外部資料簡介

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

使用 Business Connectivity Services 您可以將外部資料連線到您的 SharePoint 網站,它位於原生至您的網站。以下是集合的外部資料、 自何處取得,以及如何使用它的相關資訊。

外部資料概觀

如需詳細資訊,請參閱尋找外部資料的相關內容

本文內容

瞭解全貌

為什麼要使用外部資料?

三個基本案例

有快速享受過程

角色您是哪一種?

完成基礎工作

瞭解您的 SharePoint 環境

取得正確的軟體

正確安裝軟體

妥善選擇您的外部資料

考量效能

實作安全第一

奠定: 外部內容類型

SharePoint 產品中運用外部資料

讀取和寫入外部清單中的資料

新增外部資料欄至清單和文件庫

使用商務資料網頁組件建立解決方案

將外部資料用於設定檔頁面、 動作或搜尋

工作流程中使用外部資料

在 Office 產品中運用外部資料

分析在 Excel 中的外部資料

新增外部資料至 Word 文件

同步處理 Outlook 中的外部資料

使用 InfoPath 表單強化外部資料存取

新增外部資料至發佈的 Visio 圖表

在 Access 中匯入和重新整理外部資料

瞭解全貌

使用外部資料的原因有許多種。小型團隊通力合作也可以根據外部資料建立商務解決方案。以下為常見的作法及成果。

為什麼要使用外部資料?

當您使用 SharePoint 產品以協助簡化商務活動時,可能需要加入資料庫、企業營運應用程式和 Web 服務等外部資料。但是這些外部資料通常如同與世隔絕,僅限具有權限的人存取,或者根本難以取得。有沒有什麼方法可以將這些外部資料順利融入 SharePoint 產品和 Office 產品當中,以便您運用類似的介面,進一步強化您的企業呢?

這就是 Business Connectivity Service 的功能。它可以安全、有效地以對各種外部資料進行讀取/寫入存取。這項作業是透過向標準使用者和程式設計介面提供完整架構而完成。此外,您還可以建立各種商務解決方案:適合初級到中級活動 (皆無程式碼) 的 SharePoint 複合解決方案,以及適合進階需求之以程式碼為基礎的解決方案。例如,您可以:

  • 為員工人事資料建立一份類似原生 SharePoint 清單的 SharePoint 外部清單 (這些人事資料是儲存在使用者可以讀寫的後端資料庫中)。

  • 連線貴公司企業資源規劃 (ERP) 系統中的最新客戶資料作為一組 Outlook 連絡人,或甚至提供離線存取。

  • 建立連結到受控制之企業營運應用程式的活動規劃解決方案,但是使用 SharePoint 行事曆以供所有人檢視。

  • 透過運用網路外部資料的酷炫視覺化使用者介面,建立 Microsoft Silverlight 應用程式。

簡而言之,Business Connectivity Service 可讓您連線到外部資料、與外部資料互動,以及解除鎖定外部資料的值。

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三個基本案例

還想進一步瞭解嗎? 以下就是三種採用 Business Connectivity Service 的基本解決方案範例。

服務台    大型企業擁有服務台、 提供內部的技術支援。支援要求與技術支援知識庫會儲存在外部資料庫,但會完全整合的 SharePoint 網站中使用外部清單和商務資料網頁組件。資訊工作者也可以在線上Microsoft Outlook 2013中檢視其目前的要求。技術支援專業人員可以檢視要求指派給他們在Outlook 2013線上和離線存取。工作流程自動管理支援議題透過每個階段: 開啟,指派、 Escalated、 已解決及已關閉。管理員的技術支援小組,使用適當的權限,可顯示指出分派給每個支援專家、 最目前重要的問題,以及的數字由指定期間的每個支援專員的支援事件的支援議題數的說明電話機報表的儀表板。經理也可以將資料匯出至Microsoft Excel 2013進一步詳細的分析使用設定格式化的條件和圖表。

藝人追蹤器    人才機構會將它的師資料庫整合至其內部的 SharePoint 小組網站,包括師、 連絡資訊以及效能排程的完整清單。錄製協定在表單中的 Word 文件範本會產生與自動填滿的最新的藝人資訊。工作流程會引導您透過其不同階段的每個合約。代理程式可以使用的 InfoPath 表單,以新增到外部清單新師]。使用此解決方案,人才代理程式一定的資訊需要附近,他們可以執行許多的重要工作使用熟悉的 Office 產品。

