增加保留信箱的「可復原的項目」配額

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

在 Exchange Online 中自動套用至新信箱的預設保留原則 (名為「預設 MRM 原則」) 包含名為「可復原的項目 14 天移至封存」的保留標記。在項目的 14 天保留期限過後,此保留標記會將使用者主要信箱 [可復原的項目] 資料夾中的項目,移至使用者封存信箱中的 [可復原的項目] 資料夾。為了這樣做,使用者的封存信箱「必須」啟用。如果未啟用封存信箱,則會不採取任何動作,這表示在 14 天的保留期限過後,保留信箱的 [可復原的項目] 資料夾中的項目,不會移至封存信箱。因為不會從保留信箱中刪除,可能會超過 [可復原的項目] 資料夾的儲存配額,特別是如果使用者的封存信箱未啟用。

為了降低超過此限制的可能性,在 Exchange Online 中保留信箱時,[可復原的項目] 資料夾的儲存配額會自動從 30 GB 增加到 100 GB。如果啟用封存信箱,封存信箱中的 [可復原的項目] 資料夾的儲存配額也會從 30 GB 增加到 100 GB。如果啟用 Exchange Online 中的自動展開封存功能,使用者封存中的 [可復原的項目] 資料夾的儲存配額將無限制。

下表摘要說明 [可復原的項目] 資料夾的儲存配額。

[可復原的項目] 資料夾的位置

未保留的信箱

保留的信箱

主要信箱

30 GB

100 GB

封存信箱*

無限制

無限制

[可復原的項目] 資料夾的儲存配額總計

無限制

無限制

附註: *封存信箱的初始的儲存配額與Exchange Online (方案 2) 授權的使用者為 100 GB。不過,自動展開封存已開啟,使用者的封存與封存中的 [可復原的郵件] 資料夾的儲存配額時不受限制。如需有關自動展開封存,請參閱在 Office 365 中的無限制封存的概觀

在保留信箱的主要信箱中,當 [可復原的項目] 資料夾的儲存配額接近限制時,您可以執行下列動作︰

  • 啟用封存信箱,並開啟 [自動展開封存  您可以啟用 [可復原的郵件] 資料夾不受限制的儲存空間容量只要啟用封存信箱,然後再開啟Exchange Online中,自動展開的封存功能。這會導致 100 GB 的主要信箱和量不受限制的儲存空間容量在使用者的封存中的 [可復原的郵件] 資料夾中的 [可復原的郵件] 資料夾。請參閱如何:在 Office 365 的安全性與規範中心啟用封存信箱,並啟用 Office 365 中的無限制封存

    附註: 

    • 針對快要超過 [可復原的項目] 資料夾儲存配額的信箱,在啟用封存之後,您可以執行「受管理的資料夾助理員」來手動觸發助理員處理此信箱,讓過期的項目移至封存信箱中的 [可復原的項目] 資料夾。如需相關指示,請參閱步驟 4

    • 請注意,使用者信箱中的其他項目可能移至新的封存信箱。啟用封存信箱之後,請考慮告訴使用者可能有這種情形。

  • 為保留信箱建立自訂保留原則 除了對訴訟資料暫留或就地保留的信箱啟用封存信箱和自動展開封存,您也可以為保留信箱建立自訂保留原則。這可讓您將保留原則套用至保留信箱,不同於在未保留信箱上套用的預設 MRM 原則。這可讓您套用專為保留信箱所設計的保留標籤。這包括為 [可復原的項目] 資料夾建立新的保留標籤。

本主題的其餘部分說明為保留信箱建立自訂保留原則的逐步程序。

步驟 1:為 [可復原的項目] 資料夾建立自訂保留標籤

步驟 2:為保留信箱建立新的保留原則

步驟 3:將新的保留原則套用至保留信箱

(選用) 步驟 4:執行受管理的資料夾助理員套用新的保留設定

步驟 1:為 [可復原的項目] 資料夾建立自訂保留標籤

第一個步驟是,建立自訂的保留標記 (稱為保留原則標籤或報表),[可復原的郵件] 資料夾。如先前所解釋,此報表會將項目,從使用者的主要信箱中的 [可復原的郵件] 資料夾以使用者的封存信箱中的 [可復原的郵件] 資料夾。您必須使用 PowerShell 來建立報表的 [可復原的郵件] 資料夾。您無法使用 Exchange 系統管理中心 (EAC)。

