將資料從 Excel 移至 Access

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本文將示範如何將資料從 Excel 移至 Access 及將資料轉換為關聯式表格,讓您可以同時使用 Microsoft Office Excel 與存取權。若要簡言之,Access 適用於擷取、 儲存、 查詢,和共用資料,而 Excel 最適合的計算、 分析及視覺化資料。

兩個文件,使用 Access 或 Excel 管理您的資料使用 Access 與 Excel 的 [前 10 項原因,討論哪一種程式最適合用於特定任務,以及如何使用 Excel 與 Access 共同建立實際的解決方案。

當您將資料從 Excel 移至 Access 時,有三個基本步驟程序。

三個基本步驟

附註: 在資料模型與在 Access 中的關聯性的資訊,請參閱資料庫設計的基本概念

步驟 1: 資料從 Excel 匯入至 Access

匯入資料是可以很更順暢如果您需要一些時間進行準備及清理您的資料的作業。匯入資料,就像移到新位置。如果您清理及組織之前的財產移動],移動到您的新位置會很容易。

匯入之前,請清除您的資料

您將資料匯入 Access 之前,請在 Excel 中是最好的方法:

  • 轉換為多個資料行的 [包含非原子資料 (也就是一個儲存格中多重值) 的儲存格]。例如,包含多個技能值,例如 「 C# 程式,」 的 「 技能 」 欄中的儲存格 」 VBA 程式設計,」 和 「 Web 設計 」 應該可以分散來分隔每個包含只有一個技能值的欄。

  • 使用 [修剪] 命令移除前置字元、 結尾,及內嵌的多個空格。

  • 移除非列印字元。

  • 尋找並修正拼字及標點符號錯誤。

  • 移除重複的資料列或重複的欄位。

  • 確保資料的資料行不包含混合的格式,尤其是數字格式化為文字或數字格式的日期。

如需詳細資訊,請參閱下列 Excel 說明主題:

附註: 如果您的資料清理需求很複雜,或您沒有時間] 或 [資源來自動化程序],您可以考慮使用協力廠商。如需詳細資訊,依您最愛的搜尋引擎在網頁瀏覽器中搜尋 「 資料清理軟體 」 或 「 資料品質 」。

當您匯入選擇最佳的資料類型

在 Access 中匯入作業期間您想要讓良好的選項,您會收到幾個 (如果有的話) 會需要手動操作的轉換錯誤。下表摘要列出 Excel 數字格式和如何存取資料類型轉換資料從 Excel 匯入 Access 時,並提供一些秘訣,在匯入試算表精靈中,選擇最佳的資料類型。

Excel 數字格式

Access 資料類型

註解

最佳作法

文字

備忘的文字

Access 文字資料類型會儲存最多 255 個字元的英數字元資料。Access 備忘資料類型會儲存到 65535 個字元的英數字元資料。

選擇 [備忘避免截斷的任何資料。

科學記號的數字,百分比,分數

數值

Access 會有一個數字的資料類型而異的依據欄位大小屬性 (位元組整數、 長整數] 單一、 雙小數位數)。

選擇 [,避免發生資料轉換錯誤]。

日期

日期

Access 和 Excel 兩者都使用相同的序列日期數字儲存日期。在 Access 中,日期範圍是較大: 從-657434 (西元年 1 月 1,100年) 至 2,958,465 (年 12 月 31,9999 A.D.)。

因為 Access 無法辨識的內容 (使用 excel for Macintosh) 1904 年日期系統,必須先轉換為 Excel 或 Access,若要避免混淆日期。

如需詳細資訊,請參閱變更日期系統、 格式或兩位數年份解譯匯入或連結至 Excel 活頁簿中的資料

選擇 [日期]。

[時間]

[時間]

