將外部連絡人大量匯入到 Exchange Online

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

本文適用於系統管理員。您嘗試將連絡人匯入到自己的信箱嗎?請參閱匯入連絡人至 Outlook

您的公司Exchange Online中有多個您想要包含在共用的通訊錄 (也稱為全域通訊清單) 中的現有商務連絡人嗎?您要新增外部連絡人的通訊群組,就像您可以與使用者在您公司內部成員嗎?如果是這樣,您可以在其中使用Exchange Online PowerShell 和大量 CSV (逗號分隔值) 檔案匯Exchange Online外部連絡人。是三個步驟:

步驟 1:建立包含有關外部連絡人資訊的 CSV 檔案

步驟 2:使用 PowerShell 建立外部連絡人

步驟 3:新增資訊到外部連絡人的內容中

完成匯入連絡人的這些步驟之後,您可以執行下列額外工作:

新增更多外部連絡人

隱藏共用通訊錄中的外部連絡人

步驟 1:建立包含有關外部連絡人資訊的 CSV 檔案

第一個步驟就是建立 CSV 檔案,其中包含有關您要匯入到 Exchange Online 的每個外部連絡人之資訊。

  1. 將下列文字複製到 [記事本] 的文字檔中,並使用 .csv 的檔案名稱尾碼將檔案儲存為 CSV 檔案放在您的桌面,例如 ExternalContacts.csv。

    提示: 如果您的語言包含儲存 CSV 檔案,以 utf-8 或其他 Unicode 編碼方式當您將檔案儲存在記事本中的特殊字元 (例如åäö中瑞典文)。

    ExternalEmailAddress,Name,FirstName,LastName,StreetAddress,City,StateorProvince,PostalCode,Phone,MobilePhone,Pager,HomePhone,Company,Title,OtherTelephone,Department,CountryOrRegion,Fax,Initials,Notes,Office,Manager
    danp@fabrikam.com,Dan Park,Dan,Park,1234 23rd Ave,Golden,CO,80215,206-111-1234,303-900-1234,555-1212,123-456-7890,Fabrikam,Shipping clerk,555-5555,Shipping,US,123-4567,R.,Good worker,31/1663,Dan Park
    pilar@contoso.com,Pilar Pinilla,Pilar,Pinilla,1234 Main St.,Seattle,WA,98017,206-555-0100,206-555-0101,206-555-0102,206-555-1234,Contoso,HR Manager,206-555-0104,Executive,US,206-555-0105,P.,Technical decision maker,31/1000,Dan Park
    

    當您將連絡人匯入到 Exchange Online,CSV 檔案的第一列 (也就是標題列) 會列出可使用的連絡人內容。每個內容名稱都是以逗號分隔。標題列底下的每一列代表可供匯入單一外部連絡人的內容值。

    附註: 此段文字包含您可以刪除的範例資料。但請勿刪除或變更第一列 (標題列)。它包含外部連絡人的所有內容。

  2. 在 Microsoft Excel 中開啟 CSV 檔案來編輯 CSV 檔案,因為使用 Excel 編輯 CSV 檔案簡單多了。

  3. 針對您要匯入到 Exchange Online 的每個連絡人建立一列。盡可能填入許多儲存格。這項資訊會顯示於每個連絡人的共用通訊錄中。

    重要:  需要下列內容 (標題列中的前四個項目),才能建立外部連絡人,而且必須填入 CSV 檔案中:ExternalEmailAddressNameFirstNameLastName。您在步驟 2 中執行的 PowerShell 命令會使用這些內容的值來建立連絡人。

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步驟 2:使用 PowerShell 建立外部連絡人

下一步是使用您在步驟 1 建立的 CSV 檔案和 PowerShell,將 CSV 檔案中列出的外部連絡人大量匯入到 Exchange Online。

  1. 將 PowerShell 連線到您的 Exchange Online 組織。如需逐步指示,請參閱連線到 Exchange Online PowerShell。當您連線到 Exchange Online PowerShell 時,請務必使用您的 Office 365 全域系統管理員帳戶之使用者名稱和密碼。

  2. 在將 PowerShell 連線到 Exchange Online 之後,請移至您在步驟 1 儲存 CSV 檔案的桌面資料夾;例如 C:\Users\Administrator\desktop。

  3. 執行下列命令以建立外部連絡人:

    Import-Csv .\ExternalContacts.csv|%{New-MailContact -Name $_.Name -DisplayName $_.Name -ExternalEmailAddress $_.ExternalEmailAddress -FirstName $_.FirstName -LastName $_.LastName}
    