銷售儀表板    銷售儀表板應用程式可協助您快速找到銷售訂單] 和 [管理客戶關係管理 (CRM) 系統中的客戶資訊的銷售單位。根據他們的角色和個別權限,銷售分析資訊、 個別小組成員的銷售效能資料、 潛在和客戶的連絡資訊及訂單,可以檢視小組成員。銷售專業人員可以檢視其每日行事曆、 檢視工作指派給他們的經理、 小組成員與共同作業及閱讀產業新聞。銷售地區的 Visio 圖表地圖的每個月的銷售額,並包含輕鬆地重新整理後端資料庫中的即時資料。藉由使用 Word 文件,管理員可以快速撰寫每月自動包含資料的外部系統的狀態報表。

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享受過程

Business Connectivity Service 就像一個大型架構,包含了許多 SharePoint 和 Office 功能。不過它並不是「現成的」功能,因為每一個外部資料來源都是唯一的,每一家公司都有其專屬的需求。當您在內部部署或雲端完成基礎工作之後,就可以在 SharePoint 產品和 Office 產品內運用外部資料。您在使用外部資料時,通常會經歷三個不同的階段:

基礎階段    在此階段,您可以規劃、 準備,並設定如何存取外部資料。通常這表示密切使用系統管理員,有時候開發人員若要瞭解需要發生的情況。重要的目標識別企業和技術需求,準備外部資料來源,確保資料的安全存取使用 Secure Store Service,設定整個解決方案的範圍。關鍵的目標建立外部內容類型,也就是連線、 中繼資料及其他資訊用來擷取外部資料的詳細的套件。

SharePoint 階段    當已配置基礎工作時,您現在可以曲面圖中各種不同的方式,包括外部 SharePoint 產品中外部資料清單,外部資料欄商務資料網頁組件,工作流程、 搜尋結果、 設定檔頁面、 動作],[SharePoint],以及程式碼為基礎的 SharePoint 元件或解決方案的應用程式。

Office 階段    一旦您建立的外部資料存取 SharePoint 產品中,您現在可以呈現各種不同的 Office 產品 (包括 Excel、 Word、 Outlook、 Visio、 存取和 InfoPath) 中的資料 Office,以及程式碼型 Office 元件、 增益集或解決方案的應用程式。

開發的三個階段

您可以在本文稍後找到有關每一種功能的詳細資料。

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您是哪一種角色?

根據外部資料開發解決方案通常屬於小組工作,而您工作的方式是取決於您的角色。下列圖表顯示整體開發生命週期所涵蓋之角色與解決方案的高層級檢視。

開發週期角色及工作

使用者    使用者會使用 SharePoint 產品及 Office 產品的基本功能組合簡單的解決方案。範例包括:

  • 建立外部清單、不同的清單檢視,以及新增各種篩選和排序。

  • 將外部清單匯出到 Excel 2013,進行進一步的資料分析。

  • 將外部清單連線到 Outlook 2013,以線上和離線方式使用外部資料。

進階使用者    進階使用者建立簡單的中繼、 無程式碼的商務解決方案,並經常需要商務分析師技巧,以瞭解資料庫系統與組織中的整體的商務程序。他們也以系統管理員和開發人員,以及企業管理員通訊的需求,可能是網站設計工具。範例包括:

  • 使用 Microsoft SharePoint Designer 2013 建立外部內容類型。

  • 在文件庫建立外部資料欄,然後將資料欄連結到自訂 Word 範本內的內容控制項,例如合約或發票。

  • 自訂 InfoPath 表單,取代預設的 SharePoint 清單表單。

  • 設計一個網頁,以實用的方式連線商務資料網頁組件來建立資訊工作區。

  • 建立提供自訂表單、檢視、功能區命令、動作和工作窗格之以 Outlook 為基礎的解決方案。

  • 建立使用外部清單資料的工作流程。

系統管理員    系統管理員管理使用者權限與安全性數種不同的 SharePoint 元件包括外部內容類型以及外部的資料庫。要徑的活動涉及設定 Secure Store Service 目標應用程式],將對應的認證,並決定最佳驗證方法。作業的其他範例包括:

  • 管理和設定外部資料存取、權限和查詢。

  • 從 Business Data Connectivity 中繼資料儲存區匯入和匯出外部內容類型。

  • 設定自訂設定檔頁面、動作和搜尋結果。

開發人員    開發人員建立各種不同的自訂解決方案該範圍內的目標、 可重複使用的元件進階的程式碼解決方案。範例包括:

  • 以 Microsoft Visual Studio 開發的進階外部內容類型,例如使用複雜階層式資料的自訂欄位類型。

  • 從多個服務彙總的資料會顯示為單一 BDC 模式。

  • 可重複使用的元件、自訂網頁組件、自訂工作流程活動,以及程式碼後置的 InfoPath 表單。

  • Outlook 解決方案的自訂外部資料組件。

  • Microsoft Silverlight 應用程式和 Office 增益集。

  • 使用事件架構來自訂提醒。

  • 使用 Managed 程式碼自訂連線或解決方案。

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完成基礎工作

無論您決定建立何種外部資料解決方案,都必須建立強大的基礎,換句話說:您必須取得並設定適當的軟體、選擇並準備外部資料來源、開啟 SharePoint 服務與帳戶,以及建立外部內容類型。

瞭解您的 SharePoint 環境

當您使用或建立外部資料解決方案時,應留意功能會根據您的 SharePoint 環境而有所不同:

  • 內部部署    如果您建立的解決方案使用者和解決方案都完全內部部署 (在防火牆後),則會支援所有的 Business Connectivity Services 功能。

  • 雲端    如果您使用 SharePoint Online (方案 2、 E3 和 E4) 在 Office 365 中,則是可用功能的子集合。例如,支援外部清單、 商務資料網頁組件] 和 [事件架構,但設定檔頁面、 動作和連接器架構不是。此外,您可以只連線至這些資料來源: WCF Web 服務、 OData 和 SQL Server Azure。

  • 混合式部署    您的組織可能已經有大量的投資內部部署資料來源,例如線條的商務應用程式和 ERP 系統。但您的組織可能也會在混合式 SharePoint 環境,在其中一些員工都是內部部署和部分都在雲端。在混合式部署中,您也可以建立混合式外部資料解決方案,好讓雲端中的使用者可以存取的內部部署資料來源。例如,使用者可以使用 SharePoint Online 完成費用報表在出差時,並且可費用與內部部署 SAP 系統立即重新同步處理。您可以連線到任何支援的內部部署資料來源,但您必須使用 OData 服務,可能會需要更多開發和設定。

取得正確的軟體

Business Connectivity Services (BCS) 的功能分散於不同的 SharePoint 版本。請使用下表幫助您做出正確的選擇。

Business Connectivity Service 功能

SharePoint Foundation 2013

SharePoint Server 2013 (標準版)

SharePoint Server 2013 (企業版)

SharePoint Online (SPO)
方案 2
(E3、E4)

註解

外部清單

外部資料欄

Business Data Connectivity Service

SPO 僅支援 WCF 和 SQL Server Azure 連接器

Secure Store Service

SPO 僅支援群組認證

外部資料搜尋

設定檔頁面

動作

商務資料網頁組件

Office 產品支援

豐富的用戶端擴充功能 *

應用程式範圍的 BCS

連接器架構

事件架構

OData 連接器

BCS OM API

混合 (SPO 至內部部署)

僅在使用 OData 連接器時可用

* 加入表單控制項來顯示外部資料和版面配置,將資料顯示在 Outlook 工作窗格和表單區域中。只適用於 Microsoft Office Professional Plus 2013。

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正確安裝軟體

安裝正確的軟體之後,還必須正確地加以設定。尤其是:

準備外部資料來源    系統管理員可能需要建立一個帳戶,並提供的資料來源的權限,以確保正確的人員能存取資料和的資料不會結束不正確。在外部資料庫中,系統管理員可能也會想要建立特定的資料表、 檢視、 查詢等將結果所需只限制,並協助改善效能。

設定 SharePoint 服務    管理員必須啟動 Business Data Connectivity Service、 Secure Store Service 及 Visio Services。

設定 Secure Store service    系統管理員必須決定外部資料來源的最佳存取模式、 建立目標應用程式,以及設定目標應用程式的認證。

設定 Business Data Connectivity Service    系統管理員必須確定建立外部內容類型的使用者,有 Business Data Connectivity (BDC) 中繼資料儲存區權限,而且適當的使用者擁有存取權的外部清單為基礎的外部內容類型。

