將匯入或匯出作業的詳細資料儲存為規格

當您執行 Access 中的匯入精靈或匯出精靈時,您可以將您所使用的設定另存為規格,好讓您隨時可以重複該作業。規格包含了 Access 重複作業所需的全部資訊,因此您並不需要提供任何輸入。例如,從 Excel 活頁簿匯入資料的規格會儲存來源 Excel 檔案的名稱、目的地資料庫的名稱,以及其他詳細資料,例如您是否將資料附加到現有資料表或將資料匯入新的資料表、主索引鍵資訊,以及欄位名稱。

您可以儲存涉及 Access 所支援之任何檔案格式的匯入或匯出作業。您無法儲存連結作業或僅匯出部分資料工作表之作業的詳細資料。

雖然規格的主要目的是儲存所有主要的詳細資料,以便您可以在無需使用者輸入的情況下重複匯入或匯出,但規格本身非常具有彈性。例如,在您重新執行規格之前,您可以變更來源檔案或目的地檔案的名稱。如此一來,您就可以將單一規格與數個不同的來源檔案或目的地檔案進行搭配。

將格式化資料匯出至 Excel 或 Word 的規格,會使用 Access 中來源物件目前的篩選和欄設定。當您執行規格時,如果來源物件 (資料表、查詢、表單或報表) 已開啟,則 Access 僅會匯出目前顯示於檢視中的資料。如果未開啟來源物件,則最後搭配該物件所儲存的設定將會決定要匯出的資料。

建立匯入或匯出規格

  1. 從 Access 開始進行匯入或匯出作業。

    匯入和匯出精靈會於 [外部資料] 索引標籤上提供。匯入精靈位於 [匯入與連結] 群組中,而匯出精靈位於 [匯出] 群組中。

  2. 請依照精靈中的指示進行。在您按一下 [確定] 或 [完成] 之後,且 Access 已順利完成作業,精靈中將會顯示 [儲存匯入步驟] 或 [儲存匯出步驟] 頁面。

  3. 在精靈頁面上,按一下 [儲存匯入步驟] 或 [儲存匯出步驟] 來將作業的詳細資料儲存為規格。

    Access 會顯示一組額外的控制項。此圖顯示提供那些控制項的對話方塊。

    [儲存匯入步驟] 對話方塊

  4. 在 [另存新檔] 方塊中,輸入該規格的名稱。

  5. 在 [描述] 方塊中,輸入可協助您或其他使用者於稍後識別該作業的描述。

  6. 若要建立一個能在需重複此作業時提醒您的 Outlook 工作,請按一下 [建立 Outlook 工作]。

  7. 按一下 [儲存匯入] 或 [儲存匯出] 來儲存規格。Access 會在目前的資料庫中建立並儲存該規格。

  8. 如果您在精靈的 [儲存匯入步驟] 或 [儲存匯出步驟] 頁面上按一下 [建立 Outlook 工作],Outlook [工作] 視窗將會隨即出現。請填寫工作的詳細資料,然後按一下 [儲存並關閉]。

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