將電子郵件、連絡人和行事曆匯出或備份至 Outlook .pst 檔案

將電子郵件、連絡人和行事曆匯出或備份至 Outlook .pst 檔案

當您已在電腦上安裝 Outlook App (例如 Outlook 2016),就可以使用在電子郵件帳戶之間移動電子郵件、連絡人及行事曆項目。

舉例來說,假設您有 Office 365 信箱和 Gmail 帳戶。您可以在 Outlook 2016 新增這兩個帳戶。然後使用 Outlook 2016 匯出 Gmail 帳戶中的項目,再匯入至 Office 365 信箱中。

您可以建立 .pst 檔案來匯出項目,該檔案是一個儲存在您電腦上的 Outlook 資料檔,內含您的郵件和其他 Outlook 項目。若要了解如何在匯出項目之後再匯入項目的方法,請參閱從 Outlook .pst 檔案匯入電子郵件、連絡人和行事曆

如何將電子郵件、連絡人和行事曆項目從 Outlook 匯出至 .pst 檔案

請從下列的匯出指示清單中選擇。

您可以在 Outlook App (例如 Outlook 2016 或 2013) 中新增 Office 365 電子郵件帳戶。然後使用 Outlook 將電子郵件、連絡人及行事曆項目移至 Office 365 信箱中。以下是您可以採取的做法:

  1. 將您的「來源」電子郵件帳戶新增至 Outlook。例如,您可能會將 Gmail 帳戶新增到 Outlook 2016。請稍候,等待所有電子郵件和連絡人顯示。

  2. 將 Office 365 電子郵件帳戶新增至 Outlook。新增完畢後,Outlook 就會自動與 Office 365 同步處理。您會看見 Office 365 信箱的內容出現在 Outlook 中。

  3. 選擇匯出指示,將來源帳戶的電子郵件匯出為 .pst 檔案。

    例如,如果您安裝了 Outlook 2010,請選擇「Outlook 2010:將 Outlook 項目匯出為 .pst 檔案」。

  4. 從本文的匯出指示 (下方) 中選擇,將電子郵件匯出至 .pst 檔案。

    例如,如果您安裝了 Outlook 2016,請選擇「Outlook 2013 和 Outlook 2016:從 .pst 檔案匯出 Outlook 項目」。

    將您的電子郵件資料匯出至 .pst 檔案之後,讓您易於攜帶!您可以將它匯入至其他電子郵件帳戶。如果您想使用 Outlook​​ 進行此操作,請參閱從 Outlook .pst 檔案匯入電子郵件、連絡人和行事曆

  1. 在 Outlook 的功能區頂端,選擇 [檔案]。

    如果您的功能區左上角沒有 [檔案] 選項,請參閱我使用的是哪個版本的 Outlook?以判斷您的 Outlook 版本並使用正確的匯出指示。

    這是 Outlook 2016 功能區的外觀。
  2. 選擇 [開啟和匯出] > [匯入/匯出]。

    選擇 [開啟和匯出],然後選擇 [匯入/匯出]。

  3. 選擇 [匯出至檔案]。

    選擇 [匯出至檔案]。

  4. 按一下 [Outlook 資料檔 (.pst)],然後按一下 [下一步]。

  5. 如下圖所示,選取要匯出的電子郵件帳戶名稱。您一次只能匯出一個帳戶的資訊。

    確認已選取 [包含子資料夾] 核取方塊。這會匯出帳戶中的所有項目:行事曆、連絡人及收件匣。選擇 [下一步]。

    選擇您要匯出的電子郵件帳戶。

  6. 按一下 [瀏覽] 以選取要儲存 Outlook 資料檔 (.pst) 的位置。 輸入「檔案名稱」,然後按一下 [確定] 繼續操作。

    附註: 如果您之前已用過匯出功能,則會顯示上一次使用的資料夾位置和檔案名稱。請輸入「不同的檔案名稱」,然後按一下 [確定]。

  7. 如果您要匯出至現有的 Outlook 資料檔 (.pst),請在 [選項] 下,指定當匯出的項目已存在檔案中時所要執行的操作。

  8. 按一下 [完成]。

  9. Outlook 會立即開始匯出 (除非已建立新的 Outlook 資料檔 (.pst) 或使用受密碼保護的檔案)。

    • 如要建立 Outlook 資料檔 (.pst),可以選擇使用密碼保護檔案。當 [建立 Outlook 資料檔] 對話方塊出現時,請在 [密碼] 和 [確認密碼] 方塊中輸入「密碼」,然後按一下 [確定]。在 [Outlook 資料檔密碼] 對話方塊中輸入「密碼」,然後按一下 [確定]。