確保 Office 產品已可供使用    若要同步處理外部資料,以使用 Office 產品,您必須 Windows 7 或更新版本的下列免費軟體產品、 SQL Server Compact 4.0、.NET Framework 4 及 WCF Data Services 5.0 for OData V3 (如有需要,您會自動提示您下載軟體) 每個用戶端電腦上。此外,確定 Office 的安裝選項, Business Connectivity Services已啟用 (這是預設值)。這個選項會安裝的 Business Connectivity Services Client Runtime 執行下列動作: 快取與外部資料與同步處理、 對應到外部內容類型的商務資料,顯示外部資料項目選擇器中的 Office 產品,和執行 Office 產品中的自訂解決方案。

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妥善選擇您的外部資料

您可以使用多種外部資料來源,包括資料庫、企業資源規劃 (ERP) 系統、OData 以及進階連接器。

資料庫    組織及公司的所有圖形和大小取決於 [每日作業的資料庫。資料庫可以包含各種不同的資料類型,包括文字、 數字、 圖像和文件,而且有許多用途,包括財務、 製造、 保險、 和資料導向的公司網站。一般支援的資料庫包括: Microsoft SQL Server、 Oracle、 IBM DB2 及任何符合 ODBC 或 OLE DB 介面標準的資料庫。

ERP 系統    ERP 系統整合整個組織的業務資料與程序,並執行許多基本活動的任何商務包括:

商務功能

商務程序

財務與會計

總帳、應付帳款與應收帳款、現金管理、固定資產以及預算

人力資源

薪資、訓練、福利、退休、招募和多樣性管理。

客戶關係管理 (CRM)

銷售與行銷、佣金、服務、客戶合約以及客服中心支援。

製造

工程、物料表、工作訂單、排程、工作流程管理、品質控制以及產品生命週期管理。

供應鏈

庫存、訂單項目、採購、規劃、檢查與給付流程。

專案管理

成本計算、帳目、時間與費用、績效單位與活動管理。

一般支援的 ERP 系統包括 SAP、Duet、Microsoft Dynamics、Siebel 和 JD Edwards。

OData    開放式資料通訊協定 (OData) 提供建立 (文章)、 已讀取 (取得)、 更新 (放入) 和刪除 (Delete) 作業存取 Web 服務的其餘部分為基礎的標準。OData 視為 ODBC 和 OLE DB 網頁等於。傳回資料在 XML 或 JavaScript 物件標記法 (JSON) 格式中。常見的 OData 來源包括熟悉網站 (Amazon,例如 E 灣 Azure 資料市場,與 Netflix)、 資料庫,甚至其他 SharePoint 網站。

進階連接器    其他資料來源,開發人員可以提供進階的外部資料存取:

  • 使用 ADO.NET 可讓您存取任何使用 ADO.NET 提供者的資料來源。

  • 使用 WCF 和 Web 服務可讓您存取 Web 服務和 Windows Communication Foundation (WCF)。

  • 使用 .NET Connectivity Assemblies 可讓您在 ADO.NET 提供者或 Web 服務無法使用時存取資料來源。

  • 將不支援的專屬資料類型轉換為支援的 .NET 資料類型。

  • 針對資料結構經常變更且需要自訂資料連線、傳輸方法和連接器安裝的大規模資料來源建立自訂解決方案。

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考量效能

任何商務解決方案都必須將效能列入考量,外部資料也不例外。幸好 Business Connectivity Service 在設計上已經減少許多效能瓶頸和考量。一般說來,資料擷取、分頁、篩選和排序會卸載到外部資料來源,以協助減少 SharePoint 產品所需的記憶體和處理資源。

另外,Business Connectivity Services 在伺服器 (Business Connectivity Services 快取) 和用戶端電腦 (Business Connectivity Services 用戶端執行階段快取) 上都有內建快取,可能無法立即顯示外部資料系統的最新值。但是您可以根據使用者的需求,以及您所建立的解決方案,來調整重新整理間隔。雖然並非所有使用者都需要立即查看最新資料,不過如果需要,他們可以重新整理外部清單或 Outlook 連絡人資料夾。

