定義工作流程查閱

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

查閱精進您要顯示的動態資料的工作流程。當工作流程執行時,該工作流程中的查閱可以從不同的資料來源,例如清單、 文件庫和工作流程資料擷取資料。查閱也可以建立自訂的使用者體驗 ︰ 使用網站的人員。

本文提供一些相關的查閱的概念性資訊,並說明如何定義工作流程查閱。也會發現使用查閱,並確保唯一查閱的一些秘訣。

本文內容

瞭解資料繫結和查閱

瞭解如何使用查閱建立自訂的使用者經驗

為什麼識別碼很有用的?

查閱如何運作?

查閱目前項目中的值

在工作流程資料值

查詢指定做為篩選準則的欄位與值的清單或文件庫中的值

秘訣,可確保唯一查閱值

若要瞭解查閱的項目

瞭解資料繫結和查閱

工作流程查閱可能在於資料繫結Office SharePoint Designer 2007中運用的 Microsoft ASP.NET 技術中的功能。資料繫結可讓您在資料庫中的不同資料來源資料的連結。在Office SharePoint Designer 2007,在工作流程中的資料繫結可讓您從清單、 文件庫等工作流程的資料,例如變數和初始參數的資料來源擷取資料。工作流程查閱資料來源擷取資料,在工作流程的執行時間和可用來擷取的資料執行其他工作流程動作。查閱建立資料來源與工作流程之間的連線。

您可以插入查閱目前項目、 工作流程資料及其他 SharePoint 清單和文件庫。

您可以插入查閱...

描述

目前項目

參照開始工作流程目前執行個體的項目。選擇此選項可讓您從該項目執行的工作流程目前選取的值。

工作流程資料

指的是屬於目前執行個體的工作流程的工作流程變數。選擇此選項可讓您可以使用 [目前的工作流程中的 [工作流程變數和初始參數。

其他清單和文件庫

您也可以從其他清單和文件庫,在目前的 SharePoint 網站中擷取資料。

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瞭解如何使用查閱建立自訂的使用者經驗

查閱也可以提供自訂的使用者經驗的網站使用者。例如,假設您已送出到您的小組網站中共用文件庫的文件內容作者。您想要傳送自動電子郵件通知適當的檢閱者每次文件上傳的工作流程。您可以新增查閱至電子郵件訊息中的工作流程,您可以建立自訂的使用者經驗。這表示的上傳文件,每當工作流程會傳送電子郵件自動以適當的檢閱者的電子郵件本文中的文件名稱。

下圖會醒目提示的電子郵件訊息中可以使用查閱之處的位置。

醒目提示插入查詢可能區域的電子郵件訊息

含查詢取代反白顯示的區域後, 的電子郵件訊息現在看起來像這樣。

含查詢的電子郵件訊息

請注意查閱項目的電子郵件本文中的顯示方式。顯示格式定義查閱之後,[%資料來源欄位名稱%] 在您所輸入查閱位置。因此,如果您定義的查閱位置的資料來源共用 Documents ,而您要擷取的值的欄位會顯示檢閱者姓名,查閱項目會顯示為[%共用的文件 ︰ 檢閱者名稱 %]

附註: 查閱項目不會顯示方括號[和百分比圖示%至 ︰副本 ︰,與電子郵件的主旨行。

當文件上傳到共用的文件庫時,檢閱者會收到自動化的電子郵件,包含已上傳的文件的名稱。當工作流程執行時,查閱從各種不同資料來源擷取資料,資料會出現在 [電子郵件訊息中。

醒目提示插入查詢可能區域的電子郵件訊息

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為什麼識別碼很有用的?

