套用篩選以檢視 Access 資料庫中精選之記錄

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

篩選是僅查看的資料所要顯示的有用方式。顯示表單、 報表、 查詢或資料工作表中的特定記錄,或從報表、 資料表或查詢列印特定的記錄,您可以使用篩選。套用篩選,您就可以而不需變更基礎物件的設計限制檢視中的資料。本文說明中存取,以及如何套用、 儲存或在 Access 2010 用戶端資料庫中移除篩選的篩選的類型。本文並不適用於 Access 2010 web 資料庫中篩選記錄。

本文內容

篩選的好用之處

選取並套用篩選類型

移除或重新套用篩選

清除篩選

儲存篩選

篩選的好用之處

由於套用篩選後所取得的檢視只包含具有所選值的記錄,因此在您清除篩選之前,其餘資料會保持隱藏。

附註: 繫結至運算式的資料工作表資料行及表單與報表控制項並不支援篩選功能。

篩選的類型有許多種,其中一些的套用及移除很簡單。Access 2010 包含一些內建於每個檢視中的一般篩選。篩選命令的可用性是依照欄位的類型及值而定。

例如,若要檢視生日位於特定月份之人員的記錄,請在 [常用] 索引標籤的 [排序與篩選] 群組中,依序按一下 [生日] 欄及 [日期篩選],然後選取所需的日期期間。

篩選日期欄位

1.可提供給您的篩選是根據所選資料行中的資料類型而定。

2。週期中的所有日期篩選會忽略日期值的日期和年份部分。

在此篩選的檢視中,您只會看到 [生日] 欄位的月份部分設為四月的記錄。

針對四月所篩選的 [生日]

1.在欄標題和記錄導覽列中的 [篩選] 圖示會指出目前的檢視已篩選 [出生日期] 欄。

2.在 [資料工作表] 檢視中,當您將游標停留,滑鼠,在欄名,您會看到目前的篩選準則。

附註: 當您將篩選套用至篩選過的資料行時,即會自動移除上一個篩選。雖然一個篩選一次只能作用於一個欄位,您還是可以針對檢視中各個欄位指定不同的篩選。

例如,如果要檢視住在英國而且生日在四月的連絡人名稱,可以同時依據 [國家地區] 欄位和 [生日] 欄位來篩選 [連絡人] 資料表。在單一檢視中篩選多個欄位時,各篩選之間將以 AND 運算子合併,例如:

國家地區 = 英國 AND 生日月份 = 四月

若要還原成未篩選的檢視:請移除篩選。移除篩選可以暫時將篩選從檢視中移除,因此可以切換回未篩選的原始檢視。

若要切換篩選檢視與未篩選檢視:請在 [常用] 索引標籤上,按一下 [排序與篩選] 群組中的 [切換篩選]

從檢視中永久移除篩選 ︰ 清除篩選。若要瞭解如何清除篩選,請參閱 [清除篩選] 區段。

即使您切換至物件的另一個檢視,在關閉物件之前,篩選設定都會維持有效。也就是說,如果在 [資料工作表檢視] 中篩選表單,當您切換到 [表單檢視] 或 [版面配置檢視] 時,篩選設定仍然有效,而且這些設定的效力將持續到表單關閉為止。如果在套用篩選期間儲存物件,則下次開啟該物件時就可以使用該篩選。若要了解如何儲存篩選,請參閱本文的儲存篩選一節。

頁面頂端

選取並套用篩選類型

您可以從資料類型的數個現成篩選中加以選取。這些篩選在下列檢視中會提供為功能表命令:[資料工作表檢視]、[表單檢視]、[報表檢視] 及 [版面配置檢視]。除了這些篩選之外,您還可以透過填寫表單的方式 (稱為「依表單篩選」),篩選表單或資料工作表。

如果您需要較大的彈性,而且已經學會如何撰寫運算式,可以使用 [篩選] 文件索引標籤中的選項建立篩選。

請從下列篩選類型中選取:

一般篩選︰ 若要篩選的特定值或值的範圍。

依選取範圍篩選:透過篩選資料工作表檢視,來篩選資料表中其值符合某一列中某個選取值的所有列。

依表單篩選]: 若要在表單或資料工作表中的多個欄位篩選或如果您想要尋找特定的記錄。

進階篩選:篩選您定義自訂篩選準則的類型。

附註: 如果您沒有看到任何檢視中的 [篩選] 命令,表單或資料庫的設計工具可能已停用篩選。如需進一步協助,請連絡設計工具。

一般篩選

除了 OLE 物件欄位以及顯示計算值的欄位以外,其他所有欄位類型都會提供一般篩選。可用的篩選清單會隨著選取欄位的資料類型和值而改變。

在您要篩選的欄位上按一下滑鼠右鍵。若要依據多個資料行或控制項進行篩選,必須個別選取及篩選每個資料行或控制項,或使用進階篩選選項。如需詳細資訊,請參閱本文中的依表單篩選進階篩選兩小節。