Access 和 Excel 兩者都使用相同的資料類型中儲存時間值。

選擇 [時間] 中,這通常是預設值。

貨幣]、 [會計專用

貨幣

在 Access 中,將資料儲存為 8 位元組數字,精確地以四個小數位數,貨幣資料類型,然後用來儲存財務資料並防止四捨五入的值。

選擇貨幣,這通常是預設值。

布林值

是/否

存取所有是值和 0 的任何值,使用-1,而 Excel 使用的所有,則為 TRUE 的值 1 與 0 所有 FALSE 的值。

選擇 [是/否,它會自動將轉換基礎的值。

超連結

超連結

Excel 與 Access 中的超連結包含 URL 或網址,您可以按一下及追蹤。

選擇 [超連結,否則 Access 可能會使用預設文字資料類型。

在 Access 中的資料後,您可以刪除 Excel 資料。別忘了備份第一次之前先將它刪除原始的 Excel 活頁簿。

如需詳細資訊,請參閱存取說明主題中,匯入或連結至 Excel 活頁簿中的資料

自動將資料新增簡單的方法

常見的問題 Excel 使用者必須一個大型工作表中將相同的資料行的資料。例如,您可能需要資產追蹤開始在 Excel 中,但現在已經增加,包括來自多個工作群組與部門檔案的解決方案。此資料可能會在不同的工作表及活頁簿,或將其他系統的資料摘要中的文字檔案。沒有任何使用者介面命令或輕鬆附加在 Excel 中類似的資料。

最好的方法是使用 Access,便可輕鬆匯入並使用匯入試算表精靈,將資料新增到一個資料表。此外,您可以新增大量資料成一表格。您可以儲存匯入作業,將其新增至排程的 Microsoft Office Outlook 工作,並使用巨集來自動化程序。

步驟 2: 使用 [資料表分析精靈標準化資料

第一眼逐步執行的程序標準化您的資料看起來似乎氣餒。所幸,正常化 Access 中的資料表是很容易,謝謝資料表分析精靈的程序。

[資料表分析] 精靈

1.將選取的資料行拖曳至新的資料表,並自動建立關聯

2.使用按鈕命令來重新命名表格、 新增主索引鍵,讓現有的資料行的主索引鍵,以及復原上一個動作

您可以使用此精靈,執行下列動作:

  • 將表格轉換成一組較小的資料表,並自動建立主要和外部索引鍵資料表之間的關聯。

  • 新增現有欄位包含唯一值的主索引鍵,或建立新的識別碼] 欄位會使用 [自動編號] 資料類型。

  • 自動建立關聯強迫參考完整性的階層式的更新。若要防止不小心刪除資料,則不會新增串聯刪除,但以後您可以輕鬆地新增串聯刪除。

  • 搜尋多餘或重複的資料 (例如同一個客戶的兩個不同的電話號碼) 的新資料表,並視需要更新此。

  • 備份原始表格,並將其重新命名將 「 _OLD 」 附加至其名稱。然後,您建立的查詢,讓任何現有的表單或報表的原始資料表為基礎,會使用新的資料表結構重建原始表格,以原始表格名稱。

步驟 3: 從 Excel 連結至 Access 資料

資料已恢復在 Access 中的查詢或表格已經建立了重建原始資料之後,則簡單的連線至 Access 資料從 Excel。您的資料已經為外部資料來源,在 Access 中,可以連線到活頁簿資料的連線,也就是用來找出資訊的容器,透過登入,因此存取外部資料來源。連線資訊已儲存活頁簿中,並同時存連線檔案,例如 Office 資料連線 (ODC) 檔案 (.odc 副檔名) 或資料來源名稱檔案 (副檔名為.dsn)。連接至外部資料之後,您可以也會自動重新整理 (或更新) 從 Access 在 Access 中更新資料時 Excel 活頁簿。

如需詳細資訊,請參閱連線 (匯入) 資料的概觀Excel 與 Access 之間交換 (複製、 匯入、 匯出) 資料

取得您的資料到 Access 中。

本節會引導您完成下列階段的標準化您的資料: [銷售人員 」 和 「 地址] 欄中的值分成分隔其最原子設備組件將自己的表格,複製並貼上 Excel 中的資料表相關主題存取權,建立新建立的 Access 資料表,並建立和執行簡單查詢來傳回資訊在 Access 中的索引鍵關聯。

非正規化表單中的範例資料

下表包含非原子銷售人員 」 欄和地址] 欄中的值。兩個資料行應分成兩個或多個不同的欄。此工作表也包含業務員、 產品、 客戶、 訂單相關的資訊。這項資訊應也分為作法,主旨],以不同的表格。

