封存已完成的專案

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當您完成專案時,則可能是您不再需要它,並立即存取,您可能會想要使其不顯示在 [專案中心和小組成員的 [我的任務檢視中顯示。封存與隱藏完成的專案可減少 「 待過濾郵件] 在這些檢視,並協助防止使用者已不再是作用中的專案進行變更。

有一個 「 標準 」 的方法來封存有效地使用Microsoft Project Server 2010的專案。如果這個方法不符合您的需求,有幾個可能更適用於貴組織的替代方法。本文涵蓋下列方法,為獲得最佳的最佳作法長期保存。

本文內容

使用標準方法封存專案

步驟 1: 解除發佈的所有專案工作

更新專案摘要任務中的步驟 2: 關閉

步驟 3: 設定的不是系統管理員使用者的安全性群組

步驟 4: 設定封存安全性類別

步驟 5: 封存專案小組網站

封存專案使用的替代方法

最佳作法長期保存

使用標準方法封存專案

封存專案的標準方法是多重步驟的程序:

  • 步驟 1: 解除發佈的所有專案工作

  • 更新專案摘要任務中的步驟 2: 關閉

  • 步驟 3: 設定的不是系統管理員使用者的安全性群組

  • 步驟 4: 設定封存安全性類別

  • 步驟 5: 封存專案小組網站

專案經理和系統管理員,會執行這些步驟,為每個下列各節所述。

步驟 1: 解除發佈的所有專案工作

如果專案先前已發佈給小組成員,而且現在想要移除其檢視中的專案及任務,專案經理必須解除發佈在您要封存的專案中所有工作。專案經理就可以開始此程序中Microsoft Project Web App,但Microsoft Project 專業版 2010已完成的實際解除發佈程序。

附註: 解除工作並不會從專案移除任何已接受並套用的工作。不過,會刪除與任務相關的任何更新核准歷程記錄。

若要解除發佈所有專案任務:

  1. 在 [快速啟動] 的 [專案] 底下,按一下 [專案中心]

  2. 按一下您要封存的專案名稱] 欄中的專案名稱。

  3. 在 [任務] 索引標籤的 [專案] 群組中,按一下 [編輯] 按鈕上的箭號,然後按一下Project Professional 中

  4. 在Project 專業版 2010,向下捲動至 [甘特圖] 檢視的表格部分中最右邊的欄、 按一下 [新增新欄標題,然後按一下 [發佈]。如果 [甘特圖] 檢視中已經有顯示 [發佈欄,略過此步驟。

  5. 在 [每項工作的專案中的 [發佈] 欄中,按一下 [否]

    提示: 若要充分較大的專案此程序,將第一個工作為 [否]。然後,按一下 [儲存格右下角的控點,並將它拖曳到 [發佈] 欄中複製儲存格內容。

  6. 在 [檔案] 索引標籤上 [發佈]。

  7. 發佈專案,一旦關閉和存回專案。

更新專案摘要任務中的步驟 2: 關閉

接下來,專案經理可能需要關閉 [更新專案摘要任務,而不時程表報告可能。

若要關閉專案摘要任務的更新:

  1. 在 [快速啟動] 的 [專案] 底下,按一下 [專案中心]

  2. 按一下您要封存的專案名稱] 欄中的專案名稱。

  3. 在 [選項] 索引標籤上的 [顯示/隱藏] 群組中,選取專案摘要任務] 核取方塊。

  4. 在 [選項] 索引標籤的 [工作群組中,按一下 [關閉更新

  5. 選取的工作] 區段中,選取專案摘要任務 (ID 是 0),核取方塊,然後按一下 [發佈]。

步驟 3: 設定的不是系統管理員使用者的安全性群組

專案經理具有準備專案封存,系統管理員會建立包含除了系統管理員的所有使用者的安全性群組。

若要建立安全性群組不是系統管理員的使用者:

  1. [快速啟動] 上按一下 [設定] 下的 [伺服器設定]。

  2. 在 [伺服器設定] 頁面上按一下 [安全性] 底下的 [管理群組]。

  3. 按一下 [新增群組]

  4. 在 [群組資訊] 區段中,輸入群組名稱] 方塊中的所有非系統管理員的使用者

  5. 在 [使用者] 區段中,在 [可用的使用者] 方塊中選取 [所有使用者,不是系統管理員,然後按一下 [新增],以將其移至] 方塊中選取的使用者名稱]。

  6. 按一下 [儲存]。

步驟 4: 設定封存安全性類別

一旦系統管理員已建立的所有非系統管理員使用者群組下, 一步是建立封存安全性類別。在此程序,系統管理員,請選擇此類別中增添封存的專案。

若要建立的封存安全性類別:

