將檔案與圖形附加至資料庫中的記錄

您可以使用 Access 中的附件功能將一或多個檔案 (文件、簡報及影像等) 新增至資料庫的記錄中。本文提供設定資料庫以使用附件及附加與管理資料時,所需的背景資訊與步驟。

附註: 本文所述的功能不適用於 Access Web App。

本文內容

為何要使用附件?

在資料表中新增附件欄位

直接附加檔案至資料表

在表單和報表中使用附件

儲存附加檔案至其他位置

移除附加檔案

不利用滑鼠或其他指標裝置使用附件

附件參照

為何要使用附件?

您可以使用附件將多個檔案儲存在單一欄位中,您甚至可以在該欄位儲存多種類型的檔案。例如,假設您有一個工作連絡人資料庫。您現在可以將一或多份履歷附加至每個連絡人的記錄,並加上每位連絡人的相片。

附件儲存資料也更有效率。舊版 Access 使用稱為「物件連結與嵌入」(OLE) 的技術來儲存影像和文件。根據預設,OLE 會建立相當於影像或文件的點陣圖。這些點陣圖檔案可能會變得相當大 — 比原始檔案大 10 倍之多。當您從資料庫檢視影像或文件時,OLE 會顯示點陣圖影像,而不是原始檔案。而使用附件時,您則是在其父程式中開啟文件及其他非影像檔案,因此您可以從 Access 內部搜尋及編輯這些檔案。

此外,OLE 需要稱為 OLE 伺服器的程式才能運作。例如,如果您將 JPEG 影像檔儲存在 Access 資料庫中,則執行該資料庫的每一部電腦都需要針對該 JPEG 影像使用另一個登錄為 OLE 伺服器的程式。相反地,Access 會以其原始格式 (沒有支援的影像) 來儲存附加檔案,而且您不需要安裝其他軟體來檢視資料庫中的影像。

附件和資料庫設計規則

根據預設,關聯式資料庫中的每個欄位只會包含一段資料。舉例來說,如果地址欄位中包含多個地址,那麼尋找地址將會變得非常困難,甚至可以說不可能。因此乍看之下,附件似乎破壞了資料庫設計的規則,因為您可以在欄位中附加多個檔案 (一段資料)。但實際上附件並未破壞任何設計規則,因為當您將檔案附加到記錄時,Access 會建立一或多個系統資料表,並在幕後使用這些資料表正常化您的資料。您無法檢視或處理這些資料表。

如需檢視其他系統資料表的相關資訊,請參閱文章瀏覽窗格指南。如需資料庫設計的相關資訊,請參閱資料庫設計基本概念一文。

使用附加檔案的方式

處理附加檔案時,請記得下列準則:

  • 您只能將檔案附加到您在 Access 建立的資料庫 (使用 .accdb 檔案格式)。您無法在 Access (.accdb) 資料庫和使用舊版檔案格式 (.mdb) 的資料庫之間共用附件。

  • 您必須在資料表中建立一個欄位,並將該欄位設定為 [附件] 資料類型。此外,資料類型設為 [附件] 後即無法變更。

  • 您可以在單一記錄中儲存多個檔案。例如,您可以儲存以文書處理和試算表程式所建立的影像與檔案。

  • 您最多可以附加 2 GB 的資料 (Access 資料庫的大小上限)。個別檔案的大小不可超過 256 MB。

  • 您可以使用 [附件] 對話方塊來新增、編輯和管理附件。按兩下資料表中的附件欄位,即可直接從該欄位開啟對話方塊。如果要從表單管理附件或從報表檢視附件,請新增附件控制項至表單或附件,然後將該控制項繫結至基準附件資料表欄位。

  • 根據預設,附件控制項會呈現影像,並顯示對應至其他檔案類型的程式圖示。例如,假設您將相片、履歷和 Visio 繪圖附加至記錄。當您捲動附件時,控制項會呈現該影像,並顯示文件與繪圖的程式圖示。