例如,若要查看可用的篩選條件的出生日期] 欄位中,在常用] 索引標籤上,在排序與篩選] 群組中,按一下 [ 篩選

一般日期篩選
一般日期篩選的範例

1. 若要篩選特定的值,可以使用核取方塊清單。該清單會顯示目前顯示在欄位中的所有值。

2.篩選值的範圍,請按一下其中一個這些篩選],然後指定必要的值。例如,若要查看目前的日期和年度的結尾之間的秋季生日,按一下之間,,然後指定適當的開始和結束日期之間新檔] 對話方塊中。若要查看所有的生日落在特定日期,請按一下 [日期與落在該特定日期的所有生日會顯示。

請務必記得,日期欄位中的值會影響特定類型篩選的清單。如果日期欄位中最近日期的值是過去兩年內的日期,您會看到比較長、比較詳細的篩選清單。如果欄位中的日期都是在兩年以上,則會看到比較短的篩選清單。

長和短的一般日期篩選清單
長和短的一般日期篩選清單

附註: 是/否、OLE 物件與附件欄位無法使用特定類型篩選;而備忘欄位或是包含 RTF 文字的欄位則無法使用值清單。

套用一般篩選

  1. 在下列任何一種檢視中開啟資料表、查詢、表單或報表:[資料工作表檢視]、[表單檢視]、[報表檢視] 或 [版面配置檢視]。

  2. 請確定未已篩選的檢視。在 [記錄選取器] 列中,確認 [ 未篩選或變暗無篩選] 圖示會出現。

    提示: 若要移除的特定物件的所有篩選在常用] 索引標籤中排序與篩選] 群組中,按一下 [ [進階],然後按 [ 清除所有篩選

  3. 按一下 [欄] 或 [對應到您想要篩選,並在第一個欄位的控制項中的任何位置常用] 索引標籤中排序與篩選] 群組中,按一下 [ 篩選

若要套用一般篩選 ︰ 指向文字(或數字日期) 篩選],然後按一下您想要的篩選。例如,篩選等於之間提示您輸入的必要的值。

提示: 特定字元,例如 *,%和 ?,具有特殊的意義當篩選文字] 方塊中指定。例如,* 表示字元字串,因此字串 * 將符合任何字串的開頭,以及不只的常值字串*。若要忽略特殊字元的意義,括住方括弧 [],就像這樣 ︰ [*]。使用 ansi-89 標準的資料庫處理 *,?,[,],!,-,並為特殊字元 #。使用 ansi-92 標準的資料庫處理 %、 _、 [,],^,以及-為特殊字元。您可以使用 [標準與存取權,但您無法混合安裝兩個標準 (例如a*)在特定的運算式。

若要套用篩選,根據欄位值 ︰ 清除要在其您要篩選,然後按一下 [值] 旁的核取方塊[確定]

若要篩選的一或只是其中幾項長串的清單中的值,請先清除(全選)核取方塊,然後選取 [您想要的值。

文字、 數字和日期] 欄位中篩選 null 值 (null 值,表示沒有資料) ︰ 在核取方塊清單中,清除(全選) ] 核取方塊,然後選取核取方塊旁(空白)

依選取範圍篩選

若要查看資料表中其值符合某一列中特定值的所有列,您可以選取特定值,然後按一下 [選取範圍] 命令,以快速篩選資料工作表檢視。下拉式清單會顯示可用的篩選選項。這些選項會隨所選值的資料類型而異。存取選取項目篩選選項的其他方式為在特定儲存格上按一下滑鼠右鍵。

例如,如果 [生日] 欄位中目前選取的值為 2/21/1967,則在 [常用] 索引標籤上,按一下 [排序與篩選] 群組中的 [選取範圍] 依選取命令顯示篩選,然後選取篩選選項。

依選取範圍的篩選清單

命令清單也會隨著選取值的多寡而改變。例如,如果只選取值中的某些字元,您會依照所選取的欄位部分而看到不同的命令清單。

依部分選取欄位的篩選

1. 使用欄位值起始處的篩選...

2. ...欄位值的中央...

