封存 Access 資料

附註: 我們想要以您的語言,用最快的速度為您提供最新的說明內容。 本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 希望您能在本頁底部告訴我們這項資訊是否有幫助。 此為英文文章出處,以供參考。

您可以透過定期封存舊的或非作用中的記錄整齊且更容易管理保留您的 Microsoft Access 資料庫。 您可以封存所有資料庫中的資料表、 特定的資料表或只有特定的記錄,例如,早於特定日期的記錄。 本主題說明如何使用三個不同的選項來封存您的 Access 資料庫中的資料。

本文內容

何時您應該考慮封存?

定期取代表格

定期取代所有資料表

定期到封存資料表中移出記錄

何時您應該考慮封存?

當您的電腦上的資料庫不包含資料,您不打算使用不再適用,但您想要保留的資料實用,以防您需要它,在某些時候時間,或符合資料保留原則時,封存是保留這類資料的好方法。 封存也通常用來保留根據日期條件,例如結尾的每個月的資料。

封存資料的方式

下表列出封存資料的方法,說明的說明,當您應該使用每個方法,以及其他特定的考量,方法的方法。

方法

描述

使用時機...

其他考量

定期取代表格

定期會特定資料表的封存複本,並以新的空白表格複本取代該資料表。

在表格中的所有記錄都符合您用來判斷是否要封存的條件。

範例: 您有儲存每日溫度極端的資料表。 每年,封存資料表並開始新的空白項目。

定期取代所有資料表

定期製作的後端資料庫,封存複本,然後使用新的空白地圖取代現有的後端資料庫。 需要分割資料庫 (資料庫組成: 包含所有的資料表; 後端資料庫檔案,包含所有其他資料庫物件的前端資料庫檔案)。

在大部分的資料庫資料表中的所有記錄都符合您來決定是否要封存的條件。

範例: 您的資料庫組成數個資料表與不同類型的 meteorological 資料。 每一年,您封存所有的資料表。

  • 如果您有任何查閱表格 (您用來儲存的查詢,這類郵遞區號或部門值的資料表),您可能需要該資料匯入到新的後端資料庫。

  • 您必須手動封存資料庫。 您無法使用巨集,這個方法。

定期到封存資料表中移出記錄

定期執行選取的記錄封存,並將資料新增到封存資料表,以及您的查詢,然後執行查詢來選取同一個表格的記錄 (原始),並將其刪除。

某些表格中的記錄符合您用來判斷是否要封存的條件。

範例: 您想要封存文件庫交易 (簽出),如果核取 [在日期舊至少一年。

  • 可能需要解決參考完整性,尤其是如果您想要封存的記錄是一對多關聯性一側。 如需詳細資訊,在參考完整性周圍使用參閱一節。

警告:  如果您需要在查詢中使用參數,您應該建立處理參數的表單。 否則,您的風險資料遺失。

解決參考完整性

如果您想要封存的記錄相關的其他資料表中的記錄,您可能要暫時解決關聯。 如果您想要封存的記錄就是 「 子 」 的記錄 (這些工具屬於 「 多 」 端的一對多關聯性),您可能還安全地可以封存它們不考量。 如果您想要封存的記錄是"parent"記錄 (這些工具屬於 「 一 」 端的一對多關聯性),其相關的 「 子 」 封存它們時記錄 5:

  • 您無法刪除"parent"記錄。 如果您有已加上"parent"記錄封存資料表,這可能會導致問題。

    - 或 -

  • 成為 」 出現孤立的記錄 」 — 屬於"parent"不存在的記錄。 這可能導致資料完整性和功能的問題資料庫使用的 「 孤立 」 記錄中。

若要考量參考完整性,執行下列步驟:

  1. 決定哪些 「 子系 」 記錄屬於您想要封存的記錄。 比方說,要封存的資產,會在文件庫借記錄,請先判斷是否有任何交易開啟這些資產,亦即是否已經已取出,但不是會傳回資產。

  2. 執行下列其中一個動作:

    • 如果 「 子 」 可以一律安全地刪除記錄,請確認關聯會強制執行參考完整性,具有串聯刪除。 這可確保將刪除的相關 「 子 」 的所有記錄。

    • 如果您無法一律安全地刪除 「 子 」 記錄,請考慮封存資料庫中的所有資料表。

    • 建立查詢來選取"parent"記錄沒有 「 子 」 的記錄。 接著,建立封存查詢使用的第一個查詢 (請參閱定期移至封存表格記錄一節),而不是使用 「 父 」 資料表。

頁面頂端

定期取代表格

如果您想要封存資料表中的所有資料,您可以定期取代表格空的複本。

重要: 如果您要封存的資料表與其他資料表相關,您可能需要解決參考完整性

  1. 在 [功能窗格] 中選取您想要封存,請按 CTRL + C,然後按 CTRL + V 鍵的資料表。

  2. 貼上資料表成為在對話方塊中,貼上選項] 底下選取只有結構],然後按一下[確定]