  • 當您從資料表或表單開啟 [附件] 對話方塊時,可以新增、移除、編輯與儲存附加檔案。從報表開啟 [附件] 對話方塊時,您只能將附加檔案儲存到其他位置。

  • 除非檔案本身就是壓縮檔,否則 Access 會壓縮附加檔案。例如,JPEG 檔案經由建立該檔案的圖形程式壓縮,因此 Access 不會壓縮 JPEG 檔案。

  • 如果用於建立附加檔案的程式已安裝在電腦上,則可以使用該程式開啟並編輯附加檔案。

  • 您可以將附加檔案儲存至硬碟或網路上的位置。然後您可以編輯附件並確認完成所要的變更後再將這些變更存回資料庫。

  • 也可以用程式設計的方式修改附件。

以下幾節中的步驟說明新增與管理附件的方法。

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在資料表中新增附件欄位

若要在 Access 中使用附件,您必須先將附件欄位新增至資料庫中至少一個資料表內。Access 提供兩種方式將附件欄位新增至資料表。您可以在 [資料工作表檢視] 中新增欄位,也可以在 [設計檢視] 中新增欄位。本節中的步驟會說明如何使用這兩種技巧。

在 [資料工作表檢視] 中新增附件欄位

  1. 在資料工作表檢視中開啟資料表時,請按一下第一個可用的空白欄。若要尋找空白欄,請在欄標題中尋找 [新增欄位] 字樣。

  2. 在 [資料工作表] 索引標籤的 [資料類型和格式設定] 群組中,按一下 [資料類型] 旁邊的向下箭號,然後按一下 [附件]。

    Access 會將欄位的資料類型設定為 [附件],並且將圖示置於該欄位的標題列中。下圖顯示新的 [附件] 欄位。請注意該欄位的標題列中的迴紋針圖示。根據預設,您無法在 [附件] 欄位的標題列中輸入文字。

    設定為附件資料類型的新資料表欄位

  3. 儲存變更。

    請記住,雖然您無法將新欄位轉換為其他資料類型,但您可以在出錯時刪除該欄位。

在 [設計檢視] 中新增附件欄位

  1. 在 [瀏覽窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下要變更的資料表,然後按一下捷徑功能表上的 [設計檢視] 按鈕影像

  2. 選取 [欄位名稱] 欄中的空白列,並且輸入 [附件] 欄位的名稱。

  3. 在相同列中,按一下 [資料類型] 底下的 [附件]。

  4. 儲存變更。

    請記住,雖然您無法將新欄位轉換為其他資料類型,但您可以在出錯時刪除該欄位。

  5. 在 [設計] 索引標籤的 [檢視] 群組中,按一下 [檢視] 按鈕下方的箭號,再按一下 [資料工作表檢視] 開啟要使用的資料表。

    Access 功能區影像

    -或-

    以滑鼠右鍵按一下資料表的文件索引標籤,然後按一下捷徑功能表上的 [資料工作表檢視]。

    -或-

    以滑鼠右鍵按一下 [瀏覽窗格] 中的資料表,然後按一下捷徑功能表上的 [開啟]。

  6. 進入下一個步驟。

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直接附加檔案至資料表

在資料表中新增附件欄位之後,您可以將檔案附加到該資料表的記錄中,不需要建立資料輸入表單。您也可以在不使用表單的情況下檢視附件,但請記得,如果您要直接從資料表檢視附件,您必須使用建立檔案的程式或支援此類型之檔案的程式。例如,如果開啟一個附加到資料表的 Word 文件,Word 也會隨之啟動,然後您會在 Word 而非 Access 內檢視文件。如果您的電腦上未安裝 Word,將會顯示一個對話方塊要求您選取一個程式以檢視檔案。

新增附件至資料表

  1. 於 [資料工作表檢視] 中開啟包含附件欄位的資料表時,按兩下附件欄位。

    [附件] 對話方塊隨即出現。下圖顯示的對話方塊。

    [附件] 對話方塊

  2. 按一下 [新增]。[選擇檔案] 對話方塊就會出現。

  3. 使用 [查詢] 清單瀏覽至要附加至記錄的檔案,選取一個或多個檔案,然後按一下 [開啟]。

    您可以選取任何支援資料類型的多個檔案。如需支援的資料類型清單,請參閱本文稍後的附件參照

  4. 按一下 [附件] 對話方塊中的 [確定],將檔案新增至資料表。

    Access 會將檔案新增至欄位,並顯示相應的遞增數字。下圖顯示附加兩個影像的欄位:

    具有兩筆資料的附件欄位

  5. 視需要重複這些步驟,將檔案新增至資料表中目前的欄位或其他欄位。

從資料表開啟附加檔案

  1. 於 [資料工作表檢視] 中開啟資料表時,按兩下附件欄位中的儲存格。

  2. 在 [附件] 對話方塊中,按兩下要開啟的檔案。

    –或–

    選取檔案,然後按一下 [開啟]。

    與檔案相關聯的程式會隨即啟動,並開啟附加檔案 (Excel 檔案會在 Excel 中開啟,依此類推)。

    某些影像檔可能會在 Microsoft Windows 圖片中開啟。如果您不只想要檢視影像,您可以用滑鼠右鍵按一下影像,然後按一下 [編輯] 。這將會啟動建立該檔案的程式 (如果該程式已安裝在您的電腦上的話)。

儲存附加檔案的變更

  1. 視需要使用父程式編輯檔案。

  2. 儲存對檔案的任何變更並關閉父程式。請記得每當變更附加檔案時,會將變更儲存至硬碟上的暫存網際網路資料夾。如需該資料夾的詳細資訊,請參閱此節結尾處的附註。

  3. 若要永久儲存變更,請返回 Access,然後按一下 [附件] 對話方塊中的 [確定]。

    系統會顯示類似以下的訊息:

    提醒儲存檔案變更的提示

  4. 按一下 [是] 儲存變更。

    附註: 

    • 將附加檔案在其父程式中開啟以檢視或編輯時,Access 會將該檔案的暫存複本放在暫存資料夾中。如果在父程式中變更檔案並儲存變更,Access 會將變更儲存至暫存複本。當您回到 Access 並按一下 [確定] 關閉 [附件] 對話方塊時,Access 會再次提示您儲存附加檔案。請按一下 [是] 將已變更的檔案寫入資料庫,或按一下 [否] 不要在資料庫中變更該檔案。

    • 若要尋找暫存檔案資料夾的位置,請依照下列步驟進行:

      1. 啟動 Windows Internet Explorer。

      2. 按一下 [工具] 功能表上的 [網際網路選項]

      3. 在 [一般] 索引標籤上,按一下 [設定]。

        隨即會出現 [設定] 對話方塊。資料夾路徑會顯示在 [Temporary Internet Files] 區段中。

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在表單和報表中使用附件

當您需要搭配表單或報表使用附件時,可以使用附件控制項。該控制項會隨著您在資料庫中的記錄間移動時自動呈現影像檔案。如果您附加其他類型的檔案,例如文件或繪圖,則附件控制項會顯示與該檔案類型相對應的圖示。例如,當您附加簡報時會看到 PowerPoint 圖示,依此類推。該控制項也可讓您瀏覽任何附加檔案並開啟 [附件] 對話方塊。如果您從表單開啟該對話方塊,可以新增、移除、編輯和儲存附件。如果您從報表開啟該對話方塊,則只能將附件儲存至硬碟或網路位置,因為報表根據設計是唯讀的。

下面幾節中的步驟說明如何新增影像控制項至表單或報表及如何捲動記錄、附加檔案並檢視附件。請記得,只有當指定的記錄包含一個以上的附件時,才可以捲動附件。

新增附件控制項至表單或報表

本節中的步驟說明如何新增附件控制項至表單或報表,然後將該控制項繫結至基準資料表中的 [附件] 欄位。您可依照相同的步驟將附件控制項新增至表單或報表。在開始之前請記住,資料庫中至少必須要有一個資料表具有附件欄位。如需新增附件欄位的相關資訊,請參閱前文的在資料表中新增附件欄位

表單和報表設計程序可以變得非常複雜,因此這些章節中所述的步驟假設您的資料庫至少有一個資料表和一個表單或報表。如需建立資料表、表單或報表的詳細資訊,請參閱下列文章:

新增附件控制項

  1. 在 [瀏覽窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下要變更的表單或報表,然後按一下捷徑功能表上的 [設計檢視]。

  2. 在 [設計] 索引標籤的 [工具] 群組中,按一下 [新增現有欄位]。

    隨即會出現 [欄位清單] 窗格,並列出提供資料給表單或報表的資料表欄位。該清單會讓附件欄位變得可以擴充 (也就是可以按一下欄位旁邊的加號或減號),以表示該欄位屬於附件欄位。

    下圖顯示 [欄位清單] 窗格中的一般附件欄位。

    [欄位清單] 工作窗格中的 [附件] 欄位

  3. 將整個附件欄位從清單拖曳到表單 (父項目和子項目),並放到所要的位置。 

    Access 會將附件控制項置於表單上,並將該控制項繫結至資料表欄位。

  4. 視需要以滑鼠右鍵按一下控制項,然後按一下 [屬性] 顯示控制項的屬性工作表。設定或變更控制項屬性,以符合表單或報表的其餘部分。

  5. 儲存變更並以滑鼠右鍵按一下文件索引標籤,然後再以滑鼠右鍵按一下 [表單檢視] 或 [報表檢視] 開啟要檢視的表單或報表。

    如果基本欄位包含影像檔,控制項會呈現這些檔案。如果欄位包含其他類型的檔案,例如 Word 文件或 PowerPoint 簡報,則控制項會顯示該檔案類型的適當圖示。

使用表單管理附件

新增附件控制項至表單後,可以直接從該表單新增、編輯、移除和儲存附加檔案。當記錄包含多個附件時,也可以捲動附加檔案,使用資料表時則無法執行此動作。

附註: 表單的設計人員可能將表單設定為唯讀。如果是這種情況,您只能使用 [附件] 對話方塊將附加檔案儲存至硬碟或網路上的位置。

附加檔案

  1. 開啟顯示附件的表單,並找出要附加檔案的記錄。

  2. 選取附件控制項 (也就是繫結至 [附件] 欄位的控制項)。

    [迷你工具列] 會隨即出現: [附件] 迷你工具列

    附註: 如果將附件控制項新增到分割表單的資料工作表區段,就不會顯示迷你工具列。如需有關分割表單的詳細資訊,請參閱建立分割表單一文。

  3. 按一下 [檢視附件] 按鈕 (迴紋針圖示),開啟 [附件] 對話方塊。

  4. 按一下對話方塊中的 [新增]。

    [選取檔案] 對話方塊會隨即出現。

  5. 使用 [查詢] 清單瀏覽至要附加的檔案,然後按一下 [開啟]。

  6. 視需要重複步驟 4 和 5,以附加更多檔案。

捲動附加檔案

附註: 本節中的步驟適用於表單及報表。

  1. 開啟顯示附件的表單或報表。

  2. 瀏覽至包含附加檔案的記錄。

  3. 按一下顯示附加檔案的影像控制項。

    [迷你工具列] 會隨即出現。

  4. 按一下 [向後] (向左) 或 [向前] (向右) 箭頭捲動附加檔案。如果想要知道檔案名稱,請按一下 [檢視附件] 按鈕以開啟 [附件] 對話方塊。附加檔案的名稱會顯示在 [附件] 清單中。

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儲存附加檔案至其他位置

本節中的步驟適用於資料表、表單及報表。您可以將附加至指定記錄的其中一個檔案或全部檔案儲存至硬碟或網路上的位置。請記住,若選擇儲存所有檔案,便無法只儲存某些檔案,而須全部儲存。若要選擇性地儲存檔案,則必須一次儲存一個。