    • 如果匯出到受密碼保護的現有 Outlook 資料檔 (.pst),請在 [Outlook 資料檔密碼] 對話方塊中輸入「密碼」,然後按一下 [確定]。

現在,您的 Outlook 資料已在 .pst 檔案中,讓您易於攜帶。例如,您可以將 .pst 檔案儲存到 OneDrive,然後將它下載至您的新電腦中。或者,您可以將它儲存到 USB 快閃磁碟機,將該磁碟機插入至您的新電腦,然後將您的電子郵件、連絡人及行事曆匯入至 Outlook

  1. 在 Outlook 的功能區頂端,選擇 [檔案] 索引標籤。

    如果您的功能區左上角沒有 [檔案] 選項,請參閱我使用的是哪個版本的 Outlook?以判斷您的 Outlook 版本並使用正確的匯出指示。

    在 Outlook 2010 中,選擇 [檔案] 索引標籤。

  2. 選擇 [選項]。

    選擇 [選項]。

  3. 在 [Outlook 選項] 方塊中,選擇 [進階]。

    選擇 [進階]。

  4. 在 [匯出] 區段下,選擇 [匯出]。

    在 [進階] 頁面,選擇 [匯出]

  5. 按一下 [匯出至檔案],然後按一下 [下一步]。

  6. 按一下 [Outlook 資料檔 (.pst)],然後按一下 [下一步]。

  7. 如下圖所示,選取要匯出的電子郵件帳戶名稱。您一次只能匯出一個帳戶的資訊。

    確認已選取 [包含子資料夾] 核取方塊。這會匯出帳戶中的所有項目:行事曆、連絡人及收件匣。選擇 [下一步]。

    選擇您要匯出的電子郵件帳戶。

  8. 按一下 [瀏覽] 以選取您要儲存 Outlook 資料檔 (.pst) 的位置,然後輸入檔案名稱。按一下 [確定] 以繼續進行。

    附註:  如果您曾用過匯出功能,則會顯示上一次使用的資料夾位置和檔案名稱。如果您想要建立新檔案而非使用現有檔案,請確定您已變更檔案名稱。

  9. 如果您要匯出至現有的 Outlook 資料檔 (.pst),請在 [選項] 之下指定要匯出已存在於檔案中的項目之處理方式。

  10. 按一下 [完成]。

  11. 匯出會立即開始 (除非您要建立新的 Outlook 資料檔 (.pst),或者要匯出至受密碼保護的現有檔案)。

    • 如果您要建立新的 Outlook 資料檔 (.pst),可以選擇用密碼協助您保護檔案。當 [建立 Outlook 資料檔] 對話方塊出現時,請在 [密碼] 和 [確認密碼] 方塊中輸入密碼,然後按一下 [確定]。在 [Outlook 資料檔密碼] 對話方塊中輸入密碼,然後按一下 [確定]。

    • 如果您要匯出至受密碼保護的現有 Outlook 資料檔 (.pst),請在 [Outlook 資料檔密碼] 對話方塊中輸入密碼,然後按一下 [確定]。

現在,您的 Outlook 資料已在 .pst 檔案中,讓您易於攜帶。例如,您可以將 .pst 檔案儲存到 OneDrive,然後將它下載至您的新電腦中。或者,您可以將它儲存到 USB 快閃磁碟機,將該磁碟機插入至您的新電腦,然後將您的電子郵件、連絡人及行事曆匯入至 Outlook

