執行已儲存的匯入或匯出規格

當您執行 Access 中的匯入精靈或匯出精靈時,可以將您所使用的設定另存為規格,好讓您隨時可以重複匯入或匯出作業。

您必須先執行匯入或匯出作業以儲存規格;不過,如果您的作業符合下列任一條件,則可以使用以前從未執行過的現有作業規格:

  • 如果您要執行的作業與現有規格之間的唯一差別在於來源檔案 (若為匯入作業) 或目的檔案 (若為匯出作業) 的名稱,則可以變更現有規格中的來源或目的檔案名稱,並執行該規格。

  • 如果您需要匯出格式化資料,而且您要執行的作業與現有規格之間唯一的差別在於欄或篩選設定,那麼您可以變更該規格中的欄和篩選設定。一定會決定哪些內容會匯出的是目前的欄和篩選設定,而不是在建立規格時發生效用的設定。

從 Access 執行已儲存的匯入或匯出規格

將詳細資料儲存成規格之後,當您要重複該作業時,請執行下列步驟。

執行規格

  1. 開啟包含該規格的 Access 資料庫 (如果尚未開啟)。當您執行匯入規格時,目前的資料庫即為目的資料庫。當您執行匯出規格時,目前的資料庫即為來源資料庫。

  2. 如果規格會將格式化資料匯出至 Excel 活頁簿或 Word 文件,請開啟物件並確定您要匯出的欄位不是在檢視中隱藏的。同樣地,檢閱篩選設定,確定您要匯出的所有記錄都會顯示在檢視中。

  3. 在 [外部資料] 索引標籤上,按一下 [儲存的匯入] 或 [儲存的匯出] 以開啟 [管理資料工作] 對話方塊。

  4. 在 [管理資料工作] 對話方塊中的 [儲存的匯入] 或 [儲存的匯出] 索引標籤上,按一下您要執行的規格。

  5. 如果您要變更來源檔案 (執行匯入作業時) 或目的檔案 (執行匯出作業時),請按一下檔案路徑加以編輯。

    請務必注意,您可以變更來源或目的檔案,但是您所指定的新檔案必須滿足完成這項作業的所有重要需求。

  6. 在按一下 [執行] 之前,務必確認來源和目的檔案存在、已準備匯入來源資料,而且此作業不會意外覆寫您目的檔案內的任何資料。在執行任何已儲存的規格之前,先完成確保精靈導向作業成功需做的所有事項。

  7. 按一下 [執行]。

    Access 會顯示一則傳達作業狀態的訊息。如果作業失敗,以使用精靈的相同方式疑難排解錯誤。

    提示: 如果訊息未指出失敗的原因,請嘗試啟動匯入或匯出精靈,並一步一步完成各個對話方塊以執行相同的作業。

從 Outlook 執行已儲存的匯入或匯出規格

如果您已將規格設定為 Outlook 工作,就可以在 Outlook 中啟動作業。

附註: 當您從 Outlook 中執行規格時,在啟動作業之前,您無法變更規格內的外部檔案的路徑或檔案名稱。若要變更規格中的檔案名稱,請從 Access 內啟動作業,而不是從 Outlook 執行工作。

在 Outlook 中啟動作業之前,請確認 Access 已安裝在您電腦上且來源與目的檔案都存在。在您執行任何已儲存規格之前,先完成確保精靈導向作業成功應做的所有事項。

執行規格

  1. 啟動 Outlook 並按一下 [瀏覽窗格] 內的 [工作]。按兩下工作,將其開啟。

  2. 在 [工作] 索引標籤上,按一下 [Microsoft Office Access] 群組中的 [執行匯入] 或 [執行匯出]。在確認訊息中,按一下 [確定] 以確認。

    如果作業執行順利,就不會顯示訊息。如果作業失敗,Access 會顯示訊息,說明錯誤的可能原因。試著以使用精靈的相同方式疑難排解錯誤。

    提示: 如果訊息未指出失敗的原因,請嘗試啟動匯入或匯出精靈,並一步一步完成各個對話方塊以執行相同的作業。

還有什麼我應該知道的資訊嗎?

  • 如需如何排程規格於指定時間執行的資訊,請參閱排程匯入或匯出作業一文。

  • 如需如何變更規格名稱、刪除規格,或更新規格中來源檔案名稱的相關資訊,請參閱管理資料工作一文。

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