將郵件另存成檔案

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Outlook可讓您用來儲存電子郵件訊息的幾個選項。您收到訊息,例如,可以儲存為檔案在電腦上或在 Outlook 中的另一個資料夾。您正在撰寫的郵件可以儲存為草稿,並於稍後完成。

提示: 您想要儲存為 PDF 檔案的電子郵件訊息?在 Windows 10 中,使用 [列印] 命令來列印至 PDF 訊息。如需更多指示或其他版本的 Windows,請參閱將郵件另存為 PDF 檔案

在您的電腦上或在雲端,將郵件另存成檔案

  1. 按兩下以開啟您想要儲存的郵件,然後在 [檔案] 功能表上按一下 [另存新檔

    選取 [檔案] 功能表,然後另存新檔]。
  2. 在 [另存新檔] 對話方塊的資料夾窗格中,選擇資料夾,然後按一下 [您要儲存檔案的所選資料夾中的位置。

    您可以將現有的電子郵件訊息儲存為檔案。
  3. [檔案名稱] 方塊中,輸入此檔案的名稱。

  4. 在 [存檔類型] 清單中,接受預設的類型,或在清單中選擇另一個檔案類型。

您想要做什麼?

Outlook 不包含預設儲存為 PDF,為類型。在 Windows 10 中包含 [以 PDF Microsoft 列印公用程式可讓您列印 PDF 直接任何電子郵件訊息。如果您沒有 Windows 10,您可以儲存您的電子郵件為 HTML 檔案,在 Word 中開啟該檔案,然後使用 [另存新檔] 功能在 Word 中來將電子郵件儲存為 PDF 檔案。

另存新檔] (或列印) Windows 10 的 PDF

  1. 開啟您想要儲存的訊息,然後按一下 [檔案] 索引標籤上的 [列印

    選取 [檔案] 功能表,然後另存新檔]。
  2. 從 [印表機] 下拉式清單,選擇 [ Microsoft 列印至 PDF]。

    使用 [列印] 命令將電子郵件列印成 PDF 檔案。
  3. 選擇 [列印]。

  4. 在 [列印輸出存新檔] 方塊中,選擇您的 PDF 的資料夾,輸入檔案名稱。請選擇 [儲存]。

另存為 PDF,以在其他版本的 Windows

  1. 開啟您想要儲存的訊息,然後在 [檔案] 索引標籤上按一下 [另存新檔

    選取 [檔案] 功能表,然後另存新檔]。
  2. 在 [另存新檔] 對話方塊的資料夾窗格中,選擇資料夾,然後按一下 [您要儲存檔案的所選資料夾中的位置。

  3. [檔案名稱] 方塊中,輸入此檔案的名稱。

  4. 在 [存檔類型] 清單中,選擇 [HTML,然後選擇 [儲存

  5. 開啟Word ,然後選擇 [檔案>開啟

  6. 選取您在步驟 4 中儲存的 HTML 檔案。

  7. 選擇 [檔案>另存新檔],然後從 [檔案類型然後再選擇 [儲存] 下拉式清單中選擇 [ PDF (.pdf)

如果您想要儲存到另一個 Outlook 資料夾的郵件,最簡單的方法,是移動或複製到目的地資料夾的郵件。請參閱移動或複製到另一個資料夾的項目

Outlook無法為Word文件檔案直接儲存郵件。 不過,您可以將郵件儲存為 HTML 檔案,然後在 Word 中開啟該檔案。將您的電子郵件儲存為 HTML 檔案保留所有格式設定,圖像及連結,以及包含標頭資訊,包括[副本] 及 [主旨資訊。

  1. 開啟您想要儲存的訊息,然後在 [檔案] 索引標籤上按一下 [另存新檔

  2. 在 [另存新檔] 對話方塊的資料夾窗格中,選擇資料夾,然後按一下 [您要儲存檔案的所選資料夾中的位置。

  3. [檔案名稱] 方塊中,輸入此檔案的名稱。

  4. 在 [存檔類型] 清單中,選擇 [HTML,然後選擇 [儲存

  5. 開啟Word ,然後選擇 [檔案>開啟

  6. 選取您在步驟 4 中儲存的 HTML 檔案。

  7. 選擇 [檔案>另存新檔],然後從 [檔案類型然後再選擇 [儲存] 下拉式清單中選擇 [ Word 文件 (*.docx)

