將 Access 資料匯出至 Word 文件

將 Access 資料匯出至 Word 文件

您可以使用匯出 - RTF 檔案精靈來將資料從 Access 資料庫匯出至 Microsoft Word 文件。本文將說明如何使用匯出 - RTF 檔案精靈,以及如何將匯出設定儲存為規格以便日後使用。

本文內容

將資料匯出至 Word:基本概念

匯出資料至 Word

了解 Access 如何匯出物件至 Word

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將資料匯出至 Word:基本概念

您可以將資料表、查詢、表單或報告匯出至 Microsoft Word。當您使用匯出 - RTF 檔案精靈匯出物件時,Access 會在 Microsoft Word RTF 格式檔案 (*.rtf) 中建立該物件的複本。若是資料表、查詢和表單,可見的欄位與記錄會在 Word 文件中顯示為表格。當您匯出報表時,精靈會匯出報表資料與版面配置,並試著讓 Word 文件的外觀盡可能與報表類似。

  • 從 Access 開始作業   :若要從 Access 匯出資料至 Word,您需要在 Access 中處理。Word 中沒有任何可從 Access 資料庫匯入資料的功能。您也無法在 Access 中使用 [另存新檔​​] 命令來將 Access 資料庫或資料表儲存為 Word 文件。

  • 可匯出的物件   :您可以匯出資料表、查詢、表單或報表。您也可以只匯出檢視中所選的記錄。您無法匯出巨集和模組。當您匯出包含子表單或子資料工作表的表單或資料工作表時,系統只會匯出主表單或主資料工作表。您需要對每個要在 Word​​ 中檢視的子表單和子資料工作表重複執行匯出作業。相反地,當您匯出報表時,系統會將報表中包含的子表單和子報表和主報表一起匯出。

  • 操作的結果   :匯出 - RTF 檔案精靈一律會匯出格式化的資料。這表示只有在物件或檢視中可見的欄位或記錄會連同顯示格式設定一起匯出。隱藏的資料行和記錄則由於篩選設定的關係不會匯出。若是報表,匯出時也會保留其版面配置。

  • 與現有的文件合併   :當您從 Access 匯出至 Word 文件時,資料一律會匯出成新的 Word 檔案。如果想要將資料插入現有的 Word 文件,您必須先將它從 Access 匯出至新的 Word 文件,然後複製此新 Word 文件中的資料並貼到現有的文件中。或者,您可以從 Access 資料表、查詢、表單或報表直接複製資料列,再貼到您的現有文件。

匯出資料至 Word

請遵照以下大略的步驟,匯出資料到 Word​​ 文件:

  • 為來源資料做好匯出準備。在此步驟中,您要確定資料中不含錯誤,並決定要匯出您來源資料表的部分或所有資料。

  • 執行匯出 - RTF 檔案精靈。

  • 您也可以選擇將設定儲存為匯出規格以供日後重複使用。

下列各節中的步驟會說明如何執行每項工作。

準備匯出

  1. 開啟來源 Access 資料庫。

  2. 在瀏覽窗格中,選取包含您要匯出資料的物件。

    您可以匯出資料表、查詢、表單或報表。

  3. 校閱來源資料,確保其中不含錯誤指標 (綠色三角形) 或是錯誤值 (例如 #Num)。

    在匯出資料至 Word​​ 前確定您已解決了所有問題。否則,您會發現這類值皆由 Null 值所取代。

  4. 如果目的 Word 文件已存在且開啟,請在繼續之前將其關閉。精靈會在覆寫文件前提示您。

    附註: 您無法將資料附加到現有的 Word 文件。

  5. 在 Access 資料庫中,如果您只想要匯出資料表、查詢或表單的一部分,請開啟該物件並選取您想要的記錄。

匯出資料

  1. 匯出 - RTF 檔案精靈的位置會根據您的 Access 版本而稍有不同。選擇符合您 Access 版本的步驟:

    • 如果您使用 Access 2016、Access 2013 或 Access 2010,請在 [外部資料] 索引標籤上,按一下 [匯出] 群組中的 [其他] 按鈕來拉出下拉式清單選項,然後按一下 [Word]。

    • 如果您使用 Access 2007,請在 [外部資料] 索引標籤上,按一下 [匯出] 群組中的 [Word]。

  2. [匯出 - RTF 檔案] 匯出精靈隨即開啟。

    在 [匯出 - RTF 檔案] 對話方塊中選取目的地及匯出選項。

    附註: 只有在資料庫為開啟時才能使用 [匯出] 命令。

  3. 在 [匯出 - RTF 檔案] 精靈中指定目的檔案的名稱。

  4. 精靈一律會匯出格式化的資料。如果您想要在匯出作業完成後檢視該 Word 文件,請選取 [匯出操作完成後,開啟目的檔案] 核取方塊。

  5. 如果您在開始匯出操作前就選取了想要匯出的記錄,您可以選取 [僅匯出選取的記錄] 核取方塊。不過,如果想要匯出檢視中的所有記錄,請將該核取方塊保持為清除。

    附註: 如果沒有選取任何記錄,則這個核取方塊會顯示為無法使用的狀態 (呈暗灰色)。

  6. 按一下 [確定]。

  7. 如果目的文件已存在,系統會提示您按一下 [是] 以覆寫檔案。請按一下 [否] 來變更目的檔案名稱,然後再按一下 [確定]。

Access 會根據您在精靈中指定的匯出選項來匯出資料,並於 Word 中開啟目的文件。Access 同時會在精靈最後一頁上顯示作業狀態。

了解 Access 如何匯出物件至 Word

下表說明 Access 如何匯出不同的物件和值到 Word。這可以在匯出作業運作不如預期時,協助您判斷出錯的原因。

項目

匯出考量因素

欄位名稱

當您匯出資料表、查詢或表單時,欄位名稱會置於 Word 文件表格中的第一列。當您會出報表時,欄位名稱在 Word 文件表格中的位置會隨報表版面配置而不同。

多重值欄位

Access 中支援多重值的欄位在 Word 中會匯出成單一欄,其值由逗號 (,) 分隔。

圖片、物件和附件

所有的圖形元素 (標誌、OLE 物件欄位中的資料,以及屬於來源資料一部分的附件) 都不會匯出。

Graph

Microsoft Graph 物件不會匯出。

運算式

運算式不會匯出至 Word 文件,只會匯出運算式的結果。

子表單和子資料工作表

匯出表單或資料工作表時,只會匯出主表單或主資料工作表。您必須對每個子表單和子資料工作表重複執行匯出作業。

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