在用戶端電腦上離線工作的功能,也代表使用者不必連線到外部資料,就可以繼續工作,但是當他們重新連線時,資料就會正確更新且同步處理。

整體來說,這些效能功能有助於加速 SharePoint 網頁上和 Office 產品中外部資料的顯示、重新整理和資料作業。

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實作安全第一

外部資料解決方案的安全是不容忽視的,因為資料對於企業來說至關重要,絕不能讓不當的使用者進行檢視或變更。另外,保護資料的方法有很多種,您應該希望您的解決方案能夠既簡單又安全。幸好,要把複雜性降到最低並不是沒有辦法,主要的辦法就是使用 Secure Store Service。

簡而言之,要保護外部資料的安全,必須先回答兩個基本問題:

您是誰?    這個程序又稱為驗證,也就是藉由取得認證 (您的使用者名稱和密碼) 來驗證您的身分。

您可以做什麼?    這個程序稱為授權,也就是藉由取得您被授予的權限清單,判斷您可以對哪些資料項目執行哪些工作。

首先,管理員會協助判對外部資料來源的最佳存取模式。請注意,如果目前使用者的帳戶不同,通常商務解決方案都會驗證外部資料的存取。但是用不同認證登入的程序可能既複雜又麻煩。而 Secure Store Service 可提供儲存區和認證對應,正好可以提供解決方案。您只需要登入一次,這一點更加簡化外部資料來源的使用。

比方說,如果您是以一組認證登入 SharePoint 網站,但是您希望存取的外部清單,是以使用另一組認證的 Siebel 應用程式為依據,這時候管理員就可以設定 Secure Store Service,讓它自動對應這兩組認證,這樣您就不必再登入一次了。

Secure Store Service 也可以幫助您管理惡名昭彰的「雙躍點」問題,即每次驗證都需要在兩部電腦之間有一個「躍點」,除非您採取防範措施,否則這個問題很可能會危害安全性。

如何解決雙躍點問題

接下來,管理員會根據權限建立幾層安全性層級,就像在堡壘周圍架設下幾道防線,以確保對以下項目的適當授權及存取權:

  • 外部資料庫或系統中的資料。

  • Business Data Connectivity 中繼資料儲存區中的外部內容類型。

  • 外部清單或外部資料欄。

最後,管理員可透過加密,增添一層額外的保護。如果您的外部資料解決方案也使用 Office 應用程式,管理員就可以使用 Windows 加密檔案系統來保護 Business Connectivity Service 用戶端執行階段快取。有些外部資料來源也會提供資料加密方法。

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奠定基礎:外部內容類型

外部內容類型是所有外部資料解決方案的核心。它們就像是您和外部資料來源之間的代理人。典型的外部內容類型是一個組織完善的資訊套件,其中包含下列資訊:

  • 資料來源的連線資訊,例如位置、名稱,以及驗證模式。

  • 表格、欄位、主索引鍵和外部索引鍵、驗證以及資料類型 (又稱為中繼資料) 的定義。

  • 您可以執行的資料作業,例如建立、讀取、更新、刪除和查詢 (又稱為 CRUDQ)。

  • 其他資訊和行為,例如對應的 Office 資料類型,或是離線同步處理的啟用。

  • 各種篩選,這些篩選會查詢資料,並協助隔離結果與限制,以提升效能。

  • 外部內容選擇器 (用於擷取整個使用者介面的外部資料) 的身分識別欄位和顯示欄。

  • 以兩個相關表格間之主索引鍵和外部索引鍵為根據的關聯,例如「訂單」和「客戶」。

只要由一位聰明的使用者定義外部內容類型,就能使其他使用者免於遭遇使用外部資料時的固有複雜性。此外,這些資訊會儲存在一個特殊 BDCM 檔 (.bdcm,使用 XML 格式),然後存放在 Business Data Connectivity 中繼資料儲存區。這種方法可讓您輕鬆地維護、更新、保護和重複使用不同網站的外部內容類型。例如,您可以輕鬆地匯出和匯入檔案,將它從開發環境部署到生產環境,或是與其他網站集合共用。

順帶一提,所謂聰明的使用者不必是 XML 的專家。有兩種工具可以幫助您建立外部內容類型:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    可以定義和宣告式的方式更新外部內容類型,然後將它發佈到 Business Data Connectivity 中繼資料儲存區。

