的方式。

存取項目

在 Word 中的 [匯出結果

欄位名稱

從資料表、 表單、 匯出的資料的欄位名稱,查詢會出現在表格中的 Word 文件的第一列。當您匯出報表時,Word 文件中的欄位名稱的位置不盡相同報表版面配置。

多重值欄位

支援多重值的欄位會匯出到 Word 中的單一資料行。值會以逗號(,) 分隔。

圖片、物件和附件

圖形元素,標誌、 OLE 物件欄位和附件的來源資料的組件中的資料,則不會匯出。

圖形

Microsoft Graph 物件則不會匯出。

運算式

不會匯出運算式,運算式的結果會匯出。

子表單和子資料工作表

只有主表單或資料工作表匯出,不是 [子表單] 或 [子資料工作表。您必須匯出的每一個子表單和子資料工作表分別。當您將報表匯出,除了資料和其版面配置會複製到非常類似的 Access 報表格式。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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