多重值欄位入門

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

在多數資料庫管理系統中,您只能在欄位中儲存單一值,舊版 Microsoft Access 也不例外,但是您卻可以在 Microsoft Office Access 2007 中建立會存放多個值的欄位,例如已經為其指定問題的類別清單。多重值欄位適用於特定情況,例如:利用 Office Access 2007 處理 Windows SharePoint Services 3.0 清單中儲存的資訊,而且該清單包含的欄位使用 Windows SharePoint Services 所提供的其中一種多重值欄位類型。

本主題會說明 Office Access 2007 及 Windows SharePoint Services 中的多重值欄位,如何建立及何時使用多重值欄位,以及如何在查詢中使用多重值欄位。

本文內容

什麼是多重值的欄位?

在 Windows SharePoint Services 的多重值的欄位

使用多重值的欄位的時機

如何建立多重值的欄位

使用 [查閱精靈]

修改多重值欄位的設計

如何使用查詢中的多重值的欄位

何謂多重值欄位?

假設有某個工作要指定給一個員工或承包商,但是又決定要將其指定給多個員工,則可以使用 Office Access 2007 建立一個多重值欄位,該欄位即可讓您從清單中選取人員。

多重值欄位

按一下下拉式方塊時,核取方塊便會顯示為已選取狀態,以便表示您的選擇。您可以核取或取消核取清單中的項目,然後按一下 [確定] 送出選擇。

多重值欄位下拉式方塊

所選取的人員會儲存在多重值欄位中,並以逗號 (依預設) 分隔的方式顯示。

以逗號分隔值的多重值欄位

設計多重值欄位的目的是要輕鬆地支援某些實例,讓您可以在其中進行選取並儲存多項選擇,而不必建立進階資料庫設計。由於 SharePoint 清單也支援多重值欄位,因此這種欄位對於與 Windows SharePoint Services 的整合而言也很重要。

您可能很想知道為何 Office Access 2007 允許在一個欄位中儲存多個值,而其他多數相關資料庫管理系統卻不允許。其原因在於 Office Access 2007 中的資料庫引擎並不會將這些值真正儲存在單一欄位中。雖然您看到及使用的欄位似乎是單一欄位,但是實際上,這些值是在隱藏的系統資料表中獨立儲存並進行管理的。這由 Access 資料庫引擎來處理,它會自動分隔資料並將其重新組合以讓這些值顯示在一個欄位中。

從技術上來講,Access 多重值欄位會以多對多關聯性為模型。例如,若要在某個事件資料表中,將每個事件的責任指定給一個或多個員工。假設建立名為 "AssignedTo" 的多重值欄位,以將事件指定到員工。事件與員工之間的關聯性即為多對多。也就是說,可以將多個員工指定到任意一個事件,也可以將任意一個員工指定給多個事件。

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Windows SharePoint Services 中的多重值欄位

Windows SharePoint Services 2.0 支援的 選擇 欄可以讓您在單一欄位中選取及儲存多個選擇。在 Windows SharePoint Services 3.0 中,您也可以建立 [查閱] 欄位來達到此目的。為了讓 Office Access 2007 與 Windows SharePoint Services 整合並支援其欄位類型,Office Access 2007 會支援多重值欄位的使用。

當連結到使用其中一種多重值資料類型的 SharePoint 清單時,Office Access 2007 會自動在本機建立及使用 Access 多重值類型。

將 Access 資料表匯出到 SharePoint 清單,而且該資料表包含多重值欄位時,該欄位便會成為 Windows SharePoint Services 的其中一個多重值欄位類型。同樣地,將 Access 資料庫移動到 SharePoint 網站,而且該資料庫包含具有多重值欄位的 Access 資料表時,每個多重值欄位都會成為其中一種 Windows SharePoint Services 多重值欄位類型。

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何時使用多重值欄位

想要執行下列動作時,應考慮建立多重值欄位:

  • 儲存選擇清單的多重值選擇,且該選擇清單相對較小。

    在 Office Access 2007 中,使用資料表的 [設計檢視],透過 [查閱精靈] 建立多重值欄位。

  • 將 Access 資料表匯出到 SharePoint 網站,以使用 Windows SharePoint Services 中提供的多重值選擇或查閱欄位。

    在 Office Access 2007 中,使用資料表的 [設計檢視],透過 [查閱精靈] 建立多重值欄位。然後將資料表匯出到 SharePoint 清單。

  • 將 Access 資料庫移動到 SharePoint 網站,使用 Windows SharePoint Services 中提供的多重值選擇或查閱欄位。

    在 Office Access 2007 中使用 [資料表設計] 檢視的 [查閱精靈] 建立多重值欄位,然後按一下 [外部資料] 索引標籤上的 [移動至 SharePoint] 命令。

