將其他類型的 IMAP 信箱移轉到 Office 365

您可以選擇將使用者信箱的內容從網際網路訊息存取通訊協定 (IMAP) 電子郵件服務移轉到 Office 365,這是 Office 365 部署程序的一部分。

正在尋找一般 IMAP 移轉所用的 Windows PowerShell 命令嗎?請參閱使用 PowerShell 來執行移轉至 Office 365 的 IMAP 移轉程序 (英文)。

IMAP 信箱移轉工作

附註: 

以下是當您準備好要開始移轉 IMAP 信箱時所要執行的工作。

Office 365 需要來源電子郵件系統 (有時稱為伺服器) 的名稱,您就是要從這裡移轉信箱。取得電子郵件系統名稱的方法有許多種。最簡單的方法就是使用連線至電子郵件系統的電子郵件用戶端。在這個工作中,我們將說明如何使用 Outlook Web App 取得系統名稱。如果這裡沒有提到您的電子郵件用戶端,請連絡來源電子郵件系統支援人員。

使用 TE102821288 取得來源電子郵件系統的名稱

  1. 在 Outlook Web App 的工具列上,按一下 [設定] Office 365 設定按鈕 > [選項] > [郵件] > [帳戶] > [POP 與 IMAP]。在帳戶資訊下方,您會看到一個連結:[POP 與 IMAP 存取的設定]。IMAP 伺服器的名稱會列在 IMAP 設定下方。

    顯示 POP 或 IMAP 存取設定的連結

    如需 Office 365 中 IMAP 連線的詳細資訊,請參閱使用 POP 或 IMAP 連線到商務用 Office 365 或 Microsoft Exchange 帳戶

如何建立您要移轉的信箱清單,要視您如何存取信箱而定。您必須先取得使用者信箱的存取權限之後,才能將它們移轉到 Office 365。以下是取得信箱存取權限的兩種方式:

如果知道使用者密碼,就建立使用者信箱清單;否則就重設密碼

如果選擇這個工作,您需要建立一個移轉檔案,其中包含您要移轉到 Office 365 的信箱清單。我們之所以在指示中使用 Excel,是因為這是建立移轉檔案最簡單的方法。您可以使用 Excel 2013、Excel 2010 或 Excel 2007。

建立移轉檔案時,您必須知道每個要移轉的信箱密碼。我們假設您不知道使用者密碼,因此在移轉過程中,您可能需要指派暫時密碼 (透過重設密碼的方式) 給所有的信箱。

您不需要一次移轉所有的信箱。可以視需要分批移轉。您可以在移轉檔案中加入最多 50,000 個信箱 (每個使用者一列),因此檔案最大可達 10 MB。

如需相關資訊,請參閱 IMAP 移轉批次用的 CSV 檔

  1. 移至來源電子郵件系統 (您就是要從這裡移轉),然後瀏覽到您要移轉的信箱清單。

    我們會儘可能提供確切的步驟,只是電子郵件系統太多種了,您必須自己找出這些步驟。當您找到信箱清單時,請將這個視窗保持在開啟狀態。

  2. 移至 Office 365 系統管理中心

  3. 瀏覽至 [使用者] > [作用中的使用者]。請留意 [使用者名稱] 欄,您馬上就會用到這項資訊。另外,也請將 Office 365 系統管理中心保持在開啟狀態。

    Office 365 系統管理中心的 [使用者名稱] 欄
  4. 啟動 Excel。

  5. 使用以下螢幕擷取畫面做為範本,在 Excel 建立移轉檔案。從第 1 列的標題開始。請確認它們與圖片完全相符,而且不含空格。確切的標題名稱如下:

    • 儲存格 A1 中的電子郵件地址。

    • 儲存格 B1 中的使用者名稱

    • 儲存格 C1 中的密碼

      Excel 移轉檔案中的儲存格標題
  6. 接下來請針對您要移轉的每一個信箱,輸入電子郵件地址、使用者名稱和密碼。每列各輸入一個信箱:

    • A 欄是 Office 365 信箱的電子郵件地址。這會顯示在 Office 365 系統管理中心視窗內 [使用者] > [作用中的使用者] 中的 [使用者名稱] 一欄。

    • B 欄是來源電子郵件系統上使用者信箱的登入名稱,例如 alberta 或是常見的 alberta@contoso.com。

      附註: 許多電子郵件系統使用完整的電子郵件地址做為登入名稱。另請注意,如果您在 Office 365 和來源電子郵件系統使用相同的網域,A 欄和 B 欄可能會完全相同。

