將合併欄位插入到合併出版物

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

您可以在合併列印、電子郵件合併或型錄合併列印的第 2 個步驟中,將合併欄位插入合併列印、電子郵件合併或型錄合併列印出版物中。合併欄位是預留位置,用來放入已完成出版物中每個複本各有不同的文字和圖片資訊。

合併、 電子郵件合併列印或型錄合併列印出版物必須連線至資料來源之前,您可以插入合併欄位。如需建立資料來源的資訊,請參閱建立合併列印的資料來源

本文內容

合併列印出版物中插入合併欄位

將電子郵件合併列印出版物中插入合併欄位

型錄合併列印出版物中插入合併欄位

將合併欄位插入到合併列印出版物

  1. 如果您的合併列印出版物尚未開啟,請開啟該出版物。

  2. [工具] 功能表中,指向 [郵件與型錄],然後按一下 [合併列印]

  3. [合併列印] 工作窗格的 [建立收件者清單] 底下,選取您要使用的資料來源,然後按一下 [下一步: 建立或連線至收件者清單]

  4. [選取資料來源] 對話方塊中,按一下您需要的資料來源,然後按一下 [開啟]

    根據您選取的資料來源類型,可能會出現要求您輸入特定資訊的其他對話方塊。

    例如,如果資源來源是 Microsoft Office Excel 活頁簿,而且活頁簿中的多份工作表都有資訊,則必須選取包含所需資訊的工作表,然後再按一下 [確定]。

  5. [合併列印收件者] 對話方塊中,您可以選取您想要包含在合併列印收件者。選取您想要加入,收件者] 旁的核取方塊,然後清除您想要排除的收件者] 旁的核取方塊。您可以篩選特定欄位或條件清單,並排序清單,依字母順序。如需調整收件者清單的詳細資訊,請參閱郵寄清單的秘訣

  6. 如果您的出版物並未包含文字方塊,而且您想新增在每一份完稿出版物都保持不變的文字,請插入一個或多個文字方塊。

    做法

    1. 在 [物件] 工具列上,按一下 [文字方塊 按鈕圖像 ]。

    2. 在出版物中指向要顯示文字方塊某個角落的位置,然後向對角方向拖曳,直到文字方塊變成您需要的大小。

  7. 若要在完成的每一份出版物上插入相同的文字,請按一下文字方塊內側,然後輸入您想顯示在每一份出版物的文字。

  8. 按一下您要在其中插入合併欄位的文字方塊。

  9. 插入下列任何一項:

    [圖片] 欄位

    1. [合併列印] 工作窗格中,按一下 [其他項目] 底下的 [圖片欄位]

    2. [插入圖片欄位] 對話方塊中,按一下包含圖片檔案名稱或路徑的資料欄位,然後按一下 [確定]

      附註: 如果 [內容] 欄中不包括內含圖片之資料夾的路徑,則必須指定圖片檔案的位置。請按一下 [指定資料夾],選取 [資料來源資料夾],再按一下 [新增],並瀏覽到圖片的位置,然後按一下 [開啟]

    含有名稱、地址與其他資訊的地址區塊

    1. [合併列印] 工作窗格中,按一下 [其他項目] 底下的 [地址區塊]

    2. [插入地址區塊] 對話方塊中,按一下要加入的地址元素,再按 [確定]

      附註: 如果您的資料來源中的資料欄位的名稱不相符的地址區塊 publisher 資料欄位的名稱,您可能需要按一下 [插入地址區塊] 對話方塊中的符合欄位]。在 [符合欄位] 對話方塊中,使用下拉式清單,選取的欄位對應到的 Publisher 欄位的資料來源。

    問候行

    1. [合併列印] 工作窗格中,按一下 [其他項目] 底下的 [祝賀行]

    2. [祝賀行] 對話方塊中,選取祝賀行格式,包括問候語和名稱格式,以及後面的標點符號。

      您也可以在問候語方塊和後面的標點符號方塊中輸入您自己的文字。

    3. 選取要在 Publisher 無法解譯收件者姓名的情況下顯示的文字;例如,當資料來源不包含收件者的名字或姓氏,而只包含公司名稱的時候。

      您也可以在無效收件者名稱的方塊中輸入您自己的文字做為祝賀行。

    4. 按一下 [確定]