  • Microsoft Visual Studio 2012    如果您的外部資料複雜,或不支援SharePoint Designer 2013,您可以使用 [XML 編輯器 Visual Studio 中 (提供 Intellisense) 建立 XML 模型,或使用 Visual Studio 外部內容類型設計工具建立提供自訂的後端整合邏輯透過.NET Framework.NET Connectivity 組件。

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在 SharePoint 產品中運用外部資料

現在您已經為外部資料打好穩固安全的基礎了,接下來要講解的就是如何在 SharePoint 產品中加以運用。

讀取和寫入外部清單中的資料

外部清單是以外部資料為基礎之 SharePoint 解決方案的主要建置組塊。而讀取和寫入外部資料的方式與使用 SharePoint 清單的方式相仿。 除了行為有些許不同之外,外部清單的外觀和操作與原生清單其實非常類似。例如,您可以建立檢視,並且使用以公式算出的值,但是不能附加檔案或追蹤版本。

您也可以使用 SharePoint Designer 2013 來建立外部清單。

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新增外部資料欄至清單和文件庫

您可以合併外部資料欄和原生清單或文件庫中的其他欄。由於有外部資料欄新增至原生清單或文件庫,因此所有相關的清單或文件庫功能都會如常作用,包括版本設定、核准、存回及取出、檔案附件等。

假設您已建立圖片庫,當中包含貴組織所販售之產品的相片。您可以將外部資料欄新增至文件庫,它可由外部資料庫存取產品名稱、產品代碼及目前價格。由於貴公司的規則和程序規定您只能透過資料庫系統變更產品資訊,因此您在建立外部內容類型時,便將外部資料指定為唯讀。而如今,貴組織更多人員在一個文件庫檢視畫面裡,就能輕易查看所有一般的產品資訊。

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使用商務資料網頁組件建立解決方案

商務資料網頁組件可用來處理來自外部清單的資料,這些網頁組件合併使用時的實用範圍很廣,可用來建立網站工作區或儀表板。例如,您可以連接清單和項目網頁組件,當您選取清單網頁組件中的費用報告項目,例如星期四的費用,項目細節就會顯示在項目網頁組件中,如住宿、旅行及餐飲費用。

下表簡要列出每個商務資料網頁組件。

網頁組件

描述

商務資料清單

從外部清單顯示項目清單。

商務資料項目

從外部清單顯示一或多個項目。

商務資料動作

顯示外部清單的動作。

Business Data Connectivity 篩選

使用來自外部清單之值的清單,以篩選連接的商務資料網頁組件內容。

商務資料項目建立器

從 URL 查詢字串中的參數建立商務資料項目,並將其提供給其他商務資料網頁組件。

商務資料相關清單

顯示上層項目來自外部清單的相關子項目清單。

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將外部資料用於設定檔頁面、動作或搜尋

設定檔頁面、動作和搜尋的關係非常密切。

設定檔頁面

根據預設,Business Connectivity Service 會根據外部內容類型自動建立設定檔頁面。設定檔頁面會根據識別碼欄位顯示一列外部資料的資訊,例如,所有關於某個特定客戶的個別欄位。

預設的設定檔頁面實際上是含有商務資料項目建立器和商務資料項目網頁組件的網頁,兩者彼此相連。項目建立器網頁組件會分析設定檔頁面的 URL 查詢字串參數,例如,http://contoso/Customer.aspx?CustID=345,並將客戶識別碼值傳遞到資料項目網頁組件,然後顯示所有對應的客戶欄位。

您可以建立自己的設定檔頁面來顯示自訂資訊,或者由管理員為您自訂設定檔頁面。

動作

您甚至可以根據設定檔頁面來執行動作,完成實用的工作。例如,您可以建立一個動作,將客戶的地址資訊和 Bing 地圖合併使用,以檢視客戶的位置或是取得路線。您可以根據設定檔頁面的 URL 查詢字串參數,或是透過自訂程式碼來建立動作。或者,開發人員也可以撰寫自訂程式碼,讓您更新後端資料庫中的員工資訊。

根據預設,您可以按一下商務資料動作或商務資料清單網頁組件中的 [檢視設定檔] 動作命令來執行動作。在使用外部資料欄時,您也可以從功能表命令執行這項動作。

搜尋

最後,如有需要,管理員也可以搜尋外部資料。您可以對外部資料進行編目並編製索引,就像內部 SharePoint 資料一樣,但是請使用安全性調整功能,以確保只有適當的使用者點選並查看搜尋結果 (使用設定檔頁面顯示)。