    • C 欄是使用者信箱的密碼。

      已完成的範例移轉檔案

      如果您不知道使用者的密碼,就必須將它們重設為您知道的密碼,然後在移轉檔案中輸入這些密碼。雖然這對使用者來說不太方便,但除非來源電子郵件系統支援使用 Superuser 認證,否則也沒有其他辦法可行。

      如果您希望使用者擁有來源電子郵件系統的存取權限,可以在完成移轉之後,將新密碼發佈到來源電子郵件系統。我們會負責在完成移轉之後發佈新密碼。

  7. 重設密碼,然後在移轉檔案中記下新密碼。確切的步驟將視來源電子郵件系統而定。您也許可以在檢視使用者的電子郵件帳戶時,找到重設密碼的選項。

  8. 將檔案儲存為 CSV 檔案類型,然後關閉 Excel。

    顯示 Excel 中的 [另存為 CSV] 選項

如果選擇這個工作,您需要建立一個移轉檔案,其中包含您要移轉到 Office 365 的信箱清單。建立移轉檔案最簡單的方法就是使用 Excel,所以我們在這些指示中採用 Excel。您可以使用 Excel 2013、Excel 2010 或 Excel 2007。

在這個工作中建立移轉檔案時,必須以特殊格式鍵入信箱系統管理員認證和使用者名稱。這麼一來,即使您不知道或者不重設使用者密碼,也可以存取使用者信箱。我們提供的是 Exchange、Dovecot 和 Mirapoint IMAP 伺服器所用的格式。如果您的來源電子郵件系統沒有列在此處,而您又不知道正確的格式,仍然可以選擇重設使用者密碼。請跳過這個工作,移至如果知道使用者密碼,就建立使用者信箱清單;否則就重設密碼

您不需要一次移轉所有的信箱。可以視需要分批移轉。您可以在移轉檔案中加入最多 50,000 個信箱 (每個使用者一列),因此檔案最大可達 10 MB。

  1. 移至來源電子郵件系統 (您就是要從這裡移轉),然後瀏覽到您要移轉的信箱清單。我們會儘可能提供確切的步驟,只是電子郵件系統太多種了,您必須自己找出這些步驟。當您找到信箱清單時,請將這個視窗保持在開啟狀態以方便參考。

  2. 移至 Office 365 系統管理中心

  3. 瀏覽至 [使用者] > [作用中的使用者]。請留意 [使用者名稱] 欄,您馬上就會用到這項資訊。另外,也請將 Office 365 系統管理中心頁面保持在開啟狀態。

    Office 365 系統管理中心的 [使用者名稱] 欄
  4. 啟動 Excel。

  5. 使用以下螢幕擷取畫面做為範本,在 Excel 建立移轉檔案。從第 1 列的標題開始。請確認它們與螢幕擷取畫面完全相符,而且不含空格。確切的標題名稱如下:

    • 儲存格 A1 中的電子郵件地址。

    • 儲存格 B1 中的使用者名稱

    • 儲存格 C1 中的密碼

      Excel 移轉檔案中的儲存格標題
  6. 接下來請針對您要移轉的每一個信箱,輸入電子郵件地址、使用者名稱和密碼。每列各輸入一個信箱。

    • A 欄是該使用者的 Office 365 電子郵件信箱地址。這會顯示在 Office 365 系統管理中心視窗內 [使用者] > [作用中的使用者] 中的 [使用者名稱] 一欄。

    • B 欄是來源電子郵件系統專屬的信箱系統管理員名稱和使用者名稱的組合。有關格式設定的相關指示,請參閱如何針對不同的 IMAP 伺服器,設定信箱系統管理員認證的格式

    • C 欄是信箱系統管理員帳戶的密碼。

  7. 將檔案儲存為 CSV 檔案類型,然後關閉 Excel。

    已完成的範例移轉檔案

針對不同的 IMAP 伺服器,設定信箱系統管理員認證的格式

在移轉檔案中,[UserName] 欄中的每一個儲存格都包含兩個合併的名稱:其電子郵件正要移轉之使用者的使用者名稱,以及信箱系統管理員帳戶的使用者名稱。至於支援哪一種信箱系統管理員認證格式,則因您的來源電子郵件系統而異。以下是幾種來源電子郵件系統類型的格式。