您可以為表格將 SharePoint 清單或文件庫。每個資料表被由列和欄。

若要從清單中擷取特定值工作流程查閱,必須先指定 (也就是欄) 的欄位和項目 (亦即資料列)。

工作流程查閱擷取的值從任何清單或文件庫中目前的網站,但您還需要每次這項資訊 ︰ 哪一個欄位 (欄) 和哪一個項目 (列)。

工作清單

如果您熟悉關聯式資料庫,例如Office Access 2007或 Microsoft SQL Server,可能很有幫助視為資料庫中的另一個資料表的每個清單和文件庫中的網站。

每個清單和文件庫有 [識別碼] 資料行,作為主索引鍵。資料庫中的主索引鍵是提供一個唯一識別碼,每個資料列的資料表中的欄位 (或一組欄位)。

識別碼] 資料行滿足所有理想的主索引鍵的準則,因為它 ︰

  • 可唯一識別每個資料列。

  • 絕不會是空白或 null。

  • 永遠不會變更。

您可以將其新增至清單或文件庫中的任何檢視,請參閱識別碼] 資料行。

在各種 SharePoint 清單中出現的識別碼欄

因為任何清單或文件庫的主索引識別碼,則工作流程查閱識別特定項目 (或列),如下圖所示的範例之後特別有用。

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查閱如何運作?

如上所述前一節中,如果您熟悉關聯式資料庫,可能會很有幫助視為資料庫中的另一個資料表的每個清單和文件庫中的網站。

事實上,在清單和文件庫中的資料會儲存於 SQL Server 中的資料表。(而不是技術上而言,則為 true,每個清單和文件庫會對應到不同的資料庫中的表格,此精神模型時,就是工作流程查閱。)

如果您熟悉關聯式資料庫,定義查閱非常類似查詢資料庫,例如,假設您有下列查閱。

樣本查閱

此查詢,指出: 「 從 [工作] 清單中,選取值的 [狀態] 欄位的工作項目識別碼符合儲存在這個工作流程的執行個體變數的工作項目識別碼的識別碼的位置。 」

您可以瞭解上述查閱為下列的 SQL 查詢。SQL 查詢使用選取關鍵字來擷取指定表格中的資料,或在這種情況下,特定清單或文件庫。

範例 1:查閱 SQL 查詢的相似性

— 或,

範例 2:查閱 SQL 查詢的相似性

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查閱目前項目中的值

查閱最基本類型是查閱目前項目中欄位的值。

查閱目前項目

此查詢,指出: 「 從目前的項目,選取 [名稱] 欄位的值]。此查詢很容易採取動作,因為您只需要指定欄位 (欄)。(列) 的項目會固定為目前項目。也就是說,有選擇只有一個資料列。因此,此類型的查閱有時稱為 「 一般 」 的查閱。

查閱目前項目會擷取您指定的欄值

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在工作流程資料值

如前一節所述,查閱目前項目中的值,所以永遠 「 一般 」 的查閱資料列會固定為目前項目,您只需要指定的資料行 (或欄位)。

同樣地,查閱 (也就是儲存在工作流程變數和初始參數的資料) 的工作流程資料,所以也一般查閱每個變數可以按住單一值。儲存在變數中的值至下一步],可能會變更從一個工作流程執行個體和值在 [工作流程時,可能會變更有些時候,例如,如果工作流程使用的 [設定工作流程變數] 動作設定為其他值的變數。但變數永遠包含單一值,讓工作流程資料查閱永遠是一般。

查閱工作流程變數命令的工作項目識別碼

您可以將工作流程資料為包含一系列的工作流程所撰寫的位置,並儲存資料的位置剪貼簿上。這一系列的位置包含單一 「 資料列 」,因為每個位置 (變數或參數) 只包含單一值。