      附註: 如果資料來源中資料欄位的名稱與 Publisher 用於祝賀行的欄位名稱不相符,您可能必須在 [祝賀行] 對話方塊中按一下 [符合欄位],然後在 [符合欄位] 對話方塊中,使用下拉式清單從資料來源中選取與 Publisher 欄位對應的欄位。

    資訊的其他欄位

    [合併列印] 工作窗格中,[準備您的出版物] 底下的清單包含資料來源中的所有欄位。您可以使用這份清單,將任何額外的欄位新增到您的出版物。

    1. [合併列印] 工作窗格內 [準備您的出版物] 底下的清單方塊中,拖曳您所需要的欄位,將欄位加入到您為此欄位建立的文字方塊中。

      附註: 從這份清單拖曳圖片項目時,只會插入表示圖片路徑的文字,並不會插入圖片本身。

頁面頂端

將合併欄位插入到電子郵件合併出版物

  1. 如果您的電子郵件合併出版物尚未開啟,請開啟該出版物。

  2. [工具] 功能表中,指向 [郵件與型錄],然後按一下 [電子郵件合併]

  3. [電子郵件合併] 工作窗格的 [建立收件者清單] 底下,選取您要使用的資料來源,然後按 [下一步: 建立或連線至收件者清單]

  4. [選取資料來源] 對話方塊中,按一下您需要的資料來源,然後按一下 [開啟]

    根據您選取的資料來源類型,可能會出現要求您輸入特定資訊的其他對話方塊。

    例如,如果資源來源是 Microsoft Office Excel 活頁簿,而且活頁簿中的多份工作表都有資訊,則必須選取包含所需資訊的工作表,然後再按一下 [確定]。

  5. [合併列印收件者] 對話方塊中,您可以選取您想要包含在合併列印收件者。選取您想要加入,收件者] 旁的核取方塊,然後清除您想要排除的收件者] 旁的核取方塊。您可以篩選特定欄位或條件清單,並排序清單,依字母順序。如需調整收件者清單的詳細資訊,請參閱準備電子郵件郵寄清單的秘訣

  6. 如果您的出版物沒有包含文字方塊,請插入一個或多個文字方塊。

    做法

    1. 在 [物件] 工具列上,按一下 [文字方塊 按鈕圖像 ]。

    2. 在出版物中指向要顯示文字的一個角落,然後向對角方向拖曳,直到達到您需要的文字方塊大小。

  7. 若要在完成的每一份出版物上插入相同的文字,請按一下文字方塊內側,然後輸入您想顯示在每一份出版物的文字。

  8. 在電子郵件合併出版物中,按一下您要插入合併欄位的文字方塊。

  9. 插入下列任何一項:

    個人化超連結

    1. [電子郵件合併] 工作窗格中,按一下 [其他項目] 底下的 [插入個人化超連結]

    2. [插入個人化超連結] 對話方塊中,輸入要顯示的文字,以及您希望每位收件者按一下超連結後進入的網站或網頁位址。

    3. 如果要使用顯示文字或超連結欄位中的資料欄位,請按一下 [顯示文字][超連結] 方塊,然後在 [要插入的項目] 底下,按一下您要插入的資料欄位。

      如果插入資料欄位,就可以為任何與插入資料欄位對應的空白項目指定替代的顯示文字及網址。視需要選取 [使用空白項目的預設文字][使用空白項目的預設超連結] 核取方塊,然後輸入替代的文字及網址。

      [插入個人化超連結] 對話方塊的圖像

    [圖片] 欄位

    1. [電子郵件合併] 工作窗格中,按一下 [其他項目] 底下的 [圖片欄位]

    2. [插入圖片欄位] 對話方塊中,按一下您要插入的圖片,然後按一下 [確定]

      附註: 如果 [內容] 欄中不包括內含圖片之資料夾的路徑,則必須指定圖片檔案的位置。請按一下 [指定資料夾],選取 [資料來源資料夾],再按一下 [新增],並瀏覽到圖片的位置,然後按一下 [開啟]

