套用或移除站台的文件刪除原則

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

組織常會基於符合性、法律或其他法規,而必須在特定的一段時間內保留文件。但是,將文件保留超過要求時間,可能會讓組織暴露在法律風險下。為此,您的組織可能會為站台建立文件刪除原則,一般商業文件可能必須在建立的五年之後刪除。

視組織之不同,文件刪除原則有可能是:

  • 強制   :站台擁有者無法選擇不採用強制原則,因為此原則會自動套用至站台。

  • 預設   :預設原則會自動套用至站台,但站台擁有者可以:

    • 選擇其他原則 (如果有的話)。

    • 選擇完全不採用原則 (如果該原則與站台中的內容不相關)。

  • 既非強制,也非預設   :在此情況下將不會對站台自動套用任何原則,站台擁有者必須自行套用原則。

文件刪除原則可能包含多個規則;例如,一個規則可能指定要在文件建立的一年後刪除文件,而另一個規則可能指定要在文件前次修改的一年後刪除文件。如果原則包含多個規則,您可以選取最適用於您的站台的規則。刪除規則會套用至站台中的所有文件庫。一個站台在同一時間只能有一個作用中的原則和規則。與原則相同,規則也可設為預設值,而在原則套用時自動隨之套用。

最後,文件刪除原則是可繼承的。當您選取站台的原則或規則時,所有子網站都將繼承此選取項目,但子站台的擁有者可選取不同的原則或規則,而解除繼承。當您選取原則或規則時,請考慮您的站台下任何子站台的內容。

檢視站台集合中可用的文件刪除原則

您的組織可以將不同的原則指派至不同的站台集合。在站台集合層級上,站台集合的擁有者可以檢視所有可供該站台集合使用的文件刪除原則。這些原則可以用於站台集合範本中 (因而也可用於所有由此範本建立的站台集合),或用於此一站台集合。

  1. 在站台集合中的頂層站台右上角,選擇 [設定] [齒輪圖示] > [站台設定]

  2. [站台集合管理] > [文件刪除原則] 下。

    附註: 只有在原則指派至站台集合後,才會出現 [文件刪除原則] 連結。此外,此連結並不會在原則指派至站台後隨即出現 — 指派原則後至多可能要 24 小時,[文件刪除原則] 連結才會出現。

  3. 在此頁面您可以檢視:

    • 目前指派的原則和相關聯的規則。選取原則以在右窗格中檢視規則。

    • 預設原則 (如果有的話) 會在 [預設] 欄中顯示 [是]

    • 如果原則已指派為 [強制],則會在清單下方顯示訊息。

此清單僅供檢視,讓站台集合擁有者檢視所有可用的原則和規則。若要套用原則,請參閱下一節。

指派給網站集合的文件刪除原則檢視

套用或移除站台的文件刪除原則

身為站台擁有者或站台集合擁有者,您的組織可能已建立可讓您套用至站台或選擇完全不採用的原則。

  1. 在右上角中,選擇 [設定] [齒輪圖示] > [站台設定]

  2. [站台管理] > [文件刪除原則] 下。

    附註: 只有在原則指派至站台集合後,才會出現 [文件刪除原則] 連結。此外,此連結並不會在原則指派至站台後隨即出現 — 指派原則後至多可能要 24 小時,[文件刪除原則] 連結才會出現。

  3. 請執行下列其中一項操作:

    • 套用原則    選取原則 > 選取該原則中的規則 > [儲存]

      一個站台在同一時間只能有一個作用中的原則和規則。您的組織可提供數個原則和規則以供選擇,或只提供一個原則或規則。

      選取原則選項

    • 選擇不採用原則    選擇 [退出:不刪除] > [儲存]

      身為站台擁有者,如果您認為文件刪除原則不適用於您的站台內容,您可以選擇不採用此原則。但您無法選擇不採用已標示為 [強制] 的原則。

      選擇加入取出] 選項

文件刪除原則會覆寫其他原則

站台可使用其他原則來保留及刪除內容:

  • 站台集合的內容類型原則。

  • 清單或文件庫的資訊管理原則。

如果您將文件刪除原則套用至已對清單或文件庫使用內容類型原則或資訊管理原則的站台,這些原則將會被忽略,而文件刪除原則會有效用。如果忽略其他原則,您會看見訊息「此站台上的內容使用文件刪除原則」。

這表示,您在規劃站台時應僅使用適用於結構化內容的原則 (資訊管理原則和內容類型原則) 或非結構化內容的原則 (文件刪除原則),而非同時使用兩種原則。選擇不採用文件刪除原則時將不會顯示警告,且其他類型的原則會繼續運作。

網站原則不受文件刪除原則的影響。

決定是否要忽略內容類型原則

如果您先前使用內容類型原則,而您現在看見此訊息,表示這些原則已沒有效用。若要還原內容類型原則,有退出選項可供使用時,您可以依照先前的說明從站台中移除文件刪除原則。如果沒有退出選項,表示文件刪除原則是強制的,這是您就必須洽詢組織中的法務人員。

  1. 在右上角中,選擇 [設定] [齒輪圖示] > [站台設定]

  2. [站台管理] > [內容類型原則範本] 下。

    使用文件刪除原則的網站上的警告

決定是否要忽略資訊管理原則

如果您先前使用資訊管理原則,而您現在看見此訊息,表示這些原則已沒有效用。若要還原資訊管理原則,有退出選項可供使用時,您可以依照先前的說明從站台中移除文件刪除原則。如果沒有退出選項,表示文件刪除原則是強制的,這是您就必須洽詢組織中的法務人員。

  • 對於清單或文件庫,請使用功能區 > [文件庫] 索引標籤 > [文件庫設定] > 在 [權限和管理] 下 > [資訊管理原則設定]

    使用文件刪除原則的網站上的警告

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

請參閱

文件刪除原則的概觀

建立文件刪除原則

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