  1. 使用遠端 PowerShell 連線到 Exchange Online

  2. 執行下列命令為 [可復原的項目] 資料夾建立新的 RPT:

    New-RetentionPolicyTag -Name <Name of RPT> -Type RecoverableItems -AgeLimitForRetention <Number of days> -RetentionAction MoveToArchive

    例如,下列命令會為 [可復原的項目] 資料夾建立名為 「保留信箱可復原的項目 30 天」的 RPT,保留期限為 30 天。這表示當項目在 [可復原的項目] 資料夾中停留 30 天後,將會移至使用者封存信箱中的 [可復原的項目] 資料夾。

    New-RetentionPolicyTag -Name "Recoverable Items 30 days for mailboxes on hold" -Type RecoverableItems -AgeLimitForRetention 30 -RetentionAction MoveToArchive

    提示: 我們建議可復原的項目 RPT 的保留期限 (由 AgeLimitForRetention 參數定義),與套用 RPT 之信箱的刪除項目保留期限相同。在刪除的項目移至封存信箱之前,這讓使用者有完整的刪除項目保留期限可復原已刪除的項目。在先前的範例中,保留期限設定為 30 天,這是假設信箱的刪除項目保留期限也是 30 天 。根據預設,Exchange Online信箱會設定為將刪除的項目保留 14 天。但您可以將此設定變更為最多 30 天。如需詳細資訊,請參閱變更 Exchange Online 信箱的刪除項目保留期間

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步驟 2:為保留信箱建立新的保留原則

下一個步驟是建立新的保留原則,並在其中新增保留標記,包括您在步驟 1 中建立的可復原的項目 RPT。下一個步驟會將這個新的原則會套用至保留信箱。

在建立新的保留原則之前,請決定您想要新增的其他保留標記。如需有關新增至預設 MRM 原則的保留標記清單及建立新保留標籤的資訊,請參閱下列資源︰

若要建立保留原則,您可以使用 [EAC] 或 [ Exchange Online PowerShell。

使用 EAC 建立保留原則

  1. 在 EAC 中,移至 [規範管理] > [保留原則],然後按一下 [新增] [新增] 圖示

  2. 在 [新增保留原則] 頁面的 [名稱] 下,輸入描述保留原則用途的名稱,例如 MRM Policy for Mailboxes on Hold

  3. 在 [保留標記] 下,按一下 [新增] [新增] 圖示

  4. 在保留標記清單中,選取您在步驟 1 建立的可復原的項目 RPT,然後按一下 [新增]。

    選取自訂的 [可復原的項目] 保留標記
  5. 選取其他要新增至保留原則的保留標記。例如,您可能想要新增預設 MRM 原則包含的相同標記。

  6. 當您完成新增保留標記時,請按一下 [確定]。

  7. 按一下 [儲存] 建立新的保留原則。

    請注意,連結至保留原則的保留標記會顯示在詳細資料窗格中。

    連結到保留原則的保留標記,會顯示在詳細資料窗格中

使用Exchange Online PowerShell 建立保留原則

執行下列命令為保留信箱建立新的保留原則。

New-RetentionPolicy <Name of retention policy>  -RetentionPolicyTagLinks <list of retention tags>

例如,下列命令會建立保留原則和上圖所示的連結保留標記。

New-RetentionPolicy "MRM Policy for Mailboxes on Hold"  -RetentionPolicyTagLinks "Recoverable Items 30 days for mailboxes on hold","1 Month Delete","1 Week Delete","1 Year Delete","5 Year Delete","6 Month Delete","Default 2 year move to archive","Junk Email","Never Delete","Personal 1 year move to archive","Personal 5 year move to archive"

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步驟 3:將新的保留原則套用至保留信箱

若要套用新您建立在 [步驟 2 到信箱保留您組織中的保留原則是最後一個步驟。若要套用保留原則至單一信箱或多個信箱,您可以使用 [EAC] 或 [ Exchange Online PowerShell。

使用 EAC 套用新的保留原則

  1. 移至 [收件者] > [信箱]

  2. 在 [清單] 檢視中,選取您想要套用保留原則至的信箱,然後按一下 [編輯 [編輯] 圖示

  3. 在 [使用者信箱] 頁面上,按一下 [信箱功能]。

  4. 在 [保留原則] 下,選取您在步驟 2 建立的保留原則,然後按一下 [儲存]。

您也可以使用 EAC 將保留原則套用至多個信箱。

  1. 移至 [收件者] > [信箱]