存取名稱複本作為複製的原始資料表名稱

  1. 在 [功能窗格] 中以滑鼠右鍵按一下原始表格,然後按一下捷徑功能表上的 [重新命名

賦與表格以表示它的內容,例如 「 DailyTemperatureExtremes_archive_2019 」 的另一個名稱。

  1. 在 [功能窗格] 中的空白的複本,以滑鼠右鍵按一下,然後按一下捷徑功能表上的 [重新命名。 重新命名該原始資料表的名稱。

頁面頂端

定期取代所有資料表

如果您使用分割資料庫時,就能定期取代所有資料表空白複製以取代後端資料庫。

若要這樣做,請先準備空白的複本。 除非您資料庫的設計變更,您可以重複使用此空白複製您封存每次。 若要封存只重新命名現有的後端資料庫,以表示它是封存,以及將空白的複本儲存為新的後端資料庫。

準備後端資料庫中的空白的複本

首先,匯入後端資料庫中的所有資料表的資料表定義。

  1. 在 [檔案] 索引標籤上按一下 [新增],選取 [空白資料庫],然後按一下建立

  2. 關閉 Table1。

  3. 在 [外部資料] 索引標籤的匯入 & 連結群組中,按一下 [存取]。

  4. 在 [取得外部資料-Access 資料庫] 對話方塊中,選取匯入資料表、 查詢、 表單、 報表、 巨集和模組至目前資料庫],然後再按一下 [瀏覽

  5. 在 [開啟舊檔] 對話方塊中,選取後端資料庫。 按一下 [開啟以關閉 [開啟舊檔] 對話方塊,然後按一下[確定]

  6. 在 [匯入物件] 對話方塊中,按一下 [選項]。

  7. 匯入資料表] 下選取 [只有定義]。

  8. 在 [表格] 索引標籤上按一下 [全選,按一下 [確定],然後按一下關閉

接下來,將資料新增至任何空白的複本中的查閱表格。 每個查閱表格,請執行下列步驟:

  1. 連結至現有的後端資料庫中的查閱表格。

  2. 建立新增查詢的複本,從原始新增所有記錄。

空白的複製以取代後端資料庫

首先,請重新命名現有的後端資料庫,以表示它現在是封存。 然後,開啟空白的複本,並將其儲存使用原始的後端資料庫名稱。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤,然後按一下 [將資料庫儲存為。 您可能會提示您關閉所有開啟的物件。如果有的話請按一下[確定]。 [另存新檔] 對話方塊隨即開啟。

  2. 在 [儲存於] 方塊 (位於 [另存新檔] 對話方塊的頂端),請確定您要將檔案儲存在相同位置為原始的後端資料庫。

  3. 在 [檔案名稱] 方塊中,輸入原始的後端資料庫的名稱。

  4. 在 [存檔類型] 方塊中,選取 [ Access 資料庫 (*.accdb)]。

頁面頂端

定期到封存資料表中移出記錄

這是四個步驟的程序,需要進行的空白表格,包含您要封存的記錄,請建立新增查詢將記錄從原始表格複製到 [封存] 資料表中建立刪除查詢移除封存複本從原始表格,以及最後建立巨集以執行您想要封存時可以執行這兩個查詢的記錄。 這個看似複雜的程序可輕鬆地,如果您遵循下方顯示的順序中的步驟:

步驟 1: 建立封存表格

步驟 2: 建立新增查詢將資料複製到封存資料表

步驟 3: 建立刪除查詢從原始資料表移除資料

步驟 4: 建立巨集來執行兩者新增和刪除查詢

步驟 1: 建立封存表格

若要保留一個資料表中的所有封存的記錄,請一次執行此步驟。 您在此步驟中建立的封存資料表保存您所有的封存記錄。

若要刪除舊封存表格,當您建立新的項目,而不是執行此步驟中,您可以使用產生資料表查詢將資料複製到封存資料表。 若要這樣做,請跳至步驟 2

您封存,每次使用新的封存資料表,但也保留舊封存資料表中,重新命名舊封存資料表,然後再建立一個新。 如果您要封存根據日期,考慮命名舊封存表格根據它們所代表的日期範圍。

  1. 在 [功能窗格] 中選取資料表的記錄封存,請按 CTRL + C,然後按下 CTRL + V。

  2. 在 [表格名稱] 方塊中,刪除複製的文字和將底線和 word [封存] 附加到現有的資料表名稱,,然後按一下[確定]。 例如,如果原始資料表名稱為交易封存資料表稱為Transactions_archive