銷售人員

訂單識別碼

訂單日期

產品識別碼

Qty

價格

客戶名稱

地址

電話

平 Yale

2348

09/3/2

J-558

4

$ 8.50

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave Bellevue,「 台北 」 98227

425-555-0222

平 Yale

2348

09/3/2

B-205

2

$ 4.50

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave Bellevue,「 台北 」 98227

425-555-0222

平 Yale

2348

09/3/2

D-4420

5

$ 7.25

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave Bellevue,「 台北 」 98227

425-555-0222

平 Yale

2349

09/3/4

C-789

3

$ 7.00

Fourth Coffee

7007 Cornell St 雷蒙市,「 台北 」 98199

425-555-0201

平 Yale

2349

09/3/4

C-795

6

$ 9.75

Fourth Coffee

7007 Cornell St 雷蒙市,「 台北 」 98199

425-555-0201

凱倫,王亞力

2350

09/3/4

A-2275

2

$ 16.75

冒險工廠

1025 哥倫比亞圓形柯克,「 台北 」 98234

425-555-0185

凱倫,王亞力

2350

09/3/4

F-198

6

$ 5.25

冒險工廠

1025 哥倫比亞圓形柯克,「 台北 」 98234

425-555-0185

凱倫,王亞力

2350

09/3/4

B-205

1

$ 4.50

冒險工廠

1025 哥倫比亞圓形柯克,「 台北 」 98234

425-555-0185

宗翰 Jim

2351

09/3/4

C-795

6

$ 9.75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave Bellevue,「 台北 」 98227

425-555-0222

宗翰 Jim

2352

09/3/5

A-2275

2

$ 16.75

冒險工廠

1025 哥倫比亞圓形柯克,「 台北 」 98234

425-555-0185

宗翰 Jim

2352

09/3/5

D-4420

3

$ 7.25

冒險工廠

1025 哥倫比亞圓形柯克,「 台北 」 98234

425-555-0185

Koch 涅

2353

09/3/7

A-2275

6

$ 16.75

Fourth Coffee

7007 Cornell St 雷蒙市,「 台北 」 98199

425-555-0201

Koch 涅

2353

09/3/7

C-789

5

$ 7.00

Fourth Coffee

7007 Cornell St 雷蒙市,「 台北 」 98199

425-555-0201

Sousa 路易斯

2354

09/3/7

A-2275

3

$ 16.75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave Bellevue,「 台北 」 98227

425-555-0222

凱倫,王亞力

2355

09/3/8

D-4420

4

$ 7.25

冒險工廠

1025 哥倫比亞圓形柯克,「 台北 」 98234

425-555-0185

凱倫,王亞力

2355

09/3/8

C-795

3

$ 9.75

冒險工廠

1025 哥倫比亞圓形柯克,「 台北 」 98234

425-555-0185

平 Yale

2356

09/3/10

C-789

6

$ 7.00

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave Bellevue,「 台北 」 98227

425-555-0222

其最小的組件中的資訊: 原子資料

使用在此範例中的資料,您可以使用 Excel 中的 [文字] 資料行] 命令來分隔 (例如街道地址、 縣/市、 狀態和郵遞區號) 的儲存格的 「 不可 」 部分將不連續的資料行。

已進行所有值原子已分割後下, 表會顯示新的資料行在同一個工作表中。請注意,銷售人員 」 欄中的資訊已分割為姓氏和名字資料行的 [位址] 欄位中的資訊已分割為街道地址、 縣/市、 狀態和郵遞區號的欄。此資料是在 「 第一個標準表單 」。

姓氏

名字

 