  1. 在 Outlook 2007 的功能區頂端,選擇 [檔案]。

    如果您的功能區左上角沒有 [檔案] 選項,請參閱我使用的是哪個版本的 Outlook?以判斷您的 Outlook 版本並使用正確的匯出指示。

    在 Outlook 2007 中,選擇 [檔案] 索引標籤。

  2. 選擇 [匯入及匯出]。

    選擇 [匯入及匯出]。

  3. 選取 [匯出至檔案],然後按一下 [下一步]。

    選取 [匯出至檔案],然後選擇 [下一步]。

  4. 按一下 [個人檔案資料夾 (.pst)],然後按一下 [下一步]。

  5. 如下圖所示,選取要匯出的電子郵件帳戶名稱。您一次只能匯出一個帳戶的資訊。

    確認已選取 [包含子資料夾] 核取方塊。這會匯出帳戶中的所有項目:行事曆、連絡人及收件匣。選擇 [下一步]。

    選擇您要匯出的電子郵件帳戶。

  6. 按一下 [瀏覽] 以選取您要儲存 Outlook 資料檔 (.pst) 的位置,然後輸入檔案名稱。按一下 [確定] 以繼續進行。

    附註:  如果您曾用過匯出功能,則會顯示上一次使用的資料夾位置和檔案名稱。如果您想要建立新檔案而非使用現有檔案,請確定您已變更檔案名稱。

  7. 如果您要匯出至現有的 Outlook 資料檔 (.pst),請在 [選項] 之下指定要匯出已存在於檔案中的項目之處理方式。

  8. 按一下 [完成]。

  9. 匯出會立即開始 (除非您要建立新的 Outlook 資料檔 (.pst),或者要匯出至受密碼保護的現有 .pst 檔案)。在這些情況下,您會看到這個對話方塊:

    如果您不想用密碼保護您的 .pst 檔案,請選擇 [確定]。

    如果您不想用密碼保護您的檔案,請選擇 [確定]。否則:

    • 如果想要用密碼保護您的 .pst 檔案:請在 [密碼] 和 [確認密碼] 方塊中輸入密碼,然後按一下 [確定]。在 [Outlook 資料檔密碼] 對話方塊中輸入密碼,然後按一下 [確定]。

    • 如果您要匯出至受密碼保護的現有個人檔案資料夾 (.pst):請在 [Outlook 資料檔密碼] 對話方塊中輸入密碼,然後按一下 [確定]。

現在,您的 Outlook 資料已在 .pst 檔案中,讓您易於攜帶。例如,您可以將 .pst 檔案儲存到 OneDrive,然後將它下載至您的新電腦中。或者,您可以將它儲存到 USB 快閃磁碟機,將該磁碟機插入至您的新電腦,然後將您的電子郵件、連絡人及行事曆匯入至 Outlook

會匯出哪些資料?

  • 當 Outlook 將電子郵件、連絡人及行事曆資訊匯出至 .pst 檔案時,會產生資訊的複本。任何資訊都會留在 Outlook 中。您仍然可以看到及存取 Outlook 中的電子郵件、連絡人和行事曆。

  • 當 Outlook 匯出電子郵件時,會包含所有電子郵件附件。

  • Outlook 不會匯出中繼資料,例如資料夾內容 (檢視、權限和自動封存設定)、郵件規則以及封鎖的寄件者清單。

何時應匯出 (備份)/匯入 .pst 檔案?

  • 您想要將電子郵件從某個電子郵件帳戶移到其他電子郵件帳戶

    例如,假設您有一個舊的 Yahoo 電子郵件帳戶 jakobsol77@yahoo.com。而您想要將電子郵件移到新的 Office 365 電子郵件帳戶 jakobsol78@contoso.com。

    您可以使用電腦版 Outlook,將這兩個帳戶新增至 Outlook。請稍候,等待所有電子郵件顯示 (如果數量很多,可能需花費很長的時間)。接著,使用 Outlook 將 Yahoo 帳戶中的電子郵件匯出至 .pst 檔案。最後,將 .pst 檔案匯入至您的 Office 365 帳戶

  • 您要從 PC 移到 PC:您要將電子郵件從一部安裝 Outlook 的電腦移到另一部安裝 Outlook 的電腦。

    例如,假設您的舊電腦安裝 Outlook 2007,而您剛買的新電腦安裝 Outlook 2016。將您的電子郵件資料從 Outlook 2007 (如本文所述) 匯出,並匯入 Outlook 2016。

  • 您要從 PC 移到 Mac:例如,當您將電子郵件從 PC 版 Outlook 匯入 Mac 版 Outlook 2016。

  • 您想要定期備份:若您想要定期將所有的電子郵件、連絡人和行事曆備份至安全的位置,請在建立 .pst 檔案之後,將它複製到安全的位置,例如 USB 快閃磁碟機、另一個硬碟,或是 OneDrive 或 Dropbox 等雲端儲存空間。

    系統無法自動定期備份所有項目 (舊和新)。自動封存只會備份舊的項目,且會移動這些項目,而不是製作複本。

  • 如果您只想備份您的連絡人,請參閱從 Outlook 匯出連絡人。該文章會說明如何將您的連絡人複製到 .csv 檔案。

請參閱

匯入及匯出 Outlook 電子郵件、連絡人及行事曆

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