  1. [快速啟動] 上按一下 [設定] 下的 [伺服器設定]。

  2. 在 [伺服器設定] 頁面上按一下 [安全性] 底下的 [管理類別]。

  3. 在 [管理類別] 頁面上,按一下 [新增類別]。

  4. 在 [名稱與描述] 區段中,輸入類別名稱] 方塊中的封存

  5. 在 [使用者和群組]區段中,在 [可用的使用者和群組] 中按一下非系統管理員的所有使用者],然後按一下 [新增群組移至 [使用者和群組與權限] 方塊。

  6. 所有非系統管理員使用者 (群組) 的權限] 底下選取 [拒絕] 核取方塊,所有的權限]。

    提示: 選取 [拒絕] 核取方塊,每個最上層的權限節點 (專案資源) 若要拒絕所有的權限的每個節點下方縮排]。

  7. 在 [專案] 區段中,選取只將指定的專案],然後按一下您要封存的可用的專案中的專案名稱。

    附註: 請確定未選取任何] 下所列的核取方塊上述專案安全性權限適用於所有專案位置。如此一來,可能會在其他專案和資源上建立權限問題。

  8. 按一下 [新增],將專案移至 [選取 [專案] 方塊。

  9. 按一下 [儲存]。

步驟 5: 封存專案小組網站

多個專案使用相關聯的專案小組網站來收集補充專案排程的資訊。若要確保這項資訊會也封存。Microsoft SharePoint Server 2010可讓網站層級的備份。如需有關管理員如何完成此步驟的詳細資訊,請參閱匯出網站、 清單或文件庫 (SharePoint Server 2010)

一旦備份網站時,管理員可以刪除網站。

若要刪除的專案小組網站:

  1. [快速啟動] 上按一下 [設定] 下的 [伺服器設定]。

  2. 在 [伺服器設定] 頁面上按一下 [操作原則] 底下的 [專案網站]。

  3. 按一下包含您備份,專案小組網站的資料列,然後按一下 [刪除的網站

  4. 按一下 [確定] 確認刪除作業。

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封存專案使用的替代方法

封存的標準方法徹底,並讓復原,您需要。不過,大量封存不一定組織的需求。有時候只要完成隱藏專案檢視,或儲存在本機專案即足以符合您封存的需求。

如果封存的標準方法不符合您的需求,以下是一些替代方案:

  • 隱藏 [專案中心] 中的專案    如果您只要若要隱藏 [專案中心完成的專案,您可以將封存旗標新增至 [專案詳細資料] 頁面,然後篩選以顯示 [只有這些專案的專案中心檢視保存旗標設定的位置為 [否]

  • 移除從草稿資料庫的專案    另一個選項是以確保專案會備份到封存資料庫,並再刪除草稿發佈報表資料庫中的專案。如果您稍後需要封存的專案中的資料,使其返回草稿資料庫,使用在 [伺服器設定] 頁面上的 [系統管理還原] 選項,然後重新發佈專案。

  • 儲存的專案。MPP 檔案   如果您想要從 Project Server 中完全移除專案,另一個選項是使用Project 專業版 2010,開啟要從 Project Server 的專案,然後將專案儲存為 MPP 檔案。如需詳細資訊,請參閱標題為 「 您將專案儲存在本機 」 中將專案儲存為] 區段。我們建議您將專案儲存所有自訂欄位的資料,以便 MPP 檔案的隔離從 Project Server 中的自訂欄位所做的任何其他變更。當您儲存及備份 MPP 檔案的專案,可能會刪除從 Project Server。如果您需要在日後復原專案,您可以Project 專業版 2010在連線至 Project Server 中開啟 MPP 檔案,然後將專案儲存至伺服器。

附註: 使用此方法,將會中斷任何交付項目的問題,請與專案和其在 Project Server 中的專案小組網站之間的風險連結。

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最佳作法長期保存

時候,project MPP 檔案格式、 Project Server 內容資料庫結構描述和 SharePoint 網站的結構描述可將可以進行變更,以反映新功能。儲存為 MPP 檔案、 Project Server 內容資料庫的舊備份或專案小組網站備份的專案可能無法立即使用,這可以對回溯相容性的影響。

最佳作法是永遠打算在升級規劃包括封存的內容。這會減少復原舊的專案可能需要幾個升級步驟否則的時間。

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