將透過電子郵件收集而來的資料新增到 Access 資料庫

附註: 我們想要以您的語言,用最快的速度為您提供最新的說明內容。本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。希望您能在本頁底部告訴我們這項資訊是否有幫助。此為英文文章出處,以供參考。

您可以收集,或透過郵件使用 Microsoft Access 2007 或 Access 2010 搭配 Microsoft Outlook 2007 或 Microsoft Outlook 2010 的更新資訊。Access 會引導您完成建立資料集合表單和傳送電子郵件訊息中的表單。當您的電子郵件收件者會傳回完成的表單時,您可以選擇已收集的資料會自動處理,並儲存在指定的 Access 資料庫。這個資料收集方法可以儲存您的時間和精力通常涉及複製和貼上或手動資料輸入程序。以下是一些您可以使用此程序收集資料的情況:

問卷   您可以執行問卷和編譯結果建立 Access 資料庫的必要的資料表儲存的結果,並使用精靈來產生問卷表單,然後將這些郵件問卷參與者。當參與者回覆時,調查資料會自動儲存於資料庫。

狀態報表   無論您是最新的庫存層級的狀態] 或 [擱置問題有關最新版本,您的小組可以讓您藉由傳送您的電子郵件包含目前資訊定期間隔的通知。

事件管理   當組織會議或訓練或其他事件,您可以傳送一或多個表單以電子郵件收集連絡人資訊、 旅遊和旅館喜好設定],依此類推。如果您選擇要自動處理回覆,參與者可以隨時變更其喜好設定,而不需要時通知您,而您隨時可以的決策過程目的存取權的最新資料。

本文說明您所要使用此程序,如何開始使用精靈],然後顯示您各種步驟的其他相關資訊,讓您可以進行最最新的選取範圍,在您依照精靈

附註: 您無法新增收集的資料,如果您的收件者是使用 Hotmail 或 Yahoo 傳送給您的資料集合表單。

開始之前

如果這是您第一次使用電子郵件訊息收集資料,請執行下列步驟:

  1. 請確定您已在電腦上安裝下列應用程式:

    • Access 2007 或 Access 2010。

    • Outlook 2007 或 Outlook 2010。您必須安裝並設定您用來傳送電子郵件訊息的電腦上的 Outlook。如果您有安裝 Outlook,但尚未設定,請啟動 Outlook,然後依照 Outlook 啟動精靈中的指示進行。如需使用精靈的說明,請參閱 Outlook [說明。

    • 如果您打算使用的 InfoPath 表單,請確定您 InfoPath 2007,或是安裝的更新年度] 和 [收件者也需要擁有自己的電腦上安裝的 InfoPath。

    • 您的電子郵件收件者必須是有 InfoPath 或支援 HTML 格式在電腦上安裝才能檢視和編輯表單的電子郵件用戶端。

      Access 表單的無法用來收集資料,透過電子郵件訊息的表單。精靈會產生 HTML 或 InfoPath 格式特殊的表單。

      找出目的地資料庫。資料庫可以.mdb 或.accdb 格式。此外,支援.mde 與.accde 檔案。如果您不想要使用現有的資料庫,您必須建立新的項目。

  2. 找出,或建立您想要填入的電子郵件回覆中的資料表。如果您收集的資料 現有的資料表,請確定資料表不是唯讀,而且您有要新增或更新其內容的必要權限。

附註: 附件、 編號、 OLE 和類型無法使用電子郵件訊息收集的多重值的欄位

如果您的資料集合作業會填入兩個或多個表格,您必須建立選取查詢,並使用該做為表單的記錄來源。確定查詢中包含的所有必要基礎資料表的欄位。如果您使用現有的查詢,請確定查詢不是唯讀,而且您有要新增或更新其內容的必要權限。如需有關建立兩個或多個資料表為基礎的查詢的詳細資訊,請參閱查詢簡介。

將資料儲存為下列情況中的新記錄中:

  • 如果將資料填入多個資料表。

  • 如果目的資料表沒有主索引鍵欄位。主索引鍵值所需對應到現有記錄的每個回覆。如果您的目的資料表沒有主索引鍵欄位,立即新增,或指定為主索引鍵具有唯一值的現有的欄位。

  • 如果目的資料表中沒有任何記錄。如果資料表為空白,精靈會假設您想要新增的記錄。

  • 如果收件者的電子郵件地址並不會儲存為資料庫中的欄位。收集資料來更新記錄,當您無法手動輸入精靈所產生的郵件中的 [地址。[位址] 欄位必須位於目的資料表,或表格中的目的資料表的關聯。

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快速入門

  1. 開啟已收集的資料會儲存的資料庫。

  2. 若要新增資料至單一資料表,請在 [功能窗格中選取的資料表。若要填入多個相關的資料表,請選取繫結到這些資料表的查詢。

  3. 執行下列任一項動作來啟動精靈:

    • 在 [外部資料] 索引標籤的 [收集資料]群組中,按一下 [建立電子郵件

    • 資料表或查詢,以滑鼠右鍵按一下,然後按一下 [收集及更新資料透過電子郵件

      附註: 如果資料表不包含任何欄位,或只有自動編號、 OLE 物件、 附件或多重值的查閱欄位類型,Access 會顯示下列訊息:所選的資料表或查詢沒有任何欄位的支援收集資料使用電子郵件.

如果資料表包含支援資料收集的欄位,精靈便會啟動。如果目的資料表支援新增和更新的資料,精靈會引導您進行必要的步驟來收集資料,透過電子郵件訊息。

請使用的參考以下各節的任何問題,您可能必須執行下列七個主要步驟的程序。

  1. 選擇您想要傳送的資料輸入表單類型

  2. 選擇收集新資料或是更新現有的資料

  3. 指定您想要收集的資料

  4. 指定自動或手動處理資料

  5. 選取您想要指定的收件者的電子郵件地址的方式

  6. 檢閱並指定的收件者清單

  7. 建立及傳送電子郵件訊息

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選擇您想要傳送的資料輸入表單類型

選取 [根據自己和您的收件者的簡易表單的類型]。

選取 [HTML 表單   可以檢視和編輯使用者的電子郵件用戶端支援 HTML HTML 表單

選取 [Microsoft InfoPath 表單   您會看到您電腦已安裝只当 InfoPath 這個選項。只有當所有收件者有 InfoPath,並在電腦上安裝 Outlook,請選取這個選項。InfoPath 表單提供更佳的資料輸入和編輯環境

精靈頁面會顯示下一步取決於目的地物件是否支援的資料更新。如果是兩個或多個資料表為基礎的查詢,或如果這是沒有主索引鍵欄位或不含任何記錄的資料表,精靈會假設您想要新增的記錄,並會提示您選取表單欄位。在所有其他的情況下,精靈會提示您指定您要新增或更新的資料之前詢問要選取表單欄位。

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選擇收集新資料或是更新現有的資料

指定您想要的資料。您正在使用的表單類型會影響收件者可以在單一的回覆傳送給您的新記錄的數目。在更新資料時,收件者必須更新的記錄數目識別預先已完成的表單,將會包含在郵件中的數字。

附註: 若要新增新的記錄,請建立郵件時,在電子郵件地址] 方塊中輸入電子郵件地址。若要更新現有的資料,您必須儲存收件者的電子郵件地址,為基礎的資料表或查詢,或相關資料表中的欄位。

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指定您要收集的資料

在選擇要包含在表單中的欄位時,不需要基礎資料表或查詢中的表單中包含存在每一個欄位。不過,您必須符合下列條件:

  • 必要欄位:   標示星號 (*) 符號之後,欄位是必填的欄位。如果您收集新記錄,精靈會自動包含所有欄位,其 [必要] 屬性設定為 [是]。如果任何記錄的必要欄位為空白,Access 就無法將記錄新增至資料表。