位於類似便條簿位置之工作流程中的變數

已完成的工作流程執行個體之後,會清除手寫板上撰寫的值,,然後工作流程的下一個執行個體會快取自己的值。

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查詢指定做為篩選準則的欄位與值的清單或文件庫中的值

當您想要查詢的清單目前項目所在的位置,或不同的清單套用篩選準則的項目中的值時,以展開 [查閱] 對話方塊。

查閱不同清單中的值

為什麼它會展開?對話方塊的上半部指定您感興趣的值的欄位 (欄)。不過,因為您想要套用的篩選條件,您也需要指定的值您感興趣的項目 (列),以及您挑選可以篩選清單的單一資料列做為篩選準則使用其值的欄位識別唯一資料列。例如,此查閱必須知道哪一個項目 (列) 您想要的值從。對話方塊的上半部指定的資料行中。現在,您需要的列。

工作狀態已醒目提示

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使用靜態值做為篩選準則

其他基本,通常是較少實用 — 類型的查閱是讓您輸入靜態值 (稱為常值) 若要尋找的項目或您感興趣的資料列。例如,此查詢會移至 [工作] 清單,然後從第一個 [建議] 欄位等於 「 拒絕 」 的工作項目中選取 [建議] 欄位的值。

將會擷取靜態值的查閱範例

當您按一下[確定]時,您會看到下列警告。

指出查閱所擷取的值並非唯一值的警告對話方塊

這是什麼意思?很可能會有等於 「 拒絕 」,請為顯示在下圖中,因此查閱] 會尋找符合準則的許多項目的建議欄位的 [工作] 清單中的眾多項目。在此情況下,查閱只建議] 欄位的值從擷取工作清單中的第一個項目位置的建議= R退出,如下所示。

醒目提示查閱將擷取的第一個值的清單

有特定的案例,尤其是當您正在使用的自訂清單時,會需要此類型的查閱。若要將此範例使用清除,假設您有自訂清單,列出每個地理區域的地區經理如下所示。

[地區管理員] 自訂清單

現在假設您的小組 Northeast 區域中,讓這是唯一的區域,您關注的資訊。您有連接至不同的清單 (不地區管理員),工作流程,您想要工作流程查閱 Northeast 區域的高階主管,從 [地區管理員] 清單。儲存自訂清單中的人員,工作流程查閱此資料,您可以讓工作流程自動動態擷取的最新的資料,再加上您無需開啟並修改工作流程,每當您的地區管理員變更時。這項目的查閱看起來可能像這樣。

查閱自訂清單中的非唯一值

當您按一下[確定]時,您會看到此警告。

指出查閱所擷取的值並非唯一值的警告對話方塊

因為可以都有一個以上的項目區域的值的位置是Northeast此清單中,您會收到此警告。不同於 (定義較舊版本為主索引鍵) 的識別碼,值Northeast一定是唯一因為您可以新增多個項目到此值的清單。不過,因為您擁有您的 [地區管理員] 清單,您可以忽略此警告因為就會知道是只有一個區域其值等於Northeast,,讓您知道查閱是唯一的項目。

若要將其放另一種方式,您使用的篩選準則的欄位做為該清單的索引鍵。當您使用 [識別碼] 欄位索引鍵時,這些值就來定義唯一。但如果您使用索引鍵的一些其他欄位,像在此範例中的區域,您會收到警告中該欄位的值必須是唯一的順序該欄位的實用的索引鍵,並找出 [唯一的項目。

其他常見的案例是查閱值在特定的項目下, 一節所述。

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使用工作流程變數做為篩選準則

目前最常見類型是查閱的在您的工作流程建立一個項目 –,例如,使用從使用者收集資料]動作建立的工作項目,或使用 [建立清單項目] 動作來建立任何清單或文件庫中目前的網站中的項目。

當工作流程建立項目時,新項目識別碼會儲存在變數中。

在 [工作流程設計工具] 中建立清單項目動作

項目的識別碼是永遠是唯一的清單或文件庫中的整數。識別碼的行為很類似的資料庫資料表中的索引鍵。

由於識別碼永遠是唯一的而且的識別碼會儲存在動態變數中,使用 ID 是最佳、 最常見的方式,以確保您使用的唯一值來識別完全您想要的項目。例如,假設從使用者收集資料]動作建立的任務的識別碼會儲存在名為工作項目識別碼變數。您可以使用該變數以確保唯一查閱,,如下所示。

