將連絡人匯出至 Outlook 通訊錄

將連絡人匯出至 Outlook 通訊錄

Access 和 Outlook 是管理個人和商務連絡人的絕佳程式。您可能會因此想要將連絡人資料從 Access 匯出至 Outlook。不過,Access 無法直接將資料匯出成 Outlook 檔案格式,而 Outlook 也無法直接匯入 Access 資料庫中的資料表。所幸,要將 Access 資料表或查詢匯出成文字檔,並將該檔案匯入至 Outlook​​ 其實非常容易。

如需反向程序 (在 Access 匯入 Outlook 連絡人) 的詳細資訊,請參閱匯入或連結 Outlook 通訊錄的連絡人一文。

步驟 1:將 Access 連絡人資訊匯出成文字檔

  1. 在 Access 的 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下含有您要匯出之連絡人資訊的資料表或查詢、指向 [匯出],然後按一下 [文字檔]。您也可以在 [功能窗格] 中醒目提示該資料表或查詢來啟動 [匯出 - 文字檔] 精靈,然後在 [外部資料] 索引標籤的 [匯出] 群組中,按一下 [文字檔]。

    Access 會開啟 [匯出 - 文字檔] 對話方塊。

    在 [匯出 - 文字檔] 對話方塊中選取您的匯出選項。

  2. 在 [匯入 - 文字檔] 對話方塊中,記下 Access 建議的檔案名稱和位置。您可以按一下 [確定] 來接受預設值,或按一下 [瀏覽] 來選取不同的檔案位置,然後再按一下 [確定]。請不要選取 [指定匯出選項] 下的任何核取方塊。

  3. 確定 [匯出文字精靈] 對話方塊中的 [分隔符號] 已選取,然後按一下 [下一步]。

  4. 在精靈的下一頁中,選取 [定位字元] 分隔符號,然後選取 [包括第 1 列的欄名] 核取方塊。

  5. 在精靈的下一頁中按一下 [完成]。

  6. 按一下 [關閉] 而不儲存匯出步驟,然後關閉 Access。

您會在下一個程序中將文字檔匯入 Outlook。在繼續之前,我們建議您先決定要將連絡人匯入至哪個 Outlook 資料夾。如果想要將連絡人匯入至新的 Outlook 資料夾,您必須在開始此程序前就建立該資料夾。

步驟 2:將文字檔匯入 Outlook

  1. Outlook​ [匯入及匯出] 精靈的位置會根據您的 Outlook 版本而稍有不同。選擇符合您 Outlook 版本的步驟:

    • 如果您使用的是 Outlook 2016 或 Outlook 2013,請在 [檔案] 索引標籤上按一下 [開啟和匯出],然後按一下 [匯入/匯出]。

    • 如果您用的是 Outlook 2010,請按一下 [檔案] > [選項]。在 [Outlook 選項] 對話方塊中,按一下 [進階],然後再按一下 [匯出] 區段底下的 [匯出]。

    • 如果您用的是 Outlook 2007,請按一下 [檔案] > [匯入及匯出]。

  2. 在 [匯入及匯出精靈] 對話方塊中,選取 [從其他程式或檔案匯入],然後按一下 [下一步]。

  3. 選取 [定位鍵分隔值 (Windows)],然後按一下 [下一步]。

  4. 按一下 [匯入檔案] 對話方塊中的 [瀏覽],瀏覽至您在上述程序中建立的文字檔,然後按兩下檔案。

  5. 如果 Outlook​​ 的目的資料夾已包含連絡人,您可能會遇到部分正在匯入的連絡人與 Outlook 中現有的連絡人重複的情況。在 [選項] 下,選擇您希望 Outlook 處理重複項目的方式。

    • 如果您認為匯入的連絡人比 Outlook 資料夾中的連絡人更完整或資訊更新,請按一下 [使用匯入的項目取代重複的項目]。

    • 如果您不確定哪邊的連絡人更完整或更新,且想要匯入文字檔中所有的連絡人,不論是否重複,那麼請按一下 [允許建立重複的項目]。在匯入作業之後,您可以在 Outlook 中檢查連絡人,並刪除不想要保留的部分。

    • 如果您認為 Outlook 中的連絡人比匯入的連絡人更完整或更新,請按一下 [不要匯入重複的項目]。

  6. 按一下 [下一步]。

  7. 在資料夾清單中,按一下您要在其中加入所匯入連絡人資訊的連絡人資料夾,然後按一下 [下一步]。

  8. 若要檢查或變更連絡人資訊儲存在 Outlook 資料夾中的方式,請按一下 [對應自訂欄位]。此步驟為選擇性,但如果您想要確保匯入的資料在 Outlook 中存放的欄位正確的話,我們建議這麼做。

    附註: 如果無法使用 [對應自訂欄位] 按鈕,請在 [下列動作將會被執行] 底下,選取匯入作業旁的核取方塊。

    對應自訂欄位的其他說明

    1. 在 [對應自訂欄位] 對話方塊中,檢查右側 [到] 清單裡的預設對應。

      附註: 若要顯示 [到] 清單中的其他欄位,請按一下欄位旁的加號 (+)。例如,若要顯示 [名字] 和 [姓氏] 欄位,請按一下 [姓名] 旁的加號 (+)。

    2. 如果欄位對應看起來正確無誤,請按一下 [取消] 來回到匯入檔案精靈。否則,請使用下列步驟變更對應:

      • 若要將文字檔中的欄位對應至目的 Outlook 資料夾中的欄位,請將它從左側 ([從]) 清單拖曳至右側 ([到]) 清單。

      • 若要從對應中移除欄位,請將它從右側 ([到]) 清單拖曳至左側 ([從]) 清單。

      • 若要移除所有對應,請按一下 [清除對應]。

      • 若要重設原始對應,請按一下 [預設對應]。

        若要查看 [從] 清單中的其他記錄,請按一下 [前一個] 或 [下一個]。

    3. 完成欄位對應後,請按一下 [確定]。

      附註: 如果您匯入文字檔的首列不含欄位名稱,那麼第一列的資料會成為欄位名稱,而不會當成資料匯入。為了確保匯入文字檔中的所有資料,請在從 Access 匯出時選取文字檔首列包含欄位名稱的選項。

  9. 按一下 [完成]。

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