Microsoft Exchange

如果您要針對 Exchange 從 IMAP 實作移轉電子郵件,請採用 Domain/Admin_UserName/User_UserName,做為移轉檔案中 UserName 屬性的格式。假設您要從 Exchange 移轉 Alberta Greene、Bobby Overby、Irwin Hume、Katrina Hernandez 和 Mathew Slattery 的電子郵件。您有一個信箱系統管理員帳戶,其使用者名稱是 mailadmin,密碼是 P@ssw0rd。您的移轉檔案應該如下所示:

Exchange 的範例移轉檔案
Dovecot

如果您用的是支援簡單驗證及安全性階層 (SASL) 的來源電子郵件系統 (例如 Dovecot IMAP 伺服器),請採用 [User_UserName*Admin_UserName] 格式。假設您要使用信箱系統管理員認證 [mailadmin][P@ssw0rd],從 Dovecot IMAP 伺服器移轉電子郵件。您的移轉檔案應該如下所示:

Dovecot 的範例移轉檔案
Mirapoint

如果您要從 Mirapoint Message Server 移轉電子郵件,請採用 #user@domain#Admin_UserName# 格式。假設您要使用信箱系統管理員認證 mailadminP@ssw0rd 來移轉電子郵件。您的移轉檔案應該如下所示:

Mirapoint 的範例移轉檔案
Courier IMAP

有些來源電子郵件系統 (例如 Courier IMAP) 不支援使用信箱系統管理員認證將信箱移轉到 Office 365。這時候您可以設定讓自己的來源電子郵件系統使用虛擬共用資料夾。虛擬共用資料夾可讓您使用信箱系統管理員認證,存取來源電子郵件系統上的使用者信箱。有關如何設定 Courier IMAP 的虛擬共用資料夾,請參閱共用資料夾

在來源電子郵件系統上設定虛擬共用資料夾之後,若要移轉信箱,必須在移轉檔案中加入選擇性屬性 UserRoot。這個屬性指定的是在來源電子郵件系統上虛擬共用資料夾結構中的每個使用者信箱的位置。例如,Alberta 信箱的路徑是 /users/alberta

以下是包含 UserRoot 屬性的移轉檔案範例:

Courier IMAP 的範例移轉檔案

若要順利移轉電子郵件,Office 365 必須與來源電子郵件系統連線並通訊。為此,Office 365 使用了移轉端點。這是一個技術詞彙,描述建立連線所用的設定。您要在這個工作中建立移轉端點。

  1. 移至 Exchange 系統管理中心

  2. 在 Exchange 系統管理中心中,移至 [收件者] > [移轉] > [更多] 更多圖示 > [移轉端點]。

    移轉端點名稱
  3. 按一下 [新增] [新增] 圖示 ,建立新的移轉端點。

  4. 在 [選取移轉端點類型] 頁面上,選擇 [IMAP]

  5. 在 [IMAP 移轉設定] 頁面上,輸入以下資訊:

    • * IMAP 伺服器請鍵入來源電子郵件伺服器的訊息伺服器名稱 (例如,imap.contoso.com)。

    • 其餘資訊則延用預設設定;這種做法適用於大部分的情況。

  6. 按一下 [下一步]。移轉服務會使用這些設定值測試與電子郵件伺服器的連線。如果連線能夠運作,就會顯示 [輸入一般資訊]。

  7. 在 [輸入一般資訊] 頁面上,輸入移轉端點名稱,例如 Test5-endpoint。其他兩個方塊則保留空白,沿用預設值。

    移轉端點名稱
  8. 按一下 [新增],建立移轉端點。

您可以使用移轉批次,同時將多組電子郵件移轉到 Office 365 信箱。批次包含了您在前一個工作的移轉檔案中所列的信箱。

提示: 

  • 建議您先建立一個含少量信箱的測試移轉批次來測試處理程序。

  • 請使用列數相同的移轉檔案,並在一天中類似的時間執行批次。然後再比較每個測試批次的總執行時間。這項比較可以協助您預估移轉所有信箱需要多久時間、每個移轉批次應該多大,以及應該對來源電子郵件系統同時採用多少個連線來平衡移轉速度和網際網路頻寬。