  • 連結至含有多重值 [選擇] 或多重值 [查閱] 欄位的 SharePoint 清單。

    建立連結的資料表時,Office Access 2007 多重值欄位會自動建立,並對應至 Windows SharePoint Services 欄位。

除上述情況外,如果相當確定以後不會將資料庫移動到 Microsoft SQL Server,也可以使用多重值欄位。Office Access 2007 多重值欄位在轉換為 SQL Server 時會成為包含分隔值的備忘 (ntext) 欄位。因為 SQL Server 不支援以多對多關聯為模型的多重值資料類型,所以可能會需要執行額外的設計及轉換工作。

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如何建立一個多重值欄位

開啟資料表時,資料表會在 [資料工作表檢視] 中開啟。在 [資料工作表] 索引標籤上按一下 [欄位與欄] 群組中的 [查閱欄],即可加入多重值查閱欄。[查閱精靈] 會隨即啟動,並引導您完成建立查閱欄的程序。

  1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [開啟]。

  2. [開啟] 對話方塊中選取並開啟資料庫。

  3. 在 [功能窗格] 中按兩下要建立查閱欄的資料表,以便將其開啟。

  4. [資料工作表] 索引標籤上,按一下 [欄位與欄] 群組中的 [查閱欄]

    Access 功能區圖像

    [查閱精靈] 隨即出現。

    您要在其上選擇資料表/查詢或值清單的 [查閱精靈] 頁面

  5. 在 [查閱精靈] 的第一個對話方塊,您必須決定要讓查閱欄根據表格或查詢中的值,還是根據您所輸入的值清單。

    多值查閱欄最常見的類型是顯示從相關表格或查詢中所搜尋之值的查閱欄。

  6. 若要瞭解如何完成 [查閱精靈,請參閱使用 [查閱精靈]。如需如何建立多重值的欄位的更多深入資訊,請參閱新增或變更查閱欄,可讓您儲存多重值

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使用查閱精靈

在 [資料工作表檢視] 中建立查閱欄、從 [欄位清單] 窗格中拖曳欄位至 [資料工作表檢視] 中所開啟的資料表,以及在 [設計檢視] 的[資料類型] 欄中選擇 [查閱精靈] 時,都會呼叫 [查閱精靈]。本精靈會引導您進行建立查閱欄所需的步驟,並自動設定適當的欄位屬性以符合您的選擇。本精靈也會視需要建立資料表關聯性與索引,以支援查閱欄。

精靈出現時,您必須決定要讓查閱欄根據表格或查詢中的值,還是根據您所輸入的值清單。多數情況下,如果資料庫具備完善設計且資訊劃分成以主題為基礎的資料表,您可以選擇讓查閱欄根據表格或查詢。

  • 建立以資料表或查詢為基礎的多重值查閱

    當您拖曳 [欄位清單] 窗格中的欄位以建立多重值欄位時,系統會自動為您完成下列程序中的頭兩個步驟,而讓您從第三個步驟開始執行。

    1. 按一下 [查閱精靈] 中的 [我要讓查閱欄位查閱資料表或查詢中的數值],然後按一下 [下一步]。

    2. 從清單選取表格或查詢,然後按一下 [下一步]

    3. [可用的欄位] 下方,按一下要納入查閱中的欄位。

    4. 按一下大於符號按鈕 (>),將選取的欄位移動到 [已選取的欄位] 清單中。

    5. 重複上述兩個步驟,直到您在 [已選取的欄位] 清單中列出要納入查閱的所有欄位為止,然後按 [下一步]

    6. 您可以選擇性地選取一到四個用以排序查閱項目的欄位,然後按 [下一步]。按一下 [遞增] 按鈕,將遞增形式的查閱項目排序切換為遞減形式的查閱項目排序。請注意,按鈕的名稱將會切換為 [遞減]。再按一下按鈕,即可切換回遞增。按 [下一步] 繼續作業。

    7. 如有需要,可以調整查閱欄位的資料行寬度,然後按一下 [下一步]