    問候行

    1. [電子郵件合併] 工作窗格中,按一下 [其他項目] 底下的 [祝賀行]

    2. [祝賀行] 對話方塊中,選取祝賀行格式,包括問候語和名稱格式,以及後面的標點符號。

      您也可以在問候語方塊和後面的標點符號方塊中輸入您自己的文字。

    3. 選取要在 Publisher 無法解譯收件者姓名的情況下顯示的文字;例如,當資料來源不包含收件者的名字或姓氏,而只包含公司名稱的時候。

      您也可以在無效收件者名稱的方塊中輸入您自己的文字做為祝賀行。

    4. 按一下 [確定]

      附註: 如果資料來源中資料欄位的名稱與 Publisher 用於祝賀行的欄位名稱不相符,您可能必須在 [祝賀行] 對話方塊中按一下 [符合欄位],然後在 [符合欄位] 對話方塊中,使用下拉式清單從資料來源中選取與 Publisher 欄位對應的欄位。

    資訊的其他欄位

    [電子郵件合併] 工作窗格中,[準備您的出版物] 底下的清單包含資料來源中的所有欄位。您可以使用這份清單,將任何額外的欄位新增到您的出版物。

    1. [電子郵件合併] 工作窗格內 [準備您的出版物] 底下的清單方塊中,拖曳您所需要的欄位,將欄位加入到您為此欄位建立的文字方塊中。

      附註: 從這份清單拖曳圖片項目時,只會插入圖片的路徑,並不會插入圖片本身。

頁面頂端

將合併欄位插入到型錄合併列印出版物

  1. 如果您的型錄合併列印出版物尚未開啟,請開啟該出版物。

  2. [工具] 功能表中,指向 [郵件與型錄],然後按一下 [型錄合併列印]

  3. [型錄合併列印] 工作窗格的 [選取產品清單] 底下,選取您要使用的資料來源,然後按 [下一步: 建立或連線至產品清單]

  4. [選取資料來源] 對話方塊中,按一下您需要的資料來源,然後按一下 [開啟]

    根據您選取的資料來源類型,可能會出現要求您輸入特定資訊的其他對話方塊。

    例如,如果資源來源是 Microsoft Office Excel 活頁簿,而且活頁簿中的多份工作表都有資訊,則必須選取包含所需資訊的工作表,然後再按一下 [確定]。

  5. [型錄合併列印產品清單] 對話方塊中,您可以選取要包含在合併中的項目。請選取要包含之項目旁邊的核取方塊,並清除不想包含之項目旁邊的核取方塊。您可以依特定欄位或準則篩選清單,並依字母順序排序清單。

  6. 如果您的出版物不包含文字方塊,插入您的出版物中,您會在其中插入資料欄位的型錄合併列印區域的文字方塊。

    做法

    1. 在 [物件] 工具列上,按一下 [文字方塊 按鈕圖像 ]。

    2. 在出版物中指向要顯示文字方塊某個角落的位置,然後向對角方向拖曳,直到文字方塊變成您需要的大小。

  7. 若要插入會隨著重複型錄合併列印區域中的每一筆記錄而改變的資料,請按一下要插入資料欄位的文字方塊,然後執行下列任何一項:

    1. 若要將文字插入範本的重複型錄合併列印區域中,請在 [型錄合併列印] 工作窗格的 [準備您的出版物] 底下,按一下您要插入的欄位。

      附註: 按一下圖片或相片欄位時插入的是插入文字 (圖片的路徑和檔案名稱),而不是圖片本身。

    2. 若要插入圖片,請按一下 [其他項目] 底下的 [產品圖片]

      附註: 如果您尚未在插入合併欄位之前按一下型錄合併列印區域中的文字方塊,Publisher 便會將每個合併欄位插入新的文字方塊或圖片框內。

  8. 重複步驟 5,直到插入資料來源中需要的所有欄位。

  9. 格式化並排列型錄合併列印區域;這個區域會重複出現在資料來源的每一筆記錄中。如需格式化及排序文字的詳細資訊,請瀏覽「請參閱」一節中的連結。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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