  1. 在 Exchange 系統管理中心中,移至 [收件者] > [移轉]。

  2. 按一下 [新增] [新增] 圖示 > [移轉至 Exchange Online]。

    選取 [移轉至 Exchange Online]
  3. 選擇 [IMAP 移轉] > [下一步]。

  4. 在 [選取使用者] 頁面上,按一下 [瀏覽],指定您所建立的移轉檔案。選定移轉檔案之後,Office 365 會檢查該檔案以確認:

    • 它不是空白檔案。

    • 它使用逗號分隔格式。

    • 它不含超過 50,000 列。

    • 其標題列包含必要的屬性。

    • 它所含的列,其欄數與標題列的欄數一樣。

    如果有任何一個檢查失敗,您都會接獲一則錯誤訊息,告訴您失敗的原因。如果接獲錯誤,就必須修正移轉檔案,並重新提交它來建立移轉批次。

  5. Office 365 驗證移轉檔案之後,會將檔案中所列的使用者數目顯示為要移轉的信箱數目。

    含 CSV 檔案的新移轉批次
  6. 按一下 [下一步]。

  7. 在 [IMAP 移轉設定] 頁面上,按一下 [下一步]。

  8. 在這個頁面上,選取您在步驟 4:將 Office 365 連線到您的電子郵件系統中所建立的移轉端點。

  9. 在 [移動設定] 頁面上,鍵入移轉批次的名稱 (不含空格或特殊字元),例如 Test5-migration,然後按一下 [下一步]。

    所顯示的預設移轉批次名稱就是您所指定的移轉檔案名稱。待您建立移轉批次之後,移轉批次名稱便會顯示在移轉儀表板上的清單中。

    您也可以選擇性地輸入您不要移轉的資料夾名稱,例如共用的郵件垃圾郵件刪除的郵件。按一下 [新增] [新增] 圖示 ,將它們新增到排除清單中。您也可以編輯及移除它們,方法是使用編輯圖示 [新增] 圖示 來變更資料夾名稱,以及使用移除圖示 [移除] 圖示 來刪除資料夾名稱。

    重要: 如果您要從 Microsoft Exchange Server 移轉電子郵件,建議您將公用資料夾排除在移轉範圍之外。否則,公用資料夾的內容就會複製到移轉檔案中每一個使用者的 Office 365 信箱。

    [移動設定] 對話方塊
  10. 按一下 [下一步]。

  11. 在 [啟動批次] 頁面上執行下列動作:

    • 按一下 [瀏覽],以將移轉報告的複本傳送給其他使用者。根據預設,移轉報告會透過電子郵件寄送給您。您也可以從移轉批次的屬性頁面存取移轉報告。

    • 選擇 [自動啟動批次]。新的移轉批次一經儲存就會開始移轉。批次狀態剛開始是 [已建立],開始移轉之後就會變成 [正在同步處理]。

      移轉批次正在同步處理中

驗證這個工作順利完成

  • 在 Exchange 系統管理中心中,移至 [收件者] > [移轉]。請驗證該批次有顯示在移轉儀表板上。如果順利完成移轉,[狀態] 就會變成 [已同步處理]。

    如果這個步驟的工作失敗,請檢查相關聯的信箱狀態報告,找出特定的錯誤,並重複檢查移轉檔案在 [EmailAddress] 欄中的 Office 365 電子郵件地址是否正確。

驗證是否順利將信箱移轉到 Office 365

  • 要求使用已移轉信箱的使用者完成下列工作:

    • 使用您的 公司或學校帳戶登入 Office 365

      使用暫時密碼。

    • 更新密碼,並且設定時區。請務必選取正確的時區,才能確保行事曆和電子郵件設定正確無誤。

    • 當 Outlook Web App 開啟時,傳送電子郵件給另一個 Office 365 使用者,驗證您是否可以傳送電子郵件。

    • 選擇 [Outlook],並檢查其中包含您的電子郵件訊息與資料夾。

這項工作並非必要。雖然不必執行這個工作,但如果跳過這個步驟,可能要花更長的時間才會看到電子郵件出現在新的 Office 365 信箱中。

當組織以外的人傳送電子郵件給您時,其電子郵件系統並不會每次都仔細檢查該電子郵件要傳送到何處,而是根據您 DNS 伺服器中的設定 (稱為存留時間 (TTL)),儲存您電子郵件系統的位置。如果您在 TTL 到期之前,變更了電子郵件系統的位置,那麼他們在察覺位置變更之前,還是會把電子郵件傳送到舊的位置。這樣做可能會導致郵件延遲傳送。若要防止延遲狀況發生,其中一個方法就是縮短 DNS 伺服器提供給組織外部伺服器的 TTL。這麼做可以讓其他組織更頻繁的重新整理您的電子郵件系統位置。