    8. 選取 [您要儲存此查詢的多重值嗎?] 底下的 [允許多重值] 核取方塊。

      附註: 必須選取此核取方塊,才能儲存多重值。

    9. 按一下 [完成]。

      當您按一下 [完成] 按鈕時,會建立查閱欄,其欄位屬性會根據您在查閱精靈中所做的選擇來設定。

    10. 若要儲存資料表,按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,再按一下 [儲存

  • 建立以輸入值為基礎的多重值查閱

    1. 按一下 [查閱精靈] 中的 [我會輸入我想要的值],然後按一下 [下一步]

    2. 輸入欄數。然後,輸入每個值。若要移至下一欄或列,請按 TAB 鍵。

    3. 完成值的輸入後,按一下 [下一步]

    4. 如果您指定在步驟 2 的多個資料行,您必須選擇您用以唯一識別每個值的欄。在 [可用欄位] 方塊中,按兩下您要用來唯一識別每個值的資料行。

      附註: 如果您在步驟 2 中沒有指定多個資料欄,就不會出現這個步驟。

    5. 在 [查閱精靈] 中為查閱資料行輸入標籤。

    6. 選取 [您要儲存此查詢的多重值嗎?] 底下的 [允許多重值] 核取方塊。

      附註: 必須選取此核取方塊,才能儲存多重值。

    7. 按一下 [完成]。

      當您按一下 [完成] 按鈕時,會建立查閱欄,其欄位屬性會根據您在查閱精靈中所做的選擇來設定。

    8. 若要儲存資料表,按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,再按一下 [儲存

      建立多重值欄位之後,在 [資料工作表檢視] 中檢視資料表時,該欄位便會顯示成核取方塊下拉式清單。

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修改多重值欄位的設計

如需如何修改多重值欄位的設計的資訊,請參閱新增或變更查閱欄,可讓您儲存多重值的文件。

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如何在查詢中使用多重值欄位

在查詢中使用多重值欄位時,必須確定是要擷取包含由逗點分隔之所有值的完整多重值欄位,還是要分別擷取每個值的列。例如,假設 [問題] 資料表中包含 AssignedTo 欄位,您要使用該欄位將問題指定給員工,則可以建構包含 AssignedTo 欄位的查詢,如下所示:

  1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [開啟]。

  2. [開啟] 對話方塊中,選取並開啟資料庫。

  3. [建立] 索引標籤上,按一下 [其他] 群組中的 [查詢設計]

    Access 功能區圖像

  4. [顯示資料表] 對話方塊中,按一下包含多重值欄位的資料表 (在此範例中為 [問題]),然後按一下 [新增]

  5. 按一下 [關閉]。

  6. 將所要使用的欄位拖曳到查詢格線。在這個範例中,則是將 [標題] 欄位和名為 "AssignedTo" 的多重值欄位拖曳到查詢格線。

  7. [設計] 索引標籤上,按一下 [結果] 群組中的 [執行]

查詢結果會與下列圖像類似,第一欄顯示問題標題,第二欄顯示多重值欄位:

顯示 [Title] 及 [AssignedTo] 欄位的查詢結果


假設您要查看展開的 AssignedTo 多重值欄位,讓每個 AssignedTo 值都顯示在單獨一列中。若要這樣做,必須將字串 ".Value" 附加至 [欄位] 列中的 AssignedTo,從而指定 [Value] 屬性,如下列查詢格線中所示:

顯示 Title 及 AssignedTo.Value 的查詢格線

如果指定 [欄位] 列中的 AssignedTo,則執行查詢時,Access 會將多重值欄位中的所有值都顯示在一列中。不過,當您使用 Value 屬性 (如,AssignedTo.Value) 時,Access 會以展開的形式顯示多重值欄位,讓每個值都顯示在單獨一列中。您可以建立如下的查詢來顯示個別的值:

  1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [開啟]。

  2. [開啟] 對話方塊中,選取並開啟資料庫。

  3. [建立] 索引標籤上,按一下 [其他] 群組中的 [查詢設計]

    Access 功能區圖像

  4. [顯示資料表] 對話方塊中,按一下包含多重值欄位的資料表 (在此範例中為 [問題]),然後按一下 [新增]

  5. 按一下 [關閉]

  6. 將要使用的欄位 (在此範例中是名為 "AssignedTo.Value" 的多重值欄位) 拖曳至查詢格線。

  7. [設計] 索引標籤上,按一下 [結果] 群組中的 [執行]

查詢結果會與下列圖像類似,第一欄顯示問題標題,第二欄顯示 AssignedTo.Value:

顯示 Title 及個別 AssignedTo 值的查詢結果

如需有關如何使用查詢中的多重值的欄位的詳細資訊,請參閱使用查詢中的多重值的欄位

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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