在 Outlook Web App 中開啟並使用共用信箱

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如果您有通訊錄中共用信箱的完整存取權限,可以使用 Outlook Web App 或桌面版 Outlook來開啟該信箱。

本文適用於 Outlook Web App,該 App 是由管理運行 Exchange Server 2013 或 2010 之電子郵件伺服器的組織使用。如果您是使用 Office 365 或 Exchange Server 2016,您的電子郵件程式是 Outlook 網頁版。如需 Outlook 網頁版的說明,請參閱取得 Outlook 網頁版的說明

為什麼要使用共用信箱?共用信箱可讓一群特定人士輕易地監視某個公用電子郵件別名(例如 info@contoso.com 或 contact@contoso.com)的電子郵件,並從該帳戶傳送電子郵件。當群組中的某人回覆一則傳送到共用信箱的訊息時,該封電子郵件會顯示為從共用信箱發出,而非從個別使用者發出。您也可以使用共用信箱作為共用小組行事曆

重要: 貴組織的系統管理員必須建立共用信箱,並將您加入使用者群組,然後您才能使用。若要了解如何做,請參閱建立共用信箱

想要使用 Outlook 開啟共用信箱,而非使用 Outlook Web App? 請參閱管理其他人的郵件和行事曆項目

本文適用於 Outlook Web App,該 App 是由管理運行 Exchange Server 2013 或 2010 之電子郵件伺服器的組織使用。如果您是使用 Office 365 或 Exchange Server 2016,您的電子郵件程式是 Outlook 網頁版。如需 Outlook 網頁版的說明,請參閱取得 Outlook 網頁版的說明

如果您想從主要信箱和共用信箱同時監控電子郵件,建議您使用這種方式。 此外,當您完成這項工作後,每次您開啟Outlook Web App時,共用信箱及其資料夾都會顯示在左側功能窗格中。

  1. 使用 Outlook Web App 登入您的帳戶。

  2. 在主要信箱左側的功能窗格中,按一下滑鼠右鍵,然後選擇 [新增共用資料夾。(您的名稱會顯示在主要信箱中。)

  3. 在 [新增共用資料夾] 對話方塊中,輸入與您共用信箱的人的名稱和電子郵件地址,然後選取新增

共用信箱會顯示在 Outlook Web App 內您的 [資料夾] 清單中。 您可以展開或摺疊共用信箱,如同對主要信箱的操作方式一樣。 您也可以從 [資料夾] 清單移除共用信箱。 如要移除,請用滑鼠右鍵按一下共用信箱,然後選擇 移除共用資料夾

如要在共用信箱專屬的瀏覽器視窗中檢視及管理電子郵件,建議使用這種方式。

  1. 在 Outlook Web App 中登入您的帳戶。

  2. 在 Outlook Web App 導覽列上,選擇您的名稱。 隨即會顯示一份清單。

  3. 選取[開啟另一個信箱]

  4. 輸入您要開啟的另一個信箱的電子郵件地址,然後選取 [開啟。或者,開始輸入,然後再選取 搜尋連絡人和目錄尋找您想要開啟的信箱。選取您要開啟的共用信箱,然後選取 [開啟。在單獨的視窗中,會開啟另一個Outlook Web App工作階段,允許存取其他信箱。

提示: 如果您打錯信箱的電子郵件地址,結果就是 「 找不到找不到。 」請嘗試重新輸入電子郵件地址。

  1. 選取資料夾清單上方的 [新郵件]。新郵件表單會在讀取窗格中開啟。

  2. 選取[更多] [更多] 或 [更多選項] 圖示 ,然後選取 [顯示寄件者]。此選項會顯示收到這封電子郵件訊息的人會看到該文件是來自共用信箱,而非來自您自己的電子郵件帳戶。

    附註: 第一次使用共用的信箱傳送電子郵件,您不會看到顯示寄件者下拉式清單中的共用信箱帳戶的名稱。第一次使用時,刪除您的名稱而輸入共用信箱的名稱,然後傳送郵件。在未來,共用信箱的名稱會顯示在顯示寄件人] 旁的下拉清單中,您可以選取。

  3. 若要新增收件者,可鍵入您的連絡人資料夾或組織地址清單中任何人的名稱,或是在 [收件者][抄送] 方塊中鍵入電子郵件地址。第一次輸入某人的名稱時,Outlook Web App 會搜尋該人員的地址。日後系統會快取該名稱,以快速取得名稱。

  4. 輸入主旨。

  5. 鍵入您要傳送的訊息。

  6. 當您完成並準備好傳送郵件時,請選取 [傳送]

使用共用信箱的好處之一,在於任何人只要能存取共用信箱,就能完整存取行事曆。 您可以建立、編輯及刪除行事曆中的事件。 使用共用行事曆如同使用自己的行事曆。 以下是您可以使用共用信箱行事曆執行工作的簡短清單:

  • 讓您的小組知道您即將休假,或何時不在辦公室。

  • 建立小組會議。

  • 編輯其他人所建立的行事曆事件。

  • 取消其他人所建立的會議。

若要存取共用的行事曆,請執行下列動作:

  1. 使用Outlook Web App登入您的信箱,然後選取 行事曆

  2. 以滑鼠右鍵按一下 其他行事曆,然後選取 開啟行事曆

    Outlook Web App 開啟行事曆功能表

  3. 從目錄 中輸入全部或部分您要開啟的行事曆名稱,然後選取搜尋聯絡人和目錄以尋找您要開啟的行事曆。選取您要開啟的共用行事曆,然後選取 開啟

    Outlook Web App [開啟行事曆] 對話方塊

  4. 共用的行事曆會顯示在您的 [行事曆] 資料夾清單中。

    Outlook Web App 和已選取的共用信箱行事曆

如需如何在 Outlook Web App 使用行事曆的一般資訊,請參閱Outlook Web App 行事曆

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