3. ...或欄位值的結尾。

附註: 部分選取範圍的篩選不適用於多重值欄位。選取範圍] 命令無法使用附件。

若要移除篩選,請在 [常用] 索引標籤上,按一下 [排序與篩選] 群組中的 [切換篩選],或按一下 [進階],然後按一下 [清除所有篩選]

依據選取範圍套用篩選

  1. 在下列任何一種檢視中開啟資料表、查詢、表單或報表:[資料工作表檢視]、[表單檢視]、[報表檢視] 或 [版面配置檢視]。

  2. 請確定未已篩選的檢視。在 [記錄選取器] 列中,確認 [ 未篩選或變暗未篩選] 圖示會出現。

  3. 移到包含要做為篩選一部分之值的記錄,然後按一下資料行 (在 [資料工作表檢視] 中) 或控制項 (在 [表單檢視]、[報表檢視] 或 [版面配置檢視] 中)。

若要篩選以部分選取範圍。選取您要的在字元常用] 索引標籤中排序與篩選] 群組中,按一下 [ 選取範圍,然後按一下您想要套用的篩選。

依表單篩選

若要依表單或資料工作表中的幾個欄位進行篩選,或是想要嘗試尋找特定記錄時,都可以使用此篩選。Access 會建立與原始表單或資料工作表類似的空白表單或資料工作表,並讓您盡可能填寫需要的欄位。完成之後,Access 便會尋找包含指定值的記錄。

附註: 雖然您可以指定記錄集中其他欄位的值,但無法為使用依表單篩選的多重值欄位指定欄位值,也無法針對資料類型為備忘、超連結、是/否或 OLE 物件的欄位指定欄位值。

例如,如果您想要在所有 [客戶] 記錄中找出符合以下條件的記錄:連絡人的職稱為負責人且其所在地為台北縣尤金市,請開啟 [客戶] 資料工作表或表單,然後在 [常用] 索引標籤上,按一下 [排序與篩選] 群組中的 [進階],再按一下 [依表單篩選]

輸入第一組值,然後按一下資料工作表或表單底端的 [或] 索引標籤,然後輸入下一組值。請注意,如果想要以欄位值進行篩選,而不受到其他欄位值的影響,必須在 [尋找目標] 索引標籤和每個 [或] 索引標籤上輸入該值。每個 [或] 索引標籤皆代表不同的篩選值組。

查看只符合您所輸入的記錄 ︰   在常用] 索引標籤上,在排序與篩選] 群組中,按一下 [ 切換篩選.

透過填寫表單套用篩選

  1. 在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表或查詢,或是在 [表單檢視] 中開啟表單。

  2. 請確定未篩選] 檢視。在 [記錄選取器] 列中,確認 [ 未篩選或變暗未篩選] 圖示會出現。

  3. 常用] 索引標籤上,在排序與篩選] 群組中,按一下 [ [進階],然後再按一下快顯功能表上,依表單篩選]

  4. 根據您使用的是 [資料工作表檢視] 或 [表單檢視],請執行下列其中一項動作:

    資料工作表檢視 ︰按一下 [您想要篩選,按一下出現的箭號,然後選取 [值] 欄中的第一列。若要新增額外的值,只要按一下底部的 [資料工作表] 索引標籤,然後選取另一個值。

    在 [表單檢視︰ 按一下控制項,在出現的箭號,然後選取要篩選的值。若要新增額外的值,請按一下 [ 底部的表單] 索引標籤,然後選取另一個值。

    提示: 您無法使用此篩選: [依表單,指定欄位值的多重值欄位,但您可以指定錄集中的非多重值欄位的值。

    • 若要指定欄位可能的值清單,請使用 or 運算子。例如,在 [縣市] 欄位中指定「台北縣」或「奧勒岡州」可篩選包含其中任何一個值的記錄。

    • 如果要以控制項 (例如核取方塊或按鈕) 的狀態做為篩選依據,請按一下該控制項,以變成您想要的狀態。如果要讓控制項回到中立位置,而非篩選記錄的準則,請確定控制項無法使用 (顯示成灰色)。

    • 若要篩選的 null (遺失),非 null 的記錄,空白 (空或 」 」),或非空白值中,輸入Is Null不是空值」 」,或不 」 」 ] 欄位中。

  5. 若要指定兩組備用的準則 (例如,只想查看 [國家地區] 值為美國而且生日在四月的連絡人名單),請執行下列其中一項:

    • 若要擷取所有符合多組準則的任何一個,請輸入準則的第一組指定準則的記錄,請按一下 [ 或者] 索引標籤,然後輸入 [下一組準則。請注意,是否您想為其他欄位的值亦篩選的欄位值時,您必須輸入的值尋找] 索引標籤和每] 索引標籤。換句話說, 尋找] 索引標籤,每個] 索引標籤代表篩選值的替代組合。

    • 另請注意,每次您新增的欄位條件] 索引標籤,Access 會建立另一個] 索引標籤。這可讓您指定 「 或 」 的多個準則。篩選會傳回包含指定的值的所有任何記錄尋找] 索引標籤,或在第一個指定的值的所有] 索引標籤,或在第二個指定的值的所有] 索引標籤,依此類推。