  2. 在清單檢視中,使用 Shift 鍵或 Ctrl 鍵來選取多個信箱。

  3. 在詳細資料窗格中,按一下 [其他選項]

  4. [保留原則] 下方,按一下 [更新]

  5. [大量指派保留原則] 頁面上,選取您在步驟 2 建立的保留原則,然後按一下 [儲存]

若要套用新的保留原則使用Exchange Online PowerShell

若要套用新的保留原則至單一信箱,您可以使用Exchange Online PowerShell。但 PowerShell 實際的優點是您可以快速識別組織內的信箱訴訟保留或就地保留時,會然後套用新的保留原則至所有的信箱上按住單一命令中所有使用它。以下是一些範例: 使用Exchange PowerShell 套用保留原則至一或多個信箱。步驟 2 中所建立的保留原則套用所有的範例。

此範例將新的保留原則套用至 Pilar Pinilla 的信箱。

Set-Mailbox "Pilar Pinilla" -RetentionPolicy "MRM Policy for Mailboxes on Hold"

此範例將新的保留原則套用至組織中的所有訴訟資料暫留信箱。

$LitigationHolds = Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Where-Object {$_.LitigationHoldEnabled -eq 'True'}
$LitigationHolds.DistinguishedName | Set-Mailbox -RetentionPolicy "MRM Policy for Mailboxes on Hold"

此範例將新的保留原則套用至組織中的所有就地保留信箱。

$InPlaceHolds = Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Where-Object {$_.InPlaceHolds -ne $null}
$InPlaceHolds.DistinguishedName | Set-Mailbox -RetentionPolicy "MRM Policy for Mailboxes on Hold"

您可以使用 Get-Mailbox Cmdlet 來確認已套用新的保留原則。

以下這些範例可確認先前範例中的命令已將「保留信箱的 MRM 原則」保留原則,套用至訴訟資料暫留的信箱和就地保留的信箱。

Get-Mailbox "Pilar Pinilla" | Select RetentionPolicy
Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Where-Object {$_.LitigationHoldEnabled -eq 'True'} | FT DisplayName,RetentionPolicy -Auto
Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Where-Object {$_.InPlaceHolds -ne $null} | FT DisplayName,RetentionPolicy -Auto

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(選用) 步驟 4:執行受管理的資料夾助理員套用新的保留設定

將新的保留原則套用至保留信箱之後,Exchange Online 中需要最多 7 天,讓受管理的資料夾助理員使用新保留原則中的設定來處理這些信箱。如果不要等待受管理的資料夾助理員執行,您可以使用 Start-ManagedFolderAssistant Cmdlet,手動觸發助理員來處理您套用新保留原則的信箱。

執行下列命令,對 Pilar Pinilla 的信箱啟動受管理的資料夾助理員。

Start-ManagedFolderAssistant "Pilar Pinilla"

執行下列命令,對所有保留信箱啟動受管理的資料夾助理員。

$MailboxesOnHold = Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Where-Object {($_.InPlaceHolds -ne $null) -or ($_.LitigationHoldEnabled -eq "True")}
$MailboxesOnHold.DistinguishedName | Start-ManagedFolderAssistant

其他資訊

  • 啟用使用者的封存信箱之後,請考慮告訴使用者,他們信箱中的其他項目 (不只是 [可復原的項目] 資料夾中的項目) 可能會移至封存信箱。這是因為指派給 Exchange Online信箱的預設 MRM 原則包含一個保留標記 (名為「預設 2 年移至封存」),在項目傳遞至信箱或由使用者建立之後兩年,此保留標記會將項目移至封存信箱。如需詳細資訊,請參閱 Exchange Online 的預設保留原則

  • 啟用使用者的封存信箱之後,他也可以告訴使用者,他們可以復原其封存信箱中 [可復原的項目] 資料夾中已刪除的項目。若要這樣做,他們可以在 Outlook 中選取封存信箱中的 [刪除的郵件] 資料夾,然後按一下 [常用] 索引標籤上的 [從伺服器復原刪除的郵件]。如需有關復原已刪除項目的詳細資訊,請參閱在 Windows 版 Outlook 復原已刪除的項目

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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