  • 開啟包含附件的資料表、表單或報表,然後開啟 [附件] 對話方塊。

從資料表開啟 [附件] 對話方塊

  • 在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表,然後按兩下包含要儲存之附件的附件欄位。

從表單或報表開啟 [附件] 對話方塊

  1. 開啟顯示附件的表單或報表。

  2. 瀏覽至包含附加檔案的記錄。

  3. 按一下顯示附加檔案的影像控制項。

    [迷你工具列] 會隨即出現。

  4. 按一下 [檢視附件] 按鈕。

儲存單一附件

  1. 按一下 [附件] 對話方塊中的 [另存新檔]。

    [儲存附件] 對話方塊隨即出現。

  2. 使用 [儲存位置] 清單瀏覽至檔案的新位置,然後按一下 [儲存]。

儲存所有附件

  1. 按一下 [附件] 對話方塊中的 [全部儲存]。

    [儲存附件] 對話方塊會隨即出現。

  2. 使用 [查詢] 清單瀏覽至檔案的新位置,然後按一下 [儲存]。

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移除附加檔案

本節中的步驟適用於資料表及表單。

移除附件

  1. 按兩下資料表中的附件欄位,開啟 [附件] 對話方塊。

    –或–

    在表單中 (使用 [版面配置檢視] 或 [表單檢視]) 瀏覽至包含要移除之附件的記錄,然後按一下 [迷你工具列] 上的 [檢視附件] 按鈕開啟對話方塊。

  2. 在 [附件] 對話方塊中,選取要刪除的檔案,然後按一下 [移除]。

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不利用滑鼠或其他指標裝置使用附件

下一節會說明如何使用鍵盤將焦點放在 [瀏覽窗格] 中,並開啟包含附加檔案的資料表、表單或報表。這些步驟也說明了如何瀏覽附加檔案並開啟 [附件] 對話方塊。

從 [瀏覽窗格] 開啟資料表、表單或報表

  1. 或按 F11。

    附註: 如果 [瀏覽窗格] 已關閉,按 F11 可將其開啟並將焦點放在該窗格中。如果該窗格已開啟,按 F11 可將其關閉。您必須再按一次 F11 才能開啟該窗格並將焦點移到其中。

  2. 使用向上鍵和向下鍵選取要開啟的資料表、表單或報表。

  3. 按 ENTER 開啟選取的物件。

    如果開啟資料表,Access 會將資料指標置於資料表的第一個欄位。如果開啟表單或報表,Access 則會將焦點置於第一個欄位。

檢視資料表中的附件

  1. 視需要使用方向鍵,將游標移至所要的附件欄位。

  2. 按空格鍵。

    [附件] 對話方塊隨即出現。

  3. 按 TAB 鍵可在對話方塊內的按鈕間移動,也可以從按鈕移到 [附件] 底下的附加檔案清單。

    附註: 記錄可能包含一個以上的附件。如果您需要從兩個或多個檔案清單中選取附件,請按 TAB 鍵移至檔案清單,然後使用方向鍵選取您要的檔案。接著,按 TAB 鍵回到按鈕,並選取所要的動作。

  4. 選取所要的檔案和按鈕時,請按 ENTER。

  5. 完成時請按 TAB 鍵,或使用向上鍵與向下鍵選取 [確定],然後按 ENTER。

從表單或報表捲動附件

只有當您使用 Microsoft Natural Keyboard 且記錄包含多個附件時,才適用這些步驟。

  1. 視需要按 TAB 鍵將焦點移至附件控制項。根據預設,Access 會醒目提示該控制項及其關聯的標籤 (如果有標籤的話)。

  2. 按下應用程式鍵。

    捷徑功能表隨即開啟。

  3. 按下 TAB 鍵,或使用方向鍵選取 [向前] 或 [向後] ,然後按一下 ENTER。

  4. 視需要重複步驟 2,以在附加檔案之間捲動。

從表單或報表開啟 [附件] 對話方塊

只有在您使用 Microsoft Natural Keyboard 時才適用這些步驟。

  1. 視需要按 TAB 鍵將焦點移至附件控制項。根據預設,Access 會醒目提示該控制項及其關聯的標籤 (如果有標籤的話)。

  2. 按下應用程式鍵。

    捷徑功能表隨即開啟。

  3. 按下 TAB 鍵,或使用方向鍵選取 [檢視附件],然後按下 ENTER。

    [附件] 對話方塊隨即出現。

  4. 按 TAB 鍵可在對話方塊內的按鈕間移動,也可以從按鈕移到 [附件 (連按兩下以編輯)] 底下的附加檔案清單。

    記錄可能包含一個以上的附件。如果您需要從兩個或多個檔案清單中選取附件,請按 TAB 鍵移至檔案清單,然後使用方向鍵選取您要的檔案。接著,按 TAB 鍵回到按鈕,並選取所要的動作。