    貼上資料表成為

  3. 貼上資料表成為在對話方塊中,貼上選項] 底下選取 [只有結構

步驟 2: 建立新增查詢將資料複製到封存資料表

  1. 在 [建立] 索引標籤上,按一下 [查詢] 群組中的 [查詢設計]。

  2. 使用 [顯示資料表] 對話方塊來新增您要封存的記錄的資料表,然後關閉 [顯示資料表] 對話方塊。

  3. 在查詢設計視窗中,按兩下星號 (*) 您剛才新增的資料表中。 資料表名稱和星號會出現在查詢設計格線的第一欄。

    附註: 星號表示查詢應該包含所有資料表欄位的查詢輸出中。 當您使用星號,如果欄位會新增或移除資料表中時,查詢輸出會據此調整。

  4. 在查詢設計視窗中,按兩下您要用來指定您封存它們之前,應該符合條件的記錄欄位。 例如,如果您的交易表格名核取 [在日期欄位,且您想要封存的日期哪裡舊超過一年的所有記錄,按兩下該欄位,並顯示為查詢設計格線的下一個空白欄中。

    查詢設計格線

    如果您想要使用其他欄位的準則,請重複此步驟。

  5. 使用 [準則] 列來指定您剛才新增的欄位的準則。 例如,您可能會指定的核取 [在日期必須早於 2019 年 1 月 1 日,使用運算式< #1/1/2019年 #在 [準則] 列中。

    如果您的準則值,您封存每次變更,您應該讓查詢要求輸入。 若要這樣做,您會使用 [準則] 列中的參數,讓查詢要求輸入。 若要使用參數,請使用運算式,正常,但是使用指定的值,而非以方括弧括住的簡短問題。 例如,您可能會使用運算式< [封存交易之前完成:],就像這樣:

    參數運算式

    如需有關使用參數的詳細資訊,請參閱查詢簡介

    您也可能會想要使用 [] 列來指定替代條件。 如需使用準則的詳細資訊,請參閱查詢準則範例一文。

    提示: 如果您使用的日期欄位的準則,且您想要封存早於目前日期的所有記錄,輸入<Date() [準則] 列中的 [日期] 欄位。

  6. 執行下列其中一個動作:

    如果您已經建立封存資料表,請使用新增查詢將指定的記錄新增至該表格:

    1. 在 [設計] 索引標籤的 [查詢類型] 群組中,按一下 [新增]。

    2. 在 [附加] 對話方塊中 [表格名稱] 方塊中,選取 [封存] 資料表中的名稱,然後按一下[確定]

      附加至

      在查詢設計格線中,會出現 [附加至] 列。

    3. 清除 [附加至] 列的任何您用來指定準則的欄位。 (僅限星號應有值的 [附加至。)

      查詢設計格線 [附加至列

      如果您沒有建立封存表格,使用產生資料表查詢來建立封存資料表使用所指定的記錄:

    4. [設計] 索引標籤的 [查詢類型] 群組中,按一下 [製成資料表]

    5. 在 [製成資料表] 對話方塊中,在 [資料表名稱] 方塊中輸入 [封存] 資料表中的名稱,然後按一下[確定]

  7. 按下 CTRL+S 儲存查詢。

步驟 3: 建立刪除查詢從原始資料表移除資料

  1. 在 [建立] 索引標籤上,按一下 [查詢] 群組中的 [查詢設計]。

  2. 使用 [顯示資料表] 對話方塊新增含有您想要封存的記錄的資料表。 關閉 [顯示資料表] 對話方塊。

  3. 在查詢設計視窗中,按兩下星號 (*) 您剛才新增的資料表中。 資料表名稱和星號會出現在查詢設計格線的第一欄。

  4. 在查詢設計視窗中,按兩下您用來指定查詢中的條件的相同欄位。

  5. 使用 [準則] 列來指定您剛才新增的欄位的準則。 如需使用準則的詳細資訊,請參閱查詢準則範例一文。

    重要: 如果附加或產生資料表查詢參數,請確定的刪除查詢會以太。 也請記住您在這兩個查詢的輸入相同的值。 如果您輸入不同的參數值,您可能會遺失資料。 若要協助避免資料遺失,請考慮使用表單收集的值,並讓查詢要求輸入值的表單。 如需詳細資訊,請參閱查詢簡介一文。

  6. 在 [設計] 索引標籤中 [查詢類型] 群組中,按一下 [刪除

    [刪除] 列會出現在查詢設計格線。

    查詢設計格線 [刪除列

  7. 按下 CTRL+S 儲存查詢。

步驟 4: 建立巨集來執行兩者新增和刪除查詢

  1. 在 [建立] 索引標籤上,按一下 [巨集與程式碼] 群組中的 [巨集]。

  2. 按一下下拉式清單新增新的動作] 旁的箭號,然後按一下 [ openquery 巨集

    Openquery 巨集指令會出現,並顯示其引數。

  3. 在 [查詢名稱] 方塊中,選取 [(附加或產生資料表) 您在步驟 2中建立的查詢。

  4. 按一下下拉式清單新增新的動作] 旁的箭號,然後按一下 [ openquery 巨集

    Openquery 巨集指令會出現,並顯示其引數。

  5. 在 [查詢名稱] 方塊中,選取您在步驟 3中建立刪除查詢。

  6. 按下 CTRL + S 儲存巨集。

    當您想要封存的記錄時,請執行巨集。

頁面頂端

增進您的 Office 技巧
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與其中一位 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×