將 Access 資料匯出至 Word 文件

將 Access 資料匯出至 Word 文件

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您可以使用匯出 - RTF 檔案精靈來將資料從 Access 資料庫匯出至 Microsoft Word 文件。 本文將說明如何使用匯出 - RTF 檔案精靈,以及如何將匯出設定儲存為規格以便日後使用。

本文內容

將資料匯出至 Word:基本概念

匯出資料至 Word

了解 Access 如何匯出物件至 Word

還有什麼我應該知道的資訊嗎?

將資料匯出至 Word:基本概念

您可以將資料表、查詢、表單或報告匯出至 Microsoft Word。 當您使用匯出 - RTF 檔案精靈匯出物件時,Access 會在 Microsoft Word RTF 格式檔案 (*.rtf) 中建立該物件的複本。 若是資料表、查詢和表單,可見的欄位與記錄會在 Word 文件中顯示為表格。 當您匯出報表時,精靈會匯出報表資料與版面配置,並試著讓 Word 文件的外觀盡可能與報表類似。

  • 從 Access 開始執行作業    若要將資料從 Access 匯出到 Word,您需要在 Access 中使用。 可以從 Access 資料庫匯入資料的 Word 中有任何功能。 您也無法將儲存至 Access 資料庫或平板電腦為 Word 文件在 Access 中使用 [另存新檔] 命令。

  • 您可以匯出的物件    您可以匯出資料表、查詢、表單或報表。 您也可以匯出只會在檢視中選取的記錄。 您無法匯出巨集和模組。 當您匯出包含子表單或子資料工作表的表單或資料工作表時,系統只會匯出主表單或主資料工作表。 您需要重複相同的匯出作業,針對每一個子表單和子資料工作表中您想要在 Word 中檢視。 相反地,當您匯出報表時,子表單和報表中包含的子報表會匯出,以及主報表。

  • 作業的結果    [匯出-RTF 檔案精靈一律會匯出資料的格式。 這表示匯出只的欄位和記錄會顯示在物件或檢視,以及顯示格式設定。 資料行和記錄會隱藏,因為篩選設定,則不會匯出。 在報表的報表版面配置也會保留它匯出時。

  • 合併與現有的文件    當您從 Access 匯出至 Word 文件時,一直到新的 Word 檔案匯出資料。 如果您想要插入現有的 Word 文件的資料,您必須先將其從 Access 匯出到新的 Word 文件,然後新的 Word 文件中的資料複製並貼到現有的文件。 或者,您可以直接從 Access 資料表、 查詢、 表單或報表複製資料列,然後將它們貼到您現有的文件。

匯出資料至 Word

請遵照以下大略的步驟,匯出資料到 Word​​ 文件:

  • 為來源資料做好匯出準備。 在此步驟中,您要確定資料中不含錯誤,並決定要匯出您來源資料表的部分或所有資料。

  • 執行匯出 - RTF 檔案精靈。

  • 您也可以選擇將設定儲存為匯出規格以供日後重複使用。

下列各節中的步驟會說明如何執行每項工作。

準備匯出

  1. 開啟來源 Access 資料庫。

  2. 在瀏覽窗格中,選取包含您要匯出資料的物件。

    您可以匯出資料表、查詢、表單或報表。

  3. 校閱來源資料,確保其中不含錯誤指標 (綠色三角形) 或是錯誤值 (例如 #Num)。

    在匯出資料至 Word​​ 前確定您已解決了所有問題。 否則,您會發現這類值皆由 Null 值所取代。

  4. 如果目的 Word 文件已存在且開啟,請在繼續之前將其關閉。 精靈會在覆寫文件前提示您。

    附註: 您無法將資料附加到現有的 Word 文件。

  5. 在 Access 資料庫中,如果您只想要匯出資料表、查詢或表單的一部分,請開啟該物件並選取您想要的記錄。

匯出資料

  1. [外部資料] 索引標籤的 [匯出] 群組中,按一下 [ Word]。

  2. [匯出 - RTF 檔案] 匯出精靈隨即開啟。

    在 [匯出 - RTF 檔案] 對話方塊中選取目的地及匯出選項。

    附註: 只有在資料庫為開啟時才能使用 [匯出] 命令。

  3. 在 [匯出 - RTF 檔案] 精靈中指定目的檔案的名稱。

  4. 精靈一律會匯出格式化的資料。 如果您想要在匯出作業完成後檢視該 Word 文件,請選取 [匯出操作完成後,開啟目的檔案] 核取方塊。

  5. 如果您在開始匯出操作前就選取了想要匯出的記錄,您可以選取 [僅匯出選取的記錄] 核取方塊。 不過,如果想要匯出檢視中的所有記錄,請將該核取方塊保持為清除。

    附註: 如果沒有選取任何記錄,則這個核取方塊會顯示為無法使用的狀態 (呈暗灰色)。

  6. 按一下 [確定]。

  7. 如果目的文件已存在,系統會提示您按一下 [是] 以覆寫檔案。 請按一下 [否] 來變更目的檔案名稱,然後再按一下 [確定]。

Access 會根據您在精靈中指定的匯出選項來匯出資料,並於 Word 中開啟目的文件。 Access 同時會在精靈最後一頁上顯示作業狀態。

了解 Access 如何匯出物件至 Word

下表說明 Access 如何匯出不同的物件和值到 Word。 這可以在匯出作業運作不如預期時,協助您判斷出錯的原因。

項目

匯出考量因素

欄位名稱

當您匯出資料表、查詢或表單時,欄位名稱會置於 Word 文件表格中的第一列。 當您會出報表時,欄位名稱在 Word 文件表格中的位置會隨報表版面配置而不同。

多重值欄位

在 Access 中支援多重值欄位匯出至 Word 中的單一資料行。 值會以逗號(,) 分隔。

圖片、物件和附件

所有的圖形元素 (標誌、OLE 物件欄位中的資料,以及屬於來源資料一部分的附件) 都不會匯出。

Graph

Microsoft Graph 物件不會匯出。

運算式

運算式不會匯出至 Word 文件。 只會匯出運算式的結果。

子表單和子資料工作表

匯出表單或資料工作表時,只會匯出主表單或主資料工作表。 您必須對每個子表單和子資料工作表重複執行匯出作業。

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