如果有找不到的資料,使用者可以將 SharePoint 搜尋整合到外部資料系統來尋找。比方說,如果您知道客戶工作的公司,卻忘記客戶的姓名,就可以根據公司名稱搜尋,藉以找到客戶的設定檔頁面。

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在工作流程中使用外部資料

工作流程為以 SharePoint 清單、文件庫或網站為基礎的模型與自動化商務程序提供強大的工具。這些商務程序可以像只經由一位核准人員核准的文件核准程序一樣簡單,也可以像任何結構化商務程序一樣複雜。雖然您無法直接建立工作流程和外部清單的關聯,但是您可以建立下列項目:

原生清單工作流程    原生清單與相關聯的工作流程的讀取或藉由使用 [建立清單項目]、 [更新清單項目,以及 [刪除清單項目動作更新外部清單中的資料。例如,您可以在每次變更的原生清單或文件庫項目更新外部清單項目。您可以使用外部清單,例如設定工作流程變數修改外部清單欄位的其他動作。您也可以使用作為目的地外部清單項目,為工作程序,但連結至工作並不會顯示外部清單項目的的標題。

網站工作流程    網站工作流程不需要啟動事件觸發程序,以手動方式啟動。若要避免他人未經授權的存取,隨時存取外部清單的工作流程執行服務帳戶,即使使用模擬驗證模式。

事件    開發人員可以建立外部資料來源中觸發事件,使用者可以建立回應這些事件的提醒。例如,您可以使用 SharePoint 工作流程客戶帳戶指派給該員工在外部資料來源時,傳送電子郵件訊息給員工。

基於效能考量,最好只讀取外部清單中的少數欄,或在外部清單中建立、更新或刪除少數的欄。

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在 Office 產品中運用外部資料

現在您已在 SharePoint 產品中運用資料了,接下來您便可以在各種 Office 產品中運用這些資料了。

在 Excel 中分析外部資料

您可以將資料從外部清單匯出到 Excel 2013,並且將資料維持同步狀態。例如,您可能會想以外部清單方式維護產品庫存,以更輕鬆地共用及更新這些資訊,但同時也使用 Excel 2013 定期進行庫存分析。匯出到 Excel 2013 的外部資料是由目前的外部清單檢視、在外部內容類型和外部清單中定義的篩選,以及 SharePoint 網站的語言設定所決定。

當您匯出外部清單時,會根據 Web 查詢檔案,以該外部清單的資料連線建立 Excel 表格。若要在 Excel 表格中查看對 SharePoint 清單的進一步變更,請重新整理這些資料。請注意,您無法變更外部資料的來源,Excel 重新整理作業也會覆寫您原先在 Excel 表格中所做的任何變更。

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新增外部資料至 Word 文件

您也可以透過將外部資料欄以及具有內容控制項的 Word 範本新增至文件庫,以輕鬆有效地在 Microsoft Word 2013 結構化文件中輸入正確的最新資料。

假設您有一個包含客戶合約的文件庫。但所有的客戶資訊都是在 SAP 之類的企業營運應用程式中進行維護。您可以追蹤文件庫中的客戶合約,但又要確保相關客戶資訊為最新且沒有不必要的重複。方法如下:

  • 首先,將外部資料欄新增至文件庫,以將適當的客戶姓名、公司名稱和電話號碼,與文件庫所儲存的每一份合約關聯。

  • 接著再建立包含客戶合約重複使用文字和內容控制項的 Word 範本,以輸入客戶姓名、公司名稱和電話號碼。Word 2013 會自動顯示並擷取正確的客戶資訊,藉此用外部項目選擇器幫助您輸入或更新正確資訊。

  • 最後,每當您建立合約時,請輸入客戶資料,然後將合約存回文件庫,這樣客戶資料值便會填入對應的外部資料欄。

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在 Outlook 中同步處理外部資料

如果外部清單包含客戶、工作、約會或文章,您就可以將這份清單與 Outlook 2013 相連接。連接之後,您就可以使用您熟悉的 Outlook 使用者介面來檢視、編輯和列印資料了。如果資料是連絡資訊,例如客戶,您甚至可以打電話給客戶,寄送電子郵件訊息及提出會議邀請。

資料的同步處理是雙向作業。在 Outlook 2013 中所做的變更會自動與外部資料來源同步處理。對外部資料來源所做的變更會與 Outlook 2013 中的項目同步處理,不過可能需進行重新整理作業。

