將行政助理設定成代表經理接聽電話

Office Communications Server Attendant 的設計目的就是為了讓行政助理能夠輕鬆地代表其經理處理電話。 如果經理會在上班時間內收到大量電話,且無法親自處理這些電話,這項功能就顯得特別重要。

將行政助理設定成代表經理接聽電話

在經理的電腦上,進行下列步驟:

  1. 開啟 Office Communicator (而非 Communications Server Attendant),並確定經理的電腦正在執行 3.0 版。 如果其電腦並非執行 3.0 版,請連絡系統管理員以進行安裝。舊版 Communicator 不具備這項功能。

    附註: 若要檢查您的 Communicator 版本,請按一下 [功能表] 按鈕 (在左上角中顯示 Office Communicator 標誌的按鈕) 旁的向下箭頭、按一下 [說明],然後按一下 [關於 Microsoft Office Communicator]

  2. 一旦您已安裝 Communicator 3.0 之後,請按一下 [功能表] 按鈕 (在左上角中顯示 Office Communicator 標誌的按鈕) 旁的向下箭頭,然後按一下 [工具]

  3. 按一下 [來電轉接設定]

  4. [收到通話時執行下列動作] 底下,選取 [撥打給我和我的代理人][轉接至我的代理人]

  5. 按一下 [新增],然後在 [搜尋] 方塊中入行政助理的名稱。

  6. 當行政助理的名稱顯示在 [結果] 清單中時,請按兩下此名稱,然後它就會顯示在 [代理人] 清單中。

  7. 按一下 [關閉]、確定 [同時撥打給代理人或小組] 設定為 [我和所有代理人同時],然後按一下 [確定]

    附註: 行政助理會收到一則通知,告知其已經新增為經理帳戶的代理人。此外,經理也會新增至行政助理的 [我支援的人員] 群組。

此時,撥打給經理的每通來電將會同時撥打給助理的電話。經理和助理的來電通知都會包含一些提示,讓他們知道來電者嘗試連絡的對象是誰。

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