查閱至變數

當您按一下[確定] 時,您會不會出現警告確保唯一查閱,因為您使用的識別碼來尋找您感興趣,項目 (或列),隨時都是唯一的識別碼。

查閱工作項目識別碼變數

此查詢,指出: 「工作] 清單中,從選取的工作項目識別碼符合儲存在這個工作流程的執行個體變數的識別碼的位置的建議] 欄位的值 」。換句話說,[] 對話方塊的上半部指定的資料行,如往常般。底部] 對話方塊的下半部識別的唯一資料列。在此範例中,此工作流程的執行個體所建立的工作清單 ID 是 5 的任務。因為 5 是儲存在變數的工作項目識別碼的值,查閱移至 [工作] 清單中的列數字 5。

工作清單

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秘訣,可確保唯一查閱值

以下是一些秘訣,可協助您使用工作流程查閱 ︰

  • 唯一查閱只尋找具有相符的項目用於清單項目識別碼保證的識別碼]。如果有已與目前的工作流程相關聯的資料類型清單項目識別碼變數,請嘗試在查詢中使用它們。若要識別的清單項目識別碼資料類型是這些變數,請按一下 [工作流程設計工具中的 [變數] 按鈕。目前的工作流程相關聯的所有變數清單隨即出現。檢查清單項目識別碼類型的變數。

  • 如果您無法使用 [識別碼] 欄位基於某種原因,或在清單中的沒有單一欄位可以做為索引鍵至清單,可嘗試使用可能會呈現唯一性,清單項目清單項目值的串連的字串。您可以使用您的工作流程中建置動態字串動作,建立這個字串,並將字串變數中。然後,您可以使用查閱在此變數來識別清單中的唯一項目。

  • 當您建立的清單,在您的網站時,您可以建立父項與子項或不同清單的查閱欄使用一份清單中,指向 [識別碼] 欄位的另一個清單中的相關資料一對多關聯。例如,假設您有類別清單及登錄清單,且有一個類別,該類別的許多註冊一對多關聯。您可以新增欄至登錄清單的 [課程] 清單中相關的類別的識別碼查閱欄。然後,如果您有 [註冊] 清單上執行的工作流程時,工作流程可以永遠查閱值從 [類別] 清單中相關的項目 ︰ 此查詢會說 「 從類別清單中,選取值的 [在清單中的任何欄位],在 [類別] 清單中的識別碼符合目前項目中的 [查閱] 欄位的識別碼的位置。 」建立清單之間的識別碼關聯 (基本上主要和外部索引鍵關聯性),可能也能讓工作流程查閱,並使用識別碼是輕鬆保證唯一查閱相符的地方。

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若要瞭解查閱的項目

以下是一些可知道當您使用的查閱時 ︰

  • 將您的工作流程附加至清單中最像母片] 清單,具有較多或較少的所有可在您的工作流程中的資料。如此一來您可以使用更多的值,從目前的項目在您的查閱,而不是建立複雜的查閱來取得其他清單中的值。

  • 每當查閱找不到相符的資料,則會傳回字串?????。例如,如果您定義工作流程查閱,從位置指派給] 欄位等於 「 名字 」,但沒有工作中的 [工作] 清單中選取 [標題] 欄位的值為 「 名字 」 指定,查詢會傳回?????。若要解決這個問題,您可以開啟適當的查閱,並變更篩選準則,讓查詢傳回的相符項目。

  • 每當查閱遇到中沒有資料的變數,則會傳回字串*。若要解決這個問題,開啟工作流程並確認變數是設定的值 (或初始化)。

  • 若要清除定義工作流程查閱] 對話方塊的內容,請按一下對話方塊中的 [清除 [查閱] 按鈕。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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