依預設,資料每六個小時會自動重新整理,但小時數可以變更。為確保您看見的是外部資料來源的目前資料,請以滑鼠右鍵按一下資料夾,然後按一下 [同步處理資料庫變更]

當您建立外部內容類型時,請執行下列動作:

  • 如果您要離線存取,請啟用 [離線同步處理支援] 選項。

  • [Office 項目類型] 欄位設為以下一項:[連絡人]、[約會]、[工作] 或 [文章]。

  • 將外部內容類型中的個別欄位 (例如,[客戶名字]、[客戶姓氏]、[客戶地址] 以及 [客戶電話]),對應至其個別的 Outlook 項目類型欄位,例如連絡人的 [名字]、[姓氏]、[商務地址]、[商務電話] 等。

此外,您可以利用開發人員撰寫的部分程式碼,建立 Outlook 解決方案來執行下列動作:

  • 在自訂工作窗格顯示原生或自訂資料組件,以向使用者顯示外部資料。

  • 納入自訂功能區命令來執行自訂動作。

  • 建立自訂檢視定義來顯示特定的外部資料欄。

  • 設計自訂表單區域以顯示外部資料。

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使用 InfoPath 表單強化外部資料存取

Microsoft InfoPath 2013 之所以適合搭配外部資料使用,有多項原因:

使用複雜的資料類型    階層式外部資料的欄位時,例如 [地址] 欄位包含街道、 縣 / 市和郵遞區號的程式碼為子欄位,然後無法使用此欄位在 SharePoint 表單中的外部清單,,事實上,不會甚至建立。不過,您也可以將 SharePoint 表單轉換成 InfoPath 表單建立並使用InfoPath 2013更新功能變數。

內嵌外部項目選擇器控制項    您可以拖曳與放入 InfoPath 表單的外部項目選擇器控制項、 將其連結至做為次要資料來源,外部清單和方便使用者選取項目以唯一的欄位,例如客戶名稱] 或 [產品識別碼。

此外,如果您為外部內容類型 (例如,客戶與訂單) 設定關聯性,而且外部清單的 InfoPath 表單包含外部索引鍵 (例如客戶識別碼),則外部項目選擇器控制項甚至會自動新增到表單中。這麼一來,使用者在處理訂單時,就可以輕鬆找到他們要找的客戶了。

建立多個檢視的表單    有時候,您可能會想要有多個檢視的外部資料,尤其是如果有多個欄位和外部清單,或在 SharePoint 表單不是有效的表單。多個檢視也可用於寫入-一次位置外部系統不允許建立後,更新功能變數的案例。在這種情況下,您可以建立兩種檢視,一個用於建立作業,一個用於更新作業。

新增規則] 或 [程式碼後置至表單    您可以新增宣告式規則] 或 [程式碼後置表單執行其他的商務邏輯,例如驗證和計算。例如,您可以確保國家/地區碼是有效使用規則,或是適用於美國郵遞區號有效使用 Web 服務。

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新增外部資料至發佈的 Visio 圖表中

您可以使用 Microsoft Visio 2013,將外部清單的資料連結到圖表及其圖形。然後,您可以將圖表以互動式 Web 繪圖發佈到 SharePoint 文件庫,好讓使用者顯示該繪圖並檢視相關的外部資料。您有三種方法可以將資料列連結到繪圖中的圖形。您可以將資料列逐一連結到現有圖形、將資料列自動連結到圖形,或是從資料建立圖形。

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在 Access 中匯入和重新整理外部資料

Microsoft Access 2013 是所有資料類型的登陸平台,外部資料也不例外。您可以將外部清單匯入到您用戶端電腦上的 Access 資料庫,並且定期重新整理資料。資料為唯讀。

以下是基本步驟:

  1. 將外部內容類型從 SharePoint Designer 2013 匯出,或者直接從 Business Data Connectivity 中繼資料儲存區匯出成 BDCM 檔案。

  2. 在 Access 2013 中,使用 BDCM 檔案建立 Web 服務資料連線。

  3. 在 Access 2013 中,依據 Web 服務資料連線建立連結的表格。

請注意,在這種情況下,當您重新整理資料時,不會使用 Business Connectivity Services Client Runtime 與外部清單進行同步處理。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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