  • 不支援的欄位類型:   您無法在表單中,例如,[自動編號、 附件、 OLE 物件] 或多重值的查閱欄位中包含特定欄位類型。

  • 主索引鍵欄位:   使用者將能夠在欄位中輸入值,不過; 新增記錄時如果指定的值已經在使用,不會處理回覆。

    附註: 為每個包含的欄位,在 [欄位屬性] 指定標籤,然後按一下 [唯讀如果您不希望使用者,以變更該欄位中的資料。

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指定自動或手動處理資料

您可以選擇自動或手動處理的回覆。自動處理表示的回覆時,Outlook 和存取共同合作,將資料匯出至資料庫中的目的資料表。自動處理可以儲存您的時間和精力。手動處理您開始匯出作業,將資料從在 Outlook 中,指定的資料夾,在 Access 中的目的資料表的方式。

回覆會成功匯入至目的資料表,只要符合下列條件的回覆連絡您的信箱次:

  • 在您的電腦上必須已執行 outlook。如果不執行 Outlook 時,處理會啟動下一次您啟動 Outlook。

  • Access 不能有密碼保護,並不是以獨佔模式開啟。名稱或資料庫的位置不有變更您傳送電子郵件訊息後。

  • 資料表和查詢的名稱,並包含在表單中的欄位的內容不有變更您傳送電子郵件訊息後。

  • 您必須新增或更新的基礎資料表和查詢內容的必要權限。

    附註: 如果自動處理失敗,請嘗試修正問題,並手動匯出失敗回覆。解決問題之後,請連絡收件匣中的任何回覆繼續自動處理。

設定屬性來控制自動回覆的處理

若要指定不同的 Outlook 資料夾回覆的儲存位置,在精靈的 [指定您要回覆的處理方式] 頁面按一下 [資料夾名稱。在 [選擇資料夾] 對話方塊中選取不同的資料夾,或按一下 [新增],建立新的資料夾。

如果您按一下 [設定屬性來控制自動回覆的處理變更 」 或 「 微調匯入設定,請參閱下表中的資訊上可用的選項,:

選項

結果

按一下 [捨棄回覆的對象不未傳送郵件   

如果您要只在您的訊息,自動處理原始收件者已傳送的回覆,請選取此核取方塊。回覆其他人的目的地資料夾中儲存,但不是會自動處理。

接受從每個收件者的多個回覆   

如果您想要的第一個回覆會自動設定的每個收件者,請選取此核取方塊。第二個和後續回覆會儲存在目的地資料夾,但不是會自動處理。

附註: 這個設定只會控制回覆數] 及 [不內的單一的回覆的處理的記錄數目。換句話說,如果您傳送的 InfoPath 表單時,使用者無法傳送給您在單一的回覆的多筆記錄,Access 就會自動處理的所有記錄在回覆,即使未選取此核取方塊。

僅允許更新現有的資料   

當收件者使用的 InfoPath 表單以更新資料時,他們可以將新的記錄,除了更新傳送至現有的記錄。選取此核取方塊,處理現有記錄的更新。

處理回覆的數目   

輸入回覆 (從所有收件者),您想要自動處理的總數。如果您想要自動處理的所有回覆,請在 [文字] 方塊中輸入較大的值,例如 5000。之後達到指定的值所收到的回覆會儲存在目的地資料夾,但不是會自動處理。

若要停止的 [日期及時間   

指定時自動回覆處理應停止這個電子郵件訊息。收到後這個日期與時間會儲存在目的地資料夾,但不是會自動處理的回覆。

若要變更這些選項之後的日期,在 [外部資料] 索引標籤的 [收集資料]群組中,按一下 [管理回覆]。在 [管理資料收集訊息] 對話方塊中,選取您要變更的設定,該的郵件,然後按一下 [郵件選項。在對話方塊中所做的變更會影響所有後續的回覆,您會收到的郵件。