若要移除篩選並顯示所有記錄,請按一下再次切換篩選

若要依表單修改篩選,按一下 [進階],然後按一下 [ 再依表單篩選。目前的篩選準則集合會顯示。

進階篩選

在某些情況下,您可能想套用進階篩選類型的篩選,而必須自行編寫篩選準則。例如,若要尋找包含過去七天或六個月內之日期的記錄。

使用進階篩選需要編寫運算式。運算式類似 Excel 中的公式,以及設計查詢時所指定的準則。

會使用進階篩選的一個例子是尋找過去七天內生日的連絡人名單。套用進階篩選之後,即可進一步限制國家/地區為美國的結果。

套用進階篩選

  1. 在下列任何一種檢視中開啟資料表、查詢、表單或報表:[資料工作表檢視]、[表單檢視]、[報表檢視] 或 [版面配置檢視]。

  2. 確定檢視尚未經過篩選。請確認記錄導覽列的 [無篩選條件] 是呈灰色 (表示無法使用)。如果看不到記錄導覽列,請在 [常用] 索引標籤上的 [排序與篩選] 群組中按一下 [進階],然後按一下 [清除所有篩選] (如果 [清除所有篩選] 是呈灰色,就沒有作用中的篩選)。

  3. 常用] 索引標籤中排序與篩選] 群組中,按一下 [ 進階] ,然後按一下快顯功能表上的進階篩選/排序

  4. 將要做為篩選依據的欄位加入格線中。

  5. 在每個欄位的 [準則] 資料列中指定準則。準則將成組套用,而且只會顯示符合 [準則] 資料列中所有準則的記錄。若要指定單一欄位的備用準則,請在[準則] 資料列輸入第一個準則,並在 [或] 資料列輸入第二個準則,依此類推。

    提示: 

    • [或] 資料列中的整組準則會成為 [準則] 資料列中準則組的備用準則。任何要套用至兩組準則的任何準則,都必須輸入於 [準則] 資料列和 [或] 資料列之中。按一下 [切換篩選] 查看篩選的列。

    • 若要瞭解如何撰寫準則的好方法是套用一般篩選或篩選,而產生的結果,接近您要尋找的範圍。然後,以篩選套用至檢視,顯示篩選物件] 索引標籤

篩選文件索引標籤上的特殊命令

兩個特殊命令可提供給您在篩選文件] 索引標籤。當您以滑鼠右鍵按一下任何一處設計格線中,[] 索引標籤上方時從查詢載入另存成查詢命令可快顯功能表上。

特殊篩選選項

[從查詢載入] 命令可以將選取的查詢設計載入格線,讓您可以使用查詢準則做為篩選準則。

[另存成查詢] 命令則可讓您將篩選設定儲存成新查詢。

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移除或重新套用篩選

若要切換為未篩選的資料檢視,請按一下記錄導覽列上的 [已篩選] 移除篩選,以還原成完整的檢視。

移除目前的篩選之後,篩選將暫時從檢視中的所有欄位移除。例如,如果先在 [國家 (地區)] 與 [出生日期] 欄位上套用篩選,然後再移除篩選,便會再次看到所有的記錄。

若要重新套用最近使用過的篩選,請按一下記錄導覽列上的 [未篩選的]

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清除篩選

請清除您已經不需要的篩選。清除完成後,篩選便會從檢視中刪除,而且您再也無法透過按一下狀態列上的 [未篩選的] 重新套用篩選。您可以清除單一欄位的單一篩選,或是清除檢視中所有欄位的所有篩選。

  • 若要清除單一欄位的單一篩選:請以滑鼠右鍵按一下已篩選的資料行或控制項,然後按一下 [清除欄位名稱的篩選]

  • 若要清除所有篩選,從所有欄位 ︰ 在常用] 索引標籤中排序與篩選] 群組中,按一下 [ [進階],然後按 [快顯功能表上的 [都清除所有篩選

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儲存篩選

儲存篩選對您下次使用可能會很有幫助。儲存物件時,將一併儲存關閉資料表、查詢、表單或報表時作用中的篩選設定,以在重新套用時使用。不過,依預設,下次開啟物件時並不會自動套用這些篩選設定。

若要確保下一步物件的屬性工作表中開啟資料表、 查詢、 表單或報表時,會自動套用目前的篩選,請將 [物件的FilterOnLoad屬性設定為[是]FilterOnLoad屬性會套用在下次開啟物件。每當您變更此設定時,您必須關閉該物件,並重新開啟時,若要套用新的設定。

附註: 載入物件時,就會只套用FilterOnLoad屬性設定。在 [設計] 檢視中設定此屬性的物件,然後切換至其他檢視不會導致,設定才會套用。您必須關閉並重新開啟,變更物件FilterOnLoad屬性設定,才會生效。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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