  5. 選取所要的檔案和按鈕時,請按 ENTER。

  6. 完成時請按 TAB 鍵,或使用方向鍵選取 [確定],然後按 ENTER。

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附件參照

下面幾節提供關於附件的參照資訊,包括附件支援的影像和文件檔案格式、檔案命名慣例,以及用程式將檔案附加至記錄的一些相關資訊。

支援的影像檔案格式

Access 原本即支援下列圖形檔案格式,這表示附件控制項不需要額外軟體即可呈現這些檔案。

BMP (Windows 點陣圖)

RLE (執行長度編碼點陣圖)

DIB (與裝置無關點陣圖)

GIF (圖形交換格式)

JPEG、JPG、JPE (JPEG 格式)

EXIF (可交換檔案格式)

PNG (可攜式網路圖形)

TIFF、TIF (標記的影像檔案格式)

ICON、ICO (圖示)

WMF (Windows 中繼檔)

EMF (增強型中繼檔)

文件和其他檔案的支援格式

原則上,您可以附加以其中一種 Microsoft Office 程式所建立的任何檔案。您也可以附加記錄檔 (.log)、文字檔 (.text,.txt) 和壓縮的 .zip 檔。

檔案命名慣例

附加檔案名稱可包含由 Microsoft Windows NT (NTFS) 中所用之 NTFS 檔案系統支援的任何 Unicode 字元。此外,檔案名稱必須符合下列準則:

  • 名稱不得超過 255 個字元,包括檔案副檔名在內。

  • 名稱不可以包含下列字元:問號 (?)、引號 (")、正斜線或反斜線 (/ \)、左括號或右括號 (<>)、星號 (*)、垂直線或直立線符號 (|)、冒號 (:) 或段落標記 (¶)。

Access 壓縮的檔案類型

附加下列任一類型的檔案至資料庫時,如果原本沒有壓縮這些檔案,則 Access 會加以壓縮。

副檔名

壓縮?

原因

.jpg、.jpeg

已壓縮

.gif

已壓縮

.png

已壓縮

.tif, .tiff

.exif

.bmp

.emf

.wmf

.ico

.zip

已壓縮

.cab

已壓縮

.docx

已壓縮

.xlsx

已壓縮

.xlsb

已壓縮

.pptx

已壓縮

封鎖的檔案格式

Access 會封鎖下列附加檔案類型。您目前無法解除封鎖這裡列出的所有檔案類型。

.ade

.ins

.mda

.scr

.adp

.isp

.mdb

.sct

.app

.its

.mde

.shb

.asp

.js

.mdt

.shs

.bas

.jse

.mdw

.tmp

.bat

.ksh

.mdz

.url

.cer

.lnk

.msc

.vb

.chm

.mad

.msi

.vbe

.cmd

.maf

.msp

.vbs

.com

.mag

.mst

.vsmacros

.cpl

.mam

.ops

.vss

.crt

.maq

.pcd

.vst

.csh

.mar

.pif

.vsw

.exe

.mas

.prf

.ws

.fxp

.mat

.prg

.wsc

.hlp

.mau

.pst

.wsf

.hta

.mav

.reg

.wsh

.inf

.maw

.scf

以程式設計方式附加檔案至記錄

Access 會顯示一個物件模型和程式設計介面,讓您能夠使用 Visual Basic for Applications (VBA) 程式碼,以程式設計方式將檔案附加至記錄。如需以程式設計方式附加檔案的詳細資訊,請參閱 Microsoft Developer Network (網址是 https://msdn.microsoft.com.) 上的<從檔案載入>(英文) 與<儲存至檔案>(英文) 文章。

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