手動處理回覆

若要控制何時及處理的回覆,請選取 [自動處理] 選項。回覆會儲存在 Outlook 中指定的資料夾,直到您選取,以滑鼠右鍵按一下每個回覆在資料夾中,然後按一下捷徑功能表中的 [匯出至 Microsoft Access 的資料

在某些情況下,您可能也必須以手動方式處理無法自動處理回覆。

請記住下列之前先匯出資料

  • 名稱或資料庫的位置不有變更您傳送電子郵件訊息後,應無法在獨佔模式中,開啟 Access 資料庫。

  • 資料表和查詢的名稱,並包含在表單中的欄位的內容不有變更您傳送電子郵件訊息後。

  • 您必須新增或更新的基礎資料表和查詢內容的必要權限。

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選取您想要指定的收件者的電子郵件地址的方式

如果您收集新的資訊,您可以指定的電子郵件地址兩種方法:

  • 在 Outlook 電子郵件訊息中,分別輸入電子郵件地址,或從通訊錄中選取 [地址。

  • 使用電子郵件地址] 欄位中的資料表或查詢的 [目前的 Access 資料庫。

    附註: 收集要更新現有記錄的資料時, 看不此對話方塊,因為收件者的電子郵件地址,必須先提供資料庫中的欄位。

在 Outlook 中直接輸入電子郵件地址

如果您要在 Outlook 中指定收件者,您可以預覽和自訂訊息,然後再傳送以。在電子郵件訊息本文包含簡介和表單。建議您不要表單進行任何變更。變更表單結構可能會導致無法處理的回覆。

使用儲存在資料庫中的欄位中的電子郵件地址

選擇要選取相關聯的資料表參照相關的資料表。若要檢視或編輯您的資料庫,請在 [資料庫工具。索引標籤,在 [資料庫關聯圖] 群組中的資料表關聯中,按一下 [資料庫關聯圖

如需關聯性的詳細資訊,請參閱資料表關聯指南的文章。

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檢閱並指定的收件者清單

最後一個主要步驟,包括預覽和自訂電子郵件訊息、 要調整您的收件者清單,然後再傳送您的資料收集訊息。

建立及傳送電子郵件訊息

當您現在可以建立電子郵件訊息,並說明如何使用 [管理回覆] 命令來檢視電子郵件狀態,精靈會通知您時,可能會出現部分的警告訊息。下表描述每個警告,來解決問題,您可以採取的動作:

警告 郵件

描述

S 方案

部分記錄不包含中指定的電子郵件地址] 欄位的有效地址。會不傳回任何資料,這些資料列。

您選取的電子郵件地址欄位包含 null 值。

如果您想要收集的每一筆記錄的資料時,結束精靈,並以電子郵件地址取代 null 值。然後重新啟動精靈。

您目前擁有的獨佔鎖定資料庫。自動處理會失敗,直到鎖定釋放。

您必須在獨佔模式中開啟資料庫。

如果您選擇要自動回覆處理,處理失敗,因為 Access 無法新增或更新資料庫的上如有獨佔鎖定。關閉並重新開啟之後,立即傳送郵件的非獨佔模式中的資料庫

這些電子郵件可能會包含敏感或機密性質的資料。

收集資料來更新現有記錄,而您想要傳送的表單則是預先完整的現有資料。

如果某些表單欄位包含機密資料,請返回精靈步驟您所選取的欄位並移除包含表單的機密資料的欄位

您預覽和自訂訊息之後,您可以篩選電子郵件地址] 欄位,然後選取您的收件者。選擇您想要使用的相對應的核取方塊的電子郵件地址。如果您看到清單不正確的電子郵件地址] 對話方塊中,記下地址清單中,按一下 [結束]。檢查不正確的地址、 進行任何必要的修正,然後再重新傳送郵件。

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