    建立新連絡人可能需要一段時間,視您匯入多少連絡人而定。命令執行完成之後,PowerShell 會顯示已建立的新連絡人清單。

  4. 若要檢視新外部連絡人,請移至 Exchange 系統管理中心 (EAC),然後按一下 [收件者] > [連絡人]。

    提示: 如需有關連線到 EAC 的指示,請參閱 Exchange Online 中的 Exchange 系統管理中心

  5. 如有需要,請按一下 [重新整理] [重新整理] 圖示 以更新清單,並查看已匯入的外部連絡人。

    匯入的連絡人會顯示於 Outlook 和 Outlook 線上版中的共用通訊錄。

    附註: 您也可以移至 [使用者] > [連絡人],在 Office 365 系統管理中心中檢視連絡人。

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步驟 3:新增資訊到外部連絡人的內容中

執行步驟 2 的命令之後,會建立外部連絡人,但不會包含任何連絡人或組織資訊,這是 CSV 檔案中的大部分儲存格之資訊。這是因為當您建立新外部連絡人時,只會填入必要的內容。如果 CSV 檔案中未填入所有資訊,請不用擔心。如果不存在,就不會新增。

  1. 將 PowerShell 連線到您的 Exchange Online 組織。如需逐步指示,請參閱連線到 Exchange Online PowerShell

  2. 移至您在步驟 1 儲存 CSV 檔案的桌面資料夾;例如 C:\Users\Administrator\desktop。

  3. 執行下列兩個命令,以將 CSV 檔案的其他內容新增到您在步驟 2 建立的外部連絡人中。

    $Contacts = Import-CSV .\ExternalContacts.csv
    
    $contacts | ForEach {Set-Contact $_.Name -StreetAddress $_.StreetAddress -City $_.City -StateorProvince $_.StateorProvince -PostalCode $_.PostalCode -Phone $_.Phone -MobilePhone $_.MobilePhone -Pager $_.Pager -HomePhone $_.HomePhone -Company $_.Company -Title $_.Title -OtherTelephone $_.OtherTelephone -Department $_.Department -Fax $_.Fax -Initials $_.Initials -Notes $_.Notes -Office $_.Office -Manager $_.Manager}
    

    附註: Manager 參數可能會有問題。如果 CSV 檔案中的儲存格是空白的,您會收到錯誤訊息,而且不會新增任何內容資訊到連絡人中。如果您不需要指定管理員,則請直接刪除前一個 PowerShell 命令中的 –Manager $_.Manager

    同樣地,更新連絡人可能需要一段時間,視您在步驟 1 匯入多少連絡人而定。

  4. 若要確認內容已新增到連絡人中:

    1. 在 EAC 中,移至 [收件者] > [連絡人]。

    2. 按一下連絡人,然後按一下 [編輯] [編輯] 圖示 以顯示連絡人的內容。

這樣就大功告成了!使用者可在 Outlook 和 Outlook 線上版中的通訊錄看到連絡人和額外資訊。

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新增更多外部連絡人

您可重複步驟 1 到步驟 3,以在 Exchange Online 中新增新外部連絡人。您或貴公司的使用者可直接在 CSV 檔案中為新連絡人新增新角色。接著,您可以從步驟 2 和步驟 3 執行 PowerShell 命令,以建立並新增資訊到新連絡人中。

附註: 當您執行命令來建立新連絡人時,您可能會收到錯誤訊息,顯示先前建立的連絡人已存在。不過,任何新增到 CSV 檔案的新連絡人都會建立。

隱藏共用通訊錄中的外部連絡人

有些公司可能會使用外部連絡人,只有這樣才能將他們加入做為通訊群組的成員。在此情境中,這些公司可能會想要隱藏共用通訊錄中的外部連絡人。方法如下。

  1. 將 PowerShell 連線到您的 Exchange Online 組織。如需逐步指示,請參閱連線到 Exchange Online PowerShell

  2. 若要隱藏單一外部連絡人,請執行下列命令。

    Set-MailContact <external contact> -HiddenFromAddressListsEnabled $true
    

    例如,若要隱藏共用通訊錄中的 Pilar Pinilla,請執行下列命令:

    Set-MailContact "Pilar Pinilla" -HiddenFromAddressListsEnabled $true
    
  3. 若要隱藏共用通訊錄中的所有外部連絡人,請執行下列命令:

    Get-Contact -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq 'MailContact')} | Set-MailContact -HiddenFromAddressListsEnabled $true
    

隱藏之後,共用通訊錄中就不會顯示外部連絡人,但您仍可將他們加入做為通訊群組的成員。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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