使用電子郵件範本來傳送郵件包含不會變更郵件訊息的資訊。您可以建立及儲存為範本的郵件,然後使用 [該範本。為訊息傳送範本之前,請新增任何新資訊。

提示: 如需有關如何使用範本的詳細資訊,請參閱傳送電子郵件訊息根據範本

  1. 按一下 [常用] 索引標籤上的 [新增電子郵件]。

  2. 在郵件本文中,輸入想要的內容。

  3. 在郵件視窗中,按一下 [檔案] 索引標籤,然後按一下 [另存新檔]

  4. 在 [另存新檔] 方塊中的 [存檔類型] 清單中,按一下 [ Outlook 範本]。

  5. 在 [檔案名稱] 方塊中,輸入您的範本的名稱,然後按一下儲存

  1. 在 [常用] 索引標籤的 [新增] 群組中,按一下 [新增電子郵件或按下 Ctrl + Shift + M。

  2. 在郵件本文中,輸入想要的內容。

  3. 在郵件視窗中,在 [檔案] 索引標籤上按一下 [另存新檔]。

  4. 在 [另存新檔] 對話方塊,在 [存檔類型] 清單中,選擇 [ Outlook 範本]。

  5. 在 [檔案名稱] 方塊中,輸入您的範本的名稱,然後按一下儲存

根據預設,範本會儲存在下列資料夾:

  • Windows 7 和 Vista   
    C:\Users\Username\Appdata\Roaming\Microsoft\Templates

  • 在 Windows XP   
    C:\Documents and settings\ Data\Roaming\Microsoft\Templates

Outlook支援 Unicode,可讓大部分的使用單一字元集來代表全球書寫語言的字元編碼標準。如果您使用跨國組織或共用郵件項目內的其他語言的電腦使用Outlook的人員,您可以利用的 Unicode 支援Outlook中。

若要在 [預設以 Unicode 編碼儲存郵件

  1. 在 [檔案] 索引標籤選擇選項>郵件

  2. 儲存郵件] 下選取 [使用 Unicode 格式] 核取方塊。

建立,但不要傳送的任何郵件會自動儲存到 [草稿] 資料夾。您可以稍後再返回Outlook ,並尋找未讀取的郵件。

若要以手動方式儲存郵件的草稿

  • 執行下列其中一個動作:

    • 在 [快速存取工具列] 上按一下 [儲存

    • 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [儲存檔案]

若要回到已儲存的郵件草稿

  • 在 [郵件] 資料夾窗格中,按一下[草稿],然後按兩下郵件。

根據預設,未完成的郵件會隔三分鐘會儲存到 [草稿] 資料夾。您可以變更此時間間隔或位置。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [選項] >郵件

  2. [儲存郵件] 底下,執行下列其中一項或多項動作:

    • 若要變更儲存草稿的位置,在 [儲存此資料夾] 清單中,選擇 [草稿收件匣寄件備份] 或寄件匣]。

    • 若要變更 「 草稿 」 儲存的頻率,在 [自動儲存的未傳送此數分鐘後的項目] 方塊中,輸入 1 到 99 間的數字。

您想要做什麼?

Outlook支援 Unicode,可讓大部分的使用單一字元集來代表全球書寫語言的字元編碼標準。如果您使用跨國組織或共用郵件項目內的其他語言的電腦使用Outlook的人員,您可以利用的 Unicode 支援Outlook中。

若要在 [預設以 Unicode 編碼儲存郵件

  1. 在 [工具] 功能表中。按一下 [選項]。

  2. 在 [其他] 索引標籤上按一下 [進階選項]。

  3. 選取 [使用 Unicode 郵件格式時儲存郵件] 核取方塊。

Outlook無法為Word文件檔案直接儲存郵件。 不過,您可以將郵件的內容複製Word文件。

您可以只複製郵件本文。但您也可以包含郵件標頭資訊,包括起始副本] 及 [主旨] 方塊

複製郵件本文

  1. 開啟郵件或按一下 [閱讀窗格] 中的郵件本文。

  2. 按下 Ctrl + A 以選取整個郵件本文。

  3. 按 Ctrl + C 將內容複製到Windows剪貼簿。

  4. 開啟Word文件。

  5. 按下 Ctrl + V 將內容從Windows剪貼簿貼到文件。

  6. 按一下 Microsoft Office 按鈕 Office 按鈕影像 ,然後按一下 [儲存檔案]。

儲存標題和本文

此程序,您將郵件標頭資訊到郵件本文,好讓您可以複製同時更新版本的步驟。您是不會將郵件轉寄。

  1. 執行下列其中一個動作:

    • 如果您未將郵件開啟在其本身的視窗中,在 [常用] 索引標籤中 [回覆] 群組中,按一下 [轉寄

    • 如果您已在本身的視窗中開啟郵件的郵件] 索引標籤的 [回覆] 群組中,按一下 [轉寄

  2. 按 Ctrl+A 選取整個郵件本文。

  3. 按 Ctrl + C 將內容複製到Windows剪貼簿。

  4. 開啟Word文件。

  5. 按下 Ctrl + V 將內容從Windows剪貼簿貼到文件。

  6. 按一下 Microsoft Office 按鈕 Office 按鈕影像 ,然後按一下 [儲存檔案]。

  7. 您可以關閉包含您複製的郵件內容的Outlook視窗。

您直接無法儲存為 PDF 檔案以Outlook 2007的電子郵件訊息。不過,您可以使用 [另存為 Microsoft Office Word 文件收到的郵件] 區段中的資訊,來Microsoft Office Word 2007格式,儲存您的訊息,並將儲存為 PDF 檔案的 [新文件。

2007 Microsoft Office system 提供免費增益集可在儲存或匯出此類型的檔案,但您可以使用時,您必須先在增益集安裝。如需有關如何啟用支援Office Word 2007PDF 和 XPS 檔案格式的詳細資訊,請參閱啟用的其他檔案格式,例如 PDF 和 XPS 支援

使用電子郵件範本來傳送郵件包含不會變更郵件訊息的資訊。您可以建立及儲存為範本的郵件,然後使用 [該範本。為訊息傳送範本之前,請新增任何新資訊。

提示: 如需有關如何使用範本的詳細資訊,請參閱傳送電子郵件訊息根據範本

  1. 在 [檔案] 功能表中,指向 [新增],然後按一下[郵件

    附註: 您也可以使用鍵盤快速鍵 Ctrl + Shift + M,若要建立新的電子郵件。

  2. 在郵件本文中,輸入您想要的內容。

  3. 在郵件視窗中,按一下 [ Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下另存新檔

  4. [另存新檔] 對話方塊的 [檔案類型] 清單中,按一下 [Outlook 範本 (*.oft)]

  5. [檔案名稱] 方塊中,輸入範本的名稱,然後按一下 [儲存]

根據預設,範本會儲存在下列資料夾:

  • Windows Vista   
    c:\users\username\appdata\roaming\microsoft\templates

  • Microsoft Windows XP   
    c:\documents and settings\ data\roaming\microsoft\templates

根據預設,Microsoft Office Outlook 會自動嘗試儲存任何您建立,但不要傳送的電子郵件訊息。您可以稍後再返回 Outlook,然後尋找未讀取的郵件。

若要以手動方式儲存郵件的草稿

  • 執行下列其中一個動作:

    • 在 [快速存取工具列] 上按一下 [儲存

      快速存取工具列的圖像

    • 按一下 Microsoft Office 按鈕 Office 按鈕影像 ,然後按一下 [儲存檔案]。

若要回到已儲存的草稿,讓您可以繼續撰寫郵件

  • 在 [郵件] 在 [功能窗格] 中按一下[草稿],然後按兩下郵件。

根據預設,未完成的郵件會隔三分鐘會儲存到 [草稿] 資料夾。您可以變更此時間間隔或位置。

  1. 在 [工具] 功能表中,按一下 [選項]。

  2. 按一下 [電子郵件選項],然後按一下 [進階電子郵件選項

  3. 請執行下列其中一或多項操作:

    • 若要變更已儲存草稿的在儲存郵件] 下儲存尚未傳送的項目在清單中,按一下[草稿]收件匣寄件備份] 中或寄件匣]

    • 若要變更頻率儲存草稿的在 [儲存郵件] 中自動儲存未每隔 n 分鐘] 方塊中,輸入 1 到 99 間的數字。

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