使用較短的時間間隔,例如 3,600 秒 (一小時) 或更少,表示大部分的電子郵件系統每小時會索取一次更新的位置。建議您在啟動電子郵件移轉之前,先設定至少這麼低的間隔。這麼做是為了讓所有傳送電子郵件給您的系統,都有足夠的時間處理變更。待您最後一次切換到 Office 365 之後,就可以將 TTL 改回較長的時間間隔。

更改 TTL 設定的位置是在電子郵件系統的郵件交換程式記錄上,又稱為 MX 記錄。該記錄位於公開的 DNS 系統上。如果您的 MX 記錄不只一筆,則必須在每一筆記錄上,將該值改為 3,600 或以下。

如果您跳過此工作也沒關係。電子郵件可能需要較長的時間,才會開始顯示在新的 Office 365 信箱中,但終究會寄達。

如果您需要設定 DNS 設定的協助,請移至管理 DNS 記錄時建立 Office 365 的 DNS 記錄。如果您使用的是中國由 21Vianet 提供的 Office 365,請改為參閱該版本的文章:管理 DNS 記錄時建立 Office 365 的 DNS 記錄

電子郵件系統是使用一種稱為 MX 記錄的 DNS 記錄,得知要將電子郵件傳送到哪裡。在移轉電子郵件的過程中,我們讓 MX 記錄指向您的來源電子郵件系統。電子郵件已經移轉到 Office 365,因此請將 MX 記錄指向 Office 365。這是為了確保電子郵件能夠傳送到您的 Office 365 信箱。移動 MX 記錄也可以讓您在準備好時,關閉舊的電子郵件系統。

針對許多 DNS 提供者,我們有變更 MX 記錄的專屬指示,請參閱管理 DNS 記錄時建立 Office 365 的 DNS 記錄。如果您使用的是中國由 21Vianet 提供的 Office 365,請改為參閱該版本的文章:管理 DNS 記錄時建立 Office 365 的 DNS 記錄。如果您的 DNS 提供者不包含在內,或者您想要了解一般指示,我們也會提供一般 MX 記錄指示,請參閱在任一 DNS 主機服務提供者建立 Office 365 的 DNS 記錄,或者如果是中國 Office 365,請參閱該版本的文章:在任一 DNS 主機服務提供者建立 Office 365 的 DNS 記錄

客戶及合作夥伴的電子郵件系統可能需要花費長達 72 小時,才能辨識經過變更的 MX 記錄。請至少等候 72 小時之後,再繼續進行下一個工作,停止同步處理電子郵件。

您在進行最後一個工作時,變更了 MX 記錄。現在必須驗證是否所有的電子郵件都會傳送到 Office 365,然後就可以繼續進行下一步,刪除移轉批次。此舉會停止來源電子郵件系統和 Office 365 之間的同步處理。在執行之前,請先確認下列事項:

  • 您的使用者只能將 Office 365 專用於電子郵件。刪除移轉批次之後,傳送到來源電子郵件系統上之信箱的電子郵件並不會複製到 Office 365。換句話說,您的使用者無法取得該電子郵件,因此請確保所有使用者都在新系統上。

  • 請讓移轉批次執行至少 72 小時之後,再將它刪除。這麼一來會大大提高以下兩件事的可能性:

    • 您的來源電子郵件系統和 Office 365 信箱至少同步處理過一次 (它們每天同步處理一次)。

    • 客戶及合作夥伴的電子郵件系統已經辨識出 MX 記錄的變更,現在正妥善傳送電子郵件到您的 Office 365 信箱。

當您刪除移轉批次時,移轉服務會清除與移轉批次有關的任何記錄,並將之從移轉儀表板中移除。

刪除移轉批次

  1. 在 Exchange 系統管理中心中,移至 [收件者] > [移轉]。

  2. 在移轉儀表板選取該批次,然後按一下 [刪除]。

    刪除移轉批次

確認刪除作業順利完成

  • 在 Exchange 系統管理中心中,移至 [收件者] > [移轉]。驗證該移轉批次已經沒有列在移轉儀表板上了。

請參閱

將 IMAP 信箱移轉到 Office 365

將電子郵件移轉到 Office 365 的方法

IMAP 移轉最佳化祕訣

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