將外部清單連線至 Outlook

將外部清單連線至 Outlook

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

您可以將含有客戶、工作、約會或文章的外部清單連至 Microsoft Outlook 2013。連接後,資料便有如原生的 Outlook 資訊,您可使用熟悉的 Outlook 使用者介面來檢視、編輯及列印資料。如果資料是連絡人資訊,例如客戶,您甚至可以打電話給客戶,傳送電子郵件訊息及提出會議邀請。資料的同步處理是雙向作業。在 Outlook 2013 中所做的變更會自動與外部資料來源同步處理。對外部資料來源所做的變更會與 Outlook 2013 中的項目同步處理,不過可能需進行重新整理作業。

如需詳細資訊,請參閱尋找外部資料的相關內容

您要做什麼?

開始之前

一般的必要工作

Outlook 特有的必要工作

將外部清單連線至 Outlook 2013

開始之前

若要使用外部資料,必須先執行幾個必要工作,以便安全地存取資料。下列資訊可以幫助您規劃接下來的步驟。此外,如果您在使用外部資料時發生問題,這些資訊也可以幫助您找出問題所在。若要存取外部資料,您或管理員必須執行下列作業:

一般的必要工作

準備外部資料來源    系統管理員可能需要建立一個帳戶,並提供的資料來源的權限,以確保正確的人員能存取資料和的資料不會結束不正確。在外部資料庫中,系統管理員可能也會想要建立特定的資料表、 檢視、 查詢等將結果所需只限制,並協助改善效能。

設定 SharePoint 服務與帳戶    管理員必須啟動 Business Data Connectivity Services 和 Secure Store Service。

設定 Secure Store Service    系統管理員必須執行下列作業: 決定外部資料來源、 建立目標應用程式,並設定目標應用程式的認證的最佳存取模式。

設定 Business Data Connectivity Service    系統管理員必須確認建立外部內容類型有 Business Data Connectivity 中繼資料儲存區權限,且適當的使用者擁有的外部清單為基礎的外部內容類型的存取權的使用者。

建立外部內容類型    使用者必須先定義外部內容類型包含連線、 access、 作業、 欄、 篩選及其他用來從外部資料來源擷取資料的中繼資料的方法的相關資訊。

建立外部清單    使用者必須建立外部清單,如有需要根據外部內容類型及一或多個檢視的外部清單。

確保 Office 產品已可供使用    若要同步處理外部資料,以使用 Office 產品,您必須 Windows 7 或更新版本的下列免費軟體產品、 SQL Server Compact 4.0、.NET Framework 4 及 WCF Data Services 5.0 for OData V3 (如有需要,您會自動提示您下載軟體) 每個用戶端電腦上。此外,確定 Office 的安裝選項,Business Connectivity Services 已啟用 (這是預設值)。這個選項會安裝的 Business Connectivity Services Client Runtime 執行下列動作: 快取與外部資料與同步處理、 對應到外部內容類型的商務資料,顯示外部資料項目選擇器中的 Office 產品,和執行 Office 產品中的自訂解決方案。

Outlook 特有的必要工作

啟動離線同步處理外部清單的功能    伺服器陣列和網站功能,離線同步處理外部清單,也必須是作用中。此功能的作用中依預設在伺服器陣列層級,但不是設為預設網站層級。

建立 Outlook 支援的外部內容類型     當您建立外部內容類型時,使用者必須啟用 [離線同步處理支援] 選項和設定Office 項目類型] 欄位以下列其中一:連絡人約會工作文章

欄位對應    使用者必須將一或多個外部內容類型] 欄位,對應其個別的 Outlook 欄位。

若將外部內容類型 (如 [客戶]) 對應 Outlook 項目類型 (如 [連絡人]),您必須將外部內容類型的個別欄位 (如 [客戶名字][客戶姓氏][客戶地址][客戶電話]) 明確對應至其個別的 Outlook 項目類型欄位 (如連絡人的 [名字][姓氏][商務地址][商務電話]

您不必對應所有相應的欄位,但請務必對應以下欄位。

Outlook 項目類型

Outlook 項目欄位

連絡人

姓氏

工作

主旨

約會

開始時間、結束時間及主旨

文章

主旨

未對應的欄位 (依數量而定) 會顯示為延伸內容,如下所示:

  • 相鄰    附加至 Outlook 表單預設頁面底部的表單區 (2 至 5 個欄位)。

  • 個別    為新頁面新增至 Outlook 表單 (6 個或多個欄位)。

如果外部內容類型不直接對應任一 Outlook 項目類型,您可將欄位對應至「文章」Outlook 項目類型,這是最一般的項目類型。

頁面頂端

將外部清單連線至 Outlook 2013

  1. 瀏覽至含有外部清單的 SharePoint 網站。

  2. 按一下 [清單] > [連線至 Outlook]

  3. 必要時,Outlook 2013 會開啟及建立新的 Outlook 資料檔案 (BCSStorage.pst),在功能窗格中稱為 SharePoint 外部清單,然後建立一個名為 <網站> - <外部清單> 的資料夾。

提示:  依預設,資料每六小時會自動重新整理一此,但這個小時數可加以變更。為確保您看見的是外部資料來源的目前資料,請以滑鼠右鍵按一下資料夾,然後按一下 [立即同步處理]

附註:  依預設,Outlook 2013 僅會顯示以下欄位:依外部內容類型作者明確對應至個別 Outlook 欄位者。或者,若要檢視外部清單中所有已對應及未對應的欄位,您可以執行下列操作:

  • 開啟表單裡的一個項目 (在 [連絡人] 索引標籤的 [顯示] 群組,按一下 [<名稱> 詳細資料]。)

  • 建立自訂的 Outlook 檢視,並加入外部清單的所有欄位。

如需有關顯示欄位及建立自訂檢視的詳細資訊,請參閱 Outlook [說明] 系統。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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