街道地址

城市

郵遞區號

Yale

2302 Harvard Ave

貝利夫市

WA

98227

Adams

王亞力

1025 哥倫比亞圓形

柯克

WA

98234

Hance

Jim

2302 Harvard Ave

貝利夫市

WA

98227

Koch

7007 Cornell St 雷蒙市

雷蒙市

WA

98199

路意

2302 Harvard Ave

貝利夫市

WA

98227

的資料分成組織在 Excel 中的主題

在已分割成表格的業務員、 產品、 客戶和訂單之後,多個資料表的範例資料,請依照下列會顯示來自 Excel 工作表相同的資訊。表格設計不最終,但正確。

業務員資料表包含資訊銷售人員。請注意,每一筆記錄的唯一識別碼 (銷售人員 ID)。銷售識別碼值將用於 [訂單] 資料表中的銷售連線訂單。

業務員

銷售識別碼

姓氏

名字

101

Yale

103

Adams

王亞力

105

Hance

Jim

107

Koch

109

路意

[產品] 資料表包含只產品的相關資訊。請注意,每一筆記錄的唯一識別碼 (產品識別碼)。[產品識別碼值將用於連線至 [訂單詳細資料] 資料表的 [產品資訊。

產品

產品識別碼

價格

A-2275

16.75

B-205

4.50

C-789

7.00

C-795

9.75

D-4420

7.25

F-198

5.25

J-558

8.50

[客戶] 資料表包含關於客戶的資訊。請注意,每一筆記錄的唯一識別碼 (客戶識別碼)。[客戶識別碼值將用於連線至 [訂單] 資料表的 [客戶資訊。

客戶

客戶識別碼

名稱

街道地址

城市

郵遞區號

電話

1001

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave

貝利夫市

WA

98227

425-555-0222

1003

冒險工廠

1025 哥倫比亞圓形

柯克

WA

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

7007 Cornell St

雷蒙市

WA

98199

425-555-0201

[訂單] 資料表包含訂單、 業務員、 客戶和產品的相關資訊。請注意,每一筆記錄的唯一識別碼 (訂單識別碼)。此表格中的資訊部分需要分割成一個表格,讓 [訂單] 資料表包含只有四個資料行包含訂單詳細資料,唯一的訂單識別碼、 訂單日期、 銷售識別碼和客戶識別碼。此處所示的資料表不尚未已分割為 [訂單詳細資料] 資料表。

訂單

訂單識別碼

訂單日期

銷售識別碼

客戶識別碼

產品識別碼

Qty

2348

09/3/2

101

1001

J-558

4

2348

09/3/2

101

1001

B-205

2

2348

09/3/2

101

1001

D-4420

5

2349

09/3/4

101

1005

C-789

3

2349

09/3/4

101

1005

C-795

6

2350

09/3/4

103

1003

A-2275

2

2350

09/3/4

103

1003

F-198

6

2350

09/3/4

103

1003

B-205

1

2351

09/3/4

105

1001

C-795

6

2352

09/3/5

105

1003

A-2275

2

2352

09/3/5

105

1003

D-4420

3

2353

09/3/7

107

1005

A-2275

6

2353

09/3/7

107

1005

C-789

5

2354

09/3/7

109

1001

A-2275

3

2355

09/3/8

103

1003

D-4420

4

2355

09/3/8

103

1003

C-795

3

2356

09/3/10

101

1001

C-789

5

訂單詳細資料,例如產品識別碼和數量會移出 [訂單] 資料表,而儲存在名為 [訂單詳細資料的資料表。請記住,沒有 9 訂單,因此,這麼做此表格中有 9 記錄。附註的 [訂單] 資料表都有唯一識別碼 (訂單識別碼),這將會從參考訂單詳細資料] 資料表。

[訂單] 資料表的最後一個設計應該如下所示:

訂單

訂單識別碼

訂單日期

銷售識別碼

客戶識別碼

2348

09/3/2

101

1001

2349

09/3/4

101

1005

2350

09/3/4

103

1003

2351

09/3/4

105

1001

2352

09/3/5

105

1003

2353

09/3/7

107

1005

2354

09/3/7

109

1001

2355

09/3/8

103

1003

2356

09/3/10

101

1001

[訂單詳細資料] 表格包含不需要唯一值的資料行 (也就是沒有任何主索引鍵),因此接受任何或所有的欄,以包含 「 重複 」 的資料。不過,此表格中的沒有兩筆記錄必須完全相同 (此規則套用至資料庫中的任何資料表)。在這個資料表中,應 17 記錄,每個對應至個別的順序產品。例如,2349年的順序,三個 C-789 產品構成整個順序的兩個部分的其中一個。

[訂單詳細資料] 資料表應,因此,如下所示:

訂單詳細資料

訂單識別碼

產品識別碼

Qty

2348

J-558

4

2348

B-205

2

2348

D-4420

5

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

2354

A-2275

3

2355

D-4420

4

2355

C-795

3

2356

C-789

5

複製並貼到 Access 中的 Excel 資料

現在,業務員、 客戶、 產品、 訂單及訂單詳細資料的相關資訊具有細分在 Excel 中的個別主題,您可以將資料複製直接將存取權,它會變成表格的位置。

建立 Access 資料表之間的關聯,並執行查詢

移至 Access 資料之後,您可以建立資料表之間的關聯,然後再建立查詢以傳回各種主題的相關資訊。例如,您可以建立傳回訂單編號] 和 [訂單輸入業務員名稱 09/3/05 和 09/3/08 之間的查詢。

此外,您可以建立表單和報表,以更輕鬆地輸入資料和銷售分析。

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